CARTE D’ACHAT - Session Webex sur la propriété intellectuelle (PI) et sécurité

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Présentation donnée le 29 mai 2019

Table des matières :

Les essentiels de la PI
PI - Comment savoir?
PI - Pourquoi est-ce si important?
PI - Études de cas
Les essentiels de la sécurité
Sécurité - Comment savoir?
Sécurité - Études de cas
Principales personnes-ressources
Références

Propriété intellectuelle - Les essentiels

« Propriété intellectuelle » (PI) désigne tous les droits découlant d’une activité intellectuelle dans les domaines industriel, scientifique, littéraire ou artistique, y compris toutes les créations intellectuelles protégées en vertu de la loi ou en loi commune.

PI originale : La PI conçue, développée ou produite en premier dans le cadre des travaux effectués aux termes d’un marché d’acquisition de la Couronne.

La PI et la carte d'achat

Le paragraphe 6.1 de la directive Politique, procédures et lignes directrices sur la carte d’achat interdit l’utilisation de la CA quand les modalités normalisées du Ministère doivent être appliquées (p. ex., un énoncé des travaux est nécessaire pour faire en sorte qu’EDSC reçoive les services nécessaires ou si le contrat comporte la création de propriété intellectuelle).
Si une PI est créée, N’UTILISEZ PAS une CA.

PI de base : Tout ce qui n’est pas la PI originale

Services en ligne avec une CA

Pour les services en ligne achetés avec une carte d’achat, les employés qui ont une carte (détenteurs de carte) doivent examiner les conditions d’utilisation avant de créer un compte de services. Consultez notre Bulletin en approvisionnement. De cette manière, vous saurez comment utiliser toute PI de base.
Prudence avec l’utilisation de musique, d’œuvres d’art ou d’images. En cas de doute, communiquez avec le CEPI.
Avant d’acheter un service où il faudra entrer des renseignements personnels ou du gouvernement, veuillez consulter le Groupe responsable de la protection des renseignements personnels.

Propriété intellectuelle - Comment savoir?

Comment savoir si je vais créer de la nouvelle PI (originale)?

Probablement besoin d’un contrat avec des clauses de PI :

L’achat se conclura par un document écrit, filmé, enregistré ou conçu;
Vous faites traduire un document existant qui n’est pas une commande dans le cadre d’une offre à commandes;
Vous utilisez de la PI préexistante et vous voulez la modifier;
Quand des renseignements personnels sont utilisés pour créer ou livrer le produit final.

On peut généralement utiliser la CA quand :

Vous payez des frais pour utiliser un service et vous n’en modifierez rien (mais il faudra quand même vérifier les modalités et les faire approuver);
Vous payez des frais pour permettre à quelqu’un d’assister à une séance de formation conçue au préalable;
Vous payez pour ajouter des sous-titres à un vidéo produit par EDSC.

Quelle est la différence entre une traduction et un sous-titrage codé?

Généralement, cela dépend de la quantité de créativité qui est nécessaire à la prestation du service. Quand on fait un sous-titrage codé ou la transcription d’une conversation, il n’y a pas de place pour la créativité. En théorie, tout le monde peut produire des produits identiques. Dans une traduction (dans une autre langue, en langage de signes ou dans tout autre format), il y a place à interprétation. Des personnes différentes peuvent fournir des traductions différentes.

Propriété intellectuelle - Pourquoi est-ce si important?

Pourquoi est-il si important que j’utilise les clauses de PI?

Nous utilisons les clauses de PI pour protéger la Couronne de diverses façons. Par exemple, elles précisent :

Qui sera propriétaire d’une PI qui est créée. Généralement, la position implicite de la Couronne est que l’entrepreneur conserve ses droits de PI, sauf si une des cinq exceptions s’applique ou une des exceptions particulières du CT a été accordée;
Quels droits d’octroi de licence s’appliquent et dans quelles circonstances;
Que l’entrepreneur protégera la confidentialité de tout renseignement personnel fourni par la Couronne pour créer le produit livrable;
Comment le Canada peut utiliser les renseignements originaux pour ses propres besoins, les modifier ou les utiliser pour créer d’autres produits livrables;
Si le Canada peut utiliser toute PI de base utilisée par l’entrepreneur pour produire le produit livrable à l’avenir;
Comment et si tout renseignement peut être transféré ou vendu à un tiers;
Si l’entrepreneur a le droit légal d’utiliser toute PI de tiers qui a été intégrée dans le produit livrable;
Toute autre modalité, selon la clause utilisée.

