Comité de consultation patronale-syndicale du Programme du travail (CCPSPT)

1.1 Mot d’ouverture

Discussion

Anthony Giles souhaite la bienvenue à tous les membres. Il souligne l’importance de ce forum consultatif et encourage l’utilisation des deux langues officielles. Andrew Shaver apprécie l’occasion de partager de l’information dans un environnement de collaboration et de respect. Des remerciements particuliers sont adressés à ceux qui se sont déplacés pour assister à la réunion.

1.2 Présentation du nouveau sous-ministre, Programme du travail

Discussion

Anthony Giles présente Chantal Maheu, sous-ministre, Programme du travail. Mme Maheu déclare qu’elle a bénéficié d’un grand soutien de la part de la direction et du personnel et souligne l’importance de travailler ensemble à cette table sur des dossiers qui touchent tout le monde dans leurs activités quotidiennes. Elle appuie la recommandation des syndicats voulant que le harcèlement soit inscrit à l’ordre du jour et souligne le courage des personnes qui ont dû déposer des plaintes officielles. Les employés doivent être rassurés que la direction assurera une procédure régulière et un suivi. Elle remercie tous les participants pour le travail accompli lors de ce forum.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

1.3 Approbation du procès-verbal de la réunion du 18 septembre 2018

Discussion

Le procès-verbal a déjà été fourni à tous pour commentaires. Il est approuvé tel quel.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

1.4 Retour sur les mesures de suivi découlant de la réunion du 18 septembre 2018

Discussion

Anthony Giles informe les membres que la direction a pris toutes les mesures de suivi établies lors de la dernière réunion du Comité de consultation patronale-syndicale du Programme du travail (CCPSPT), et demande s’il y a des préoccupations ou des questions.

Andrew Shaver indique que, même s’ils ne seront pas résolus aujourd’hui, la question de la dotation dans la RCN par rapport à la dotation dans les autres régions, le réaménagement des effectifs et le cadre de travail mobile continuent d’être des sujets d’intérêt et devraient bénéficier d’un délai plus long, semblable à celui utilisé pour le réaménagement des effectifs. Anthony Giles est d’accord et déclare que la dotation dans la RCN/les régions est maintenant un point permanent, et ajoute que Renée Roussel fera le point sur l’examen du Cadre mobile.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

1.5 Révision du mandat

Discussion

Anthony Giles indique que la direction est sur le point d’approuver le mandat du Comité et demande aux membres s’ils ont des préoccupations à soulever avant l’approbation.

Kathleen Tremblay et Andrew Shaver ont travaillé ensemble sur ce point et ce dernier informe les membres que la rétroaction sera présentée hors ligne. Anthony Giles demande que le mandat révisé soit diffusé de nouveau aux membres avant d’être approuvé, même s’il n’a subi que des modifications mineures.

Mesures

Le mandat doit être révisé, préparé aux fins de signature et diffusé de nouveau, s’il y a lieu.

2.1 Mise à jour de la carte d’identité

Discussion:

Renée Roussel indique qu’un groupe de travail a été formé en novembre 2017 pour examiner et améliorer les cartes d’identité des agents des affaires du travail (AAT) afin qu’elles deviennent un moyen d’identification plus professionnel et efficace. En consultation avec des représentants du Programme de coordination de l’image de marque (PCIM), des Communications, de la Protection des renseignements personnels et des Services juridiques ainsi que des responsables de la Sécurité, un modèle conceptuel a été créé et la Sécurité évalue actuellement les aspects technologiques relatifs à l’obtention d’identificateurs holographiques sûrs et d’autres identificateurs nécessaires. Le nom de l’agent et son titre apparaîtront sur les nouvelles cartes.

D’autres consultations auront lieu avec le Groupe de travail au début de 2019. Le produit final et les procédures connexes de normalisation des communications avec les clients devraient être prêts en mars 2019. La date proposée actuellement pour la mise en oeuvre est le 1er avril 2019.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

2.2 Code de conduite professionnelle

Discussion

Comme l’a indiqué Mary Donaghy lors de la dernière réunion du CCPSPT, un groupe de travail consultatif a été formé pour réviser le Code de conduite professionnelle afin de le rendre plus conforme aux normes en vigueur dans le milieu de travail.

Renée Roussel présente un résumé de l’examen qui vise à rendre compte des réalités actuelles auxquelles font face les AAT dans leurs activités quotidiennes, à élargir la portée des lignes directrices afin qu’elles concernent tous les employés du Programme du travail et à soutenir le milieu de travail de demain.

