Que voulez-vous faire de cette information?
— Protégé B

Évitez d'utiliser le mode main libre lorsque vous discutez d'informations sensibles ; utilisez des écouteurs ou un casque d'écoute pour éviter une divulgation non autorisée de la discussion.

Veiller à ce que tout travail comprenant la discussion d'informations sensibles au téléphone, soit effectué de manière à empêcher la mention de ces informations à distance d'écoute d'autres personnes et/ou de tout dispositif d'enregistrement d'assistant virtuel (par exemple Siri, Google Home, Amazon Alexa, etc.), car cela pourrait entraîner un incident de sécurité et/ou une éventuelle violation de la vie privée. Il peut s'agir, par exemple, de renseignements personnels tels que des noms, des dates de naissance, des numéros d'assurance sociale, des informations médicales ou financières, des numéros d'entreprise et/ou le numéro d'entreprise d'un employeur ou d'une société, etc.

Utilisez les systèmes de vidéoconférence de manière sécuritaire lorsque vous discutez d'informations sensibles ; utilisez des écouteurs ou un casque d'écoute pour empêcher la divulgation non autorisée de la discussion.

Veiller à ce que tout travail effectué par vidéoconférence, y compris les discussions et/ou l'affichage visuel d'informations sensibles/de biens, soit mené de manière à empêcher la mention de ces informations à distance d'écoute des autres personnes, et/ou de tout dispositif d'enregistrement d'assistant virtuel (par exemple Siri, Google Home, Amazon Alexa, etc.) ainsi que l'affichage visuel de ces informations, car cela pourrait entraîner un incident de sécurité et/ou une éventuelle violation de la vie privée. Il peut s'agir, par exemple, de renseignements personnels tels que des noms, des dates de naissance, des numéros d'assurance sociale, des informations médicales ou financières, des numéros d'entreprise et/ou le numéro d'entreprise d'un employeur ou d'une société, etc.

Coin supérieur droit de chaque page.

À l'interne

L'information Protégé B peut être envoyée à l'aide des logiciels Outlook ou Skype à l'intérieur du Ministère. Il faut veiller à ce que le destinataire soit un employé d'EDSC.

À l'externe

Il faut se servir du logiciel Entrust pour chiffrer les courriels qui contiennent des renseignements Protégé B et qui sont envoyés sans passer par le pare-feu du Ministère. Le destinataire du courriel doit également utiliser le logiciel Entrust pour déchiffrer le courriel reçu.

Comment envoyer un courriel chiffré

Il faut se servir du logiciel Entrust pour chiffrer les courriels et les fichiers envoyés à l'interne et à d'autres ministères ou organismes fédéraux. Le destinataire des renseignements chiffrés doit figurer dans votre carnet d'adresses Outlook du gouvernement du Canada.

Instructions pour l'envoi d'un courriel chiffré

Ouvrez une session dans Entrust

1. Dans la barre d'état du système (de la barre d'outils), cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône ESP et choisissez l'option d'ouverture d'une session.
2. cliquez sur Parcourir (Browse).
3. Allez à votre lecteur F et ouvrez le répertoire maCLÉ-myKEY.
4. Cliquez afin de mettre en surbrillance le seul fichier du répertoire (nom d'utilisateur.epf).
5. Cliquez sur Ouvrir. Le système inscrira le nom dans le champ approprié à l'intérieur de l'encadré « Entrust Entelligence Security Provider ».
6. Entrez votre mot de passe maCLÉ (le même que celui que vous utilisez pour accéder aux applications Web de la rémunération) et cliquez sur OK. Le processus d'authentification sera achevé.

Par courrier

Par courrier Au Canada

Courrier interne (Courrier d'EDSC dans les bureaux locaux d'EDSC):

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité.

Au client (informations personnelles):

Une enveloppe scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Peut être envoyé par courrier ordinaire.

À travers le Canada – Régions d'EDSC et autres intervenants (ministères / organismes fédéraux, gouvernements provinciaux ou secteurs privés sous-traitants retenus par le ministère):

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité. Peut être envoyé par courrier ordinaire.

