Demandes de télétravail à l’étranger – Procédures

  1. Contexte

    EDSC a reçu plusieurs demandes d’employés qui ont exprimé un besoin ou un intérêt à faire du télétravail à partir de l’étranger. Contrairement aux voyages d’affaires à l’étranger, lorsque le Ministère exige de se rendre à l’étranger, les demandes de télétravail à l’étranger concernent des employés qui voyagent en raison d’une décision personnelle et qui souhaitent faire du télétravail à partir de leur destination pour diverses périodes de temps.

    Étant donné que chaque demande est différente, une attention particulière doit être accordée, au cas par cas, à l’évaluation des divers risques possibles à la sécurité de l'employé, la sécurité des renseignements et des biens du ministère, ainsi que les exigences opérationnelles. Ces considérations sont actuellement aggravées et évaluées en fonction des avis aux voyageurs résultant de la pandémie de COVID-19 et d'autres facteurs de risque possibles.

    Conformément à la décision du 22 décembre 2020 par l’équipe ministérielle de gestion de crise (EMGC), le Groupe de travail sur le télétravail, dirigé par la Direction générale des services de ressources humaines (DGSRH), a été chargé d’élaborer un processus pour les demandes de télétravail à l’étranger comprenant les procédures ci-dessous à titre de mesures provisoires.

  2. Orientation – renseignements généraux

    L’approbation finale des demandes de télétravail à l’étranger sont requises au niveau du sous-ministre adjoint (SMA).

    Le sous-ministre adjoint (SMA) dont relève l’employé décidera d’autoriser ou de ne pas autoriser celui-ci à faire du télétravail à l’étranger après avoir tenu compte de l’examen et de l’analyse fournis par les principaux intervenants DGSRH (Relation de travail [RT] et Santé et sécurité au travail et relations de travail [SST] et Intégrité interne et sécurité [IIS]), Direction générale des services d’intégrité [DGSI], dans le cadre de l’évaluation globale de la demande.

    Il convient de noter que même si leur évaluation des demandes de télétravail à l’étranger est obligatoire, les principaux intervenants n’ont aucun pouvoir d’approbation de telles demandes; cette responsabilité incombe aux SMA. Le rôle principal des intervenants consiste à cerner les risques ou les problèmes liés à la demande proposée et à formuler des recommandations fondées sur leur évaluation afin d’aider les SMA à prendre une décision éclairée.

    Remarque : Une fois que le gestionnaire transmet la demande au NC-CSOP-SMOP-GD (voir le processus à la section 6) et avant la date prévue du départ, une norme de service de 10 jours ouvrables est requise aux fins d’examen et d’analyse par les intervenants clés.)

  3. Principaux points à considérer par les SMA avant de présenter une demande d’examen

    Le contexte et la raison d’une demande de télétravail à partir d’un pays étranger devraient être les premiers éléments à examiner avant de présenter une demande d’examen par les principaux intervenants. Les SMA et les gestionnaires sont également encouragés à consulter le site sur les avertissements aux voyageurs du gouvernement du Canada pour déterminer s’il existe des risques pour la sécurité de l’employé ou pour l’information et les biens du Ministère avant de présenter une demande, car ces facteurs seront pris en compte dans le cadre de l’examen global de l’évaluation par les intervenants clés.

    Afin d’orienter l’exercice d’évaluation et d’examen de façon globale des principaux intervenants, les gestionnaires et les SMA peuvent consulter l’information suivante :

    Approbation recommandée

    • Réinstallation du conjoint;
    • Éducation/apprentissage (circonstances exceptionnelles seulement);
    • Attirer des talents particuliers;
    • Soins de compassion (maladie dans la famille, etc.);
    • Difficultés personnelles.
    • En tenant compte des éléments suivants :
      • Les pays où des « mesures de sécurité normales » sont recommandées;
      • Le faible risque pour la sécurité personnelle;
      • Le faible risque de compromission de l’information et des biens du Ministère;
      • Les services non essentiels ou essentiels, le traitement de l’information qui n’est pas de nature délicate et l’utilisation des biens du Ministère pendant le travail à l’étranger;
      • La durée de la demande

    Approbation non recommandée

    • Les destinations de vacances saisonnières (p. ex., demande de travailler en Floride pendant deux semaines en janvier ou pendant la relâche scolaire, etc.);
    • Les courtes périodes pendant lesquelles le coût et les efforts de mise en œuvre l’emportent sur les avantages.

