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Quoi faire des langues officielles lors des réunions ?

Nous avons tous différentes responsabilités professionnelles desquelles découlent une vaste gamme d’obligations, que ce soit envers la gestion ou nos collègues de travail. Une de celles-ci est l’obligation en matière de langues officielles lors de la tenue de réunions. Mais qu’est-ce que cela implique ?

Certains facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer si une réunion doit être tenue de façon bilingue ou unilingue. Il est important de se souvenir que tous les participants à la réunion ont le droit à la même qualité d’information. Pour ce faire, on peut se demander trois choses :

• Où sommes-nous situés (région désignée bilingue ou région unilingue) ?
• Qui participe à la réunion ?
• Quelle est la langue de préférence des participants ?

En résumé :

La réunion doit être bilingue lorsque :

• Les participants travaillent au sein d’une région bilingue et leur langue de préférence diffère ;
• Les participants travaillent dans différentes régions unilingues où la langue de travail diffère.

La réunion peut être unilingue lorsque :

• Les participants sont tous de la même région unilingue ;
• La langue de préférence de tous les participants est connue et qu’elle est la même.

En tant que président(e) de la réunion, vous devez vous assurer que les participants ont l’option de communiquer dans la langue officielle de leur choix. De cette façon, les employés sont plus disposés à participer, à parler avec plus d’aisance et à se sentir respectés.

Pour ce faire, voici quelques conseils :

• Envoyez une invitation bilingue (*Voir ci-dessous la section portant sur les « traductions officielles » pour les réunions virtuelles) ;
• Invitez les participants à indiquer leur langue de préférence par le bouton ‘vote’ lors de l’envoi de l’invitation.
• Transmettez tous les documents simultanément (avant, pendant, après) en français et en anglais ;
• Débutez la réunion en souhaitant la bienvenue aux participants dans les deux langues officielles et mentionnez que les participants sont libres d’utiliser la langue officielle de leur choix. Répétez les propos des participants dans la seconde langue officielle afin que tous les participants aient la même information.

Notes : Il est important de noter que l’invitation Teams créée par Outlook apparaîtra dans la langue que vous avez choisie pour cette interface. Il est toutefois important de s’assurer que l’invitation soit bilingue. L’animateur de la réunion doit donc traduire de façon manuelle la formulation et s’assurer que l’hyperlien soit accessible dans les deux langues (en copiant et en collant l’hyperlien).

Voici les traductions officielles :

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La Direction générale des services des ressources humaines travaille à simplifier et standardiser certaines actions de dotation !

Afin de mieux appuyer les gestionnaires de l’organisation pendant la pandémie, la Direction générale des services des ressources humaines (DGSRH) a étudié et s’est engagée à automatiser les transactions administratives pour des actions de dotation simples, répétitives et à haut volume (p.ex., les emplois occasionnels, mutations à l’intérieur de l’organisation, embauches d’étudiants et de travailleurs à temps partiel).

En raison de cette nouvelle orientation, certaines lettres d’offres auront bientôt une nouvelle apparence :

• Simplification de l’information incluse dans la lettre d’offre (certaines sections seront maintenant en annexe).
• Standardisation du bloc de signature : tous les titres présentement utilisés seront remplacés par gestionnaire subdélégué.

Pour plus d’informations sur ces changements, les gestionnaires peuvent soumettre une demande de renseignements généraux en RH du Centre de services en ressources humaines.

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Bulletin d’information des relations de travail sur le rendement insatisfaisant

La gestion du rendement, même dans des circonstances habituelles, peut s’avérer un exercice ardu. Une communication continue, la reconnaissance, l’amélioration du rendement ou la gestion des talents sont des facteurs clés pour un processus de gestion du rendement efficace et significatif. Le cycle de gestion du rendement pour l’année 2020-2021, avec les circonstances entourant la pandémie de COVID-19, pourrait apporter des défis supplémentaires à considérer.

Afin de soutenir les gestionnaires de façon efficace, la mise à jour des relations de travail (bulletin) sur le rendement insatisfaisant explique les facteurs à prendre en considération lors de l’évaluation des problèmes de rendement. Il traite également de la façon d’aligner l’examen du rendement des employés dans leur poste d’attache ou dans d’autres fonctions qui leur auraient été assignées, et les étapes à prendre en cas de rendement insatisfaisant.

Les gestionnaires sont invités à communiquer avec un membre du Réseau des coordonnateurs de la gestion du rendement et des talents des directions générales et des régions pour obtenir des conseils et du soutien concernant le cycle de gestion du rendement.

