Conservation et disposition des documents - Une introduction
Section 12. (1) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada stipule que :
« L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir. »
Conformément aux dispositions de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, une Autorisation de disposer de documents (ADD) est l'instrument que le Bibliothécaire et Archiviste du Canada émet pour permettre aux institutions fédérales de disposer de leurs documents (Ressources documentaires de valeur opérationnelle (RDVO) et Ressources documentaire à valeur continu (RDVC)) qui n'ont plus de valeur opérationnelle.
Il y a trois genres d'ADD:
Autorisations spécifiques de disposer de documents (ASDD): Couvrent les documents / RDVO de programmes opérationnels gérés par une seule institution gouvernementale.
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) pour les documents d’exploitation commun et les documents propre à un support particulier (appelées auparavant "autorisations génériques") : Couvrent les documents opérationnels / RDVO qui sont communs à toutes les institutions gouvernementales ou à plusieurs d'entre elles. Par exemple: les Documents institutionnels d'un cabinet de ministre, les Documents des responsables d'institutions fédérales, les Documents afférents à des systèmes d’imagerie électronique, les Secteurs créateurs d’affiches des institutions fédérales, les Documents audio-visuels entreposés au nom de ministères clients, les Documents des dossiers cas d’exploitation, les Publications en surplus dans les institutions fédérales et la Disposition des ressources documentaires éphémères des institutions gouvernementales.
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD) pour les documents administratifs communs : Couvrent les documents administratifs communs à toutes les institutions fédérales, par exemple les documents / RDVO administratifs, financiers et des ressources humaines.
Autorisations spécifiques de disposer de documents (ASDD)
Les ASDD sont appliquées aux documents (RDVO / RDVC) créés, recueillis, reçus et gérés par une institution précise du gouvernement fédéral servant à appuyer et à documenter les fonctions, programmes, processus, transactions, services et autres activités qui sont effectués uniquement ou précisément par cette institution à titre d'un règlement, d'une loi ou d'une politique. Les ASDD représentent l'approbation du Bibliothécaire et Archiviste du Canada pour la disposition de documents et l’établissement de modalités de transfert.
Les ASDD sont aussi requises pour les documents administratifs qui sont uniques à une organisation particulière ou à un programme précis (c.-à-d. qu'ils sont liés à une seule institution).
Ces documents (RDVO / RDVC) sont exclus des APDD, par exemple : comités, groupes de travail, communications, etc.
La Gestion de l'information (GI) est responsable de coordonner la préparation des ASDD avec BAC pour les programmes et les services du Ministère.
Processus de préparation des ASDD
Le développement d’une Autorisation spécifique de disposer de documents (ASDD) a changé suite au développement par BAC d’une nouvelle méthodologie. La nouvelle méthodologie de BAC sera ajoutée à ce document une fois qu’elle sera disponible.
Autorisations de disposer de documents (ADD)
Les ADD décrivent les modalités de transfert de documents / RDVO, en dressant une liste ou en décrivant les documents considérés comme ayant une valeur historique ou archivistique (également désignés sous le nom de Ressources documentaires à valeur continue, RDVC) qui doivent être transférés à BAC à la fin de leur période de conservation.
Les ADD signées sont les instruments autorisant la disposition des documents (RDVO / RDVC) du Ministère, soit en permettant leur destruction (à la discrétion des institutions), en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu'ils passent sous le contrôle d’une entité autre que l’administration fédérale.
Périodes de conservation
Lorsqu'une ASDD est approuvée, le Ministère doit déterminer les périodes de conservation des documents (RDVO), aussi bien ceux qui ont une valeur archivistique / RDVC et ceux qui n'en ont pas. La période de conservation est la période de temps pendant laquelle il faut conserver les documents avant que ceux-ci puissent être disposés. Le début de la période de conservation est normalement en fonction d'un événement qui signale la fin de la vie active du document (RDVO / RDVC) : clôture d'une demande, annulation d'une politique, résiliation d'un contrat, etc. Les secteurs de programme, en consultation avec la Gestion de l’information (GI), déterminent la période de temps minimale de conservation des documents pour répondre aux exigences opérationnelles du Ministère et aux exigences législatives pertinentes.
Plusieurs facteurs influencent la détermination des périodes de conservation :
- Les énoncés sur la nature des documents (RDVO / RDVC) et leur conservation que l'on trouve dans des lois conférant au Ministère ou au programme son mandat, réglementant son fonctionnement ou ayant une incidence sur celui-ci par d'autres moyens (par exemple son administration financière, la Loi sur l'assurance-emploi, etc.);
- Les énoncés sur la nature des documents (RDVO / RDVC) et leur conservation que l'on trouve dans des règlements créés pour appuyer le fonctionnement au jour le jour d'un programme;
- Les énoncés sur la nature des documents (RDVO / RDVC) et leur conservation que l'on trouve dans des politiques internes, directives ou manuels opérationnels conçus afin de faire en sorte que l'information nécessaire est disponible à tous ceux et à toutes celles qui en ont besoin pour effectuer des tâches dans toutes les étapes du fonctionnement d'un programme.
Le but des énoncés dans de tels instruments est d'assurer la disponibilité de l'information nécessaire à toutes les étapes des programmes ou des services d'une institution.
Essentiellement, la durée de conservation des documents (RDVO / RDVC) est déterminée par :
- valeur financière (vérifications, opérations financières et principe de recouvrement des trop-payés) ;
- valeur informative (administration du programme) ;
- valeur de recherche (évaluations et examens du programme) ;
- valeur juridique (poursuites, obligations et ententes) ;
- droits d’accès et droits de la protection des renseignements personnels et limites connexes (protection des renseignements personnels).
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents (APDD)
Les APDD sont conçues pour éliminer la nécessité pour les institutions gouvernementales de préparer des demandes individuelles et négocier des ententes avec le Bibliothécaire et Archiviste du Canada portant sur des documents / RDVO qui ont une nature administrative ou fonctionnelle semblable. Les APDD constituent l'approbation du Bibliothécaire et Archiviste du Canada de disposer de tels documents conformément à certaines modalités.
BAC a émis des Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l’administration fédérale pour aider à déterminer les périodes de conservation pour les documents / RDVO administratifs communs à l'ensemble des institutions du gouvernement fédéral. Bien que les périodes de conservation suggérées doivent être considérées comme des directives générales seulement, dans les cas où la Loi sur la protection des renseignements personnels est concernée, les lignes directrices de BAC doivent être respectées. Les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs de l’administration fédérale sont affichées au site Web de Bibliothèque et Archives Canada.
Outil d’évaluation générique (OEG)
Les outils d’évaluation génériques sont des outils qui permettent de déterminer les fonctions générales des RDVO aux termes d’APDD. Ces outils permettront de formuler des recommandations sur la valeur opérationnelle et les périodes de conservation proposées pour des sujets donnés. Ce ne sont pas des autorisations de disposer de ressources documentaires.