Obligation de prendre des mesures d’adaptation - FAQ

Les employeurs ont l’obligation légale, en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, d’adapter leurs règles, politiques ou pratiques afin d’éliminer les obstacles et de permettre aux employés de participer pleinement au milieu de travail. Cette obligation s’applique à tout besoin lié aux motifs de discrimination. L’objectif est de supprimer les obstacles pour que l’employé puisse participer pleinement à son milieu de travail et de lui assurer un accès aux outils et au soutien qui lui permettront d’offrir le meilleur rendement possible selon ses capacités.

Il revient à l’employé de faire la demande. Les employés doivent communiquer et collaborer avec la direction pour définir et appliquer les mesures d’adaptation.

Dans certains cas, la direction doit prendre l’initiative de demander si des mesures d’adaptation sont requises, même si l’employé n’en a pas fait la demande. C’est ce qu’on appelle l’obligation de se renseigner. Voici quelques exemples de situations où un gestionnaire peut avoir besoin de discuter avec son employé :

• absentéisme accru ou irrégulier;
• problèmes liés à l'absentéisme;
• changements d’attitude ou de comportement;
• changement dans le rendement au travail;
• application de pratiques de travail non sécuritaires.

L’obligation de prendre des mesures d’adaptation s’applique à tous les employés actuels d’EDSC, y compris les employés à temps plein ou partiel, les employés occasionnels, contractuels, les étudiants et les employés permanents ou temporaires en congé approuvé, y compris les personnes souffrant d’une invalidité de courte ou de longue durée et les candidats à un emploi. Elle s’applique également à tous les aspects de l’emploi y compris, mais sans s’y limiter : le recrutement, la sélection, la formation, la promotion et les mutations.

La présence d’un représentant syndical peut être d’un grand secours pour l’employé et pour entamer le processus de résolution. Elle devrait être préalablement abordée avec le gestionnaire.

Toute demande de mesures d’adaptation devrait être présentée à l’aide du Formulaire de demande de mesure d’adaptation ou du Formulaire de demande de mesure d’adaptation – Situation de famille.

Les documents à l’appui de la mesure d’adaptation varient selon le type de mesure d’adaptation demandée et de l’information nécessaire pour déterminer les capacités fonctionnelles de l’employé et les mesures d’adaptation nécessaires. Par exemple, une note médicale pourrait être exigée. La direction n’est pas autorisée à obtenir des renseignements concernant le diagnostic d’incapacité ou de maladie d’un employé ni les détails d’un traitement qu’il reçoit, y compris ses antécédents médicaux. La direction ne devrait pas non plus obtenir de renseignements médicaux sans le consentement écrit de l’employé.

Les notes médicales de routine doivent être fournies par l’employé et payées par lui (c.-à-d. pour expliquer les absences et les limitations fonctionnelles, modifier les heures de travail ou créer un horaire de retour au travail).

Si la première note médicale ne contient pas suffisamment de renseignements, tels que les limitations fonctionnelles, le coût de l’obtention d’une deuxième note sera à la charge de l’employé. Par conséquent, il est fortement recommandé que l’employé et le gestionnaire discutent des renseignements nécessaires pour appuyer la demande, avant de prendre des mesures pour obtenir les renseignements.

Si l’employé soumet des renseignements concernant ses limitations fonctionnelles et que la direction a besoin de renseignements supplémentaires de la part de son fournisseur de soins de santé ou qu’elle a besoin de clarifier des renseignements, l’employeur prendra les frais à sa charge. Si l’on a besoin d’une mise à jour ou d’une évaluation approfondie de l’état ou de l’incapacité de l’employé ou du candidat, l’employeur doit couvrir les dépenses liées à cette évaluation.

Une limitation fonctionnelle peut être toute restriction dans l’exécution des activités professionnelles résultant d’une maladie ou d’une blessure. Les limitations fonctionnelles peuvent entraver les capacités physiques, cognitives ou psychologiques. Elles peuvent varier sur le plan de la durée (chronique ou temporaire) et de la gravité.

Le Formulaire d’évaluation d’aptitude au travail et des capacités fonctionnelles est utilisé pour comprendre les capacités fonctionnelles d'un employé.

Alors qu’une limitation fonctionnelle décrit toute restriction physique, cognitive ou psychologique, la mesure d’adaptation est la solution pour répondre à toute limitation désignée sur le lieu de travail qui permettra à un employé de participer pleinement aux activités professionnelles.

Des mesures d’adaptation en milieu de travail sont prises pour répondre aux besoins des employés sur leur lieu de travail dans la mesure où elles ne créent pas de contraintes excessives. La mesure d’adaptation en milieu de travail, fondée sur l’un ou l’autre des 13 motifs de discrimination recensés en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, doit prendre en compte les besoins d’un employé et être prise selon un modèle non hiérarchique, au cas par cas, en fonction de la situation de chaque personne. Un employé peut préférer une mesure d’adaptation particulière alors qu’en fait, cette préférence n’est pas fondée sur un nouveau besoin particulier, par exemple, sa situation de famille ou une limitation fonctionnelle due à un type d’incapacité. Toutes les propositions qui répondent efficacement aux besoins doivent être examinées.

