Processus Relatif aux décisions de classification dirigées par les administrateurs généraux
Contexte
La Directive sur la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) permet aux administrateurs généraux d’approuver des décisions de classification qui peuvent ne pas être conformes à la relativité ministérielle ou interministérielle dans des circonstances uniques et exceptionnelles où il n’existe pas d’adéquation claire et évidente avec les normes de classification.
En outre, selon la Directive sur la classification du SCT, un processus formel doit être établi au sein de chaque ministère à des fins d’autorisation, de suivi et de documentation des décisions approuvées directement par les administrateurs généraux, ainsi qu’à des fins d’établissement de rapport sur ces dernières. Ce processus est distinct du processus de résolution des impasses en matière de classification.
Application
Le processus relatif aux décisions de classification dirigées par les administrateurs généraux ne peut être appliqué que lorsque le Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) a déterminé qu’une situation donnée est unique et relève de circonstances exceptionnelles. Il doit exister un manque d’adéquation claire et évidente avec les normes de classification ou avec la relativité ministérielle ou interministérielle actuelle.
Le présent processus ne s’applique pas aux postes de la catégorie EX, dont la création exige l’approbation du sous-ministre.
Exigences
Les exigences suivantes s’appliquent aux décisions de classification approuvées en vertu du pouvoir délégué aux administrateurs généraux :
- le pouvoir ne peut être utilisé que pour la création d’un nouveau poste;
- le poste ne peut pas être utilisé pour les besoins de la relativité;
- le poste ne peut être reproduit au sein ou à l’extérieur de l’organisme;
- le poste ne peut être doté qu’une seule fois et doit être aboli lorsqu’il devient vacant.
Le pouvoir de rendre une décision de classification dirigée est autorisé au cas par cas. Ce pouvoir ne peut être délégué à un échelon inférieur par le sous-ministre d’Emploi et Développement social Canada (ESDC).
Processus
Le processus suivant doit être suivi pour obtenir l’approbation du sous-ministre d’EDSC relativement à une décision de classification dirigée par un administrateur général :
- Lorsque le CECOC détermine que des circonstances uniques et exceptionnelles existent après avoir évalué la situation, une note de breffage est rédigée pour obtenir l’approbation du sous-ministre relativement à la décision de classification.
- Figurent dans la note de breffage :
- une étude de cas/une justification pour la création du poste rédigée par la direction générale/la région responsable et approuvée par le sous-ministre adjoint responsable. Elle doit présenter suffisamment de renseignements pour justifier le recours au pouvoir de décision de classification dirigée par un administrateur général;
- une évaluation du poste par le CECOC (évaluation des fonctions, relativité au sein et à l’extérieur du ministère).
- Une fois approuvée par le sous-ministre, le dossier incluant la note de breffage est renvoyée au CECOC à des fins de traitement, et le conseiller en conception organisationnelle et classification s’assure de mettre à jour PeopleSoft en y enregistrant les renseignements suivants :
- le numéro d’accréditation en classification du sous-ministre, qui sert à l’autorisation de la mesure;
- le code d’emploi, qui indique que le type de description de poste est « impartageable »;
- le statut du poste est spécifié comme étant « gelé »;
- les commentaires sur le poste indiquent qu’il est « gelé en raison d’une décision dirigée par l’administrateur général », précisent le numéro de la note de breffage et la nécessité d’abolir le poste une fois vacant.
- Une copie de la note de breffage approuvée doit être conservée dans le dossier du poste. En outre, les documents compris dans ce dernier doivent clairement indiquer que le poste ne peut pas être reproduit ni utilisé pour les besoins de la relativité et qu’il doit être aboli une fois vacant.
Surveillance
Toutes les décisions de classification approuvées au titre d’une décision dirigée par un administrateur général sont communiquées au SCT dans un rapport de surveillance bisannuel. Les statistiques des ministères du gouvernement du Canada sont mises en commun et comparées en ligne au moyen du Rapport de surveillance consolidé du SCT.
Les postes créés dans le cadre du présent processus doivent être abolis dès qu’ils deviennent vacants. Les postes feront l’objet d’une surveillance et d’un suivi afin d’assurer le respect de la conception organisationnelle et de la classification, ainsi que de la Directive sur la gestion des postes et les processus connexes d’EDSC. Si nécessaire, des mesures seront mises en oeuvre pour corriger les principales lacunes relevées et surmonter les difficultés organisationnelles.
Références
Directive sur la suveillance de la classification du SCT
Processus de geler et dégeler des postes d’Emploi et Développement social Canada
Tableau des pouvoirs en matière de ressources humaines d’Emploi et Développement social Canada
Demandes des renseignements
Directeur du Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) Direction générale des services de ressources humaines.