Situation actuelle

• Les commentaires reçus dans le cadre de la consultation ont indiqué qu’il y avait plusieurs dédoublements dans le libellé et l’intention de la version provisoire du Code de conduite;
• Il faudra tenir à jour les liens menant vers les divers documents de référence, ce qui créera un risque de dédoublement ou de mauvaise interprétation;
• Les conditions d’emploi, les valeurs et l’éthique, et d’autres éléments clés du Code de conduite ont été introduits par l’intermédiaire d’EDSC et n’ont pas besoin d’être examinés en profondeur par le Programme du travail.

Prochaines étapes

• On procède actuellement à une analyse des lacunes afin d’établir des renvois vers tous les documents existants qui appuient l’intention du Code de conduite actuel;
• D’autres travaux seront effectués pour déterminer s’il faut établir une orientation précise pour certains éléments et préparer les outils de communication indiqués;
• L’échéancier actuel de l’analyse des lacunes est le 31 mars 2019.

Andrew Gibson recommande que, lorsqu’il était nécessaire de communiquer avec le syndicat, on le fasse en passant par les membres de cette table.

Mesures

Aucune mesure de suivi.

2.3 Transformation opérationnelle (point permanent)

Discussion

Brenda Baxter fait le point sur le Système intégré du travail (SIT) du Programme du travail afin de regrouper la fonctionnalité de six systèmes de données du Programme du travail en une seule solution, et de la normaliser. Le lancement de la version 2b de la demande préliminaire du Service fédéral de médiation et de conciliation (SFMC) est prévu pour mars 2019.

Le lancement de la phase 1 des modifications législatives sur la Conformité et l’application de la loi est prévu pour avril 2019 et portera principalement sur les modifications à la Partie III (Normes du travail) du Code canadien du travail (CCT). Un document de consultation sur le régime de sanctions administratives pécuniaires et la désignation des employeurs non conformes est en cours d’élaboration et sera disponible sur le site Web du Programme du travail au début de l’hiver.

Barbara Moran présente une mise à jour détaillée des modifications proposées au projet de loi C-86, la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, qui a été déposé le 29 octobre 2018; il en est actuellement à l’étape du rapport, en attente de la troisième lecture à la Chambre des communes. Il devrait être adopté par le Sénat avant la fin décembre 2018. Une trousse de communication comprenant du matériel éducatif à l’intention des employeurs, des employés et des inspecteurs sera élaborée afin de mieux faire comprendre les obligations en matière de normes du travail liées à la nouvelle loi.

Brenda Baxter mentionne qu’un nouveau poste (chef de la conformité et de l’application de la loi [CCAL]) sera également créé en vertu du projet de loi C-86 afin d’améliorer le service à la clientèle et de réduire les temps d’attente dans le traitement des plaintes. En vertu de cette nouvelle désignation, le CCAL exercera des pouvoirs liés à l’administration et à l’application du Code (parties II, III et IV) dans le cadre des activités courantes, et aura le pouvoir de déléguer ses attributions à toute personne qualifiée, y compris les agents, les gestionnaires, les directeurs régionaux et les DG. Sur le terrain, cette approche de délégation sera semblable à celle de la partie III qui existe actuellement dans la Partie II. Une présentation au Conseil du Trésor sera préparée afin d’obtenir le financement et les ressources indiqués dans l’analyse des répercussions sur les opérations (ARO) pour mettre en oeuvre les exigences législatives et réglementaires. Karen Brook a reçu l’assurance que les activités de planification se poursuivront en attendant le processus de rédaction et d’approbation de la présentation au CT.

Andrew Gibson demande des détails sur le régime de sanctions en cours d’élaboration. Brenda Baxter explique que la date cible pour l’entrée en vigueur des sanctions administratives pécuniaires (SAP) est le début de 2020, ce qui laisse suffisamment de temps pour élaborer des règlements, des directives, de la formation et des outils de sensibilisation pour assurer une mise en oeuvre réussie.

M. Gibson demande qui se chargera d’assurer la conformité en ce qui concerne les violations; Mme Baxter indique que les sanctions seront fondées sur le degré de gravité de la violation et que la sanction imposée variera en fonction de cette gravité. Gary Robertson souligne que les agents n’imposeront pas de sanctions, mais que cet aspect sera pris au sérieux dans l’exercice de leurs fonctions.

À la demande de Linda Koo, Brenda Baxter accepte de présenter la répartition des ressources, y compris le niveau de classification, à demander dans la prochaine présentation au CT.

Mesures

Brenda Baxter préparera et fournira la répartition des besoins en ressources aux membres du Comité.

