Modification des renseignements personnels
En tant qu'employé, il vous incombe de veiller à ce que les renseignements personnels figurant dans votre dossier soient exacts et mis à jour chaque fois qu'un changement survient. Ceci est important pour que vous puissiez recevoir toute correspondance nécessaire dans un délai minimal et pour vous assurer que votre salaire est déposé sur le compte bancaire de votre choix.
Vous pouvez consulter vos renseignements personnels qui figurent dans votre dossier dans le libre-service Phénix.
Menu principal > Libre-service > Données personnelles > Sommaire données personnelles
Comment ajouter ou modifier votre adresse domiciliaire ou votre adresse postale
Les feuillets d'impôt sont accessibles aux employés par l'intermédiaire du libre-service Phénix, toutefois, il peut être nécessaire de vous envoyer par la poste divers documents tels que les T4, les Relevés 1 et les relevés de pensions et d'avantages sociaux (RPAS).
Pour ajouter ou mettre à jour votre numéro de téléphone personnel et votre adresse courriel, vous devez utiliser maSGE (Peoplesoft) :
- Sélectionnez l'icône « Données personnelles »
- Sélectionnez « Adresses » dans le menu de gauche
- Sélectionnez « Adresse domicile/Adresse postale »
- Apportez les modifications nécessaires
- Cliquez sur « Enregistrer »
Important : L'adresse domiciliaire ainsi que l'adresse postale sont requises, même si elles sont identiques.
Vous devez également mettre à jour votre adresse auprès du Centre des pensions en visitant le nouveau Portail de pension pour les participants actifs de la fonction publique accessible par l'intermédiaire de l'application Web de la rémunération (AWR).
- Sélectionnez « Outils de pension »
- Allez à « Renseignements personnels »
- Sélectionnez « Coordonnées » et mettez-les à jour si nécessaire
Comment ajouter ou modifier votre numéro de téléphone personnel et votre adresse de courriel
Les adresses de courriel et les numéros de téléphone personnels sont des outils précieux pour la rémunération, car ils sont utilisés comme moyen de contacter les employés pendant une période de congé prolongé ou après leur départ d'ESDC.
Pour ajouter ou mettre à jour votre numéro de téléphone personnel et votre adresse courriel, vous devez utiliser maSGE (Peoplesoft) :
- Sélectionnez l'icône « Données personnelles »
- Sélectionnez « Coordonnées » dans le menu de gauche
- Apportez les modifications ou les ajouts nécessaires
- Cliquez sur « Enregistrer ».
Comment changer votre nom
- Utilisez maSGE (Peoplesoft)
- Sélectionnez l'icône « Données personnelles »
- Sélectionnez « Nom » dans le menu de gauche
- Apportez les modifications nécessaires
- Cliquez sur « Enregistrer »
En plus de modifier votre nom dans MaSGE (PeopleSoft), vous devez également informer le Centre des pensions et les sociétés d'assurance collective de votre changement de nom (le cas échéant). Consultez Avantages pour obtenir des détails sur ce processus.
Comment changer votre état civil
Pour mettre à jour votre état civil, vous devez utiliser maSGE (PeopleSoft) :
- Sélectionnez l'icône « Données personnelles »
- Sélectionnez État civil dans le menu de gauche
- Sélectionnez le nouvel état civil dans le menu déroulant
- Sélectionnez la date d'entrée en vigueur dans le calendrier
- Cliquez sur « Enregistrer »
Remarque : Si vous recevez un courriel de l'équipe PeopleSoft vous conseillant d'envoyer une notification écrite du changement au Centre de paye, veuillez l'ignorer, car cette étape n'est plus nécessaire.
En plus de modifier votre état civil dans MaSGE (PeopleSoft), vous devez informer le Centre des pensions du changement et lui fournir une copie des documents appropriés. Veuillez indiquer votre numéro de pension et/ou votre code d'identification de dossier personnel (CIDP) dans toute correspondance.
- Si vous vivez en union de fait – une déclaration solennelle;
- Si vous êtes marié(e) – le certificat de mariage;
- Si vous êtes séparé(e) – les documents de séparation;
- Si vous êtes divorcé(e) – le jugement de divorce;
- Si vous ne vivez plus en union de fait – une lettre indiquant la date de la fin de l'union.
Un changement d'état civil peut également entraîner une modification de votre bénéficiaire désigné et de vos garanties collectives pour les régimes d'assurance. Consultez la page sur les Avantages pour obtenir des détails sur ce processus.
Comment changer votre information personnelle dans Phénix (genre, date de naissance )
Les demandes pour changer ou corriger votre information personnelle inscrit dans votre dossier doivent être faites par l'intermédiaire du portail du CSRH :
- Section : Je suis un employé…
- Sélectionnez : « Transmission des problèmes de paye aux échelons supérieurs »
- Catégorie : Sélectionnez « Problème dans Phénix transmis aux échelons supérieurs »
- Sous-catégorie : Sélectionnez « Renseignements personnels incorrects ».
- Remplir la section Renseignements sur le gestionnaire.
- Commentaires : Donnez tous les renseignements concernant votre demande de changement.
- Soumettez la demande.
Note : Les responsables de l'article 34 sont chargés de soumettre une demande de correction des problèmes de compte Phoenix au nom de leur employé s'ils ne sont pas en mesure de le faire.
Comment modifier vos renseignements relatifs au dépôt direct
Le dépôt direct de la paye régulière et de la paye supplémentaire est obligatoire pour tous les employés. Bien que vous soyez tenu de fournir des renseignements bancaires exacts au moment de l'embauche, il est fréquent que ces renseignements soient modifiés périodiquement.
En cas de modification à vos renseignements bancaires, il vous incombe de les mettre à jour le plus rapidement possible au moyen du libre-service de Phénix en suivant les procédures décrites dans la trousse de soutien à la productivité des utilisateurs de Phénix (TSPU).
Menu principal > Libre-service > Paye et rémunération > Dépôt direct > Compte-chèques/épargne > Modif.Important : Veuillez prévoir deux (2) périodes de paye pour la mise en œuvre du changement. Ne fermez pas votre compte bancaire actuel tant que vous n'avez pas constaté que votre paye a été versée dans votre nouveau compte.
Responsabilités du gestionnaire/gestionnaire délégué en vertu de l'article 34
Il vous incombe de mettre à jour les renseignements personnels des employés en congé sans solde OU des employés qui ont quitté EDSC, au besoin. Une demande doit être envoyée en leur nom par l'intermédiaire du portail du CSRH :
- Section : Je suis un gestionnaire…
- Sélectionnez « Action reliée à la paye »
- Remplissez la section relative aux renseignements de l'employé
- Catégorie : Sélectionnez « Renseignements personnels »
- Sous-catégorie : Sélectionnez « Modification des données personnelles » (employé en congé/terminé - mettre à jour le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'email, l'état civil)
- Saisissez la date d'entrée en vigueur
- Commentaires : Inscrivez les détails du changement
- Soumettez la demande