Processus de geler et dégeler des postes
Contexte
PeopleSoft offre une fonction qui permet aux utilisateurs de geler des postes afin d’indiquer les conditions liées à un poste donné, comme les exigences organisationnelles en vue d’abolir un poste lorsqu’il devient vacant. Cette fonction est utile dans des circonstances particulières et exceptionnelles lorsqu’un problème doit être réglé dans les plus brefs délais, comme indiqué ci-dessous. La marge de manoeuvre permettant de doter des postes pour répondre à des besoins à court terme demeure, mais doit faire l’objet d’une étroite surveillance afin d’assurer la résolution des problèmes cernés.
Exigences
Un rapport sur les postes gelés sera publié chaque mois par le Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) et transmis aux conseillers en conception organisationnelle et classification pour examen et mesures de suivi, au besoin. Si les postes gelés sont vacants, le conseiller responsable prendra immédiatement des mesures pour en assurer l’abolition. Si des postes subordonnés demeurent, le conseiller communiquera avec le client en vue d’obtenir son approbation pour modifier les liens hiérarchiques afin que les postes subordonnés relèvent d’un nouveau poste de supervision.
Processus
| Raison de geler | Approbation de geler | Mesure nécessaire | Dégeler |
|---|---|---|---|
| 1. Le poste doit être aboli en raison d’un réaménagement des effectifs (RDE), mais ne peut être aboli immédiatement, soit parce qu’il est occupé ou parce qu’aucune décision n’a été prise concernant les postes subordonnés. | Abolition approuvée par le SM |
Notes dans PeopleSoft : À abolir en raison d'un RDE. Ne pas dégeler. Avis des décisions de RDE rendues par les responsables de la dotation ministérielle; une copie devrait être versée au dossier. Une fois que le poste est vacant, le conseiller en classification communiquera avec le client pour l’informer de l’abolition imminente et obtenir des directives concernant les nouveaux liens hiérarchiques des postes subordonnés. Le client disposera alors d’un délai d’un mois pour répondre et il recevra un rappel une semaine avant l’expiration du délai. Si aucune réponse n’est reçue, le client sera informé que tous les postes subordonnés relèveront du superviseur immédiat du poste concerné. |
En aucun cas. |
| 2. Le poste doit être aboli parce que les fonctions du poste n’existent plus (à la suite d’un changement de mandat ou d’une réorganisation), mais le poste est toujours occupé ou aucune décision n’a été prise concernant les postes subordonnés. | Abolition approuvée par le gestionnaire qui détient les pouvoirs financiers sur le poste |
Notes dans PeopleSoft : Poste obsolète - À abolir. Ne pas dégeler. Une note expliquant la raison de l’abolition (changement de mandat, réorganisation) doit être versée au dossier. Une fois que le poste est vacant, le conseiller en classification communiquera avec le client pour l’informer de l’abolition imminente et obtenir des directives concernant les nouveaux liens hiérarchiques des postes subordonnés. Le client disposera alors d’un délai d’un mois pour répondre et il recevra un rappel une semaine avant l’expiration du délai. Si aucune réponse n’est reçue, le client sera informé que tous les postes subordonnés relèveront du superviseur immédiat du poste concerné. |
En aucun cas. |
| 3. Il existe une preuve évidente que la description d’emploi n’est pas appropriée (n’est pas conforme au mandat ou à la structure de l’organisation). | Conseiller en classification |
Notes dans PeopleSoft : Gelé en raison d'une non-concordance Lorsqu’une irrégularité est décelée, un conseiller en classification doit discuter des préoccupations avec son propre superviseur pour évaluer les risques. Si l’irrégularité crée un risque important pour l’organisation (dépenses salariales excessives, répercussions sur la relativité), le conseiller informera le client du problème et fournira des orientations concernant les mesures correctives à prendre. Une note doit être versée au dossier. |
Peut être degelé pour une dotation à court terme (moins de 12 mois). Le conseiller en dotation doit consulter l’unité de soutien de programme du CECOC avant de procéder à une activité de dotation relativement à un poste gelé et informer le programme du CECOC qu’il doit revenir au statut gelé. Le poste ne devrait pas être dégelé de nouveau avant qu’une nouvelle description d’emploi soit présentée et classifiée. |
| 4. Il existe une preuve évidente que la classification du poste n’est pas conforme aux politiques et aux normes. | Direction des programmes des RH du Ministère |
Notes dans PeopleSoft : Gelé en raison d'une vérification ministérielle Lorsque l’irrégularité est décelée, une discussion doit être tenue entre la Direction des programmes des RH du Ministère et le CECOC pour évaluer les risques et déterminer quelles sont les mesures à prendre. Le conseiller en classification informera le client du problème et fournira des orientations concernant les mesures correctives à prendre. Une note doit être ajoutée au dossier. |
Peut être dégelé pour une dotation à court terme (moins de 12 mois). Le conseiller en dotation doit consulter l’unité de soutien de programme du CECOC avant de procéder à une activité de dotation relativement à un poste gelé et informer le programme du CECOC qu’il doit revenir au statut gelé. Le poste ne devrait pas être dégelé de nouveau avant que les mesures correctives aient été prises. |
Rôles et responsabilités
Centre de conception organisationnelle et de classification (CECOC)
- Produire un rapport mensuel sur les postes gelés et le remettre aux conseillers en conception organisationnelle et classification, qui l’examineront et feront un suivi, au besoin.
- Déterminer les postes qui devraient être gelés selon les situations présentées dans le tableau ci-dessus et entrer les renseignements dans PeopleSoft.
- Donner des conseils et des orientations aux gestionnaires relativement aux situations qui pourraient exiger le gèle d’un poste, conformément au tableau ci-dessus.
- Dégeler des postes à des fins de dotations à court terme, selon le processus indiqué ci-dessus, et s’assurer que les postes sont gelés à nouveau, tel que requis.
Stratégies ministérielles relatives à l’effectif
- Effectuer des activités de surveillance pour relever les tendances et les anomalies, ainsi que pour soulever des préoccupations.
- Collaborer avec le CECOC pour élaborer des mesures correctives, combler les principales lacunes cernées et surmonter les difficultés organisationnelles.
- Fournir des statistiques pertinentes pour divers outils d’établissement de rapports et des rapports.
Conseiller en dotation
- Consulter le CECOC lorsqu’un poste doit être dégelé à des fins de dotation à court terme, conformément aux situations énumérées dans les processus ci-dessus.
- Informer le CECOC lorsque les activités de dotation liées à des postes qui doivent être gelés sont terminées, afin qu’ils puissent être à nouveau gelés dans PeopleSoft.
Direction
- Approuver l’abolition de postes gelés.
- Déployer des efforts pour garder les postes à jour et conserver un minimum de postes vacants.
Références
Directive sur la surveillance de la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor
Politique sur la classification du Secrétariat du Conseil du Trésor
Demandes de renseignements
Directeur du Centre d’expertise de conception organisationnelle et de classification (CECOC) Direction générale des services de ressources humaines