    Remarque : La sécurité ne recommandera pas d’approuver le télétravail à l’étranger si la destination présente les risques suivants :

    • Risque moyen à élevé pour la sécurité personnelle (agressions physiques, enlèvements, menaces, etc.);
    • Avertissements aux voyageurs ou restrictions (p. ex. actes de terrorisme, menaces envers le Canada, les Canadiens, les employés du gouvernement et les hauts fonctionnaires, espionnage, sabotage, chantage, corruption, etc.);
    • Activité criminelle ou politique de moyenne à élevée liée à la sécurité personnelle, à la propriété, à la sécurité des renseignements du GC, aux biens, à l’infrastructure de TI, aux menaces à la cybersécurité, etc.;
    • Tâches s’appliquant à des renseignements et à des biens portant la classification Protégé C, Confidentiel, Secret ou Très secret (qu’il s’agisse de fichiers électroniques ou de dossiers papier).

  4. Autres considérations

    Avant de présenter une demande, les gestionnaires et les SMA doivent également tenir compte de ce qui suit:

    Généralités

    • Le niveau de filtrage de sécurité sera valable pendant la période durant laquelle l'employé exercera ses fonctions tout en travaillant depuis l'étranger (par exemple, il n'expirera pas pendant que l'employé travaille depuis l'étranger, etc.);
    • Les avertissements et restrictions sanitaires fédéraux et provinciaux doivent toujours être respectés;
    • La perception du public et l’attention que les médias pourraient porter au Ministère compte tenu des restrictions liées à la COVID-19 et des avertissements et lignes directrices en matière de santé publique;
    • Les résultats de tests de dépistage de la COVID-19 requis pour voyager (la période de télétravail convenue pourrait être prolongée en raison de non-disponibilité d’un test de dépistage ou d’un résultat positif);
    • Les exigences et restrictions d’autres pays (p. ex. avertissements aux voyageurs, fermetures, confinements, permis et visas de travail, impôts, etc.);
    • Les facteurs de coûts en cause (p. ex. frais d’itinérance pour les téléphones, frais supplémentaires pour les appels interurbains, etc.).

    Direction générale des services de ressources humaines

    • Adaptabilité du poste et impact sur les exigences opérationnelles:
      • Les fonctions se prêteront-elles au télétravail à temps plein ;
      • Impact des fuseaux horaires et capacité à maintenir le contact avec le gestionnaire, les collègues et les clients;
    • Capacité à respecter les conditions d'emploi:
      • Jours fériés;
      • Heures de travail;
    • Capacité à assurer le respect des mesures d'adaptation et des exigences ergonomiques ;
    • Les attentes et les mesures/normes en matière de rendement doivent être établies, acceptées et bien comprises par le télétravailleur;
    • Capacité de fournir un lieu de travail/un espace de travail sécuritaire et d'enquêter sur les incidents liés au travail afin de respecter le Code canadien du travail et les exigences réglementaires pertinentes (p. ex. code du bâtiment, code de prévention des incendies, sécurité électrique);
    • Des frais supplémentaires peuvent être engagés par l'employé pour les éléments suivants: assurance, internet, bureau, chaise et frais de déplacement ;
    • Les employés devraient communiquer avec leur(s) fournisseur(s) d'assurance pour déterminer les répercussions sur le Régime de soins de santé, le Régime de soins dentaires et le Régime d’assurance-invalidité de la fonction publique, etc.
    • Les employés devraient communiquer avec l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour déterminer s'il y a des répercussions sur l'impôt sur le revenu.