Par courrier À l'étranger:

Au client (informations personnelles) :

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) correctement adressée et marquages de sécurité sur l'enveloppe intérieure. Peut être envoyé par courrier ordinaire.

Autres intervenants (ministères / organismes fédéraux, gouvernements provinciaux ou secteurs privés tiers sous-traités par le ministère) :

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec… nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité. Envoie par poste prioritaire, Xpresspost ou service de messager est requise car une demande de signature à la livraison est requise.

La Connexion postel est une plateforme de livraison numérique sécurisée qui facilite l'envoi et la réception de messages et de documents sensibles à un ou plusieurs destinataires. Elle permet une collaboration transparente et sécurisée avec un ou plusieurs clients, collaborateurs, partenaires et fournisseurs par le biais d'une plate-forme commune.

Comme solution de rechange à l'envoi de renseignements Protégé B à l'extérieur (hors du ministère), lorsque le chiffrement n'est pas possible, Connexion postel est une solution logicielle approuvée par le ministère qui permet d'envoyer des renseignements Protégé B au Canada en utilisant un algorithme de chiffrement approuvé qui offre une option sûre et sécuritaire pour partager des renseignements protégés. Les données sont également stockées sur un serveur sécurisé de Postes Canada résidant au Canada.

L'utilisation des services de Connexion postel nécessite une convention de service entre votre secteur d'activité et Postes Canada. Veuillez noter que l'utilisation de ce logiciel a un coût, comme les licences et les frais de stockage des données.

Contactez la Sécurité ministérielle pour obtenir les coordonnées de Postes Canada.

Il faut utiliser un télécopieur protégé. Les dispositifs suivants sont autorisés.

Admiral avec fax normal

Consignes d'utilisation pour les appareils Certifax/Admiral

Quel type de document doit être envoyé par télécopie SÉCURISÉE?: Les documents protégés « A » et « B ».

Cette procédure s'applique à L'ENSEMBLE des emplacements de Service Canada qui utilisent un dispositif de chiffrement Admiral ou Certifax. Les appareils de chiffrement MOBIUS ne sont plus approuvés pour l'envoie sécurisé d'information par télécopie et ne seront dorénavant plus disponible. Si vous avez un appareil de chiffrement MOBIUS dans votre bureau, prière de contacter votre Agent de Sécurité Régional (ASR) ou les soussignés pour de plus amples instructions.

Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter le « Outil de catégorisation de l’information ».

Domaines:

*00

= Domaine en Clair

*01 (Default)

= Service Canada Sécurisé (ESDC-EDSC)

*02

= Service Canada / Agence du Revenu du Canada Sécurisé (CRA-ARC)

Télécopies non-chiffrées (clair)

Pour envoyer une télécopie non chiffré (CLAIR), vous n'avez qu'à introduire au clavier le numéro du télécopieur de destination, introduire *00 (domaine « CLEAR ») au clavier après le numéro de télécopie et appuyer sur « Départ/envoi ». La fenêtre à écran ACL de l'appareil CERTIFAX/ADMIRAL affichera «Envoi en clair au Télécopieur».

Télécopies chiffrés (sécurisées) dans l'ensemble de Service Canada (ESDC-EDSC)

Le domaine sécurisé de tous les appareils en fonction sur le réseau de Service Canada est le mode de fonctionnement par défaut. Pour envoyer une télécopie SÉCURISÉE à un emplacement de Service Canada, veuillez introduire au clavier le numéro du télécopieur de destination et appuyer sur « Départ/envoi ».

La fenêtre à écran ACL de l'appareil CERTIFAX/ADMIRAL changera de « Sélection Envoi Domaine » à «État : Transmission ». Après environ 20 secondes, la fenêtre à écran ACL changera à «Envoi Protégé au Télécopieur» pour préciser que les données chiffrées sont transférées.

