Pourquoi est-ce un problème…
si je transmets par courriel des renseignements de nature délicate?

Pourquoi est-ce un problème

  • Il est important de connaître le niveau de confidentialité des renseignements que vous transmettez par courriel. Les renseignements de nature délicate que vous envoyez pourraient être à risque s’ils sont perdus, interceptés ou transmis à la mauvaise personne.

Scénario

Votre collègue dans un autre ministère a demandé un document contenant des informations personnelles incluant une date de naissance et un numéro d’assurance social (NAS). Que dois-je faire?

Mesures possibles (votez pour la meilleure réponse)

  • Option 1 : Vous chiffrez le document à l’aide d’Entrust puis vous le transmettez par courriel.
  • Option 2 : Vous insérez le NAS à la ligne objet du courriel afin d’avertir votre collègue.
  • Option 3 : Vous envoyez le document tel quel.

Explication

  • L’option 1 est la bonne réponse. Un courriel indiquant un NAS est classé « Protégé B » et doit être chiffré lorsqu’il est envoyé à l’extérieur du ministère selon l’Outil de catégorisation de l’information.
  • L'information Protégé B peut être envoyée à l'aide des logiciels Outlook ou Skype à l'intérieur du Ministère. Il faut veiller à ce que le destinataire soit un employé d'EDSC.

Messages clés à retenir

  • Réfléchissez à l’information que vous transmettez, à son niveau de confidentialité et veillez à ce qu’elle soit adéquatement protégée.
  • Vous ne devez indiquer aucun nom, NAS, code d’identification de dossier personnel (CIDP), date de naissance ou toute autre information personnelle dans la ligne objet des courriels.
  • De plus, vous devez vous assurer que le destinataire est autorisé à consulter les renseignements contenus dans le document (principe d’accès sélectif).
  • Lorsque vous transmettez un courriel à l’extérieur du système de courriel d’EDSC, nous ne sommes plus en mesure de gérer la sécurité des renseignements transmis dans le courriel.
  • Le destinataire doit également posséder le logiciel Entrust pour être en mesure d’ouvrir le document.

Pour de plus amples renseignements :