    Soutien informatique

    • Connectivité réseau : services Internet fiables et connexion Internet haute vitesse (responsabilité de l’employé et de la direction).
      • La capacité de se connecter et de travailler dépend d’une connexion Internet haute vitesse fiable. Il incombe à l’employé de s’assurer que cette exigence est respectée.
    • Connectivité du téléphone mobile : service téléphonique mobile fiable (si l’employé possède un téléphone mobile).
      • L’itinérance internationale est automatique; les coûts de soutien des services de téléphonie cellulaire (voix et données) sur un téléphone cellulaire fourni par le GC seront supérieurs à la normale.
      • Si le gestionnaire est en mesure de faire valoir son point de vue auprès du SMA pour qu’EDSC assume les coûts d’un téléphone cellulaire fourni par le GC dans le cadre d’une entente de télétravail à l’étranger, le gestionnaire doit communiquer avec les Services de réseau vocal pour discuter des options convenables.
    • Service de soutien TI : capacité de service (limite du fuseau horaire d’InfoService national).
    • Service d’équipement TI : Le matériel TI (ordinateur portable, tablette, téléphone mobile, etc.) doit être réparé ou remplacé au besoin (communiquer avec l’InfoService national pour obtenir le matériel et le soutien TI).
    • L’employé peut subir une interruption de service prolongée en raison du délai d’expédition.
    • Disponibilité des systèmes internes (les périodes d’entretien de nuit dans les fuseaux horaires canadiens doivent être prises en compte dans l’horaire de travail de l’employé).
    • Mises à jour des logiciels de sécurité : capacité d’effectuer des mises à jour logicielles.
    • Utilisation de solutions d’accès à distance sécurisé (p. ex., RPV) à partir d’équipement TI fourni par le Ministère (tablette ou ordinateur portable).

  5. Présenter une demande

    Il est important de noter que toutes les ententes de télétravail à l’étranger doivent être approuvées provisoirement avant la date du voyage et le début des activités de télétravail.

    Les gestionnaires et les employés doivent remplir les formulaires énumérés ci-dessous pour finaliser le dossier :

    Formulaires ministériels de télétravail à l’étranger

  6. Décomposition du processus

    1. L’employé amorce la demande en remplissant le Formulaire de demande de télétravail à l’étranger - Bordereau d’acheminement SMA (ADM5086) et tous les autres formulaires requis (comme celles mentionnées ci-dessus). Une fois que la signature numérique de l'employé est affichée sur les formulaires, l'employé doit sauvegarder les formulaires et envoyer le dossier complet au gestionnaire.
    2. Le gestionnaire passe en revue les considérations des parties 3 et 4 (mentionnées ci-dessus), signe numériquement tous les formulaires et les enregistre pour les envoyer à ses responsables des rapports de gestion, y compris son SMA, et identifie toute question liée aux considérations.
    3. Le DG informe le SMA de la demande. En fonction de la décision du SMA d'accepter ou de refuser la demande, le DG signe numériquement la partie C du formulaire ADM5086, l'enregistre et le renvoie au gestionnaire comme accusé de réception de la décision du SMA d'accepter ou de refuser la demande. Note : Si le SMA ne veut pas donner suite à la demande, le processus se termine.
    4. Si le SMA donne son accord au DG pour passer à l'étape suivante et demander aux principaux facilitateurs de procéder à un examen et à une analyse, le gestionnaire envoie le dossier complet (p. ex. les formulaires) à la NC-CSOP-SMOP-GD.
    5. L'administrateur du NC-CSOP GD vérifie que le dossier est complet, télécharge la documentation pertinente sur le site SharePoint et informe les principaux responsables :
    6. L'administrateur de la DG (une fois que le formulaire ADM5086 a été signé par les principaux facilitateurs), renvoie le formulaire au gestionnaire demandeur ; le gestionnaire envoie les résultats du formulaire à l'administrateur de la DG.
    7. Le SMA signe numériquement le formulaire (partie H), l'enregistre et le renvoie au gestionnaire pour qu'il l'envoie au NC-CSOP-SMOP-GD comme accusé de réception de la décision du SMA.
    8. Si le SMA approuve la demande, l'administrateur de la GD envoie le formulaire ADM5086 au Bureau régional de la sécurité (BRS) qui donne à l'employé une séance d'information sur la sécurité fondée sur les Conseils aux voyageurs du gouvernement du Canada ainsi que sur les rôles et les responsabilités de l'employé en matière de sécurité, en ce qui concerne la protection des renseignements ministériels et d'autres biens précieux. L'employé et le RSO doivent tous deux remplir et signer la partie I du formulaire; l'employé signe d'abord, sauvegarde, puis envoie le formulaire au RSO pour qu'il le signe. Une fois le formulaire rempli, le RSO le renvoie à l'administrateur de la GD.
    9. L'administrateur du GD enverra le formulaire ADM5086 à Sécurité DGIIT TI pour information et pour toute action jugée nécessaire de sa part

