Gabarit du Plan de continuité des activités (PCA)

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PCA Form

Section 1

Profil

Section 2

A. Liste de vérification pour la mise en œuvre du PCA et la reprise des activités

• Évaluation initiale

  Intervention / Description :

  Assurer la sécurité et la protection du personnel et des clients. Consulter la liste des personnes à contacter de l’annexe 2. Au besoin, mettre en œuvre les plans d’urgence (p. ex., protection contre les incendies, etc.).

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Effectuer une évaluation préliminaire de l’événement et de ses incidences.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Obtenir une estimation des pertes ou de l’évaluation des dommages de la part de l’autorité responsable de l’immeuble, les secours en cas d’urgence, le gestionnaire immobilier, TPSGC ou les ministères colocataires ainsi que les parties concernées.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Effectuer le compte du personnel et de tous les biens et matériel de nature délicate.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Sécuriser les renseignements et les biens.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Mettre à jour le profil du bureau pour les bureaux locaux.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Aviser l’agent de sécurité régionale (ASR) par l’entremise de la ligne info de la Sécurité au 1-xxx-xxx-xxxx au sujet de la circonstance des événements qui ont touché la sécurité et la prestation possible des fonctions et services critiques et clés.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Communiquer avec le Centre national des opérations d’urgence (CNOU) de RHDCC, au besoin. NC-NEOC-HRSDC-CNOU-RHDCC-GD

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :
• Équipe de gestion des crises (au niveau des directions générales et régions)

  Intervention / Description :

  Évaluer la situation.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Communiquer avec l’équipe du PCA, au besoin.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :
• Communiquer avec l’équipe du PCA

  Intervention / Description :

  Rassembler l’équipe du PCA (voir la liste des membres dans la section 3).

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Se rencontrer au lieu de rassemblement convenu préalablement (voir l’annexe 3).

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Les membres de l’équipe du PCA s’assureront que tous les employés sont avisés de la situation d’urgence et que les étapes suivantes sont entreprises en utilisant la liste des personnes à contacter (voir l’annexe 2).

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :
• Évaluer les incidences

  Intervention / Description :

  Fournir des mises à jour sur l’avancement de la situation auprès des membres de la haute gestion.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Consulter les partenaires et les intervenants.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :
• Mise en œuvre du PCA

  Intervention / Description :

  Activer les stratégies de reprise des fonctions opérationnelle/services critiques de la section 4.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Au besoin, consulter les membres de la haute gestion à l’échelle nationale ou régionale, l’équipe des urgences ou du PCA, l’agent de la sécurité ministérielle ou régionale et les différents groupes du programme.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Déterminer avec les membres de la haute gestion si une relocalisation est requise.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Si nécessaire, relocaliser le personnel critique vers un lieu de travail de substitution (voir la section 5), comme il a été déterminé au préalable ou assigné par l’équipe de la gestion des installations.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Mettre en œuvre les services critiques et les fonctions clés.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Confirmer l’aménagement et l’équipement envers les priorités supplémentaires.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Rappeler le personnel prioritaire supplémentaire, au besoin, pour la reprise ou le rétablissement complet des activités.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Continuer à communiquer avec le personnel en utilisant la liste des personnes à contacter en cas d’urgence (annexe 2) pour s’assurer qu’il demeure informé de l’état d’avancement de la situation. Les employés doivent appeler le Système de communiqué vocal au 1-xxx-xxx-xxxx pour obtenir de l’information à jour quant au statut des immeubles occupés au cours d’une situation d’urgence.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Fournir des mises à jour quotidiennes ou périodiques.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :
• Bilan

  Intervention / Description :

  Organiser une réunion bilancielle avec l’équipe du PCA et revoir ou réviser les plans en se fondant sur les leçons apprises.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Mener des évaluations finales, des examens et rédiger des résumés.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Offrir des séances d’information aux membres de la haute gestion avec un journal de bord réglementaire de la suite des événements.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Modification du PCA, au besoin

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Préparer un rapport après action, au besoin.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

B. Stratégie de communication

• Liste de vérification de la stratégie de communication

  Intervention / Description :

  Communiquer aux employés les mises à jour sur la situation advenant une situation d’urgence en utilisant la liste des personnes à contacter (annexe 2)

  Autorité responsable :

  Superviseurs

  1er remplaçant :

  Courriel

  2e remplaçant :

  Médias sociaux

  Intervention / Description :

  Mise à jour du système de communiqué vocal au 1-xxx-xxx-xxxx afin d’informer les gens sur l’état des immeubles occupés du gouvernement advenant une situation d’urgence.