Si un employé se bute à des limitations fonctionnelles en milieu de travail qui l’empêchent d’être efficace à son poste, ce dernier doit parler à son gestionnaire des options ou des outils qui pourraient l’aider à accomplir son travail de manière plus efficace. Souvent, des documents justificatifs sont requis pour que la direction puisse déterminer si la demande répond à un besoin devant faire l’objet d’une mesure d’adaptation au sein du milieu de travail.

Voici des exemples courants de mesures d’adaptation en milieu de travail :

• casque d’écoute antibruit;
• horaire flexible;
• formateur en milieu de travail;
• modification des méthodes de travail ou de certaines tâches du poste;
• adaptation des programmes de formation aux employés ayant des troubles d’apprentissages (p. ex. formation personnalisée, durée prolongée);
• technologies d’adaptation et services de soutien professionnel, matériel ou aides spécifiques.

EDSC a la même responsabilité en ce qui concerne l’adaptation de la situation familiale d’un employé que pour les autres motifs protégés par la Loi canadienne sur les droits de la personne. Une obligation de prendre des mesures d’adaptation peut survenir lorsque l’obligation d’un employé de prendre soin d’un membre de sa famille, combinée aux règles ou politiques existantes de l’employeur, rend l’employé incapable de participer pleinement au travail. Pour obtenir des mesures d’adaptation, les employés doivent démontrer qu’ils ont épuisé toutes les autres solutions de rechange raisonnables en matière de soins et qu’ils ont tenté de concilier leurs obligations et de résoudre le problème avant de faire une demande de mesures d’adaptation.

Les besoins d’une personne en matière de prestation de soins évoluent au cours de la vie. Par exemple, les besoins en matière de garde d’enfants diffèrent nettement des besoins liés aux soins aux personnes âgées. Certains besoins peuvent demeurer constants pendant de longues périodes, tandis que d’autres sont des besoins à court terme ou temporaires.

Remplissez le Formulaire de demande de mesure d’adaptation – Situation de famille si vous avez des besoins liés à votre situation familiale.

Une fois la mesure d’adaptation approuvée, il faut remplir le formulaire Entente – Obligation de prendre des mesures d’adaptation, qui décrit la façon dont l’entente relative aux mesures d’adaptation sera mise en œuvre. L'employé devrait retenir une copie de cette Entente. À tout le moins, toutes les ententes sur les mesures d’adaptation devraient être examinées chaque année.

Diverses possibilités de recours sont offertes aux employés, telles que le processus de règlement des griefs, les mécanismes de recours prévus par la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et le dépôt d’une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne. Vous pouvez communiquer avec votre syndicat pour obtenir de plus amples renseignements sur ces options.

Les services de soutien suivants sont également mis à votre disposition : le Programme d’aide aux employés (PAE), le Programme de soutien par les pairs (PSP) et le Bureau de la gestion informelle des conflits (BGIC).

Oui, les employés sont autorisés à conserver leur équipement adapté s’ils changent de poste au sein de la fonction publique. Les employés devraient prendre des dispositions avec leur gestionnaire avant leur départ.

Une contrainte excessive décrit la limite au-delà de laquelle les employeurs ne sont pas tenus de prendre des mesures d’adaptation. Son seuil est élevé. On parle de contrainte excessive uniquement lorsqu’un employeur ne peut pas supporter les coûts économiques de la mesure d’adaptation ou lorsque la mesure d’adaptation crée un risque excessif pour la santé ou la sécurité. On s’attend à ce que les employeurs évaluent soigneusement chaque demande au cas par cas et épuisent toutes les solutions raisonnables pour répondre aux besoins d’un fonctionnaire avant de pouvoir invoquer des contraintes excessives.

Une EPJ est une politique ou une pratique standard à respecter ou une tâche essentielle à effectuer qui fait partie intégrante de l’exécution des tâches d’un poste précis. Par exemple, les employeurs ne sont pas tenus d’embaucher une personne qui, après la prise de mesures d’adaptation, est incapable de respecter les conditions d’emploi ou de travailler efficacement. Lorsqu’un employeur établit une EPJ particulière pour un poste précis, il peut exclure certains travailleurs, dans certaines circonstances. Une exclusion ne peut pas être considérée comme une EPJ, à moins, cependant, que l’employeur démontre qu’il ne peut prendre des mesures d’adaptation à l’égard de l’employé à ce poste sans que cela lui impose une contrainte excessive. Les EPJ ne sont pas des préférences; elles sont des aspects essentiels à l’emploi.

Les tribunaux ont établi un processus en trois étapes pour déterminer si une norme est une EPJ :

• Lien rationnel : Le but de la norme est rationnellement lié à l’exécution des fonctions de l’emploi.
• Bonne foi : EDSC doit adopter la norme honnêtement et considérer de bonne foi qu’elle est nécessaire pour atteindre le but professionnel légitime.
• Nécessité : La norme doit être raisonnablement nécessaire pour atteindre le but professionnel légitime.

