Grille de discipline – Un guide pour les gestionnaires
Préambule
La grille de discipline est un outil destiné à guider les gestionnaires dans le traitement des actes d'inconduite. Il vise à aider la direction à appliquer la discipline de façon appropriée et cohérente en proposant un éventail de mesures disciplinaires typiques pour les actes d'inconduite.
Puisque la jurisprudence est en constante évolution, ce document sera revu et ajusté comme un outil à caractère évolutif.
Application
La grille de discipline s'applique à tous les employés d'Emploi et Développement social Canada (EDSC).
Contexte
- La grille de discipline est un outil à l’intention des gestionnaires; elle doit être appliquée conjointement avec les Lignes directrices concernant la discipline du Secrétariat du Conseil du Trésor.
- Le sous-ministre a subdélégué le pouvoir d'administrer les mesures disciplinaires aux gestionnaires. Les mesures disciplinaires doivent être appliquées par l’autorité compétente conformément au Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d’EDSC (DOCX, 337 Ko) et selon les dispositions de la convention collective concernée.
- Dans l'exercice du pouvoir d'administrer les mesures disciplinaires, les gestionnaires sont responsables d'assurer l'équité procédurale et la justice naturelle durant le processus disciplinaire. Les gestionnaires doivent s'assurer que celui-ci est mené dans un délai raisonnable, tout en tenant compte que plusieurs facteurs peuvent influer sur les délais (par exemple, assurer l'équité procédurale).
- Les gestionnaires doivent également veiller à ce que la nature des mesures disciplinaires soit corrective plutôt que punitive et à ce qu'elles aient pour but de motiver les employés à accepter les règles et les normes de conduite qui sont souhaitables ou nécessaires pour atteindre les buts et objectifs de l'organisation. Seuls les comportements blâmables doivent être considérés dans l’octroi des mesures disciplinaires.
- La grille n'est pas une liste exhaustive de tous les types d'inconduite. Elle ne tient pas compte non plus des actes d'inconduite répétés (c.-à-d. le concept de mesures disciplinaires progressives). De plus, le groupe associé pour chaque type d'acte d'inconduite (c.-à-d. les groupes 1 à 5) reflète simplement l'éventail habituel des mesures disciplinaires qui seraient considérées comme appropriées pour un seul acte d'inconduite, selon la jurisprudence. En raison de ces considérations importantes, lorsqu'ils exercent le pouvoir d'administrer des mesures disciplinaires, les gestionnaires ont la responsabilité d'examiner et de prendre en considération chaque acte d’inconduite au cas par cas, y compris les circonstances atténuantes et aggravantes. Plus important encore, les gestionnaires conservent le pouvoir d'imposer une mesure disciplinaire à l'extérieur (au-dessus ou au-dessous) de la fourchette établie pour chaque groupe lorsque les circonstances le justifient, jusqu'au congédiement.
- De plus, conformément au Tableau des pouvoirs d’EDSC en matière de ressources humaines (DOCX, 337 Ko), il faut consulter les ressources humaines (RH) lorsque l’on envisage l’une des mesures disciplinaires suivantes : sanction pécuniaire, suspension, rétrogradation ou une cessation d’emploi. Les RH sont à leur tour responsables de fournir à la direction une recommandation fondée sur les circonstances particulières de l'inconduite.
Tableau de référence
Le tableau de référence est conçu pour guider les gestionnaires dans la détermination de l’éventail approprié de discipline lors de l'application de la grille de discipline ci-dessous. Les cinq (5) groupes indiquent la gravité relative avec laquelle EDSC perçoit l'acte d’inconduite.
"Tableau de référence" - Description longue
La grille propose un éventail de mesures disciplinaires pour les actes d'inconduite.
Chaque acte d'inconduite à l'intérieur de la grille a été assigné à un ou plusieurs groupes associés à une gamme de mesures disciplinaires.
Quatre types différents d'inconduite ont été catégorisés :
- Inconduite liée à la présence, à l'absentéisme ou au congé.
