Politique d'EDSC Systèmes de surveillance vidéo de sécurité

La politique sur les Systèmes de surveillance de vidéo de sécurité a reçu l'approbation du Conseil de gestion du portefeuille le 21 janvier 2021 et entre en vigueur le 1^er avril 2021.

Date de révision : Le 1^er avril 2024 ou à la demande du Dirigeant principal de la sécurité (DPS).

La Politique sur les systèmes de vidéosurveillance de sécurité d'EDSC est approuvée par le Dirigeant principal de la sécurité (DPS), qui relève du sous-ministre (SM) pour la mise en œuvre et la gestion efficaces du programme de sécurité au sein du Ministère.

3.1. La présente politique s'applique à tous les employés d'EDSC, y compris Service Canada, le Programme du travail et tous autres secteurs d'activités gérés par EDSC, ainsi qu'à toute personne autorisée à accéder au lieu de travail, quel que soit le type de bureau.

3.2. La présente politique s'applique à tous les emplacements d'EDSC dotés de caméras de vidéosurveillance.

4.1. Les systèmes de vidéosurveillance sont conçus et utilisés pour filmer des scènes qui ne sont diffusées qu'à certains récepteurs à des fins de surveillance et d'évaluation liées à la surveillance de divers établissements.

4.2. Les systèmes de vidéosurveillance ont démontré leur effet dissuasif psychologique aux activités inadéquates et, lorsqu'ils sont reliés à des enregistreurs vidéo, constituent un outil lors des incidents de sécurité (incidents d'accès non autorisé et comportements menaçants inacceptables).

4.3. Les caméras de vidéosurveillance peuvent accroître l'efficacité en élargissant l'angle de vision et, associées à des appareils de détection électronique des intrusions, sont utilisées pour évaluer la nécessité d'une réponse immédiate à une alarme.

La Politique applique la Loi sur la protection des renseignements personnels, la partie 4 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, la Politique sur la sécurité du gouvernementdu CT et tous les instruments législatifs connexes, y compris les lois, les politiques, les normes, les directives et les guides techniques ^{Note de bas de page 1}

Lorsque cela est jugé nécessaire, le DPS se reportera à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Charte canadienne des droits et libertés parallèlement à la présente politique.

• 5.1. Objectif

  5.1.1. Donner une assurance quant à la sécurité des employés/personnes et des biens du Ministère quand un système de surveillance de la sécurité appartenant à EDSC est présent.

  5.1.2. Veiller à ce que l'utilisation par le Ministère de systèmes de vidéosurveillance de sécurité soit conforme aux politiques, normes et lignes directrices en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels ainsi qu'aux lois et règlements pertinents.

  5.1.3. Assurer que tous les gestionnaires et les employés sont informés de la présence du système et, dans la mesure du possible, les gestionnaires doivent désigner un employé ou une personne pour gérer le système et respecter l'intégrité de l'utilisation prévue.

  5.1.4. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, EDSC est tenu d'informer tout employé ou toute personne auprès de qui l'institution recueille des renseignements personnels le concernant des fins auxquelles ils sont destinés.

• 5.2. Résultats attendus

  5.2.1. Appuyer le rôle et le mandat de l'administrateur général.

  5.2.2. Le système installé doit servir de contrôle de sécurité standard, appliqué pour améliorer la sécurité des personnes et pour protéger les locaux et autres biens de valeur du Ministère.

  5.2.3. L'utilisation et l'objectif du système de vidéosurveillance de sécurité (SVS) doivent être conformes aux normes et politiques ministérielles en matière de sécurité ainsi qu'à la législation et aux règlements connexes.

  5.2.4. Le système ne doit pas être utilisé à des fins administratives, notamment pour surveiller ou consigner la performance de l'employé, sa présence au travail ou d'autres questions non liées à la sécurité.

  5.2.5. Toutes les personnes qui pourraient être enregistrées par un SVS doivent être informées de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels conformément à l'article 6.2.9 de la Directive intérimaire sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée du gouvernement du Canada.

6.1. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et conformément à la Politique sur la sécurité du gouvernement. La vidéosurveillance vise une gamme restreinte d'activités si cette surveillance s'accompagne de lignes directrices et d'affiches pertinentes qui garantissent et respectent le plus possible les attentes d'une personne en matière de protection des renseignements personnels.

6.2. La Partie II du Code canadien du travail incombe aux ministères d'assurer la santé et la sécurité des employés au travail ^{Note de bas de page 2}

6.3. L'utilisation de la vidéosurveillance par les institutions gouvernementales peut soulever d'importantes préoccupations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Charte canadienne des droits et libertés.