Quand vous recevez une télécopie SÉCURISÉE, la fenêtre à écran ACL affichera « Récept Protégé au Télécopieur» pour préciser que les données chiffrées sont reçues en toute sécurité. Vous remarquerez également une ligne supplémentaire dans la partie supérieure de la télécopie sécurisée, c.à.d. « Facsimile Secured by ADMIRAL or CERTIFAX. From Unit {nom de l'unité}. On Domain SDC-DSC. {date et heure}».

Il s'agit de votre confirmation de réception en toute sécurité.

Télécopies chiffrés (sécurisées) dans l'ensemble de Service Canada (ESDC-EDSC)

Pour envoyer une télécopie SÉCURISÉE à un bureau de l'ARC, veuillez introduire au clavier le numéro du télécopieur de destination suivi du *02 (domaine CRA-ARC), et appuyer sur « Départ/envoi ».

La fenêtre à écran ACL de l'appareil CERTIFAX/ADMIRAL changera de «Sélection Envoi Dom» à «État : transmission ». Après environ 20 secondes, la fenêtre à écran ACL changera à «Envoi Protégé au Télécopieur» pour préciser que les données chiffrées sont transférées.

Quand vous recevez une télécopie SÉCURISÉE, la fenêtre à écran ACL affichera «Récept Protégé au Télécopieur» pour préciser que les données chiffrées sont reçues en toute sécurité. Vous remarquerez également une ligne supplémentaire dans la partie supérieure de la télécopie sécurisée, c.à.d. « Facsimile Secured by ADMIRAL or CERTIFAX. From Unit {nom de l'unité}. On Domain SDC-DSC. {date et heure}».

Il s'agit de votre confirmation de réception en toute sécurité.

Veuillez signaler tout problème aux officiers de la sécurité des communications COMSEC par téléphone au 819-654-4697 ou par courriel à nancy.courtemanche@servicecanada.gc.ca

Téléphone Viper, téléphone sécurisé STE, terminal Sectera BDI ou terminal Omni Secure utilisé avec un télécopieur protégé Ricoh (équipement COMSEC)

Transport Au Canada

Transport en mains propres à l'intérieur du Ministère

Dans les zones réglementées (Zone opérationnelle, sécurisée, très sécurisée) :

Les renseignements Protégé B doivent être transportés dans une filière bleu Protégé B et dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité. Un porte-documents commercial, un sac à dos approuvé, un sac approuvé (avec Arcolock-7) ou un porte-documents de sécurité peut être utilisé à la place d'une enveloppe. Ces contenants de transport doivent être muni d’un étiquette d’identification fourni par le département.

Dans

Dans

Ou

Ou

Ou

Transport Au Canada

Transport en mains propres à l'intérieur du Ministère

À l'extérieur des zones d'accès restreint (Zone de réception ou zone publique) :

Les renseignements Protégé B doivent être transportés dans une filière bleu Protégé B, dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité, et avec une adresse de retour. Au lieu d'une enveloppe, on peut utiliser un porte-documents commercial, un sac à dos approuvé, des sacs approuvés (avec Arcolock-7) ou un porte documents de sécurité. Ces contenants de transport doivent être muni d’un étiquette d’identification fourni par le département.

Note : Pour le transport de plusieurs documents, il est fortement recommandé que l’employé complète un inventaire des informations qui sont transportés et remettre une copie à son gestionnaire.

Dans

Dans

Ou

Ou

Ou

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Transport Au Canada

Transport à l'extérieur du Ministère – Au Canada

Les renseignements Protégé B doivent être transportés dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité. Tout employé qui doit transporter des renseignements Protégé B (sur support papier ou électronique) à l'extérieur de l'immeuble où il travaille doit utiliser un sac à dos approuvé, des sacs approuvés (avec Arcolock-7) ou un porte-documents de sécurité. Ces contenants de transport doivent être muni d’un étiquette d’identification fourni par le département.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Protégé B dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Dans

Ou

Ou

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Transport À l'étranger:

Transport à l'extérieur du Ministère - À l'extérieur du Canada

Les renseignements Protégé B doivent être transportés dans une enveloppe scellée dûment adressée, sans marquage de sécurité (sauf si une Évaluation des risques et menaces (EMR) rend nécessaire l'utilisation d'une enveloppe double scellée). Il faut utiliser un porte documents de sécurité et il doit être muni d’un étiquette d’identification fourni par le département.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Protégé B dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Ou

Dans

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Stockage électronique

Copie électronique : L'information électronique Protégé B peut être stockée sur le lecteur réseau ou sur un dispositif de stockage USB chiffré approuvé par le Ministère, et elle doit être conservée dans une armoire de sécurité approuvée. L'information électronique ne peut être stockée sur le disque dur d'un ordinateur portatif.

Remarque : L'information doit être transportée, transmise et stockée de la même manière que l'information sur papier, en fonction de son niveau de sensibilité. Les armoires et les contenants suivants sont approuvés.

Serrures avec clé

Cadenas Abloy ou S&G

Serrure intégrée

Coffre-fort

Deux ou quatre tiroirs

Armoire métallique de sûreté

Les renseignements Protégé B doivent être insérés dans un dossier bleu, être correctement étiquetés et être rangés dans une armoire verrouillée ou dans une salle de rangement ouverte à l'intérieur d'une zone de travail (voir la définition ci‑après), c'est‑à‑dire une aire de travail où les travailleurs ont tous besoin d'avoir accès à l'information et où les visiteurs sont escortés comme il se doit.

Les mesures de protection adéquates de l'entreposage dans une zone de travail de niveau Protégé B seront fonction des modalités de surveillance et d'intervention associées à l'environnement ainsi que de la difficulté pour une partie adverse d'accéder aux documents. Les meubles de bureau commerciaux verrouillables et les serrures de porte commerciales standard ainsi que les rayonnages mobiles conviennent à cet usage; par contre, des conditions s'appliquent dans le cas des rayonnages (mobiles) acquis en vrac.

Veuillez noter que de nombreux postes de travail commerciaux sont vendus avec des serrures à pêne battant offrant un degré de sécurité peu élevé, dont les clés sont similaires ou identiques d'une serrure à l'autre. Dans un bureau à aires ouvertes, cela pourrait donner à certains employés l'accès aux bureaux ou aux conteneurs des autres employés. Au fil de leurs déplacements d'un endroit à un autre, les gens tendent à se procurer des clés et à les conserver, ce qui peut créer des risques d'accès inapproprié. Il faut veiller à ce que ce genre de situation ne se produise pas dans l'espace de travail.

Copie électronique:

Les copies électroniques doivent être stockées sur le réseau ministériel ou sur un dispositif de stockage USB approuvé et fourni par le Ministère, que l'on conservera dans un classeur verrouillé.

Définition:

Une zone de travail est une zone où l'accès est limité au personnel et à des visiteurs escortés comme il se doit. On peut penser par exemple à un espace de bureau ouvert type.

Dossier

Serrure avec clé

Cadenas Abloy ou S&G

Serrure intégrée

Coffre-fort

Deux ou quatre tiroirs

Armoire métallique de sûreté

Rayonnages (mobiles) haute densité

Les rayonnages mobiles commerciaux spécialement modifiés, dotés de composants additionnels pour chaque ensemble de chariot (verrou, cadenas, astragales latérales, astragale supérieure perforée et plaques d'appui), sont approuvés pour le stockage d'information Protégé B s'ils sont sécurisés au moyen d'un cadenas SEG ou d'un cadenas commercial conforme à la norme ASTM F883-04 dans une zone de travail. Il est à noter que, conformément aux exigences en matière de sécurité-incendie, il faut laisser une séparation d'au moins 100 mm entre les sections des rayonnages mobiles lorsqu'ils sont fermés. Dans le cadre de son rôle de surveillance, le Dirigeant principal de la sécurité doit évaluer les mesures de sécurité mises en place pour s'assurer qu'elles satisfont aux exigences de base en matière de sécurité, et il doit approuver ces mesures de sécurité.