- Mauvais usage des installations, des biens et de l'information du CESD.
- Inconduite personnelle.
- Inconduite liée aux règles sur les conflits d'intérêts et les contrats.
Le(s) groupe(s) de 1 à 5 indique(nt) la gravité relative avec laquelle le CESD considère l'inconduite.
- Le groupe 1 va d'une réprimande orale à une suspension de cinq (5) jours.
- Le groupe 2 va d'une réprimande écrite à une suspension de dix (10) jours.
- Le groupe 3 va d'une suspension d'un (1) jour à une suspension de vingt (20) jours.
- Le groupe 4 va d'une suspension de trois (3) jours à une suspension de trente (30) jours.
- Le groupe 5 va d'une suspension d'onze (11) jours à une cessation d'emploi ou à une rétrogradation.
Voici les types de mesures disciplinaires qui peuvent être envisagées, par ordre croissant de gravité :
- Réprimande orale : Mesure disciplinaire verbale par laquelle le gestionnaire communique clairement à l'employé la nature de l'inconduite, les mesures correctives requises et les conséquences d'une autre inconduite.
- Réprimande écrite : Un avis écrit officiel à l'employé décrivant clairement la nature de l'inconduite, les mesures correctives requises et les conséquences de toute autre inconduite.
- Suspension : Le renvoi temporaire de l'employé du lieu de travail, pour une période déterminée, sans rémunération. Une suspension varie généralement de 1 à 30 jours ouvrables. La durée de la suspension doit correspondre à la gravité de l'inconduite et à toute circonstance atténuante ou aggravante pertinente.
- Licenciement: La séparation d'un employé du CESD pour inconduite. Il peut être utilisé après une série d'actes d'inconduite lorsqu'un incident culminant s'est produit, un cas d'inconduite multiple, ou pour un seul acte d'inconduite grave.
- Rétrogradation : La nomination d'un employé, à un poste comportant un taux de rémunération maximal inférieur au taux de rémunération maximal du poste précédent occupé par l'employé.
Note: Les zones vertes/encadrées (des groupes 1 à 5) indiquent l’éventail typique de mesures disciplinaires jugées appropriées pour un seul acte d’inconduite. Les zones grises indiquent l’éventail de mesures disciplinaires qui pourraient être appropriées suivant une analyse des facteurs aggravants ou atténuants. Les actes d’inconduite répétés peuvent faire en sorte que les mesures disciplinaires d’un groupe subséquent soient appliquées.
Grille de discipline
La grille de discipline est divisée en quatre (4) catégories:
- Cas d’inconduite liés à l’assiduité, à l’absentéisme ou aux congés
- Mauvais usage des installations, des biens ou des renseignements d’EDSC
- Inconduite personnelle
- Inconduite liée à des conflits d’intérêts ou aux règles en matière de contrats
Chacune des catégories ci-dessus définit les actes d'inconduite et les attribue à l'un des cinq (5) groupes figurant dans le tableau de référence.
Note: La grille de discipline n’est pas exhaustive.