6.4. Étant donné que les employés et les individus peuvent raisonnablement à s'attendre à ce que les renseignements personnels soient protégés dans certains domaines, toute technologie de surveillance et d'enregistrement vidéo doit être installée d'une manière qui respecte ce droit.

6.5. Aucun équipement de ce genre ne doit être ou ne sera installé dans des endroits où les attentes en matière de protection des renseignements personnels sont plus élevées, comme les toilettes, les salles à manger et les vestiaires.

6.6. De plus, des affiches doivent être installées à des endroits bien visibles pour informer toutes les personnes des zones qui font l'objet d'une surveillance et d'un enregistrement vidéo.

6.7. La grande majorité des données vidéo enregistrées par EDSC sont considérées comme des documents éphémères et peuvent donc être détruites après une période de conservation minimale (60 jours), sauf si elles sont nécessaires pour une période plus longue (par exemple: des preuves, à la suite d'une enquête).

• 7.1. Surveillance et enregistrement manifestes

  7.1.1. Les directeurs et les gestionnaires sont invités à discuter avec les employés de l'objectif de la surveillance et de l'enregistrement vidéo et peuvent consulter le Bureau régional de la sécurité pour obtenir des conseils et une orientation.

  7.1.2. L'enregistrement vidéo ne sera pas utilisé pour surveiller les activités liées au travail et le rendement des employés.

  7.1.3. De plus, les directeurs et les gestionnaires sont encouragés à demander une orientation et des conseils à leur Bureau régional de la sécurité au sujet des systèmes de sécurité qui comprennent la surveillance et l'enregistrement vidéo.

  7.1.4. Tous les directeurs et les gestionnaires doivent consulter le Bureau régional de la sécurité pour l'installation ou le retrait de leur équipement.

  7.1.5. En aucun cas une bande vidéo ou un média ne peut être divulgué à quiconque sans l'autorisation de l'autorité compétente en matière de sécurité, de protection des renseignements personnels et d'accès à l'information, ou tel que requis par la loi. (Voir les Procédures d'utilisation normalisées pour les séquences de surveillance vidéo de sécurité publiées sur la page de la sécurité ministérielle dans iService).

  7.1.6. Toutes les divulgations (demandes ou autres) doivent être examinées et approuvées en vertu des dispositions de la LMEDS et/ou la Loi sur l'accès à l'information de la part du Bureau régional de la sécurité et le Dirigeant principal de la sécurité (DPS) à moins qu'une cour ou un tribunal ne l'ordonne ou que la loi ne l'exige.

  7.1.7. Comme on peut le comprendre, ces questions sont quelque peu délicates et peuvent mener à des demandes d'information au niveau régional. Pour toute question concernant la protection des renseignements personnels et l'accès, veuillez communiquer avec le coordonnateur régional de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP). Pour toute question ou préoccupation concernant l'utilisation de ce système et les demandes de consultation, ou pour obtenir de l'aide technique, communiquez avec le Bureau régional de la sécurité.

8.1. La présente politique est conforme aux exigences énoncées dans la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et la Directive sur la gestion de la sécurité (annexe C, Contrôle de la sécurité matérielle).

8.2. La présente politique satisfait aux recommandations du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en matière de collecte, d'enregistrement et de stockage des renseignements personnels.

8.3. Avoir des affiches appropriées conformes aux exigences du Programme de coordination de l'image de marque (PCIM), affichée en conséquence pour informer les personnes de l'existence du système.

8.4. Un lien vers un site Web doit être inclus sur les affiches pour signaler aux personnes où se trouve l'énoncé de confidentialité rédigé aux fins de l'utilisation du système par le Ministère.

• 9.1. Employés et personnes autorisés

  9.1.1. Conformément aux procédures de sécurité, le système ne doit pas être retiré, déplacé ou desservi sans l'approbation et le consentement du Bureau régional de la sécurité.

  9.1.2. Les employés ou les personnes affectés à la gestion du système doivent effectuer des vérifications régulières de l'équipement et des logiciels pour en assurer l'intégrité et le maintien en mode opérationnel continu tel que programmé à cette fin.

  9.1.3. Signaler immédiatement au gestionnaire tout problème ou toute défaillance du système.

  9.1.4. S'assurer de respecter le principe du besoin de savoir et du besoin d'accès en ce qui concerne l'objet et l'utilisation du système, conformément à la section 5 de la présente politique.

