Boîte à outils pour les comités/représentants SST

Chaque comité de santé et de sécurité au travail est tenu de se réunir au moins 9 fois par année à intervalles réguliers, pendant les heures normales de travail. Si les circonstances exigent des réunions supplémentaires, celles-ci peuvent se tenir selon les besoins.

Les réunions devraient être tenues virtuellement. Si vous travaillez à distance, vous ne devriez pas vous présenter au travail pour des réunions du comité. Si elles doivent être tenues en personne, les mesures de distanciation physique et les limites de capacité sur le lieu de travail doivent être respectées.

• Conseils pratiques pour les réunions durant la pandémie

  • Les réunions pourraient :

    • être de plus courte durée
    • se consacrer davantage aux questions liées à la pandémie (par exemple, un comité pourrait examiner les actualisations liées à la pandémie depuis sa dernière réunion [courriels, modifications au Guide, rapports de blessures, rapports d'inspection, etc.])
• Conseils pratiques généraux pour les réunions

  • Tenez compte des jours fériés et des périodes de vacances annuelles afin de maximiser l’assiduité.
  • Tenez compte des horaires de travail des employés, comme le travail par rotation et les horaires à temps partiel.
  • Essayez de planifier vos réunions à la même période et à la même heure chaque mois afin d’établir une routine à laquelle tous pourront faire partie.
  • Prévoyez de 5 à 10 minutes de plus à chaque réunion pour souhaiter la bienvenue à vos membres et permettre une discussion conviviale entre eux.
  • Votre première réunion annuelle est le moment idéal pour établir le calendrier des inspections mensuelles du lieu de travail (date et équipe d'inspection) pour l'année.
  • Conviez des invités spéciaux à faire des présentations sur des sujets brûlants ou des particularités de votre région. Inscrivez à votre ordre du jour de courtes séances de formation et de sensibilisation, comme le maintien d'une bonne santé mentale.
  • Invitez régulièrement votre CRSST à participer à vos réunions, en tant qu’orateur spécial, afin de mettre à profit son expérience et de répondre à vos questions.

L'inspection mensuelle des lieux de travail est une obligation législative en vertu du Code canadien du travail, partie II.

Les membres du comité ou les représentants travaillant à distance n'ont pas à se présenter sur le lieu de travail physique pour effectuer les inspections. En revanche, les employés travaillant sur le lieu de travail physique peuvent effectuer les inspections mensuelles. Cela peut nécessiter la formation d'autres employés, qui ne sont pas membres du comité ou des représentants, afin qu’ils puissent effectuer l’inspection du lieu de travail. La formation sur l’inspection du lieu de travail est accessible sur Saba.

Il est important de rester en contact avec votre lieu de travail pour être au courant des risques potentiels au travail, pour savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas (par exemple, du point de vue des biens immobiliers), et pour vous assurer que des mesures préventives en place sont efficaces et sont respectées.

En plus des inspections mensuelles, des contrôles rapides plus fréquents du lieu de travail doivent être effectués à l'aide de la liste de contrôle Lieu de travail en un coup d'œil. Cette liste de contrôle est utile pour surveiller les mesures spécifiques qui ont été mises en place sur le lieu de travail physique dans le cadre de la pandémie.

Pour les lieux de travail plus grands, des vérifications rapides peuvent devoir être effectuées quotidiennement ou hebdomadairement par les personnes qui continuent à travailler sur le lieu de travail physique.

Consultez les inspections du lieu de travail pour plus d'informations.

S'il est établi qu'un incident ou un accident est lié au travail, il doit faire l'objet d'une enquête, quel que soit le lieu où il s'est produit. Voir la FAQ : Le lieu de travail à distance pour plus d’information.

Les enquêtes doivent se poursuivre en utilisant le Guide d'enquête, de consignation, et d'établissement de rapports sur les situations comportant des risques.

Au cours d'une enquête, le rôle du comité ou du représentant est de collaborer avec le gestionnaire pour :

• Aider à identifier les facteurs susceptibles d’avoir contribué à l'incident ;
• Faire des recommandations pouvant prévenir d'autres incidents ou problèmes de se reproduire ; et
• consigner ces facteurs et ces recommandations dans des rapports d'enquête.

Toutefois, ces enquêtes doivent être menées conformément aux procédures du ministère et n'autoriseraient généralement pas l'accès physique au lieu de travail hors du contrôle d'EDSC, par exemple au domicile d'un employé. La communication avec les employés à distance et les enquêtes impliquant des employés à distance doivent être menées virtuellement. Dans le cadre de toute enquête virtuelle, demander des photos de la scène peut être utile pour déterminer la ou les causes de l'incident.

La consignation et la production de rapports demeurent des fonctions importantes pour les comités et les représentants. Les procès-verbaux des réunions, les comptes rendus des consultations, les dossiers d'inspection et les rapports d'enquête doivent être conservés conformément aux procédures établies en matière de santé et de sécurité au travail.

Dans le cadre de cette consignation, il est important que vous signaliez et fassiez les suivis des enjeux et des lacunes, ainsi que des recommandations du comité pour s'assurer que ces problèmes et lacunes sont traités.

De plus, ces enjeux, ces lacunes et ces recommandations doivent être reflétés dans le rapport annuel de votre comité (LAB1058). Ce rapport devrait inclure des informations sur toutes les consultations, les initiatives ou les activités particulières relatives à la pandémie.

Les autres exigences en matière de déclarations pour les comités et les représentants demeurent les mêmes, y compris la participation à la réalisation de rapports d’enquête sur les situations comportant des risques (LAB1070).

L'information provenant de ces rapports devrait être ajoutée au Rapport annuel de l'employeur concernant les situations comportant des risques.

Si les employés reviennent sur le lieu de travail physique, les comités et les représentants ont certaines responsabilités pour assurer la santé et la sécurité sur le lieu de travail, dont :

• Assurer la liaison avec les responsables de site pour confirmer que les éléments de base de l’immeuble ont été traités et sont prêts à soutenir un retour graduel à une occupation plus élevée.

• Participer aux discussions concernant les prévisions d’occupation, y compris l’accès à l’immeuble, avec les responsables de site, les facilitateurs, la gestion, les responsables des biens immobiliers. Ce qui peut inclure :

  • Réviser des exemples de plans d’étage (fournis par les représentants régionaux des biens immobiliers), afin d’indiquer les postes de travail disponibles qui respectent la distanciation physique, de proposer des modèles de circulation et suggérer des emplacements pour la signalisation et les marquages au sol.
  • S’assurer que des procédures d’urgence sont en place et qu’il y a une couverture suffisante de préposés de sécurité d’étage et de secouristes.
• Participer à la mise en œuvre de contrôles visant à réduire les risques liés à l’exposition à la COVID-19, tels que des mesures de distanciation physique et la mise en place de la signalisation et des marquages au sol.
• Communiquer régulièrement avec les responsables de site.

• Formation relative à l'inspection du lieu de travail, sur Saba.
• Formation en santé et sécurité au travail pour les comités et les représentants, sur Saba.