Processus d’étiquetage d’identification des porte-documents sécurisés d’EDSC

Sécurité ministérielle

Juillet 2017

Contexte

Emploi et Développement social Canada (EDSC) procure un nombre important de porte-documents sécurisés pour être utilisés par les employés lors du transport d’information protégée et classifiée et les biens matériels du ministère.

Les porte-documents sécurisés ne sont pas dotés d'un dispositif de localisation afin de retourner le porte-document au propriétaire/gestionnaire dans le cas où il est égaré, perdu ou volé. Cela pourrait présenter un risque que l’information sensible à l’intérieur du porte-documents soit divulguée à des personnes non autorisées.

Objet

Le Processus d’étiquetage d’identification des porte-documents sécurisés vise à :

• Veiller à ce que tous les porte-documents sécurisés approuvés par la GRC existants et nouvellement acquis soient inventoriés et étiquetés avec le numéro de téléphone et l’adresse courriel du Bureau régional de sécurité (BRS) concerné
• Garder la mise à jour d’un inventaire de tous les porte-documents sécurisés approuvés par la GRC d’EDSC
• Permettre à la personne qui a trouvé le porte-document sécurisé approuvé par la GRC puisse contacter via courriel ou par téléphone le Bureau régional de sécurité (BRS) concerné
• Établir une procédure que les Bureaux régionaux de sécurité puissent assurer le retour des porte-documents sécurisés à leur propriétaire/gestionnaire

Portée

Le Processus couvre l'ensemble des porte-documents sécurisés approuvés et sanctionnés par la GRC qu’EDSC utilise pour le transport de l’information protégée et classifiée et les biens matériels du ministère.

Rôles et responsabilités

• L’agent de sécurité ministérielle est responsable de la mise en oeuvre du Processus d’étiquetages d’identification des porte-documents sécurisés d’EDSC approuvés par la GRC.
• La Sécurité ministérielle est responsable de :
  • Tenir à jour un inventaire ministériel de tous les porte-documents sécurisés d’EDSC approuvés par la GRC
  • Tenir à jour les documents relatifs au Processus
  • Fournir un soutien aux BRS dans la mise en oeuvre du Processus
  • Coordonner la commande des étiquettes de porte-documents sécurisé et l'approvisionnement des régions selon les besoins
• Les Bureaux régionaux de la sécurité sont responsables de :
  • Tenir à jour un inventaire des porte-documents sécurisés approuvés par la GRC dans leur région en effectuant la mise à jour dans SharePoint à chaque changement (Lien). S.V.P. prendre note la sécurité ministérielle (RCN) aura accès en tout temps à cet inventaire
  • Veiller à ce que tous les porte-documents sécurisés dans leur région soient étiquetés (Veuillez noter que dans certaines régions, les achats de porte-documents sécurisés approuvés par la GRC sont effectués par les gestionnaires)
  • Déclarer la perte d'un porte-documents sécurisé dans l'outil de suivi des incidents de sécurité et inscrire le numéro d’étiquette d’identification (identifiant unique) du porte-documents
  • Aviser le propriétaire/gestionnaire du porte-documents sécurisé que celui-ci a été retrouvé et aider à coordonner son retour
• Les gestionnaires sont responsable de :
  • Acheter et veiller à ce que les porte-documents sécurisés approuvés par la GRC soient utilisés pour le transport d’information protégée et classifiée et les biens matériels du ministère (Veuillez noter que dans certaines régions, les achats de porte-documents sécurisés approuvés par la GRC sont effectués par les BRS)
  • Contacter le BRS dès la réception d’un nouveau porte-documents sécurisé approuvé par la GRC, afin de demander une étiquette avec un identificateur unique (étiquette d’identification)
  • Apposer l'étiquette au porte-documents et envoyer un courriel au BRS pour confirmer que le porte-documents sécurisé a bien été étiqueté
  • Fournir au BRS les informations requises pour l’inventaire

Inventaire des porte-documents sécurisés (Annexe A)

• L'inventaire régional des porte-documents sécurisés approuvé par la GRC sera tenu à jour par les BRS dans SharePoint pour que la sécurité ministérielle aille accès
• La liste d’inventaire des porte-documents sécurisés contient :
  • Les coordonnées inscrites sur l'étiquette du porte-documents (BRS)
  • Un identifiant unique (étiquette d’identification) pour le porte-documents (ce numéro figure également sur l'étiquette)
  • Le nom du propriétaire/gestionnaire du porte-documents (nom, région, adresse courriel et numéro de téléphone). Dans les bureaux où le porte-documents peut être utilisé par plusieurs personnes, le nom et les coordonnées du gestionnaire du bureau seront inscrits

Étiquettes d’identification des porte-documents

• Fait de plastique résistant aux intempéries
• Les renseignements inscrits sur l’étiquette incluent :
  • Si trouvé, s'il vous plaît contacter le BRS immédiatement
  • L’identifiant unique tiré de la liste d’inventaire
  • Les coordonnées du BRS
    • BRS et région (aucun nom)
    • Numéro de téléphone et adresse

Tableau d’inventaire des porte-documents sécurisés approuvés par la GRC

Coordonnées inscrites sur l’étiquette d’enregistrement

Bureau régional de la sécurité ________ Région

(Adresse courriel et nom du BRS, Numéro de téléphone)