2.4 Équipe de gestion des crises (EGC) du Programme du travail

Discussion

Pour donner suite à la réunion précédente du CCPSPT, Lyne Bourget et Sylvain Girouard font le point sur la participation du Comité de SST du Programme du travail à l’EGC du Programme du travail. Lyne Bourget explique que l’EGC du Programme du travail est encore relativement nouvelle et que le travail concernant les Procédures d’utilisation normalisées se poursuit. Elle répète que le Programme du travail est déterminé à assurer la santé et la sécurité de ses employés dans toutes les situations, que ce soit dans le cadre des activités courantes ou en situation d’urgence. Sylvain Girouard explique ensuite que des discussions ont eu lieu avec l’Équipe de gestion des mesures d’urgence et de la planification de la continuité des activités d’EDSC, ainsi qu’avec le représentant de l’employeur au sein du Comité de SST du Programme du travail. Le Comité de SST du Programme du travail considère que son rôle consiste davantage à fournir des conseils et une orientation à l’EGC du Programme du travail lorsqu’il élabore des plans ou d’autres documents, ainsi qu’à informer l’EGC des incidents survenus pendant la mise en oeuvre des mesures d’urgence, afin que cette dernière puisse en tenir compte dans ses activités futures. Les composantes de santé et de sécurité seront toujours prises en compte dans la résolution et la réponse aux urgences.

Linda Koo apprécie les réponses fournies. Elle insiste sur le fait que le syndicat devra participer davantage et que les coprésidents des employés du Comité de SST du Programme du travail devront également être consultés, car elle considère que le Comité de SST du Programme du travail joue un rôle plus important que ce qui a été expliqué. Elle propose en outre que l’on examine les pratiques exemplaires, et suggère que la direction fournisse une mise à jour aux coprésidents à la prochaine réunion du CCPSPT.

Lyne Bourget précise également qu’une présentation sur les obligations en matière de SST a été faite lors d’une récente réunion du Comité de gestion ministérielle et que certaines lacunes ont été relevées. Le Programme du travail collaborera avec son Comité de SST pour combler ces lacunes. Ce point sera mis à jour et discuté lors d’une prochaine réunion prévue.

Mesures

À inscrire à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CCPSPT.

2.5 Examen du Cadre mobile

Discussion

Renée Roussel informe les membres au sujet du Cadre de travail mobile. Le Cadre s’applique aux agents des affaires du travail (AAT), aux enquêteurs principaux (EP) et aux conseillers techniques. Le travail mobile est défini comme tout travail effectué à l’extérieur du lieu de travail désigné et maximise un milieu de travail souple, engagé et réceptif.

Les dispositions des ententes comprennent :

• Début et fin de la journée à domicile en fonction du client/de la tâche confiée
• Présence au lieu de travail désigné – une journée par semaine
• Présence aux réunions sur le lieu de travail – deux journées par mois
• Accès à l’équipement et aux outils
• Les plans de travail et le calendrier Outlook sont tenus à jour

L’entente précise que des examens semestriels de l’efficacité et de la cohérence de l’application du cadre aux AAT et aux EP seront effectués.

Un sondage a été envoyé aux utilisateurs le 13 mars 2018. Le sondage a permis de faire quelques constatations importantes :

• Des 138 répondants, 122 (ou 90 %) connaissaient et comprenaient le cadre et les critères d’admissibilité qui s’y rattachent.
• 64 % des répondants ont travaillé de la maison au moins une journée par semaine au cours de la dernière année. Parmi les répondants qui ne l’ont pas fait, 42 % ont indiqué qu’il s’agissait d’un choix personnel.
• 65 % des répondants estiment que le Cadre n’offre pas suffisamment de flexibilité pour permettre d’atteindre les objectifs liés notamment à une organisation hautement performante et à l’équilibre travail-vie personnelle.
• Les résultats semblent indiquer que seuls 46 % des répondants utilisent le cadre tel qu’il a été conçu. Une plus grande proportion (76 %) de répondants croit qu’il serait peut-être plus avantageux d’augmenter le nombre de journées de télétravail possibles.

Reconnaissant qu’il y avait eu une vaste transition du côté de la direction, un groupe de travail sur le travail mobile a été créé en octobre 2018.

Le 23 novembre 2018, les représentants du SEN ont soumis leur proposition aux fins d’examen par le groupe de travail. Le Programme du travail évalue actuellement la proposition. On a également tenu compte des travaux en cours sur les dispositions relatives au télétravail avec EDSC.

Karen Brook indique qu’il pourrait être plus difficile d’organiser des modalités de travail souples pour le personnel qui a besoin de mesures d’adaptation. Andrew Shaver indique que le « travail mobile » ne remplace pas la nécessité de mesures d’adaptation et Renée Roussel confirme que le Groupe de travail a fait des distinctions en ce qui concerne l’obligation de prendre des mesures d’adaptation et les exigences en matière de télétravail relativement au Cadre de travail mobile.

