Procédure ministérielle pour la collecte des cadeaux en vue de l’aliénation

1. Champ d’application

Cette procédure s’applique aux personnes employées au sein d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), qui inclut :

• les employés embauchés pour une période déterminée et indéterminée;
• les employés en congé approuvé avec ou sans solde;
• les étudiants qui participent à des programmes d'emploi pour étudiants;
• les travailleurs occasionnels, saisonniers et à temps partiel;
• les personnes en affectation ou en détachement; et
• les personnes qui participent à des programmes d'échange comme Échanges Canada.

2. Contexte

Les principes pour l’aliénation des cadeaux sont énoncés dans le cadre de la Politique sur la planification et la gestion des investissements, dont la Directive sur la gestion du matériel.

La Directive sur les conflits d’intérêts et le Code de conduite d’EDSC fournissent des orientations et des mesures pour aider les employés à gérer les situations de conflit qui peuvent se produire pendant ou après leur mandat au sein de la fonction publique. Les employées ne doivent pas accepter aucun cadeau, aucune marque d’hospitalité ou tout autre avantage qui risque d’avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur l’objectivité de l’employé dans l’exercice de ses fonctions et responsabilités officielles ou qui risque de le placer dans une situation d’obligé envers le donateur. À titre d’exemple, il est interdit d’accepter de l’argent ou un équivalent (carte-cadeau, certificat), un voyage, une nuitée, ou un cadeau coûteux, de même qu’il est interdit d’accepter une faveur ou un cadeau, peu importe sa valeur, durant un processus d’appel d’offres.

Il est toutefois permis d’accepter un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage si la valeur en jeu est minime et que cela se produit rarement, que cela est conforme au protocole ou aux règles de courtoisie et découle des activités liées à l’exercice des fonctions officielles de l’employé et que cela ne compromet pas et ne semble pas compromettre l’intégrité de l’employé ou l’intégrité du ministère. Il est donc acceptable de recevoir occasionnellement des cadeaux ayant peu de valeur comme des stylos, des blocs-notes et des tasses.

Lorsqu’il est impossible de refuser un cadeau, une marque d’hospitalité ou un autre avantage ne répondant pas aux critères d’acceptabilité énoncés dans le Code de conduite d’EDSC ou lorsqu’on estime qu’il est suffisamment avantageux pour le ministère d’accepter certains types de marques d’hospitalité (notamment un cadeau d’une délégation étrangère), les employés sont tenus d’obtenir des conseils, par écrit, de la part de leur administrateur général et de remplir une Déclaration de conflit d’intérêts.

Un don fait à l’État et reçu par un employé au nom du ministère, mais qu’il n’est plus approprié d’exposer, demeure un bien du gouvernement du Canada. Il faut donc en disposer en suivant la procédure appropriée.

3. Responsabilités

Le Bureau des valeurs et de l’éthique est responsable pour les activités suivantes :

• fournir des conseils et des directives sur l’acceptation de cadeaux, en accord avec les directives énoncées dans le Code de conduite d’EDSC, ainsi que sur l’application de cette procédure;
• collaborer au maintien de cette procédure avec l’équipe de la politique nationale et de la surveillance de la gestion des actifs et des services acquis (PSNASA); et,
• collaborer avec le Bureau de la gestion des biens de la région de la capitale nationale quant à :
  • la mise en œuvre de cette procédure et à la tenue du registre des cadeaux pour l’aliénation (annexe 1);
  • l’aliénation des cadeaux qu’il n’est plus approprié d’exposer.

La PSNASA collaborera avec l’équipe du Bureau des valeurs et de l’éthique afin :

• de régler tout problème résultant de la procédure;
• d’apporter toute modification ou mise à jour nécessaire à cette procédure.

Les bureaux régionaux de la DGDPF assumeront les responsabilités suivantes :

• procéder à la collecte et à l’aliénation des cadeaux dans leur région respective;
• envoyer leur registre régional des cadeaux pour l’aliénation au Bureau de la région de la capitale nationale de la gestion des biens.

Agissant à titre de coordonnateur national pour toutes les régions, le Bureau de la région de la capitale nationale de la gestion des biens assumera les responsabilités suivantes :

• mettre en œuvre la procédure dans les régions;
• procéder à la collecte et à l’aliénation des cadeaux dans la région de la capitale nationale;
• recevoir les registres régionaux et veiller à leur coordination;
• collaborer avec le Bureau des valeurs et de l’éthique au maintien du registre des cadeaux pour l’aliénation.

4. Procédure de l’aliénation de cadeaux

1. L’employé qui a en sa possession un cadeau pour l’aliénation doit en informer le Bureau des valeurs et de l’éthique en fournissant les renseignements suivants :
   • une description du cadeau et une évaluation de sa valeur;
   • la source du don;
   • la date à laquelle le cadeau a été reçu;
   • le contexte dans lequel le cadeau a été reçu.
2. Le Bureau des valeurs et de l’éthique inscrira le bien dans le registre des cadeaux pour l’aliénation (annexe 1), puis fera le nécessaire pour que le Bureau de la région de la capitale national de la gestion des biens le ramasse ou reçoive le bien et procède à l’aliénation.
3. Le Bureau de la région de la capitale nationale de la gestion des biens confirmera au Bureau des valeurs et de l’éthique la réception du bien envoyé et procédera à l’aliénation. La méthode de l’aliénation du cadeau devra être conforme à la Directive sur la gestion du matériel.

Annexe 1: Registre des cadeaux pour l’aliénation