A. Cas d’inconduite liés à l’assiduité, à l’absentéisme ou aux congés
| Description | Groupe |
|---|---|
| Ne pas avertir lors d’une absence | 1 |
| Arrivée en retard au travail attribuable à l’employé | 1 |
| Quitter les lieux du travail sans permission pendant les heures de travail | 2 |
| Absence du travail non autorisée | 2 |
| Falsification de présences ou de toute autre mesure qui donnerait lieu à une rémunération pour des heures non travaillées (incluant les heures supplémentaires) | 5 |
| Fournir une justification trompeuse pour obtenir un congé | 5 |
| Falsification de certificats médicaux | 5 |
B. Mauvais usage des installations, des biens ou des renseignements classifiés et protégés d’EDSC
| Description | Groupe |
|---|---|
| Négligence ou mauvais usage mineur des installations, des biens d’EDSC (y compris mais sans se limiter aux cartes d’achat ou cartes d’identité) | 1 |
| Contravention à la directive d’EDSC sur l’utilisation des dispositifs de stockage USB | 1 |
| Utilisation inacceptable des réseaux électroniques d’EDSC telle que le visionnement ou la diffusion de messages ou d’images qui ne sont pas liés au travail | 2 |
|
Consultation sans autorisation de renseignements ne cadrant pas dans l’exercice des fonctions officielles du poste *la fréquence des accès peut mener à l’attribution d’un groupe de discipline de niveau supérieur |
2 |
| Activités inacceptables qui exposent les réseaux électroniques d’EDSC à des risques (comme le téléchargement de logiciels non autorisés ou d’autres documents non liés au travail qui peuvent endommager le réseau) | 3 |
| Mauvais usage ou négligence d’un bien ou d’une pièce d’équipement appartenant à EDSC (incluant des renseignements classifiés ou protégés) pouvant causer un dommage, une perte ou un vol | 3 |
| Utilisation sans autorisation de la Carte d’achat ou de la Carte individuelle de voyage pour des achats personnels | 4 |
| Falsification de frais (comme le mauvais usage d’un bon de taxi ou la falsification d’une demande de remboursement de frais de déplacement) | 5 |
| Contrefaçon, falsification ou suppression de documents d’EDSC | 5 |
| Consultation, utilisation ou modification sans autorisation de renseignements donnant lieu à un traitement préférentiel, un avantage personnel ou un conflit d’intérêt | 5 |
C. Inconduite personnelle
| Description | Groupe |
|---|---|
| Non-respect des normes sur la tenue appropriée | 1 |
| Négligence mineure ou mépris insouciant dans l’exercice de ses fonctions | 1 |
| Emploi de termes offensants ou injurieux | 2 |
| Mépris des règles et des consignes de santé et de sécurité | 2 |
| Défaut de signaler un accident de travail | 2 |
| Insubordination, y compris le défaut d’obéir à la directive ou à l’ordre clair d’effectuer une tâche assignée | 2 |
| Ingérence ou entrave au travail des autres | 3 |
| Entrave à une enquête administrative | 3 |
| Faire fi d’un comportement inacceptable dans le milieu de travail (de la part d’un employé dans un rôle de direction) | 3 |
| Activités illicites dans les locaux d’EDSC (p. ex., la consommation de drogues illicites, le jeu, etc.) | 4 |
| Incitation à causer des arrêts de travail illégaux | 4 |
| Abus de pouvoir (p. ex. utilisation inappropriée des pouvoirs délégués, y compris les pouvoirs financiers et en matière de ressources humaines) | 5 |
| Toute infraction pouvant mettre en danger la vie ou endommager des biens | 5 |
| Violence en milieu de travail | 5 |
| Fraude (sous diverses formes, y compris la fraude de programme | 5 |
| Vol | 5 |
| Malhonnêteté, fraude ou traitement préférentiel dans un processus de dotation | 5 |
| Trafic de drogues illicites | 5 |
| Violation des règles contre le harcèlement | 5 |
D. Inconduite liée à des conflits d’intérêts ou aux règles en matière de contrats
| Description | Groupe |
|---|---|
| Omission du dépôt ou de la mise à jour d’un rapport au sujet d’un conflit d’intérêts | 1 |
| Conduite susceptible de nuire à l’image d’EDSC telle qu’un conflit d’intérêts mineur et involontaire, un manquement aux règles concernant les contrats ou un manquement à l’obligation de loyauté (incluant un mauvais usage des médias sociaux) | 2 |
| Acceptation d’un présent ou d’une marque d’hospitalité d’un membre du public | 4 |
| Sollicitation ou acceptation d’un pot-de-vin | 5 |
| Tout acte grave discréditant EDSC ou la fonction publique tel qu’une violation grave des règles concernant les conflits d’intérêts, un manquement aux règles concernant les contrats, une relation inappropriée avec un entrepreneur ou des situations relatives à l’obligation de loyauté (incluant un mauvais usage des médias sociaux) | 5 |
| Fausse déclaration visant un gain personnel | 5 |