    Processus, rôles et responsabilités des intervenants clés

    Étape 1 : DGSRH, Direction générale des services de ressources humaines (Relations de travail [RT] et Santé et sécurité au travail [SST])

    • DGSRH RT examinera les formulaires affiliés et effectuera une analyse basée sur les processus liés au travail.
    • RT contactera le gestionnaire pour discuter de toute préoccupation/impact concernant la demande.
    • Dès réception de la réponse du gestionnaire de l'employé, DGSRH (RT) prendra sa décision et fournira son analyse en remplissant la partie D (pour RT) du formulaire ADM5086 ; RT enverra le formulaire à SST.
    • DGSRH SST examinera les formulaires et effectuera une analyse en fonction des exigences liées à la santé et à la sécurité.
    • SST consultera l'employé/le gestionnaire, si cela est jugé nécessaire, et remplira la partie E du formulaire ADM5086 qu'il renverra à l'administrateur de la DG.

    Étape 2 : DGSI, Direction générale des services d’intégrité (Bureau Régionaux de la Sécurité [BRS] et Dirigeant Principal de la Sécurité [DPS]

    • Le gestionnaire principal de la Bureau Régionaux de la Sécurité examine la demande et remplit la partie F du formulaire ADM5086, puis le renvoie au NC-CSOP-SMOP-GD.
    • L'administrateur GD envoie une notification à la sécurité ministérielle.
    • La sécurité ministérielle examine le formulaire et l'envoie au DPS pour examen, analyse et détermination.
    • Le DPS remplit la partie G du formulaire ADM5086 et le renvoie à la Sécurité d'entreprise pour qu'elle l'envoie à l'Administrateur GD.
    • L'administrateur du GD renvoie le formulaire ADM5086 au gestionnaire pour qu'il l'envoie au SMA pour décision (le SMA signe dans la partie H du formulaire).
      • Le gestionnaire renvoie le formulaire, accompagné de la décision du SMA, à l'administrateur du GD NC-CSOP-SMOP-GD
    • L'administrateur GD informera les facilitateurs de la décision de l'ADM.
    • Si le SMA approuve la demande, le BRS donnera à l'employé une séance d'information sur les lignes directrices en matière de sûreté et de sécurité pendant son séjour à l'étranger, en utilisant (Conseils aux voyageurs et avertissements), et rappellera à l'employé son rôle et sa responsabilité dans l'application des politiques, des normes et des pratiques exemplaires en matière de sécurité pour la protection des renseignements et des biens du Ministère. L'employé et le BRS remplissent tous deux la partie I du formulaire ADM5086.
    • Le BRS renverra le formulaire modifié à l'administrateur de la DG.
    • L'administrateur de la DG enverra un accusé de réception/notification aux principaux responsables et à la Sécurité DGIIT TI.

    DGSRH – Direction générale des services de ressources humaines (Relations de travail [RT] et Santé et sécurité au travail [SST])

    • La DGSRH examinera les formulaires connexes et effectuera une analyse fondée sur les processus liés au travail.
    • La DGSRH (RT) communiquera avec le gestionnaire pour discuter de toute préoccupation ou incidence concernant la demande.
    • Sur réception de la réponse du gestionnaire de l’employé, la DGSRH (RT) prendra sa décision et fournira son analyse en remplissant la partie D (pour les RT) et la partie E (pour la SST) du formulaire ADM5086 et en le renvoyant à l’administrateur de la boîte aux lettres générale.

    DGIIT – Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (Sécurité informatique et Soutien informatique)

    • Fournit l’équipement de TI qui sera utilisé sur le lieu de télétravail à l’étranger (p. ex. ordinateur portable, tablette et/ou téléphone mobile s’il y a lieu/autorisé, etc.).
    • À la demande du gestionnaire, fournit à l’employé l’équipement de TI approuvé par le Ministère avec la solution de connectivité sécurisée appropriée (p. ex., l’accès à distance sécurisé (ADS) RPV, etc.) et les lignes directrices et procédures respectives.
    • Veille à ce que l’équipement de TI (ordinateur portable, tablette) et la solution de connectivité ministérielle (accès à distance sécurisé par RPV) soient suffisamment sécurisés pour éviter de compromettre les fonds de renseignements/le matériel de TI du Ministère.