Obligations en matière de langues officielles tout au long du processus d’évaluation

Le présent document fournit un aperçu détaillé des différentes phases et étapes du processus de dotation dans le cadre duquel les gestionnaires et les équipes d’évaluation doivent communiquer avec les candidats dans leur langue officielle de préférence. Ces obligations couvrent l’ensemble du processus, y compris l’évaluation et les nominations. En vertu de la Loi sur les langues officielles et de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, les gestionnaires et leurs représentants participant au processus de dotation ont l’obligation légale de communiquer avec le candidat dans la langue officielle de son choix à toutes les étapes d’un processus de nomination.

Les gestionnaires subdélégués en dotation sont responsables du processus de dotation et doivent s’assurer que les droits et les obligations en matière de langues officielles sont respectés. Les comités d’évaluation sont encouragés à consulter leur conseiller en RH tout au long du processus.

Toutes les communications avec les candidats (y compris les membres du public) doivent être de qualité équivalente dans les deux langues officielles, indépendamment des exigences linguistiques ou de l’emplacement du poste à pourvoir, et doivent toujours être dans la langue officielle choisie par chaque candidat. Les éléments suivants du processus de dotation doivent être communiqués au candidat dans la langue officielle de son choix :

 
PhaseObligations
Planification
  • Élaborer un énoncé des critères de mérite (ECM) et une annonce d’emploi bilingues dans les deux langues officielles;
  • Créer un guide de notation, des outils d’évaluation et évaluer les candidats, s’assurer d’en obtenir une traduction officielle et examiner la traduction pour s’assurer que les documents sont de même qualité dans les deux langues officielles.
Présélection
  • Informer les candidats des résultats de la phase de présélection (obligatoire pour les processus internes annoncés) dans la langue officielle de leur choix;
  • Offrir une discussion informelle (il est obligatoire dans le cadre des processus internes de proposer une discussion informelle, mais cela n’est pas obligatoire pour les processus externes) dans la langue officielle de leur choix.
Évaluation
  • Évaluer la connaissance de la langue seconde pour les postes bilingues en utilisant des tests d’ELS. Pour les postes unilingues, évaluer le langage pendant l'entrevue. Évaluer la langue du poste à pourvoir dans le cadre de l’évaluation (si le candidat demande à être évalué dans l’autre langue)1
  • Envoyer aux candidats des invitations pour toutes les évaluations (évaluations écrites et/ou entrevues) bilingues ou dans la langue officielle de préférence du candidat;
  • Évaluer les candidats (p. ex. tests de connaissances, entrevues, etc.) dans la langue officielle de leur choix;
  • Reconnaître ou confirmer que le candidat était absent pour l’évaluation ou s’est retiré du processus dans la langue officielle de son choix.
Résultats/Correspondance
  • Informer les candidats des résultats des évaluations, dans la langue officielle de leur choix;
  • Informer les candidats qu’ils disposent des qualifications nécessaires et qu’ils ont été placés dans un bassin dans la langue officielle de leur choix;
  • Aviser les candidats que le processus a été improductif, annulé, retardé ou qu’il y a eu nomination d’un bénéficiaire de priorité, dans la langue officielle de leur choix;
  • Effectuer les discussions informelles (obligatoire uniquement pour les processus internes) dans la langue officielle choisie par le candidat.
Nomination
  • Contacter le candidat pour s’enquérir de son intérêt pour une nomination dans sa langue officielle de préférence;
  • Offrir une discussion informelle (obligatoire uniquement pour les processus internes) dans la langue officielle choisie par le candidat;
  • Transmettre aux candidats sélectionnés une lettre d’offre dans leur langue officielle de préférence (demande faite par le CSRH).

Dans le cadre d’un processus de nomination, les candidats peuvent fournir et recevoir toutes les communications dans la langue officielle de leur choix, peu importe l’emplacement du poste ou les exigences relatives aux langues officielles qui y sont liées (c. à d. même si le poste à pourvoir est situé dans une région unilingue et même si le poste est anglais/français essentiel). Lorsqu’ils présentent leur candidature au moyen du site Emplois à la fonction publique, les candidats indiquent leur première langue officielle et leur langue officielle de préférence pour la correspondance, les examens écrits et les entrevues. La langue officielle de préférence indiquée dans les formulaires de candidature doit être utilisée dans les communications avec les candidats à chaque étape du processus de dotation (sauf indication contraire du candidat).2

Pour vous aider à vous acquitter de cette obligation, des gabarits ont été élaborés pour l’envoi de lettres aux candidats.