Mesure temporaire pour le stockage et la destruction sécurisée des documents protégés B lors du travail à distance

Le Dirigeant principal de la sécurité (DPS) a approuvé une liste d'armoires verrouillables et de déchiqueteuses commerciales pour le stockage et la destruction appropriée d'informations protégées B à partir d'un lieu de travail à distance ou de télétravail. Afin de réduire le risque de compromettre les informations, il est préférable que l'employé travaille sur l'information protégée B à son bureau. Toutefois, si cette option n'est pas possible et que vous avez des employés qui doivent apporter des copies papier d'informations Protégées B à la maison, comme partie essentielle de leurs fonctions (et qu'il n'y a pas d'autres alternatives), vous devez vous assurer que les mesures ci-dessous soient respectées :

Armoires verrouillables pour le stockage à d'informations Protégées B à distance :

Si les employés disposent déjà d'une armoire verrouillable sur leur lieu de travail à distance/télétravail qui répond aux exigences et qu'ils sont les seuls à y avoir accès, cette armoire peut être utilisée pour stocker les documents.
Si les employés n'ont pas d'armoire verrouillable sur leur lieu de travail à distance/télétravail, les gestionnaires doivent d'abord vérifier s'il existe des armoires verrouillables disponibles au bureau. Vous pouvez également vérifier auprès de votre représentant régional du service de gestion des locaux ou du Service de gestion des biens pour savoir si des armoires sont disponibles dans l'inventaire des surplus.
Si les employés n'ont pas d'armoire verrouillable sur leur lieu de travail à distance/télétravail et qu'aucune n'est disponible au bureau, les gestionnaires peuvent se référer à la liste des armoires verrouillables approuvées afin d'obtenir des exemples de celles dont l'utilisation a été approuvée par le DPS. Si, dans certains cas, les articles ne sont plus disponibles, le gestionnaire peut choisir, à sa discrétion, une autre armoire verrouillable appropriée.
- Il est important que le gestionnaire et l'employé veillent à ce que seules des armoires équipées d'un verrou de fonction soient achetées et que seul l'employé y ait accès sur son lieu de travail à distance/télétravail.
- L'achat doit être effectué par le gestionnaire, en utilisant la procédure habituelle pour l'achat de matériel de bureau dans leur propre centre de coûts (par exemple la carte d'achat du ministère) et faire livrer l'article directement au lieu de travail à distance/télétravail de l'employé.
- Un formulaire de prêt de matériel appartenant au ministère (PDF, 96 Ko) doit également être rempli et signé par le gestionnaire afin de répertorier le type et la description de l'article ; ce formulaire doit être conservé par le gestionnaire.
- Le gestionnaire doit conserver une liste détaillée de tous les dossiers que l'employé retirera de son lieu de travail à des fins d'archivage et de suivi des dossiers officiels.

Déchiqueteuses pour la destruction d'informations protégées B à distance:

Afin de réduire le risque de compromission de l'information, l'approche recommandée pour le déchiquetage des documents Protégé B consiste à prendre des dispositions pour apporter les documents au bureau et les déchiqueter à l'aide de déchiqueteuses approuvées par la GRC (tout en suivant les mesures de distanciation sociale).
Si cela n'est pas possible, les gestionnaires peuvent se référer aux exemples de déchiqueteuses légères approuvées qui peuvent être achetées pour être utilisées par leurs employés sur leur lieu de travail à distance/télétravail. Ces déchiqueteuses ont les spécifications requises pour détruire des informations protégées B et ont été sélectionnées car elles sont proches ou supérieures à la taille recommandée par la GRC pour les paillettes et remplissent toutes les fonctions transversales requises.
- Si l'article choisi est en rupture de stock, un article approprié peut être choisi à condition qu'il réponde aux mêmes spécifications que celles énumérées en termes de spécifications de coupe transversale.
- L'achat doit être effectué par le gestionnaire selon la procédure habituelle pour l'achat de matériel de bureau (par exemple, carte d'achat du ministère) et l'article doit être livré directement au lieu de travail à distance ou de télétravail de l'employé.
- Un formulaire de prêt de matériel appartenant au ministère (PDF, 96 Ko) doit également être rempli et signé par le gestionnaire afin d'enregistrer la marque et le numéro de série de l'article. Ce formulaire doit être conservé par le gestionnaire.
- Les gestionnaires doivent conserver une liste détaillée de tous les dossiers Protégé B que l'employé détruira sur son lieu de travail à distance/télétravail à des fins d'archivage et de suivi.

Les employés et leurs renseignements personnels

Les employés ne sont pas autorisés à envoyer des informations ministérielles protégées à leur adresse électronique personnelle à des fins d'impression.
En tant qu’employé d’EDSC, il est de notre responsabilité de protéger protège les renseignements personnels qui nous ont été confiés, y compris les renseignements personnels des employés. Toutefois, il est possible que les employés souhaitent envoyer leurs propres renseignements personnels (p. ex. lettres d’offre, autorisations de formation, les T4s, talons de paie ou autres documents) à leurs sadresses courriel personnelles, afin d’imprimer ou d’enregistrer ces renseignements. Lorsque ces renseignements leur appartiennent, les employés ont le droit de les envoyer à leurs adresses courriel personnelles, et sont responsables de les protéger comme ils l’entendent.
Veuillez noter que cette exemption ne permet pas aux employés d'accéder au système ministériel pour des raisons autres que celles mentionnées ci-haut, sans autorisation ou besoin de savoir relié au travail - même si l'information qu'ils cherchent à recevoir est leur propre information personnelle.

Pour toute autre question, veuillez contacter votre Bureau régional de la sécurité.