Procédures ministérielles pour les manifestations à l’extérieur et à l’intérieur des locaux d’Emploi et Développement social Canada (ESDC)

Contexte

Les manifestations à l’extérieur et à l’intérieur des locaux du gouvernement du Canada peuvent avoir des répercussions sur le fonctionnement des bureaux d’Emploi et Développement social Canada (EDSC). Ces formes de protestation peuvent avoir été planifiées (on sait donc d’avance qu’elles auront lieu) ou ne pas être annoncées. Les manifestations sont habituellement pacifiques et visent simplement à donner de la visibilité à un enjeu. Les médias sont parfois présents.

Objectifs de la direction

Les objectifs de la direction relatifs aux protestations et aux manifestations sont les suivants :

• Assurer la sécurité des employés et des clients.
• Minimiser la perturbation des services.
• Protéger les données, les renseignements personnels et les biens du gouvernement du Canada.

• Manifestation à l’extérieur des locaux d’EDSC

  Rôle du gestionnaire

  Le directeur, le gestionnaire de service, le chef d’équipe ou le plus haut fonctionnaire sur place coordonnera les opérations.

  Pour atteindre les objectifs de gestion :

  • Informer le Bureau régional de la sécurité de la situation.
  • Suivre les instructions de la direction d’EDSC, de l’équipe d’évacuation d’urgence de l’immeuble, de l’autorité responsable de l’immeuble et des premiers intervenants.
  • Transmettre les demandes de renseignements des médias aux Relations avec les médias au 819‑994‑5559 (media@hrsdc-rhdcc.gc.ca).
  • Maintenir le service à la clientèle si possible.
  • Protéger les renseignements et les biens.
  • Informer les clients sur les interruptions de service.
  • Suivre les procédures d’urgence et, le cas échéant, appuyer sur le bouton d’alarme ou appeler le 911 s’il y a un danger imminent.
  • Si le nombre de participants à une manifestation pacifique risque de dépasser la capacité du bureau, il est alors prudent de verrouiller les portes. Si une manifestation devient violente, communiquer avec l’organisme local d’application de la loi et suivre ses directives si les conditions le permettent.
  • Informer régulièrement le Bureau régional de la sécurité.
  • Annoncer toute interruption temporaire des opérations au besoin.
  • Prendre des notes sur l’incident et remplir les rapports requis (voir la section ci‑dessous sur la documentation des manifestations).

  Instructions à l’intention des employés

  • Faire des efforts raisonnables pour vous rendre à votre lieu de travail.
  • Si les manifestants bloquent l’accès à l’immeuble, se rendre au point de rassemblement et appeler votre superviseur.
  • Attendre les instructions de la direction.
• Manifestation à l’intérieur des locaux d’ESDC

  Rôle du gestionnaire

  Le directeur, le gestionnaire de service, le chef d’équipe ou le plus haut fonctionnaire sur place coordonnera les opérations.

  Pour atteindre les objectifs de gestion ci-dessus :

  • Demeurer calme et courtois.
  • Informer le Bureau régional de la sécurité de la situation.
  • Suivre les instructions de la direction d’EDSC, de l’équipe d’évacuation d’urgence de l’immeuble, de l’autorité responsable de l’immeuble et des premiers intervenants.
  • Transmettre les demandes de renseignements des médias aux Relations avec les médias au 819-994-5559 (media@hrsdc-rhdcc.gc.ca).
  • Limiter l’accès aux aires de travail des employés.
  • Si c’est possible, trouver qui est le porte parole, déterminer le but de la manifestation et informer les manifestants qu’ils n’ont pas la permission de prendre des photos, de filmer ou d’enregistrer dans les locaux d’EDSC.
  • Demander aux manifestants et aux médias de ne pas perturber l’accès aux services des clients.
  • Appeler le 911 si :
  • Des actes criminels ou des actes de violence sont commis ou des armes sont brandies.
  • Des menaces verbales ou physiques sont faites envers des clients ou des employés.
  • Le nombre de manifestants présents dépasse la capacité du bureau et les manifestants refusent de quitter les lieux.
  • Les manifestants et les médias enregistrent ou prennent des photographies non autorisées à l’intérieur du bureau.
  • Les données, les renseignements personnels ou les biens sont mis en péril.
  • Collaborer avec les policiers et les intervenants d’urgence.
  • Si nécessaire, ordonner que l’on se mette à l’abri sur place ou utiliser les sorties d’urgence auxquelles n’ont pas accès les manifestants.
  • Fournir aux employés et aux clients des instructions et des renseignements pertinents.
  • Informer régulièrement le Bureau régional de la sécurité pendant toute manifestation.
  • Après un incident, rappeler aux employés que le Programme d’aide aux employés (PAE) est à leur disposition s’ils ont besoin d’aide.

  Instructions à l’intention des employés

  • Demeurer calme et courtois.
  • Informer immédiatement votre superviseur.
  • Suivre les instructions de la direction d’EDSC, de l’équipe d’évacuation d’urgence de l’immeuble, de l’autorité responsable de l’immeuble et des premiers intervenants.
  • S’il y a un danger imminent, utiliser les boutons d’alarme ou appeler le 911.
  • Limiter l’accès aux aires de travail des employés.
  • S’il est sécuritaire de le faire, sécuriser les documents protégés et personnels et les objets de valeur et verrouiller tous les ordinateurs.
• Préparation

  Si l’on anticipe la tenue possible d’une manifestation à un site particulier, il faut en aviser le Bureau régional de la sécurité. La direction locale et le Bureau régional de la sécurité travailleront avec les organismes locaux d’application de la loi. On peut retenir aussi les services des commissionnaires comme mesure préventive.