  Autorité responsable :

  Installations/Gestionnaires

  1er remplaçant :

  2e remplaçant :

  Intervention / Description :

  Les employés appellent le système de communiqué vocal au 1-xxx-xxx-xxxx pour obtenir de l’information à jour sur l’état des immeubles occupés du gouvernement advenant une situation d’urgence.

  Autorité responsable :

  Employés

  1er remplaçant :

  Courriel

  2e remplaçant :

  Nouvelles/Médias sociaux

  Intervention / Description :

  Communiquer avec le Centre national des opérations d’urgence (CNOU) de RHDCC au besoin. NC-NEOC-HRSDC-CNOU-RHDCC-GD

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  *** Les exemplaires des plans de continuité des activités se trouvent ici:

  Les titulaires du PCA conserveront un exemplaire en format papier du PCA en sécurité à la maison.

  Autorité responsable :

  1er remplaçant :

  Stockés sur support électronique

  2e remplaçant :

  Stockés sur support électronique : clé USB cryptée

  Intervention / Description :

  Toute demande médiatique doit être envoyée au groupe des relations avec les médias du Ministère au 819-994-5559.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Médias sociaux (Facebook, Twitter, etc.)

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  Intervention / Description :

  Communiquer avec les équipes des communications, des services de marketing, au besoin.

  Autorité responsable :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  1er remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

  2e remplaçant :

  Nom :

  Travail :

  Mobile :

Section 3

Liste du personnel interne critique en cas d’urgence

Équipe de gestion des crises

Lieu de rencontre principal en cas d’urgence des membres de l’équipe de gestion des crises = (voir la carte à l’annexe 7)

Lieu de rencontre secondaire en cas d’urgence des membres de l’équipe de gestion des = (voir la carte à l’annexe 7)

BCP Team

Lieu de rencontre principal en cas d’urgence des membres de l’équipe de PCA = (voir la carte à l’annexe 8)

Lieu de rencontre secondaire en cas d’urgence des membres de l’équipe de PCA = (voir la carte à l’annexe 8)

Section 4

A. Fonctions opérationnelles/services critiques et stratégies de reprise

Comme une pratique exemplaire de gestion de l’information, veuillez joindre ici une liste des fonctions opérationnelles/services critiques de votre direction générale avec un objectif de temps de reprise (OTR) de 72 heures ou moins.

Communiquez avec votre coordonnateur du PCA de votre direction générale/région pour obtenir votre liste des fonctions opérationnelles/services critiques.

B. Fonctions opérationnelles/services non-critiques

Section 5

Autres lieux de travail pour l’équipe du PCA et le personnel critique

• Lieu de travail actuel

  Nom de l’immeuble :

  Nom de l’immeuble :

  Adresse :

  Adresse :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

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• Autre lieu de travail principal

  Nom de l’immeuble :

  Nom de l’immeuble :

  Adresse :

  Adresse :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

  Commentaires :

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• Autre lieu de travail secondaire

  Nom de l’immeuble :

  Nom de l’immeuble :

  Adresse :

  Adresse :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

  Nombre de stations de travail requises pour ce bureau :

  Commentaires :

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Annexe 1 – Structure organisationnelle détaillée – 3D

• Structure organisationnelle à trois niveaux" - Description longue

  Il faut mettre en oeuvre la méthode 3D avec remplaçants pour voir à nommer deux remplaçants (un premier et un second), outre le titulaire du poste ou l’Autorité responsable. Outre l’Autorité responsable, le premier et le second remplaçant doivent avoir la capacité et l’autorité pour appuyer l’ensemble des fonctions ou services clés, critiques et relatifs au PCA qui est établi pour appuyer la continuité des activités.

  Modifiez le modèle en fonction de la structure 3D et entrez les renseignements suivants, selon ce qui s’applique :

  • Entrez le nom complet, le titre et les coordonnées (n^os au bureau et mobile) de chaque titulaire de poste (ex. Directeur général et Directeurs).
  • Entrez le nom complet, le titre et les coordonnées (n^os au bureau et mobile) des 1er et 2e remplaçants.

Annexe 2 – Coordonnées du personnel

Annexe 3 – Cartes des lieux de rassemblement désigné en cas d’urgence

Insérer le lieu de rassemblement no 1 ici. Visiter le site Web suivant : Google Maps pour inclure une carte du lieu spécifique.

Insérer le lieu de rassemblement no 2 ici. Visiter le site Web suivant : Google Maps pour inclure une carte du lieu spécifique.

Annexe 4 – Coordonnées en cas d’urgence

À contacter en cas d’urgence

Partenaires

Fournisseurs/Contractants