Pour recevoir de l’appui relatif à la gestion du rendement insatisfaisant, les gestionnaires sont invités à communiquer avec les relations de travail par l’entremise du Centre de services en ressources humaines.

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Dîner-causerie à venir : Gérer le rendement insatisfaisant en contexte de COVID-19

Joignez-vous aux relations de travail pour la prochaine occasion de dîner-causerie sur la gestion du rendement insatisfaisant en période de COVID-19. Les employés qui ont des responsabilités de gestion et/ou de supervision, sont invités à s’inscrire et participer aux discussions portant sur :

• les facteurs pouvant avoir influencé le rendement des employés pendant la COVID-19 ;
• les étapes à suivre pour gérer le rendement insatisfaisant.

Vous aurez l’occasion d’apprendre d’un professionnel expérimenté en relations de travail, de participer à des mini-scénarios pour approfondir vos connaissances et, d’échanger sur vos expériences avec d’autres gestionnaires qui peuvent avoir les mêmes questions.

Notamment, les questions abordées comprennent :

• Qu’est-ce qu’un rendement insatisfaisant ?
• Comment doit-on se préparer à une discussion avec un employé dont le rendement est insatisfaisant?
• À quel moment doit-on établir un plan d’amélioration du rendement ?
• Quoi faire si mon employé est toujours en période de stage ?

Les relations de travail sont là pour répondre à ces questions et plus encore.

Les sessions des dîners-causeries auront lieu du 30 mars au 22 avril. Inscrivez-vous dès aujourd’hui par l’entremise de SABA. Nous avons hâte de vous y voir !

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Séances de santé mentale et de mieux-être en milieu de travail pour les gestionnaires !

« Ce fut les deux meilleures heures que j’ai passées depuis des années. Chaque gestionnaire à EDSC devrait assister à cette séance. » Commentaire d’un gestionnaire reçu suite à une séance de santé mentale et de mieux-être.

Alors que la deuxième vague de la COVID-19 bat son plein, nous constatons que la santé mentale occupe une grande place dans les discussions des gestionnaires et des employés d’EDSC. Ainsi, la Direction générale des services des ressources humaines (DGSRH) offrira des séances courtes, ciblées et animées au cours des prochains mois pour aider les gestionnaires et, du même coup, leurs employés, à mieux gérer les changements professionnels et personnels. Ces séances permettront aux gestionnaires de prendre contact avec leurs pairs et d’échanger sur des expériences communes. Elles s’ajoutent aux autres services offerts par la DGSRH pour vous aider.

Des séances seront offertes à différentes dates pendant le mois de mars Les séances suivantes seront présentées pendant la semaine du 8 mars :

• Le Bilan de mieux-être
• Une discussion de groupe sur la gestion des questions difficiles en milieu de travail
• Des stratégies pour bâtir une culture de confiance
• Du coaching de groupe pour les gestionnaires portant sur la santé mentale

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les séances et vous y inscrire, veuillez consulter l’infographie sur les Séances de santé mentale et de mieux être en milieu de travail pour les gestionnaires, ou la page iService « Séances de santé mentale et de mieux être en milieu de travail ».

Pour toute question, veuillez communiquer avec l’équipe de la Santé mentale en milieu de travail de la DGSRH.

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Mars : La santé globale est au menu !

Le mois de mars étant le mois de la nutrition, prenez quelques minutes pour consulter ce « menu » que les diététistes du Canada ont préparé pour vous : Les diététistes du Canada – Mois de la nutrition 2021.

Vous y trouverez en quelques clics une panoplie d’idées et d’informations fiables et originales portant sur l’alimentation et la santé.

Puisqu’il est connu qu’une saine alimentation contribue à la santé psychologique, une conférence visant la santé globale est au menu.

Le 18 mars, prenez un moment pour vous et joignez-vous à la conférence intitulée « Améliorer votre fonction cognitive grâce à une approche de santé globale » animée par Roger Otis.

Cette séance vous démontrera comment améliorer vos aptitudes de prise de décision par l’entremise de la santé globale, et vous apprendra à maîtriser vos pensées au cœur de l’incertitude.

S’alimenter sainement peut différer d’une personne à l’autre. Prenez le temps d’explorer à quoi cela peut ressembler pour vous.

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Bulletin sur la paye de la Direction des services de rémunération d’EDSC

Dans ce bulletin, vous trouverez de l’information sur la rémunération et les avantages sociaux ainsi que les ressources disponibles concernant le système de paye Phénix, notamment des conseils et des renseignements importants pour éviter les problèmes de paye.