  9.1.5. Élaborer et tenir à jour un registre de surveillance pour consigner les mesures et les problèmes relevés dans le système et le conserver dans un endroit sûr où l'accès est restreint aux seules personnes qui doivent utiliser l'équipement (p. ex. employés autorisés, Bureau régional de la sécurité) et aux personnes autorisées à accéder à ces enregistrements, à les consulter, à les copier ou à les détruire.

• 9.2. Gestionnaires

  9.2.1. S'assurer que les employés et les personnes autorisés reçoivent et mettent à jour la formation adéquate sur la façon d'utiliser, de gérer et d'entretenir le système et envoyer le nom de ces employés au Bureau régional de la sécurité aux fins de tenue de dossiers et de dépannage.

  9.2.2. Veiller à ce que les employés et les personnes autorisés sachent que les enregistrements constituent des renseignements cotés Protégé B et qu'ils connaissent leurs rôles et responsabilités en ce qui concerne la manipulation, l'utilisation et l'entretien du système au niveau désigné.

  9.2.3. Consulter les employés et les personnes autorisés pour s'assurer que des vérifications régulières du système, y compris de l'équipement et des logiciels, sont effectuées pour en assurer l'intégrité et la fonctionnalité.

  9.2.4. S'assurer que toute défaillance ou tout problème détecté dans le système est immédiatement signalé au Bureau régional de la sécurité.

  9.2.5. S'assurer que toutes les demandes reçues de tiers (organismes d'application de la loi, etc.) concernant la consultation et la copie des images saisies dans le système sont signalées au Bureau régional de la sécurité et à l'Unité de l'accès à l'information régionale et de la protection des renseignements personnels avant la consultation ou la diffusion ^{Note de bas de page 3}

  9.2.6. S'assurer que le système et son équipement ne sont pas démontés, relocalisés, remaniés ou retirés sans consultation et autorisation écrite du Bureau régional de la sécurité.

• 9.3 Bureau régional de la sécurité

  9.3.1. S'assurer, lors de l'appel d'offres pour le système, que le ou les techniciens détiennent et maintiennent une cote de sécurité valide.

  9.3.2. S'assurer que les modalités du contrat respectent les exigences en matière de sécurité telles que définies dans la Norme d'aménagement intérieur, Partie E, Sécurité matérielle.

  9.3.3. S'assurer que la période de conservation des images saisies ne dépasse pas 60 jours, sauf si celles-ci sont nécessaires à des enquêtes ou à titre de preuves devant un tribunal.

  9.3.4. S'assurer que lorsque le système est installé et fonctionnel, des essais sont effectués sur tout l'équipement et tous les logiciels afin d'en assurer la fonctionnalité et de vérifier que la conception et l'emplacement appropriés de la ou des caméras sont suffisants pour couvrir les zones sélectionnées aux fins de surveillance.

  9.3.5. Consulter la direction du site et obtenir la confirmation écrite du technicien de l'entreprise que le système fonctionne comme prévu et que les employés autorisés ont reçu la formation pertinente pour gérer le système, son équipement et ses logiciels.

  9.3.6. S'assurer que des affiches pertinentes sont apposées sur les portes d'entrée principales avant qu'un nouveau système ne soit officiellement mis en œuvre ainsi qu'aux endroits où les systèmes sont déjà en opération. S'assurer qu'aucune caméra n'est installée dans les endroits où l'on s'attend à ce que l'on respecte la protection des renseignements personnels (p. ex. toilettes, salles à manger, vestiaires).

  9.3.7. S'assurer que toute demande de consultation de données vidéo est présentée par écrit et respecte les processus et les protocoles établis dans les Lignes directrices opérationnelles. (Remarque : Il est interdit d'accéder à des données vidéo ou de les consulter sans l'autorisation ou le consentement écrit du Bureau régional de la sécurité, et de la Division régionale de la protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information.)

• 10.1. Dirigeant principal de la sécurité

  10.1.1. Le sous-ministre d'EDSC délègue au Dirigeant principal de la sécurité (DPS) les pouvoirs visant l'ensemble du programme de sécurité qui se rapporte à la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG) du Secrétariat du Conseil du Trésor.

  10.1.2. Le DPS est chargé de fournir des conseils, une orientation et une direction en matière de sécurité aux directions générales, aux régions et aux programmes et d'établir des politiques, des directives, des normes, des pratiques exemplaires et des lignes directrices afin d'instaurer un environnement sécuritaire pour les employés, les clients et les visiteurs ainsi que pour la protection des fonds de renseignements, des locaux et d'autres biens de valeur du Ministère.

