Phase 1 Planification et commande

  1. 1 à 4
  2. 2 à 4
  3. 3 à 4
  4. 4 à 4

À la phase 1, le client doit planifier et soumettre ses besoins d’impression sur le site de commande SharePoint. L’équipe des SIC coordonne et prépare ensuite les commandes aux fins d’un processus d’approvisionnement concurrentiel pour les fournisseurs.

1.1 Planification

L’équipe des SIC envoie un courriel aux clients cinq jours ouvrables à l’avance pour les informer que le site de commande SharePoint sera ouvert pour la prochaine commande trimestrielle.

Remarque : Si vous n’êtes pas encore un client, veuillez communiquer avec l’équipe des SIC au edsc.cn.services.impression-print.services.nc.esdc@hrsdc-rhdcc.gc.ca pour être inscrit comme utilisateur ministériel sur le site de commande SharePoint. Nous recommandons de désigner deux personnes-ressources par équipe, une personne-ressource principale et le chef d’équipe. Ainsi, vous serez inscrit sur la liste de distribution pour les avis importants concernant le processus, comme les dates de commande à venir, les changements, les instructions et les communications.

Nous recommandons fortement aux clients d’ajouter une quantité d’environ 10 % à leur commande. Cela permet d’éviter de manquer de produits avant la prochaine commande prévue, si l’utilisation du produit dépasse la demande.

Veuillez consulter le calendrier des commandes pour planifier votre prochaine commande trimestrielle.

1.2 Création ou modification d’un article

Vous devez mettre à jour un article ou en créer un?

Nous pouvons créer des articles et en modifier. Veuillez noter que le délai de création ou modification d’un article est de quatre à six semaines. Cela vous donnera suffisamment de temps pour que votre nouvel article soit conçu, révisé, approuvé et ajouté au catalogue SharePoint.

Vous trouverez ci-dessous la liste des documents requis pour traiter la création ou edsc.cn.services.impression-print.services.nc.esdc@hrsdc-rhdcc.gc.ca la modification d’articles. Une fois que vous aurez rempli et rassemblé tous les documents requis, veuillez les envoyer par courriel à l’équipe SIC au edsc.cn.services.impression-print.services.nc.esdc@hrsdc-rhdcc.gc.ca

  1. Création d’un article :
    1. Remplir le formulaire de Demande de formulaire nouveau ou révisé dans l’une ou l’autre des langues officielles

      Choisir ESDC-S_P2000 FR pour remplir le formulaire français

      Choisir ESDC-S_P2000 EN pour remplir le formulaire anglais

    2. Remplir les formulaires de Spécifications d'impressions dans les deux langues

      Choisir GC-GC068 FR pour remplir le formulaire français

      Choisir GC-GC068 EN pour remplir le formulaire anglais

    3. S’il y a lieu, fournir les fichiers des vignettes à haute résolution de Postes Canada

      Comment acheter et utiliser un indicia postal

  2. Modification d’un article
    1. Remplir le formulaire de Demande de formulaire nouveau ou révisé dans l’une ou l’autre des langues officielles

      Choisir ESDC-S_P2000 FR pour remplir le formulaire français

      Choisir ESDC-S_P2000 EN pour remplir le formulaire anglais

    2. Remplir les formulaires de Spécifications d'impressions dans les deux langues GC-GC068 FR et GC-GC068 EN

      Choisir GC-GC068 FR pour remplir le formulaire français

      Choisir GC-GC068 EN pour remplir le formulaire anglais

    3. S’il y a lieu, fournir les fichiers des vignettes à haute résolution de Postes Canada

      Comment acheter et utiliser un indicia postal

    4. Le cas échéant, fournir l’image et les spécifications de l’article original
    5. Si disponible, fournir une photo de l’article, recto et verso, avec détails sur le changement requis

1.3 Passation de commandes

Les clients peuvent passer des commandes dans le système de commande SharePoint qu’au cours de la période de commande déterminée. Lorsque cette période est ouverte, les clients disposent de 10 jours ouvrables pour soumettre leurs commandes et les faire approuver par leur gestionnaire de centre de coûts.

Les clients doivent faire un suivi auprès de leur gestionnaire de centre de coûts pour s’assurer que les commandes sont approuvées avant la fermeture prévue du site.

Les clients peuvent consulter les instructions SharePoint pour passer une commande

Veuillez noter que les commandes ne seront pas acceptées en dehors des périodes de commande SharePoint, sauf en raison de circonstances exceptionnelles imprévues. Si cela s’applique à votre commande, vous devrez répondre à des questions de justification expliquant la nature des circonstances imprévues.

1.4 Commandes sur demande

Toutes les commandes doivent être planifiées et passées avec les commandes trimestrielles. Toutefois, en cas d’imprévus exceptionnels ou de nouvelles exigences, les commandes peuvent être passées en sus de la commande trimestrielle prévue, sur présentation d’une justification acceptable.

Remarque :

  • Vous devrez fournir une justification.
  • Les fournisseurs ont des quantités minimales qui varient entre 5 000 et 10 000 enveloppes.
  • Les délais de production et de livraison peuvent être de quatre semaines.
  • Si votre article doit être modifié ou si nous devons en créer un, un délai de conception supplémentaire de quatre à six semaines doit être prévu.
  • Le fait de ne pas suivre le processus trimestriel entraine des couts plus élevés pour le gouvernement.

Veuillez envoyer un message à notre boîte aux lettres générale à l’adresse edsc.cn.services.impression-print.services.nc.esdc@hrsdc-rhdcc.gc.ca afin que nous puissions trouver une solution à vos besoins.