Feuillets d’impôt pour 2020 (T4 ou Relevé 1)

Les employés d’ESDC ont accès à leurs relevés d’impôts à partir du mercredi 24 février 2021.

Les employés peuvent accéder aux relevés d’impôt 2020 via les applications Web de la rémunération, MaPayeGC (sous l’onglet Chèque de paye), ou le libre-service des employés de Phénix en utilisant les chemins de menu :

• Menu principal ❯ Libre-service ❯ Paye et rémunération ❯ Consultation relevés T4/T4A
• Menu principal ❯ Libre-service ❯ Paye et rémunération ❯ Consultation relevés RL-1/RL-2

Les feuillets d’impôt 2020 seront également disponibles sur les sites de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec à compter du 22 février 2021 pour les particuliers inscrits à Mon dossier.

Des copies papier seront envoyées par la poste aux anciens employés et aux employés en congé qui n’ont pas accès au libre-service de Phénix d’ici le 28 février 2021.

Après le 8 mars 2021, les anciens employés ou les employés actuels en congé qui n’ont toujours pas reçu leurs feuillets d’impôt 2020 peuvent communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle au 1-855-686-4729 pour en demander une copie.

Veuillez prendre note des rappels fiscaux suivants pour les employés qui travaillaient à distance en 2020 en raison de la pandémie COVID-19 :

• La « province d’emploi » indiquée dans la case 10 du T4 est le lieu de travail normal de l’employé. La province de travail, à des fins fiscales, ne changera pas.
• Les employés recevront toujours un Relevé 1 où leur province d’emploi est inscrite comme étant située au Québec.
• L’ARC a renoncé à l’obligation pour les employeurs de s’assurer que leurs employés ont accès à une imprimante sécurisée à partir de laquelle ils peuvent imprimer leurs feuillets T4. Ainsi, les employés sont responsables d’imprimer leurs feuillets d’impôt par leurs propres moyens, si nécessaire.

Pour plus d’informations, veuillez consulter : Feuillets de renseignements fiscaux pour les employés et Comment puis-je trouver de l’information supplémentaire au sujet des feuillets de renseignements fiscaux et du processus de déclaration des revenus ?

Avantages imposables au Québec pour 2021

En vous référant au lien de l’avis d’information affiché sur Canada.ca/pension-avantages, vous trouverez l’information en ce qui concerne les taux des avantages imposables au Québec pour 2021.

AFPC – Paiements d’indemnisation générale pour les dommages causés par Phénix

Conformément aux dispositions de l’Entente sur les dommages causés par Phénix signée avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) en octobre 2020, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) commencera à verser des paiements forfaitaires aux employés admissibles.

Les employés qui ont été représentés par l’AFPC ou qui ont occupé un poste exclu de l’AFPC peuvent s’attendre à recevoir un paiement forfaitaire supplémentaire pouvant atteindre 2 500 $ avec leur paye du 3 mars 2021.

Vous pourriez recevoir jusqu’à 2 500 $ (soit 1 000 $ pour 2016-2017 et 500 $ pour chacun des trois exercices suivants) pour l’indemnisation générale pour les dommages subis à cause du système de paye Phénix et l’indemnisation pour la mise en œuvre tardive des conventions collectives de 2014.

Des renseignements plus détaillés sur la façon dont les changements de la situation de travail des employés et les crédits de congé qu’ils peuvent avoir reçus aux termes de l’entente sur les dommages de 2019 peuvent avoir une incidence sur les montants des paiements forfaitaires seront communiqués dès que disponible.

Nouveau processus de réclamation pour répercussions personnelles ou financières graves découlant de Phénix

Un nouveau processus de réclamation a été lancé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) afin d’indemniser les employés actuels et anciens admissibles qui ont subi des répercussions personnelles ou financières graves en raison des problèmes causés par le système de paye Phénix. Ce nouveau processus de réclamation est un autre élément de l’Entente concernant les dommages causés par le système de paye Phénix (2019). Des informations additionnelles concernant cette entente vous seront communiquées à une date ultérieure.

Les demandes de réclamation pour répercussions personnelles ou financières graves peuvent avoir trait aux pertes financières, à l’angoisse mentale ou à d’autres conséquences attribuables aux problèmes de paye liés à Phénix. Les employés qui ont pris un congé de maladie ou d’autres types de congés payés ou non payés en raison d’une maladie découlant des problèmes de paye de Phénix peuvent également présenter une demande d’indemnisation dans le cadre de ce nouveau processus.