Kathleen Tremblay explique que le pouvoir d’approuver le télétravail conformément à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation relève du directeur et non du SMA.

Mesures de suivi

Aucune mesure de suivi

3.1 Mise à jour sur le système de paye Phénix (point permanent)

Discussion

On présente aux membres du Comité un exposé qui fait le point sur la rémunération à l’échelle de l’organisation et d’EDSC, ainsi qu’une mise à jour sur l’équipe mixte plus. Jennifer Hamilton attire l’attention des membres sur les diapositives 3 et 4, qui montrent l’ampleur de l’arriéré, et indique que 74 % des employés d’EDSC ont actuellement un problème, qu’il soit grand ou petit.

La diapositive 5 montre qu’EDSC et SPAC ont collaboré à une initiative d’équipe mixte plus et que 50 ressources salariales spécialisées d’EDSC seront affectées au portefeuille d’EDSC. Cet exercice vise à examiner les problèmes des employés « comme un tout » et d’atteindre ainsi un niveau élevé de service auprès du personnel. Jusqu’à présent, les résultats ont été positifs et certains cas critiques ont été résolus.

Jennifer Hamilton souligne qu’il faudra toutefois des mois avant de résoudre certains problèmes malgré les efforts déployés. Mme Hamilton considère les représentants des employés comme des partenaires dans cette démarche et les encourage fortement à aider leurs membres à déterminer le caractère critique de leurs dossiers et à communiquer avec les RH pour signaler tout problème qui causerait des difficultés aux employés.

Adresse intranet.

Andrew Shaver suggère que les communications écrites destinées aux employés mettent l’accent sur la transmission de l’information clé en langage clair et simple afin que l’information essentielle ne soit pas oubliée. Jennifer Hamilton est d’accord et préparera un document de base d’une page sur le processus de transmission à l’échelon supérieur pour les syndicats.

Andrew Gibson remercie Jennifer Hamilton pour cette mise à jour encourageante et estime qu’un calendrier des progrès accomplis et des mises à jour serait utile. Il demande en outre si d’autres approches autres que celle de la méthode du « billet » ont été envisagées. Pour donner suite au commentaire d’Andrew Gibson, Luc Provost estime qu’il y a trop de documents par rapport aux mesures prises pour le traitement des billets.

Linda Koo demande comment la détermination du caractère critique est touchée et indique qu’elle peut demander à des employés d’examiner ces questions afin d’aider à les résoudre.

Jennifer Hamilton répond que les choses se stabilisent et que les modèles de service nécessaires sont mis en oeuvre. Elle ajoute que l’approche par billets fonctionne bien pour les demandes de renseignements généraux, mais convient que d’autres méthodes pourraient être envisagées (p. ex. numéro 1 800). Entre-temps, on encourage les employés à continuer d’utiliser le portail des RH.

En réponse à la préoccupation soulevée par Linda Koo, Jennifer Hamilton convient que certaines mesures – comme le transfert d’employés – est difficile à gérer dans le cadre d’une équipe mixte plus. Elle rappelle que les représentants des employés doivent communiquer avec elle lorsque des mesures de rémunération causent des difficultés excessives aux employés.

En terminant, Jennifer Hamilton rappelle aux membres que la rapidité à laquelle les transactions sont effectuées, à tous les niveaux, est cruciale en raison des limites de Phénix. Par exemple, il est suggéré que les employés soumettent leurs feuilles de temps, leurs relevés d’heures supplémentaires et leurs questions sur la rémunération à leurs gestionnaires le plus tôt possible pour s’assurer que des mesures sont prises rapidement. Andrew Shaver précise que SPAC a mis en place un protocole en cas de difficultés liées aux cotisations syndicales et qu’on peut également communiquer avec lui pour régler toute question urgente.

Mesures de suivi

Un document d’une page portant sur le processus de transmission à l’échelon supérieur sera préparé et communiqué aux représentants des employés.

3.2 Dotation dans la RCN par rapport aux autres régions

Discussion

Ce point fait suite à la demande formulée par Luc Provost lors de la dernière réunion du CCPSPT d’examiner la question des possibilités de dotation en personnel des bureaux régionaux. Renée Roussel indique qu’environ 25 % de tous les processus sont ouverts aux régions.