Exceptions :

Par défaut, l’entrepreneur est propriétaire de la PI originale découlant d’un marché conclu avec la Couronne, sauf si la Couronne invoque une des exceptions citées ci-dessous ou applique une exemption du CT à la présente politique, par une présentation au CT. Lorsqu’un marché est conclus avec la Couronne, la Couronne peut revendiquer la propriété de la PI originale pour les motifs suivants (veuillez consulter le Guide de mise en œuvre pour obtenir de plus amples détails et pour voir des clauses types conformes à cette Politique) :

1) Sécurité nationale.

2) Lorsque les éléments originaux ne peuvent appartenir à l’entrepreneur aux termes d’une loi, d’un règlement ou d’une obligation antérieure contractée par la Couronne envers une tierce partie.

3) Lorsque l’entrepreneur a déclaré par écrit qu’il ne souhaite pas être propriétaire des droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux.

4) Lorsque le marché conclus avec la Couronne ou les produits à livrer aux termes de celui-ci visent surtout à :

4.1) obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public.

4.2) Accroître certains acquis actuels de la Couronne avant de transférer cet ensemble plus vaste d’acquis au secteur privé (non nécessairement à l’entrepreneur initial) par octroi de licence ou par cession de la propriété à des fins d’exploitation commerciale.

4.3) Pour livrer un élément ou un sous-système pas tout à fait terminé qui sera intégré ultérieurement dans un système complet, à titre de condition préalable en vue du transfert du système complet au secteur privé, par octroi de licence ou par cession de la propriété, à des fins d’exploitation commerciale.

5) Lorsque les éléments originaux correspondent à du matériel protégé par le droit d’auteur, sauf dans le cas des logiciels et de la documentation connexe.

Droits de licence :

Généralement, même si l’entrepreneur conserve la propriété intellectuelle, la clause octroiera au Canada une licence non exclusive, perpétuelle, irrévocable, mondiale, entièrement payée et libre de redevance. Dans certains cas, la licence peut être plus un terme fixe, dans d’autres, nous pourrions n’avoir aucun droit.

Propriété intellectuelle - Études de cas

Étude de cas no 1 : EDSC a déjà conçu et produit une vidéo en anglais et voudrait maintenant le traduire en français. Pour chaque situation, dois-je utiliser un contrat ou une CA?

Je veux engager un cabinet pour écrire la traduction.
Je veux engager quelqu’un pour produire une nouvelle vidéo.
Je veux engager quelqu’un pour écrire la musique qui sera jouée dans la vidéo.

Réponses

Étude de cas no 1 : 1) Contrat; 2) Contrat; 3) Contrat.

Étude de cas no 2 : Je travaille dans une section qui a régulièrement besoin de concevoir des documents, des présentations et des sites Web. Je veux pouvoir utiliser des cliparts et des dessins spéciaux.

Puis-je les utiliser si je les trouve sur l’Internet?
J’ai trouvé un site Web qui demande des frais pour utiliser les dessins. Puis-je a) acheter un abonnement pour utiliser leurs dessins et b) puis-je utiliser une CA pour ce faire?

Réponses

Étude de cas no 2 : 1) Probablement pas, sauf s’il est dit expressément que c’est permis; 2) a) Vous devez d’abord lire les modalités pour vous assurer que c’est permis, et si c’est le cas, oui; b) Oui.

Certains sites permettent l’utilisation gratuite de certains graphiques (Creative Commons) et certains dont nous avons déjà autorisé l’achat. Vérifiez auprès de nous si vous n’êtes pas sûr.

Étude de cas no 3 : Je veux acheter un abonnement d’un an à un service qui permet de faire entendre de la musique quand les clients sont en attente.

Puis-je utiliser ma CA?

Réponses

Étude de cas no 3 : 1) Vous devez d’abord passer en revue les modalités, mais en supposant que ça va, oui.

Sécurité et carte d'achat

Article 6.5.1 « Restrictions » de la directive Politique, procédures et lignes directrices : « la carte ne peut pas être utilisée dans les circonstances où des clauses contractuelles ou énoncés de travail sont nécessaires, tel que les achats qui nécessitent une cote de sécurité ou la protection de la vie privée, et les achats qui touche à la création de la propriété intellectuelle. »

Par conséquent, la carte d’achat ne peuvent pas servir à l’achat de biens ou services lorsque des exigences de sécurité s’appliquent.