Ce nouveau processus de réclamation vient s’ajouter aux processus de réclamation toujours à la disposition des employés pour les dépenses, les coûts financiers et la perte de revenus de placement, ainsi qu’à l’indemnisation générale offerte aux anciens employés.

Pour une demande de réclamation, veuillez consulter la Procédure détaillée afin de réclamer des dommages causés par Phénix : indemnisation pour les répercussions graves.

Pour plus d’informations, vous pouvez aussi consulter le lien suivant, Réclamations et indemnisations : Système de paye Phénix.

Il est à noter que les délais de traitement peuvent être plus longs étant donné la nature complexe de ces types de demandes.

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Paiements d’indemnisation générale pour les dommages causés par Phénix

Si vous avez été représenté par l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) ou avez occupé un poste exclu de l’AFPC, vous pouvez généralement vous attendre à recevoir un paiement forfaitaire supplémentaire avec votre paye du 3 mars 2021. Ce paiement correspond à l’indemnité à laquelle vous avez droit aux termes de l’entente sur les dommages de l’AFPC signée en octobre 2020.

Vous pourriez recevoir jusqu’à 2 500 $ (soit 1 000 $ pour 2016 2017 et 500 $ pour chacun des trois exercices suivants) pour les dommages généraux causés par le système de paye Phénix et une indemnité pour la mise en œuvre tardive des conventions collectives de 2014.

Veuillez consulter la page Demandes d’indemnisation générale liées à Phénix sur Canada.ca pour en savoir plus sur les versements forfaitaires prévus aux termes de l’entente sur les dommages de 2020 (AFPC), et sur la façon dont des changements à votre situation de travail pourraient avoir une incidence sur le montant que vous recevez.

Par exemple, si vous avez travaillé à un poste représenté par un agent négociateur différent de l’AFPC ou si vous occupiez un poste non représenté (par exemple, PE, OM, EX) pendant une période comprise entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2020 et que, par conséquent, vous avez reçu des crédits de congé en vertu de l’entente sur les dommages de 2019, vous ne recevrez pas de paiement le 3 mars 2021 pour ces exercices financiers précis. Vous pourriez recevoir un autre paiement à une date ultérieure pour tout montant impayé qui vous est dû en vertu de l’entente sur les dommages de 2020 pour les années où vous avez occupé des postes dans le cadre de deux ententes distinctes. Il est important de noter que vous ne pouvez pas recevoir des indemnités de dommage en double si vous étiez admissibles dans le cadre des deux ententes.

Une ventilation détaillée de vos indemnités reçues à ce jour devrait également être disponible sur MaPayeGC à partir du 1er mars 2021.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le paiement forfaitaire que vous recevrez le 3 mars 2021, veuillez contacter le Centre de contact avec la clientèle de Services publics et Approvisionnement Canada.

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Lettre de préservation de la preuve

Un RECOURS COLLECTIF ENVISAGÉ a été déposé à l’endroit du gouvernement du Canada pour cause de discrimination systémique envers les employés noirs de la fonction publique, y compris d’Emploi et Développement social Canada (EDSC)/Service Canada. Les demandeurs allèguent que les mesures mises en œuvre par le Canada pour contrer le racisme systémique, la discrimination et les inégalités en matière d’emploi relativement à l’embauche et à l’avancement des employés noirs n’ont pas réussi à établir une égalité réelle, et ont plutôt renforcé ou perpétué les obstacles systémiques.

EDSC/Service Canada et ses employés ont l’obligation juridique de prendre toutes les mesures raisonnables et de bonne foi pour protéger tous les documents pertinents de toute destruction ou modification et les conserver dans leur format initial. Cette obligation est en vigueur dès maintenant et s’applique aux documents et renseignements de tous genres qui existent actuellement, ainsi qu’aux documents et renseignements susceptibles d’être produits ultérieurement.

Toute demande de renseignements concernant la présente lettre de préservation de la preuve doit être adressée à la coordonnatrice principale des mesures de préservation de la preuve de d’EDSC/Service Canada à l’adresse EDSC.DGSRH.THOMPSONDIALLO-THOMPSONDIALLO.HRSB.ESDC@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

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Infos en matière de santé et sécurité pour les gestionnaires

Gérez-vous des employés qui travaillent à distance et qui travaillent sur le lieu de travail ? Gérez-vous des employés qui travaillent au service des Canadiens ? Assurez-vous de consulter la Boîte à outils pour les gestionnaires et la page du centre de messagerie « hub » sur la maladie à coronavirus (COVID-19) sur iService.

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