La surveillance et la vérification de la conformité aux exigences de la présente politique seront effectuées sur une base annuelle, ou plus souvent, pour s'assurer que l'utilisation et l'intégrité de ce contrôle de sécurité maintiennent son objectif et respectent ou dépassent les exigences énoncées dans les politiques, normes, lignes directrices,lois et règlements connexes.

• 12.1. Lois

  • Charte canadienne des droits et libertés
  • Code civil du Québec
  • Code criminel du Canada
  • Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
  • Common law
  • Directive intérimaire sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée
  • Loi sur l'accès à l'information
  • Loi sur la gestion des finances publiques
  • Loi sur la gestion des urgences
  • Loi sur la protection des renseignements personnels
  • Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social
  • Loi sur les Archives nationales du Canada
  • Loi sur les langues officielles
  • Partie II du Code canadien du travail
  • Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail
• 12.2. Politiques, normes et lignes directrices en matière de sécurité

  • Guides de la GRC : G1-024 Contrôle de l'accès / G1-025 – Protection, détection et intervention
  • Manuel des politiques et procédures, EDSC
  • Normes d'aménagement intérieur, EDSC
  • Politique sur la sécurité du gouvernement, SCT

Caméra

désigne tout appareil utilisé pour visualiser ou enregistrer des images lumineuses ou thermiques.

Documents éphémères

comme défini par Bibliothèque et Archives Canada, sont les documents vidéo qui n'ont aucune valeur permanente pour le ministère. Il s'agit de documents qui ne sont requis que pour une période limitée afin d'assurer l'exécution d'une tâche courante ou la préparation d'un document subséquent, mais ne sont pas des documents qui sont requis pour contrôler, appuyer ou documenter la prestation de programmes; exécuter des opérations; prendre des décisions; ou rendre compte des activités du gouvernement.

Dossier

s'entend au sens de l'article 2 de la Loi sur les Archives nationales du Canada et, aux fins de la présente politique, désigne tout document sur lequel des données vidéo sont enregistrées ou marquées et qui peut être lu ou compris par une personne, un système informatique ou un autre dispositif, quel que soit le support ou la forme.

Employé autorisé

un employé d'EDSC qui a reçu une formation et qui est qualifié pour utiliser l'équipement de surveillance vidéo et d'enregistrement utilisé dans un bureau d'EDSC.

Employés

désigne toutes les personnes employées par EDSC, y compris Service Canada et le Programme du travail.

Enregistrement

désigne les données vidéo qui sont ou ont été saisies dans un enregistrement et qui peuvent être visionnées en tout temps après sa création, jusqu'au moment de son élimination.

Enquête

un processus formellement mandaté, orienté sur les faits, demande/examination, afin d'obtenir de l'information/preuves supportant des allégations ou des faits encourus (comportement criminel incluant, sans s'y limiter, aux introductions par effraction, menaces de violence etc.)

Événement/incident de sécurité

s'entend de tout événement qui pourrait raisonnablement mener à la prise de mesures additionnelles par EDSC ou qui pourrait raisonnablement faire l'objet d'une poursuite et qui justifie l'examen des données vidéo. Un événement ou un incident de sécurité peut comprendre, sans s'y limiter, les faits suivants : agression ou entrave d'un employé, altercations entre des membres du public ou impliquant ceux-ci, vol, introduction par effraction, etc.

Fins administratives

l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels définit les « fins administratives » comme la « destination de l'usage de renseignements personnels concernant un individu dans le cadre d'une décision le touchant directement ».

Individu

une personne, autre qu'un employé d'EDSC (commissionnaire, technicien, consultant, visiteur etc.).

Public

désigne les personnes qui entrent dans les locaux d'EDSC dans le but d'aider ou de fournir des services à l'appui des programmes et des prestations d'EDSC pour les Canadiens.

Renseignements personnels

l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels comme des renseignements, soit seuls ou combinés à d'autres informations, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable.

Surveillance

moyen de surveiller ou de saisir électroniquement, et dans le contexte de la présente politique, s'entend d'un écran branché à une ou plusieurs caméras aux fins de visionner ou de superviser les activités d'EDSC en direct ou au moyen d'une aide électronique.

Surveillance et enregistrement manifestes

désigne l'utilisation de caméras et d'appareils d'enregistrement clairement désignés ou visibles dans leur emplacement ou leur utilisation.

Technologie de surveillance et d'enregistrement vidéo

désigne tout dispositif, support d'enregistrement et technologie connexe utilisé, seul ou en tant qu'unité, pour visualiser ou enregistrer des images.