Inspections de sécurité FAQ

Information pour tous les employés

  • Quel est l'objectif de ces inspections?

    Les inspections de sécurité permettront au Ministère de vérifier si les renseignements et les biens ministériels sont correctement protégés lorsque les employés sont absents du lieu de travail. Elles contribueront également à promouvoir une culture de la sécurité en sensibilisant le personnel aux pratiques de sécurité efficaces. Les résultats des inspections peuvent aussi être utilisés pour évaluer les risques globaux pour la sécurité des renseignements et des biens ministériels.

  • À quelle fréquence ces inspections se produiront-elles?

    Tous les sites d’EDSC doivent être inspectés au moins une fois par année. Des inspections de suivis seront effectuées aux postes de travail où la non-conformité est importante.

  • À quel moment de la journée les inspections auront-elles lieu?

    Les inspections seront effectuées lorsque les employés seront absents du lieu de travail.

  • Qui va effectuer les inspections?

    Les inspections seront effectuées par un responsable des lieux, un gestionnaire, un agent de sécurité régionale ou une autre personne désignée par le Bureau régional de la sécurité.

  • Quels éléments spécifiques sont évalués dans le cadre des inspections?

    Les inspections visent à savoir si les documents ou dossiers protégés ou classifiés, les documents négociables (chèques, mandats-poste, etc.) ou les appareils électroniques et autres biens ministériels sont correctement sécurisés lorsque les employés sont absents du lieu de travail. Des classeurs, des tiroirs et des mallettes sécurisés seront également inspectés pour voir s’ils ne contiennent pas de renseignements protégés ou classifiés et si les armoires/contenants approuvés par la sécurité sont verrouillés. Voici des exemples d'éléments non conformes:

    • Documents protégés ou classifiés ou des biens de valeur laissés sur le bureau, dans un tiroir de bureau déverrouillé, dans un conteneur de sécurité déverrouillé (classeur, armoire ou coffre-fort), dans le bac de recyclage ou posé sur un mur;
    • Clés pour les armoires ou les portes qui sont visibles et non sécurisées (par exemple, les clés laissées dans les serrures);
    • Des combinaisons visibles, des mots de passe et des codes d'alarme qui indiquent spécifiquement qu'ils ouvrent un ordinateur, une armoire ou une porte désignés;
    • Les bureaux fermés déverrouillés qui contiennent au moins un «élément non conforme»;
    • Les biens de valeur (ordinateurs portables, tablettes, USB, projecteurs, Blackberrys, téléphones cellulaires et livrets de coupons de taxi) qui ne sont pas sécurisés;
    • Les cartes d'identification des employés, les cartes d'accès et les clés électroniques qui ne sont pas correctement sécurisées.
  • Les bureaux fermés seront-ils également inspectés?

    Les bureaux déverrouillés seront soumis à une inspection. Les bureaux verrouillés ne seront pas inspectés et seront considérés comme conformes. Leurs occupants devraient néanmoins adopter les mêmes pratiques de sécurité que les autres employés afin de protéger les informations et les biens du Ministère.

  • Que se passera-t-il après une inspection?

    Si le poste de travail est conforme, un avis de «bon travail» pourrait être laissé sur le bureau informant l'employé que le poste de travail a respecté les politiques ministérielles de sécurité.

    Si le poste de travail n'est pas conforme, un «Avis sur les inspection de sécurité» sera laissé sur le bureau pour informer l'employé des éléments non conformes qui ont été trouvés.

    • Les gestionnaires recevront un «Rapport des inspections de sécurité» et feront un suivi avec les employés pour discuter des pratiques de sécurité et veiller à ce que des mesures correctives soient appliquées.
    • Des sessions de formation ciblées pourraient également être organisées.
    • Les éléments qui ne sont pas conformes peuvent être retirés du poste de travail pour assurer leur sauvegarde. Les employés seront responsables de recouvrer leurs articles en communiquant avec la personne désignée indiquée au bas de l '«Avis sur les inspections de sécurité».
  • Un avis d'inspection de sécurité a été laissé à mon poste de travail, qu'est-ce que cela signifie? Que dois-je faire?

    L'avis d’inspection de sécurité a été laissé à votre poste de travail pour vous informer qu'au moins un élément non conforme a été trouvé dans le cadre d'une inspection de sécurité.

    • Prenez un moment pour examiner les éléments non conformes ainsi que les autres éléments qui ont étés vérifiés dans le cadre de l’inspection. Prenez des mesures pour corriger les éléments de non-conformité trouvés.
    • Adoptez des pratiques de sécurité appropriées pour veiller à ce que les renseignements et les biens ministériels soient protégés de manière appropriée et empêcher la reproduction de ce genre de problème.
    • Discutez de l'avis avec votre gestionnaire pour s'assurer que les mesures appropriées sont en place pour prévenir la récurrence de la non-conformité.
  • Un élément de non-conformité impliquant des dossiers ou des documents constitue-t-il une atteinte à la vie privée?

    Non. L’objectif des inspections de sécurité est d’améliorer les habitudes et pratiques de sécurité et de promouvoir la sensibilisation. Les éléments non-conformes ne sont pas officiellement enregistrés comme des incidents de sécurité et, par ce fait, les considérations sur les atteintes de vie privée ne s’appliquent pas.

  • L'avis d'inspection de sécurité mentionne que les documents ont été retirés de mon poste de travail, pourquoi?

    Les documents ou dossiers non-conformes ont été enlevés et stockés temporairement pour assurer leur sauvegarde pendant votre absence. Vous pouvez contacter la personne en bas de l'avis sur les inspections de sécurité pour récupérer votre document.

  • Sous quelle autorité l'inspecteur saisit-il mes documents ou dossiers?

    Puisque les documents ou dossiers lui appartiennent, le Ministère peut prendre des mesures pour assurer la protection des informations protégées ou classifiées afin de réduire le risque de compromission.

  • L'inspecteur désigné examinera-t-il mes objets personnels?

    Non. Toutefois, l'inspecteur désigné peut laisser un avis «Travaillez avec nous pour prévenir les vols» afin d'améliorer la sensibilisation à la sécurité et de prévenir les vols sur le lieu de travail. Cet avis rappelle aux employés de protéger leurs objets personnels et de valeur et de ne pas les laisser sans surveillance ou en vue.

  • Si un tiroir de bureau ou un classeur est ouvert ou déverrouillé, l'inspecteur désigné ouvre-t-il le tiroir et examine-t-il les articles?

    Si le tiroir ou le classeur est déverrouillé, l'inspecteur l’ouvre et effectue seulement une inspection visuelle du contenu à l'intérieur. Si des renseignements ou des documents protégés ou classifiés, ou des biens de valeur ne sont pas sécurisés, cela serait considéré comme non conforme.

  • Que se passera-t-il avec les résultats des inspections?

    Les résultats seront envoyés au Bureau régional de sécurité qui compile les informations au niveau de la Direction ou de la Région et envoie un rapport sommaire à le Dirigeant principal de la sécurité qui évaluera les résultats.

  • Où puis-je aller si je veux des informations supplémentaires sur les bonnes pratiques de sécurité?

    Ce qui suit contient des informations utiles pour vous assurer de protéger adéquatement les informations et les biens d'EDSC:

  • Qui puis-je contacter si j'ai des questions sur les inspections de sécurité?

    Vous pouvez contacter votre Bureau régional de sécurité.