Le processus d’intégration des experts-conseils: Lancement du processus d’approvisionnement

Ce que vous devez faire :

• Expliquez clairement et exactement ce dont vous avez besoin (définition du besoin). Utilisez les renseignements recueillis à la Phase 1 et, pour les achats plus complexes, utilisez des outils comme les modèles d’énoncé de travail et l’outil de définition des besoins.
• Pour les contrats de services professionnels, assurez-vous que l’énoncé de travail définit en termes clairs, concis et mesurables (quantifiables) les attentes d’EDSC, y compris les livrables (ce qu’obtient EDSC pour son argent). Si l’énoncé de travail est mal rédigé, cela risque de causer des problèmes plus tard; nous vous invitons donc à suivre notre cours gratuit intitulé « Énoncé de travail ».
• Impliquez le spécialiste d’approvisionnement dans le processus dès le départ, en soumettant votre demande d’achat dans maSGE (cela inclut l’article 32, Loi sur la gestion des finances publiques). Après avoir reçu votre demande, l’Équipe d’approvisionnement d’EDSC y affectera un spécialiste. Pour mieux vous servir, ce spécialiste doit avoir assez de temps pour bien réviser l’énoncé de travail. Pour plus de détails, consultez la feuille de route sur la formation en maSGE.
• Une fois que ce sera fait, le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF affecté à votre demande d’achat vous fournira les outils, les modèles, les conseils et l’orientation dont vous avez besoin pour préparer votre énoncé de travail et les autres documents requis. Il vous incombe de fournir la traduction finale des documents.

Pendant la Phase 2, vous devez également prendre d’autres décisions et fournir divers renseignements au spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF, afin d’inclure les clauses appropriées dans le contrat :

• Propriété intellectuelle – qu’est-ce que l’entrepreneur va créer (cours de formation, rapports, autres livrables), qui devrait détenir les droits de PI, de quels permis avons-nous besoin?
• Considérations relatives à la protection de la vie privée – l’entrepreneur prendra-t-il en charge les responsabilités liées à la protection des renseignements personnels et les considérations connexes?
• Obligations liées à la sécurité – Il faut remplir le formulaire intitulé Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) et le faire valider par votre bureau régional de la sécurité. Pour plus de renseignements, consultez la page sur la sécurité de la technologie de l’information sur iService.

Cette étape n’est requise que dans les cas de processus concurrentiels. Le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF vous aidera à déterminer si un processus concurrentiel est obligatoire.

Voici ce que vous devez faire :

• Vous devez préparer les critères d’évaluation et choisir une méthode de sélection. La DGAPF a préparé un guide pratique à cet effet.
• Le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF affectera à votre demande vous aidera à vous acquitter de cette tâche, passera en revue les critères d’évaluation proposés et préparera votre demande de proposition.
• Vous devez fournir la traduction finale des critères d’évaluation.

En quoi consiste cette étape :

• Le spécialiste d’approvisionnement travaille afin de « transposer » les besoins énoncés à la Phase 2 en une stratégie d’approvisionnement (la plupart des stratégies d’approvisionnement communes d’EDSC sont listées par bien ou service dans le Catalogue iService).
• Le spécialiste doit aussi déterminer si un mécanisme de TPSGC ou autre (p. ex., une offre à commandes) est déjà en vigueur.
• Il est toujours important de tenir compte des besoins opérationnels, mais la stratégie d’approvisionnement doit également être conforme aux règles pertinentes (politiques fédérales, accords commerciaux internationaux, et autres).
• Selon la stratégie d’approvisionnement choisie, la prochaine étape peut consister à préparer les modalités contractuelles et à attribuer le contrat, ou à lancer une demande de propositions (DP), au besoin.

Cette étape n’est nécessaire que dans le cas des processus concurrentiels.

Voici en quoi cela consiste :

• À cette étape, le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF prépare tous les documents nécessaires à la demande de propositions.
• Le spécialiste intégrera vos critères d’évaluation et votre énoncé de travail (fournis à la Phase 2) à la DP et discutera en détail avec vous du calendrier d’approvisionnement.
• Une fois que la DP aura été publiée, les questions des soumissionnaires seront transmises au spécialiste d’approvisionnement de la DGAPFet il vous incombera de lui fournir les renseignements demandés (vous ne communiquerez pas directement avec les soumissionnaires potentiels).

Cette étape n’est nécessaire que dans le cas des processus concurrentiels.

Voici en quoi cela consiste :

• Une fois la période des soumissions terminée, il est temps d’évaluer les soumissions valides reçues par EDSC.
• Le spécialiste d’approvisionnement vous guidera dans le cadre des travaux.
• En général, votre équipe de programme (« l’équipe d’évaluation des soumissions ») se chargera d’évaluer l’ensemble des critères « techniques » (c.-à-d. les critères qui requièrent une connaissance des besoins du programme).
• Le spécialiste d’approvisionnement évaluera les critères non techniques.
• Dans tous les cas, c’est le spécialiste d’approvisionnement qui évaluera les critères financiers.
• Le soumissionnaire ayant obtenu la note d’évaluation combinée la plus élevée est sélectionné!

Obligations liées à la sécurité – Pour tout entrepreneur ou travailleur occasionnel, il faut faire valider le niveau requis de contrôle de la sécurité du personnel par l’Unité de la sécurité du personnel d’EDSC. Pour ce faire, écrivez à l’adresse suivante : NC-NTEGRITY_SERVICES_PERSEC-SERVICES_INTEGRITE_SECPER-GD

Si un entrepreneur ou un travailleur occasionnel n’a pas la cote de fiabilité ou de sécurité appropriée selon la LVERS, il est de sa responsabilité de communiquer avec les Services de sécurité industrielle de TPSGC pour demander une enquête de sécurité sur le personnel. Ce n’est qu’après cette enquête qu’il pourra obtenir un contrat. Pour plus de renseignements, consultez la page de TPSGC sur l’enquête de sécurité du personnel.

En quoi consiste cette étape :

• Dans le cas des contrats non concurrentiels, la préparation de justificatifs de source unique conformes à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État est exigée (sauf si la valeur du contrat est inférieure à 25 000 $).
• Si l’exception énoncée au paragraphe 6d (le contrat ne peut être exécuté que par une seule personne) s’applique, vous devez répondre aux questions sur la probité du Conseil du Trésor.
• Vous devrez fournir cela au spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF affecté à votre demande d’achat.

En quoi consiste cette étape :

• Le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF prépare, attribue et signe le contrat au nom d’EDSC (c’est aussi lui qui finalise le bon de commande dans maSGE).
• C’est le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF – pas vous ni personne d’autre au sein de votre équipe – qui doit signer le contrat, car les membres de l’équipe d’approvisionnement d’EDSC seuls détiennent le pouvoir délégué de passation des marchés du Ministère.
• Le spécialiste d’approvisionnement de la DGAPF s’occupera de faire signer le contrat par l’entrepreneur si cela est nécessaire, puis il vous enverra (à vous et au personnel du programme) le contrat signé, que vous devrez conserver dans votre dossier relatif au besoin.