Vous devriez parler à votre gestionnaire pour discuter de votre situation. En outre, les considérations liées à l’incidence sur les autres employés, p. ex. les allergies ou la sécurité, devront être abordées.

Il existe certaines dépenses, liées à la vie quotidienne d’un employé, qu’EDSC n’est pas tenu de rembourser en vertu de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. C’est ce que l’on appelle les « aides à la vie quotidienne ». Par exemple, il est généralement admis que porter des lunettes pour améliorer sa vue de près ou de loin n’est pas considéré comme un handicap. Les lunettes sont considérées comme une « aide à la vie quotidienne ».

Le même principe s’applique pour un employé malentendant qui utilise un appareil auditif ou pour un autre qui ne peut marcher et qui se déplace en fauteuil roulant. Les employés dépendent, soit de l’appareil auditif, soit du fauteuil roulant, dans leur vie quotidienne. Ces deux aides sont considérées comme des aides à la vie quotidienne et font partie des critères qui définissent « l’aptitude au travail ». Toutefois, d’autres mesures d’adaptation peuvent être nécessaires pour veiller à ce que l’environnement de travail soit propice à l’utilisation de ces aides à la vie quotidienne; p. ex. un bureau où le bruit de fond est réduit ou l’installation du matériel de bureau à la bonne hauteur pour une personne en fauteuil roulant.

Il faut rappeler aux candidats leur droit de demander des mesures d’adaptation à chacune des étapes du processus de dotation. Par exemple, un candidat peut être incapable de se présenter à une entrevue tôt le matin pour des raisons familiales, mais être disponible pendant la journée. Dans le cas des examens écrits, une personne souffrant d’une déficience visuelle pourrait avoir besoin de documents dans un plus grand format ou de programmes informatiques d’adaptation pour effectuer l’examen. Dans ces deux cas, les candidats doivent connaître leur droit de demander des mesures d’adaptation et de profiter des mesures tout au long du processus de dotation. N’oubliez pas que la mesure d’adaptation ne donne pas à certains candidats un avantage par rapport aux autres, mais qu’elle garantit que tous les candidats sont sur un pied d’égalité pendant le processus de sélection.

Durant les préparatifs entourant un processus de nomination, il importe de consulter le conseiller en dotation des Ressources humaines pour veiller à ce que le processus soit le plus inclusif possible conformément aux exigences 3 et 4 de la Politique de nomination de la Commission de la fonction publique.

Voici les étapes à suivre pour organiser un processus de nomination inclusif :

• inclure l’obligation de prendre des mesures d’adaptation aux étapes de planification;
• s’assurer que les descriptions de travail sont détaillées, exactes et à jour et qu’une distinction a été établie entre les tâches essentielles et les tâches non essentielles;
• veiller à ce que les annonces soient inclusives et accessibles (p. ex. envisager d’élargir la zone de sélection pour inclure les groupes désignés);
• s’assurer que les sites Web de candidature à des emplois sont accessibles et transmettre le problème à la Commission de la fonction publique s’ils ne le sont pas;
• fournir de l’information au sujet du poste sur différents médias pour les candidats non-voyants ou qui ont une déficience visuelle;
• veiller à ce que les candidats qui sont sourds ou qui ont une déficience auditive puissent se renseigner au moyen d’un numéro de l’ATS, par télécopieur, ou par courriel;
• fournir au personnel et aux membres du comité de sélection nommés pour appuyer le processus d’embauche, les conseils et les renseignements nécessaires sur les pratiques en matière d’adaptation;
• veiller à ce que tous les candidats soient informés de leur droit à bénéficier de mesures d’adaptation à chaque étape du processus de nomination en utilisant un langage et des moyens de communication appropriés. Les qualifications d’un candidat ne peuvent être évaluées qu’après avoir mis en place les mesures d’adaptation requises;
• évaluer la demande de mesures d’adaptation individuellement avec le candidat pour déterminer les mesures requises (p. ex. lui accorder plus de temps, le cas échéant, pour passer un test ou un examen);
• veiller à ce que le lieu de l’entrevue soit physiquement accessible;
• ne pas prendre de mesures d’adaptation qui modifient la nature ou le niveau de la qualification évaluée (p. ex. une personne aveugle ne peut répondre oralement à un test qui mesure la capacité du candidat de communiquer par écrit);
• obtenir de l’information sur les mesures d’adaptation requises par le candidat et respecter ses droits à la vie privée et à la confidentialité ainsi que son opinion sur ses capacités. Un avis médical spécialisé devrait être demandé dans les cas où les limitations ne sont pas évidentes (p. ex. en cas d’incapacités complexes qui peuvent se manifester différemment en fonction des personnes, telles que la sclérose en plaques, la dystrophie musculaire ou la paralysie cérébrale);
• informer les candidats des mesures d’adaptation proposées bien avant l’étape de l’évaluation afin qu’ils aient le temps de demander des éclaircissements ou des modifications;
• documenter les étapes du processus.

Remarque : Veillez à ce que toutes les demandes de mesures d’adaptation soient traitées le plus rapidement possible, afin que tous les candidats participant au processus soient évalués en même temps et que le résultat ne soit pas retardé en raison d’un problème d’adaptation non résolu.

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