Vérification de l’identité

Vérification de l’identité des demandeurs externes aux fins de filtrage de sécurité

Pourquoi?

La vérification de l’identité unique d’un demandeur externe est une étape importante dans le processus de filtrage de sécurité. Celle-ci doit être complétée avant que toute autre activité de filtrage de sécurité ne soit entreprise afin de s’assurer que le demandeur est bien celui qu’il prétend être et que les activités menées s’appliquent à la bonne personne.

Qui?

Le responsable de l’embauche est tenu de procéder à la vérification de l’identité lorsqu’un demandeur externe a été entièrement évalué et qu’il est considéré en vue d’occuper un poste spécifique. L’information contenue dans les formulaires de sécurité doit être comparée avec les pièces d’identité originales. Une copie des pièces d’identité doit accompagner la demande de filtrage de sécurité.

Quoi?

Le demandeur doit présenter deux preuves d’identité, une preuve essentielle et une preuve à l’appui, dont une ayant une photo.

Les documents acceptables sont les suivants.

Preuve de l’identité essentielle :

Certificat de naissance
Certificat de citoyenneté canadienne
Carte de citoyenneté
Confirmation de résidence permanente (IMM5292)
Fiche relative au droit d’établissement (IMM1000)

Preuve à l’appui de l’identité:

Passeport
Carte Nexus
Permis d’arme à feu
Permis de conduire (ou permis de conduire Plus)
Carte-photo provinciale pour personnes sans permis de conduire
Autorisation d’études/Permis d’études (IMM1442)
Autorisation d’emploi/Permis de travail (IMM 1442)
Certificat sécurisé de statut d’Indien

Tous les documents d’identité doivent avoir été délivrés par une autorité gouvernementale (ou équivalente à l’étranger) et doivent être valides (non expirés ou endommagés). Toute la documentation présentée doit être en français ou en anglais. Le demandeur est responsable de faire traduire les documents par un traducteur certifié; le document d’origine ainsi que la traduction officielle doivent être fournis.

Comment?

Une rencontre en personne (tout en respectant les consignes de la santé publique) ou à l’aide d’une plateforme de vidéoconférence acceptée par le ministère permet au demandeur de présenter en temps réel les documents originaux.

Les plateformes acceptables :

Skype
FaceTime
Microsoft Teams
Cisco WebEx

En utilisant la vidéo en directe, l’information de niveau protégé B n’est pas enregistrée ou sauvegardée.Toutefois, elle permet au responsable de l’embauche de corroborer l’information avec ce qui est inscrit sur les formulaires de sécurité et de comparer avec les copies de pièces d’identité fournies précédemment par le demandeur.

Note: Toutes les plateformes doivent être utilisées via l’équipement du Ministère et avec un compte d’EDSC. Les conversations ne doivent pas être enregistrées.

Des doutes? Vous avez des doutes sur l’authenticité des pièces d’identité présentées ou sur l’identité du demandeur? Demandez une rencontre en personne afin de vérifier les caractéristiques connues ou les éléments de sécurité (p. ex. dimension, texture, lettrage en relief, hologrammes, filigrane, logos et symboles), ou pour mieux comparer les pièces d’identité avec les caractéristiques physiques du demandeur. Toujours dans le doute? Contactez votre Bureau régional de la sécurité pour des conseils et du soutien.

Une fois la vérification complétée

Le responsable de l’embauche doit signer à la section C, ligne 1 du formulaire SCT 330-23 au moyen d’une signature à la main ou d’une signature Entrust.

La signature Entrust du responsable de l’embauche devrait être placée sous Nom de l’agent/Initiales de l’agent.

Lorsque le demandeur externe est incapable d’imprimer le document de sécurité afin d’y apposer ses initiales et sa signature à la main, veuillez utiliser la déclaration de consentement/non-responsabilité.

Les formulaires de sécurité et les copies de pièces d’identité doivent être fournies par courriel au Bureau régional de la sécurité, selon le lieu de travail du responsable de l’embauche.

Veuillez consulter Signature numérique - Guide d'utilisation dans le catalogue de services de la GI/TI pour plus d’information sur l’ajout d’une signature Entrust à un document numérisé.