Cadre d’évaluation des risques en dotation

Le Cadre d’évaluation des risques de la dotation entre en vigueur le 1er avril 2016.

Le préambule de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) souligne l’importance de la délégation et de la responsabilisation pour la création d’un environnement souple en matière de dotation.

Emploi et Développement social Canada (EDSC) s’engage à utiliser un système de dotation fondé sur le mérite souple et s’appuyant sur des pratiques d’embauche éthiques. Les gestionnaires subdélégués rendent des comptes au sous-ministre pour voir à ce que les activités de dotation qui relèvent d’eux soient conformes à la LEFP, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique(REFP) et aux autres politiques de dotation et documents d’orientation connexes du Ministère et des organismes centraux. Les gestionnaires subdélégués sont également responsables devant le sous-ministre (SM) de prendre des décisions de dotation qui s’appuient sur les valeurs conformément au Code de conduite d’EDSC, aux principes énoncés dans le préambule de la LEFP et aux valeurs de la fonction publique.

Le présent cadre vise à fournir aux gestionnaires et aux consultants en ressources humaines (RH) les paramètres à respecter pour rehausser la souplesse et l’efficacité des processus de dotation et pour soupeser les conséquences et les risques des mesures de dotation.

En outre, le cadre définit le rôle des RH à titre de partenaire fonctionnel stratégique qui travaille en étroite collaboration avec les clients pour obtenir les résultats fonctionnels souhaités, assurer le respect des pouvoirs de dotation et définir dans la mesure du possible les stratégies qui permettront d’atténuer les risques relevés en matière de dotation.

Dans le contexte de ce cadre, deux types de risques en matière de dotation ont été relevés :

Les risques liés à la conformité et aux valeurs peuvent être atténués grâce à des conseils et des orientations stratégiques continus de la part des consultants en RH qui aident les gestionnaires à comprendre leurs responsabilités lorsqu’ils exercent les pouvoirs qui leur ont été subdélégués.

L’annexe A peut être utilisée à titre de référence au moment de déterminer le niveau de risque de chaque mesure de dotation. Il n’est pas nécessaire que tous les éléments de la définition soient présents pour qu’un niveau de risque en matière de dotation soit considéré comme faible, moyen ou élevé.

Les mesures de dotation qui vont à l’encontre des exigences de lois, de règlements ou de politiques ne font pas partie de ce cadre. La non-conformité n’est pas un risque, mais un problème qui doit être réglé immédiatement.

L’innovation et la prise de risques raisonnables, dans le respect des exigences juridiques et politiques, sont encouragées dans l’exercice des pouvoirs de dotation dans le but de produire des résultats fonctionnels positifs et de tirer le maximum des souplesses disponibles.

Une des responsabilités du consultant en RH consiste à identifier les mesures de dotation spécifiques nécessitant une consultation plus large de la gestion sur les risques de la dotation.

Chaque situation doit être évaluée au cas par cas afin de déterminer le niveau de risque de la mesure de dotation et s’il est nécessaire d’établir un dialogue plus large avec les gestionnaires. Dans les situations où il est déterminé que la consultation à un niveau supérieur est nécessaire compte tenu du niveau de risque de la mesure de dotation, les consultants en RH discuteront de l’action de dotation avec le gestionnaire subdélégué avant d’enclencher le processus de recours hiérarchique. De plus, les consultants en RH documenteront le processus de recours hiérarchique et l’évaluation du risque dans le dossier de dotation (annexe B).

Les gestionnaires subdélégués et les cadres supérieurs auxquels les questions peuvent être renvoyées dans le cas des mesures de dotation à risque moyen ou élevé conformément au présent cadre de risques doivent décider si le risque fonctionnel (p. ex. l’incapacité de produire un produit livrable prioritaire important) est plus important que le risque général lié à la conformité ou aux valeurs d’une mesure de dotation donnée.

Afin de préserver un dialogue efficace au sujet des risques en matière de dotation, les gestionnaires subdélégués peuvent également cibler des mesures précises pour lesquelles des consultations plus vastes auprès des RH sont justifiées.

La violation délibérée des exigences de lois, règlements et politiques, ainsi que les abus de pouvoir dans un processus de nomination seront traités comme des affaires graves. Des mesures correctives peuvent être prises en cas d’erreur, d’omission ou d’inconduite.

Toutes les mesures de dotation dont le niveau de risque est élevé selon l’évaluation finale et qui ne font l’objet d’aucune stratégie d’atténuation suffisante doivent être signalées aux Stratégies relatives à l’effectif du Ministère par le consultant en RH aux fins de suivi (p. ex. analyse des tendances). Le sous ministre sera informé des résultats ministériels de la surveillance dans le cadre des mécanismes de surveillance continue.

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Définition des niveaux de risque

Notes

Les CRH ont la capacité d’augmenter ou de réduire le niveau de risque en fonction des facteurs pertinents propres à la situation.

Les risques liés à la conformité et aux valeurs peuvent être atténués grâce à des conseils et des orientations stratégiques continus de la part des consultants en RH qui aident les gestionnaires à comprendre leurs responsabilités lorsqu’ils exercent les pouvoirs qui leur ont été subdélégués.

Les mesures de dotation qui vont à l’encontre des lois et politiques en place doivent faire l’objet d’un suivi immédiat. (p. ex. nomination qui ne rencontre pas le mérite, influence politique, discrimination ou obstacles systémiques, considération inadéquate de la candidature des bénéficiaires de priorité, inconduite/fraude, nomination fondée sur le favoritisme.)