  • Dans la mesure du possible, la direction ou les Communications d’EDSC doivent recueillir de l’information sur les manifestations afin de connaître des détails tels que le moment, la taille et les demandes des manifestants.
  • L’équipement de sécurité comme les boutons d’alarme et l’équipement vidéo en circuit fermé doit être testé et vérifié régulièrement.
  • Les employés et les gestionnaires devraient revoir les procédures d’urgence décrites dans les guides d’urgence sur le site iService :
  • Guide des employés sur les situations d'urgence
  • Guide sur les situations d’urgence à l’intention des employés de première ligne
  • Guide sur les situations d’urgence à l’intention des gestionnaires

  • Dans la mesure du possible, sécuriser les objets qui pourraient être endommagés ou volés ou qui pourraient constituer un danger pendant une manifestation.
  • Sécuriser les renseignements personnels et les documents protégés.
  • S’assurer que les plans d’évacuation d’urgence et les plans de continuité des activités du bureau sont à jour.
  • Donner au personnel une séance d’information sur les procédures relatives aux manifestations.
  • Si possible, s’arranger pour qu’un gestionnaire ou un chef d’équipe soit sur place lors des manifestations prévues.
• Documentation des manifestations

  • En plus des mises à jour régulières fournies au Bureau régional de la sécurité, les gestionnaires doivent préparer un compte rendu détaillé des événements à des fins de rapport et d’utilisation légale possible. Une fois l’incident terminé, remplir dès que possible le formulaire Rapport d’incident de sécurité (ADM3061) et l’envoyer au Bureau régional de la sécurité. Consigner le plus de détails possible, y compris les suivants :
  • La date et l’heure (quand la situation a débuté; et quand ont eu lieu des événements précis pendant la situation).
  • Mesures prises par les employés et à quelle heure.
  • Nombre de manifestants.
  • Description des actions des manifestants.
  • Consignation de toutes les demandes, les commentaires pertinents, les communications ou les observations de chaque partie.
  • Toute action ou mesure prise par l’organisme d’application de la loi.
  • En cas d’incident, consigner le nom des principaux intervenants concernés (s’il y a des manifestants, des clients, des employés).
  • Si les manifestations se sont déroulées à l’extérieur du lieu de travail, si aucun employé n’a été blessé et s’il n’y a eu aucun autre événement dangereux, par exemple une menace à enrayer, il n’est pas nécessaire de remplir le formulaire Rapport d’enquête sur les situations comportant des risques (LAB1070). Par contre, si des employés ont été blessés, ce qui inclut les employés qui déclarent qu’à la suite de l’incident, ils ont des difficultés sur le plan psychologique et sont incapables de se présenter au travail le lendemain, la direction devra remplir le formulaire a Rapport d’enquête sur les situations comportant des risques (LAB1070) et le remettre au Programme du travail dans les 14 jours suivant l’incident.
• Protocole des relations avec les médias

  • Toutes les demandes de renseignements et toutes les demandes des médias doivent être adressées aux Relations avec les médias au 819-994-5559 (media@hrsdc-rhdcc.gc.ca).
  • Lorsque les médias arrivent à un centre Service Canada ou à un autre bureau d’EDSC, le gestionnaire local, le chef d’équipe ou le plus haut fonctionnaire doit :
  • Se présenter, demander la nature de la demande des médias et fournir cette information au Bureau régional de la sécurité et aux Relations avec les médias.
  • Veiller à ce qu’on n’empêche pas les clients d’entrer ou de sortir du bureau.
  • Veiller à ce que les représentants des médias ne fassent pas d’entrevue (ou de séquences vidéo) à l’intérieur du bureau.
  • Si les représentants des médias ne se conforment pas à ces directives, on leur demandera de quitter les lieux, à défaut de quoi on appellera la police locale.
  • Au besoin et s’il est sécuritaire de le faire, fournir au représentant des médias une copie du document intitulé Information à l’intention des médias qui décrit le protocole des relations avec les médias ci-dessus.
• Protocole des relations avec les manifestants

  • EDSC accorde la priorité à la sécurité de ses employés, de ses clients, des renseignements et des biens. Si, à tout moment, il y a un danger ou une menace à la sécurité de ses employés ou des risques pour les renseignements et les biens, le bureau touché peut être fermé temporairement.
  • Les manifestants ne doivent pas perturber l’accès des clients aux services fournis au bureau.
  • Les manifestants n’ont pas la permission de prendre des photos, de filmer ou d’enregistrer à l’intérieur du bureau.
  • Si des manifestants ne veulent pas se conformer à ces directives, on leur demandera de quitter les lieux, à défaut de quoi on appellera la police locale.
  • Au besoin et s’il est sécuritaire de le faire, fournir au porte parole une copie du document intitulé l’intention des manifestants qui décrit le protocole des relations avec les manifestants ci dessus.
• Programme d’aide aux employés (PAE)

  • Une situation d’urgence au travail peut engendrer du stress chez les employés. Pour leur venir en aide, le PAE leur offre des services de counseling au 1-800-268-7708 (24/7) ou au 1-800-567-5803 (appareil de télécommunication pour les sourds).
  • Les gestionnaires peuvent obtenir des services supplémentaires pour leurs employés, par l’intermédiaire du PAE, Services organisationnels spécialisés (SSO). Ces services comprennent des ateliers, des services d’encadrement, des services de gestion des traumatismes, des services de counseling et des interventions en milieu de travail. Les gestionnaires peuvent communiquer avec la ligne de marketing SOS de Santé Canada au 1-888-366-8213 ou envoyer un courriel à info-sos@hc-sc.gc.ca afin de déterminer leurs besoins particuliers.