Carte d'achat et autres modes de paiement

À ESDC, il existe quatre méthodes différentes pour faire l'acquisition de biens et/ou de services. Chaque méthode d'approvisionnement comporte des exceptions. Veuillez examiner la liste ci-dessous afin de déterminer quelle serait la méthode d'approvisionnement appropriée pour les biens et/ou les services dont vous devez faire l'acquisition.

Vous pouvez aussi consulter la Feuille de route de l’approvisionnement, un guide détaillé qui vise à donner aux clients un aperçu des quatre grandes étapes du processus d’approvisionnement ainsi qu’à fournir des liens vers des outils, des modèles et du matériel de formation.

  • Carte d’achat
    • L’utilisation de la carte d’achat est obligatoire pour l’acquisition de biens et de services de moins de 10 000 $, sauf dans les cas suivants :
      • le travail ne peut être effectué que par un seul fournisseur ET le fournisseur n'accepte pas la carte;
      • le travail requiert des termes et des conditions (p. ex., EDT, création de PI);
      • les offres à commandes ne permettent pas l'utilisation de la carte;
      • l'achat de clés USB ou autres périphériques de mémoire portatifs, d'ordinateurs, d'ordinateurs portatifs, de tablettes, d'imprimantes, de logiciels et de services de TI incluant les services infonuagiques – pour tous ces articles, assurez-vous de suivre les instructions d'iService;
      • toutes les dépenses de voyage (utilisez la carte de voyage);
      • toutes dépenses liées à l’utilisation et à l’entretien de véhicules (utilisez la carte ARI);
      • les avances de fonds (ne sont pas considérés comme étant un besoin opérationnel);
      • les achats personnels (ce ne sont pas des exigences opérationnelles);
      • les biens et services fournis par un AMG;
      • les services fournis par un ancien fonctionnaire;
      • toutes les dépenses liées aux frais de scolarité.
    • Certains secteurs ont des limites plus élevées pour certaines commodités (p. ex., regroupements régionaux de coûts, services de traduction, DGAPRI (impression), DGIIT (logiciels), DGDPF (locaux)).
    • Veuillez noter que l'on doit toujours se conformer aux procédures ministérielles relatives aux dépenses de voyage, d'accueil, de conférence et d'événements (DVACE) lorsque celles-ci sont applicables.

    Source: Page iService du programme de la carte d'achat

  • Contrats

    Un contrat est nécessaire quand les biens ou les services sont assortis de modalités et de conditions (p. ex., énoncé des travaux (EDT), clauses contractuelles incluant des cotes de sécurité ou des mesures de protection de la confidentialité et achats impliquant la création d'une nouvelle propriété intellectuelle).

    À tout moment, vous pouvez communiquer avec l'équipe du Programme national de la carte d'achat pour savoir quelle est la bonne méthode d'approvisionnement à employer selon vos besoins.

    Source: La feuille de route sur l'approvisionnement Roadmap

  • Chèques de dépannage

    Dans des cas particuliers, lorsque l'utilisation de la carte d'achat est appropriée, mais que le fournisseur ou la personne n'accepte pas la carte d'achat, un chèque de dépannage peut être utilisé si le coordonnateur des chèques de dépannage le juge acceptable, jusqu'à concurrence de 1000 $.

    Exemples:

    • verser une rémunération aux participants des groupes de discussion ;
    • couvrir le coût de la location de la salle de conférence lorsque la carte d'achat n'est pas acceptée;
    • rémunérer des Anciens pour le partage de connaissances et d'enseignements traditionnels ;
    • payer les fournisseurs de services de faible valeur dans les régions éloignées où un seul fournisseur peut offrir le service et où la carte d'achat n'est pas acceptée ;
    • verser des paiements à des fournisseurs de services de faible valeur qui œuvrent dans des segments vulnérables et qui ne peuvent attendre de recevoir des paiements

    Les demandes en lien avec le programme de chèques de dépannage peuvent être acheminées à l'adresse suivante :
    ESDC.GIPA.ChequesDepannage-ConvenienceCheque.IPPM.ESDC

    Source: Page iService des chèques de dépannage

  • Engagements de fonds

    Les engagements de fonds qui suivent sont approuvés (on parlait auparavant de paiements manuels).

    Il convient de noter que l'on doit toujours se conformer aux procédures ministérielles relatives aux dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'événements (DVACE) lorsque celles-ci sont applicables .

    Liste des engagements de fonds approuvés :

    1. Protocole d'entente avec d'autres ministères, organismes publics et sociétés d'État (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 (PDF, 88 Ko) pour obtenir plus de renseignement);
    2. Protocole d'entente avec d'autres ordres de gouvernement (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 pour obtenir plus de renseignements y compris les changements annoncés dans le Bulletin 2018-8 sur l'utilisation des PE avec les universités ou collèges);
    3. Remboursement de frais de scolarité;
    4. Participation à des conférences;
    5. Engagement de fonds du Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) interrelié avec des systèmes partenaires;
    6. Engagements relatifs à des subventions et contributions (S et C) autrement que par l'entremise du SCSC (par exemple aux termes d'Ententes sur le développement du marché du travail (EDMT));
    7. Règlement interministériel (RI) non salarial;
    8. Recharge des machines à affranchir;
    9. Utilisation des marchés de publications et des formulaires ministériels;
    10. Paiement des coûts du parc automobile au moyen de la carte de crédit ARI pour le parc automobile (en vertu d'un contrat avec SPAC);
    11. Frais de réinstallation des employés – remboursement aux employés ou paiement au titre des coûts à Brookfield Global Relocation (en vertu d'un contrat avec SPAC);
    12. Remboursement de frais médicaux des employés;
    13. Paiements à des professionnels de la santé au titre des frais médicaux des employés, à concurrence de 200 $;
    14. Services de locaux avec Brookfield Global Integrated Solution (BGIS, en vertu d'un contrat avec SPAC);
    15. Réclamations contre l'État.
    16. Remboursement de frais de voyage pour des non-fonctionnaires
    17. Remboursement de frais de voyage pour des fonctionnaires (via le module voyage de maSGE (SAP) 

    REMARQUE : Les engagements de fonds ne doivent pas être utilisés pour éviter de recourir à la CA ou à des marchés ou confirmations de commandes .

    Pour toute question ou demandes d’information relatives à la conciliation du relevé mensuel, veuillez communiquer avec :

    Source: Funds Commitment