Remarque : Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec votre bureau régional de la sécurité.

Préparation et traitement : Dans une zone de réception (endroit où la transition d'une zone publique à une zone à accès restreint est délimitée et contrôlée).

Il incombe à chaque employé d'EDSC d'assurer la sécurité de l'information ministérielle. Par conséquent, les employés doivent utiliser la fonction d'impression protégée (impression à l'aide d'un NIP) pour imprimer des documents protégés. Lorsque vous sélectionnez cette fonction à partir de votre ordinateur, le document ne commence à s'imprimer que lorsque vous entrez un mot de passe (NIP) sur l'imprimante, ce qui empêche les autres de voir le document.

Conseil pratique pour l'utilisation de l'impression protégée : si vous avez plusieurs documents à imprimer et vous que ne pouvez pas vous rendre à l'imprimante immédiatement, la fonction d'impression protégée vous permet de les envoyer à l'impression tous en même temps. Ceux-ci resteront en attente d'impression, un à la suite de l'autre, dans l'ordre d'envoi, jusqu'à vous aurez entré votre mot de passe. Vous n'aurez qu'à entrer votre mot de passe qu'une seule fois et tous les documents en attente s'imprimeront. Noter que les documents restés en suspend d'impression sont supprimés automatiquement, à la fin de chaque jour, ce que fait en sorte que vous n'aurez pas à vous soucier que les informations soient compromises.

Ces modalités de sécurité et de protection de l'information ministérielle s'appliquent également lors de la numérisation des documents. Les employés doivent numériser les documents protégés et les transmettre par courriel tout en se conformant aux politiques et aux directives applicables.

La déclassification est la décision, consignée par écrit, de l'auteur de l'information classifiée ou protégée, ou d'un agent autorisé par le sous‑ministre, d'enlever la catégorisation du document. Noircir toute l'information sensible qui pourrait identifier une personne ou avoir un impact sur le département si nécessaire.

Le déclassement est la décision, consignée par écrit, de l'auteur de l'information classifiée ou protégée, ou d'un agent autorisé par le sous‑ministre, de réduire le niveau de catégorisation du document.

Déclassement au niveau protégé A ou non classifié : Noircir toute l'information qui se qualifie au niveau protégé B et pour l'information restante, noircir selon les critères du niveau plus bas.

L'information doit être identifiée comme étant protégée uniquement pour la période où cette protection est nécessaire. Après cette période, l'auteur ou l'agent autorisé doit procéder à sa déclassification ou à son déclassement, la désigner de façon appropriée et informer toutes les personnes concernées à propos de cette mesure et de la date de son entrée en vigueur. Dans la mesure du possible, les auteurs doivent fournir, au moment où l'information est créée ou recueillie, une date ou un événement précis qui donnera lieu à la déclassification ou au déclassement du document.

Au minimum, une date d'expiration automatique au bout de 10 ans devrait s'appliquer pour la catégorisation de la plupart des renseignements; toutefois, cette disposition d'expiration automatique ne devrait pas s'appliquer à l'information cotée Très secret ni à l'information particulièrement délicate de niveau Protégé B (comme les dossiers médicaux) ou extrêmement délicate de niveau Protégé C (p. ex. des renseignements relatifs à la protection d'un témoin).

Normes de la GRC en matière de déchiquetage de sécurité (comparaison par rapport à un trombone de 2 pouces).

Supports de TI

Supports optiques : CD, DVD, disques Blu-Ray:

Mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Disques à circuits intégrés et clés USB

Mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Téléphones intelligents et tablettes

Mettre l'appareil entier ou l'élément de stockage en pièces de moins de 40 mm² (1/4 po x 1/4 po).

Établissements et services de destruction

La direction des Opérations techniques de la GRC a un guide de destruction, qui est une liste complète et complètement révisée du choix des équipements et des services de destruction. Veuillez contacter votre bureau régional de la sécurité pour obtenir des conseils et des détails étant donné que vous devez contacter Services publics et Approvisionnement Canada pour les contrats de service de destruction ou l'achat d'équipement.