* À noter que la protection des renseignements personnels est considérée comme étant une exigence de sécurité laquelle requiert l’émission d’une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS).

Quand des exigences de sécurité sont définies, elles doivent être incluses dans l’appel d’offres (dans un processus concurrentiel) ou dans le contrat afin de s’assurer que l’entrepreneur choisi satisfait à toutes les exigences de sécurité avant qu’on lui attribue le contrat. Une fois le contrat attribué, l’entrepreneur doit faire en sorte de se conformer à ces exigences pour toute la période du contrat.

Comment puis-je déterminer s’il y a des exigences de sécurité?

Généralement, répondre aux questions qui apparaissent sur la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) devrait aider à reconnaître la présence d’exigences de sécurité.

Si la réponse à l’une ou l’autre des questions incluses dans la LVERS est OUI, il est fort probable que des exigences de sécurité s’appliquent à votre achat.

Mieux vaut être prudent!

Si vous n’êtes pas certain que des exigences de sécurité s’appliquent aux biens et services que vous désirez acheter, nous vous recommandons de contacter votre Bureau régional de la sécurité pour assistance.

Liens utiles :

Bureaux régionaux de la sécurité (BRS)

Formulaire LVERS

Guide sur la sécurité relative aux contrats

Le formulaire « Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) » est utilisé afin d’identifier toutes les exigences relatives à la sécurité qui s’appliquent. Lorsque rempli, ce formulaire doit être acheminé à votre Bureau régional de la sécurité pour fin de vérification et de signature. Une fois signé, il devra être acheminé au spécialiste en approvisionnement avec votre demande d’achat (DA).

Sécurité et carte d'achat - Q et R

Nous prévoyons acheter des claviers et des souris sans fil. Le fournisseur les livrera au quai de chargement.

Question : Le personnel de livraison doit-il avoir une enquête de sécurité sur le personnel (attestation de sécurité)?

Non. L’enquête de sécurité sur le personnel vise les personnes qui travaillent à contrat et qui auront ou pourraient devoir avoir accès à des renseignements ou des biens protégés ou classifiés ou à des lieux de travail sécurisés. Le filtrage au niveau cote de fiabilité est le niveau de base lorsque les fonctions nécessitent un accès à des renseignements ou à des biens gouvernementaux, ainsi qu’un accès sans escorte à des zones d’opération dans des établissements du gouvernement. La CA peut être utilisée pour cet achat.

Nous prévoyons embaucher un conseiller en RH afin d’aider avec l’examen et la correction pour un processus de dotation. Une liste de candidats incluant des renseignements personnels de base et des adresses courriel sera remise à l’entreprise.

Question : Y a-t-il des exigences de sécurité applicables à ces services?

Oui. Lorsque des renseignements concernant un individu identifiable, quels que soient leurs formes et leurs supports, sont enregistrés, ceux-ci sont considérés comme étant des renseignements personnels, ce qui signifie que la protection des renseignements personnels pourraient s’appliquer. Puisque la protection des renseignements personnels est considérée une exigence de sécurité, la délivrance d’une Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) est requise. De plus, des clauses spécifiques à la protection des renseignements personnels pourraient aussi devoir être incluses dans le contrat. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels devra être consultée. Également, lorsque de l’information est fournie électroniquement, des risque associés aux TI pourraient aussi s’appliquer. La CA ne peut pas être utilisée puisque des exigences de sécurité s’appliquent (renseignements personnels et TI).

Nous prévoyons passer un marché avec une entreprise pour le lavage intérieur des fenêtres de notre section, deux fois par année. Le lavage intérieur des fenêtres ne prendra que 20 minutes et nous avons pris une entente avec les commissionnaires pour qu’ils escortent le laveur de vitres en tout temps.

Question 1 : Le laveur de vitre doit-il détenir une attestation de sécurité?

Question 2 : Y a-t-il des exigences de sécurité applicables requérant qu’une LVERS soit complétée?

Réponse 1 : Bien que ce soit préférable, la personne qui lave les fenêtres n’a pas besoin d’une attestation de sécurité puisqu’il sera escorté en tout temps par la sécurité.

Réponse 2 : Oui, on doit produire une LVERS avec la DA puisqu’il y a des exigences de sécurité qui s’appliquent (accès à une zone d’opération).

La CA ne peut pas être utilisée puisque des exigences de sécurité s’appliquent.