Plusieurs facteurs sont pris en compte au moment de déterminer une zone de sélection afin d’établir un bassin raisonnable de candidats. Bien qu’il y ait certaines difficultés à surmonter, le Programme du travail est prêt à déployer les efforts nécessaires qui, espérons-le, se traduiront par un plus grand nombre de possibilités de postes permanents offertes aux employés dans les régions; et les gestionnaires d’embauche seront invités à envisager plus systématiquement l’inclusion des régions dans la zone de sélection dans le cadre de leurs processus de recrutement. Renée Roussel ajoute que cet aspect sera examiné lors du dépôt du Plan de dotation opérationnel du Programme du travail ou d’autres mesures de dotation au Comité de gestion des projets, et que la zone de sélection, ainsi que d’autres facteurs à considérer, pourrait être ajoutée aux formulaires à remplir par les gestionnaires d’embauche.

Le Programme du travail continuera également d’offrir aux régions des possibilités d’emploi temporaire à l’AC afin que les employés puissent se familiariser avec les fonctions liées à ces postes et acquérir l’expérience et les compétences nécessaires. Cela aura pour effet d’élargir le bassin de candidats potentiels qui peuvent être pris en considération.

Mesure de suivi

Modifier le formulaire et le présenter lors de la prochaine réunion du CCPSPT.

3.3 Harcèlement (point permanent)

Discussion

Anthony Giles ouvre la discussion et déclare que le harcèlement sera désormais traité comme un point permanent à l’ordre du jour de ce Comité. Il donne un aperçu du rapport du greffier du Conseil privé qui expose en détail quatorze recommandations et qui prône une politique de tolérance zéro à l’égard du harcèlement en milieu de travail. Véronique Tremblay a été nommée directrice du nouveau Centre d’expertise sur le harcèlement, dont les travaux sont répartis en trois piliers : 1) la prévention; 2) la résolution; et 3) la réhabilitation. Mme Tremblay annonce qu’une campagne de sensibilisation sera organisée pour l’hiver 2019 en vue de fournir de l’information sur la méthodologie à utiliser dans les interventions et d’encourager la proactivité dans la prévention et le traitement du harcèlement au travail. Mme Tremblay travaille dans la région du Québec et fera une présentation plus détaillée par vidéoconférence lors de la prochaine réunion du CCPSPT.

Karen Brook demande si le processus de dédommagement comprendra des sujets comme le remboursement des congés de maladie aux employés. Elle demande également si les employés seront tenus de déposer des griefs pour récupérer le temps qu’ils auront perdu en raison d’une situation de harcèlement avérée. Mme Brook précise qu’il est difficile pour les employés de déposer un grief après avoir été victimes de harcèlement.

Véronique Tremblay répond que le protocole d’entente servira à rétablir les congés des employés et que des mesures de réparation devraient être prises dès le premier jour. Dans tous les cas, on examinera si le congé est restituable ou non, et un plan d’action progressif sera élaboré et suivi pendant le processus. L’incidence du harcèlement sur les équipes sera également examinée, et des activités de formation et de consolidation d’équipe devront être offertes par la suite.

Véronique Tremblay répond que le protocole d’entente servira à rétablir les congés des employés et que des mesures de réparation devraient être prises dès le premier jour. Dans tous les cas, on examinera si le congé est restituable ou non, et un plan d’action progressif sera élaboré et suivi pendant le processus. L’incidence du harcèlement sur les équipes sera également examinée, et des activités de formation et de consolidation d’équipe devront être offertes par la suite.

Andrew Shaver recommande qu’on élabore un plan d’action contenant des livrables aux fins de discussions futures par ce Comité.

Véronique Tremblay recommande aux employés de communiquer avec son équipe avant de déposer une plainte afin de bénéficier des conseils et de l’encadrement du Centre d’expertise lorsqu’ils remplissent les formulaires.

Gary Robertson indique qu’on tiendra à jour les rapports statistiques, y compris ceux qui portent sur le niveau de gravité des cas de harcèlement.

Mesures de suivi

Une présentation détaillée sera faite lors de la prochaine réunion du CCPSPT.

Tour de table et mot de la fin

Discussion

En réponse aux préoccupations d’Andrew Gibson au sujet des travaux de construction à venir qui limitent l’accessibilité aux toilettes de Portage II, Lynne Bourget précise que ce point fait l’objet d’une surveillance étroite, de concert avec les représentants des installations. Les protocoles nécessaires seront mis en place et des messages clés seront envoyés aux employés.

Andrew Shaver remercie les participants et les interprètes, et rappelle aux représentants de communiquer toute préoccupation qu’ils souhaiteraient soumettre à ce niveau de consultation.

Les coprésidents souhaitent à tous un joyeux Noël.

Toutes les questions ayant été abordées, la réunion est ajournée.