La non-conformité n’est pas un risque, mais un problème qui doit être réglé immédiatement

Facteurs d'aggravation ou d'atténuation

Le tableau présente des exemples d’éléments dont il faut tenir compte lorsqu’il faut déterminer le niveau de risque d’une mesure de dotation. Il ne s’agit pas d’une liste complète, mais d’exemples de facteurs d’aggravation et d’atténuation dont il pourrait être question. Les gestionnaires et les CRH sont appuyés par plusieurs cadres les aidant à prendre les décisions les plus pertinentes en matière de dotation en vue d’atteindre les résultats escomptés au chapitre des opérations et de l’effectif.

Résultats attendus

• Un effectif non partisan et représentatif de toutes les régions du pays, bénéficiant de la diversité, de la dualité linguistique ainsi que des antécédents et des compétences variés des Canadiens;
• Des processus de nomination conçus pour ne pas discriminer et ne pas créer d’obstacles systémiques;
• Des processus de nomination menés de manière juste, transparente et de bonne foi;
• Les nominations de personnes hautement compétentes qui répondent aux besoins de l’organisation;
• La correction, en temps opportun, des erreurs et des omissions.

Consultations:

Les mesures à faible risque ne nécessitent que l’intervention des gestionnaires subdélégués; les mesures à risque moyen ou élevé nécessitent une consultation plus large de la gestion. Avant de renvoyer une mesure de dotation donnée à l’échelon supérieur, le consultant en RH (CRH) doit d’abord discuter des préoccupations avec le gestionnaire subdélégué responsable du processus de nomination et proposer des stratégies d’atténuation. Consulter l’annexe B pour en savoir davantage sur le processus de recours hiérarchique.

Surveillance:

Les CRH documenteront les conseils et les orientations et les décisions connexes, et cette information servira à des fins de surveillance et de production de rapports.

Les mesures de dotation à risque élevé qui ont nécessité un renvoi à l’échelon le plus élevé de la gestion feront l’objet d’une surveillance étroite, et les résultats seront communiqués au sous-ministre dans le cadre des mécanismes de surveillance continue.

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Annexe B- Processus de recours hiérarchique du cadre de gestion de risque (Version accessible)

*Changement de niveau : Lorsque des stratégies d’atténuation sont adoptées, le niveau de risque peut être réduit, ce qui peut avoir une incidence sur le processus de recours hiérarchique.

Processus de recours hiérarchique pour les mesures à faible risque

1. Le CRH documente l'examen et la décision connexe (s'il y a lieu) et traite la mesure de dotation.

Notes :

• Recours hiérarchique : les mesures ne nécessitent que l’intervention des gestionnaires subdélégués; le processus de recours hiérarchique ne s’applique pas.
• Stratégies d’atténuation : bien que le processus de recours hiérarchique ne s’applique pas, des stratégies d’atténuation peuvent être recommandées concernant certaines mesures de dotation à faible risque. Les mesures seront traitées, et ce, que les gestionnaires subdélégués adoptent ou non des stratégies d’atténuation.

Processus de recours hiérarchique pour les mesures à risque moyen*

1. Les stratégies d'atténuation ne sont pas adoptées par le gestionnaire subdélégué.
2. Le CRH renvoie au gestionnaire/directeur des RH qui le renvoi à l'échelle supérieure de la direction.
3. Le CRH documente le processus de recours hiérarchique et la décision connexe et traite la mesure de dotation.

Notes :

• Recours hiérarchique : toutes les mesures seront renvoyées à l’échelon supérieur de gestion et au gestionnaire/directeur des RH.
• Stratégies d’atténuation : des stratégies d’atténuation s’appliquent toujours aux mesures à risque moyen. Les mesures seront traitées, et ce, que l’échelon supérieur de la gestion adopte ou non des stratégies d’atténuation.
• Responsabilités : au moment du renvoi, il incombe au prochain niveau de gestion de déterminer si le risque opérationnels de ne pas procéder avec la mesure de dotation est plus important que les risques en matière de dotation et s’il faut adopter les stratégies d’atténuation proposées par le consultant en RH avant d’entreprendre la mesure de dotation.

Processus de recours hiérarchique pour les mesures à risque élevé*

1. Aucune stratégie d'atténuation n'est adoptée par le gestionnaire subdélégué.
2. Le CRH renvoie la mesure au gestionnaire/directeur RH qui le renvoi à l'échelon supérieur de la direction.
3. Aucune stratégie d'atténuation n'est adoptée.
4. Le gestionnaire/directeur RH envoie la mesure au SMA (non-EX), au SM (EX).
5. Le CRH documente le processus de recours hiérarchique et la décision connexe et traite la mesure de dotation.

Notes :

• Recours hiérarchique : toutes les mesures seront renvoyées à l’échelon supérieur de gestion et au gestionnaire/directeur des RH. Lorsque les stratégies d’atténuation ne sont pas adoptées, la mesure est renvoyée au dernier échelon supérieur, soit le SMA (non-EX) ou le SM (EX).
• Stratégies d’atténuation : des stratégies d’atténuation s’appliquent à toutes les mesures à risque élevé et doivent être adoptées pour mettre fin au processus de renvoi au SMA ou au SM. Les mesures seront traitées, et ce, que l’échelon le plus élevé de la gestion adopte ou non des stratégies d’atténuation.
• Responsabilités : au moment du renvoi, il incombe au prochain niveau de gestion de déterminer si le risque opérationnels de ne pas procéder avec la mesure de dotation est plus important que les risques en matière de dotation et s’il faut adopter les stratégies d’atténuation proposées par le consultant en RH avant d’entreprendre la mesure de dotation.
• Surveillance : Les mesures de dotation à risque élevé qui ont nécessité un renvoi à l’échelon le plus élevé de la gestion feront l’objet d’une surveillance étroite, et les résultats seront communiqués au sous-ministre dans le cadre des mécanismes de surveillance continue.