Procédure pour le transfert de documents à valeur opérationnelle à l'équipe de la Gestion de l'Informations Physiques (GIP)

Ce document a pour but de fournir aux employés d'EDSC des instructions générales sur la façon d'emballer et d'étiqueter les boîtes de documents à valeur opérationnelle à transférer à l'équipe de la Gestion de l'Informations Physiques (GIP).

Préparation pour le transfert

Seul le matériel qui constitue des documents à valeur opérationnelle sera accepté par l'équipe de la GIP.

Transférez l'Information physique à l'équipe de la GIP :
Ce qui est approprié :	Ce qui n'est pas approprié :
Les ressources documentaires de nature administrative provenant du bureau de première responsabilité (BPR) du sujet traité. Les ressources documentaires à valeur opérationnelle originales.	Les ressources documentaires de nature administrative et relatives aux programmes qui ne proviennent pas du bureau de l'expéditeur ou pour lesquelles des dossiers officiels existent ailleurs au Ministère, notamment les formulaires de demande de congé du service des ressources humaines (personnel). Les doublons des ressources documentaires à valeur opérationnelle.

Avant de pouvoir procéder au transfert des documents à valeur opérationnelle, une liste électronique dûment remplie dossier par dossier doit être envoyée au Bureau des dossiers (voir plus bas comment générer cette liste, le Formulaire d'inventaire des ressources documentaires). Une copie imprimée de cette liste doit également être placée dans la première boîte de l'envoi.

Procédures
1. Retirer ce qui suit des dossiers avant de les à l'équipe de la GIP :
  - Copie pratique
  - Doublons : Ces ressources d'information doivent être recyclées ou déchiquetées selon leur catégorisation de sécurité.
2. Identifier le contenu des boîtes
3. Afin de localiser des informations si nécessaires dans le futur, également pour déterminer le moment et l'action appropriés pour l'élimination :
  - Assurez-vous de regrouper les ressources documentaires dont la nature et la fonction sont semblables.
  - Assurez-vous que les fichiers financiers du même exercice sont répertoriés et encadrés dans le même groupe de boite.
  - La liste des fichiers doit être dans le même ordre que dans la boite de stockage.
  - Chaque fichier, vidéo, cassette, disques, cartes, plans etc., dans chaque boite doivent être inscrits sur la liste.
  - La liste des fichiers doit refléter avec précision le contenu des boîtes.
  - Tous les champs dans le formulaire d'inventaire des ressources documentaires (XLSM, 3.86 MB) doivent être rempli pour chaque envoi de boîtes.
  - Noté : Les listes de fichiers ou d'enregistrement à stocker doivent être conservées par l'expéditeur pour référence future lorsque des documents doivent être demandés.
4. Information d'empaquetage pour l'expédition à l'équipe de la GIP
  - Placer les dossiers uniquement dans des boîtes (pieds cubes) qui s'ouvrent sur le haut et qui ont des dimensions spécifiques [Longueur: 38,1 cm (15 po 1/4), Largeur: 28,9 cm (11 po 1/2), Hauteur: 25,4 cm (10 po)].
  - Assemblez les boîtes en utilisant du ruban adhésif de deux pouces pour renforcer le fond des boîtes.
  - Placer les dossiers suffisamment près les uns des autres afin qu'ils demeurent à la verticale dans la boîte, mais pas au point où il n'y a pas de place pour qu'on puisse les retirer avec la main et pas assez éloignés les uns des autres au point où ils s'affaissent dans la boîte. L'espace restant doit être d'environ ½ po ou de 1 po.
  - Mettre les dossiers à la verticale dans la boîte en orientant les identificateurs de dossier dans un sens (gauche à droite), afin qu'ils soient visibles lorsque la boîte est ouverte.
  - Organiser les dossiers conformément au système de classement des dossiers de votre direction générale, selon un ordre séquentiel adéquat (autrement dit, les numéros figurent avant les lettres; les lettres seules avant les lettres doubles; les lettres doubles avant les lettres triples; mais les dossiers peuvent être disposés par ordre alphabétique, numérique, chronologique, etc., s'il n'y a pas de système de classification). Toutes les parties d'un même numéro de dossier doivent être gardées ensemble dans la séquence numérique.
  - Les rabats supérieurs des boîtes doivent être pliés entre eux. Ne fermez pas la bande.
1. Étiquetage des boîtes
2. Les informations suivantes doivent être imprimés à l'aide d'un marqueur permanent de type burin noir sur la face avant étroite de la boîte.
1. Identifiez la direction générale, le programme, etc. dans le coin supérieur gauche de chaque boîte. Les acronymes des directions générales sont acceptables, mais l'acronyme doit être clairement défini dans la documentation de transfert.
2. Indiquez le type de dossiers, l'année civile ou l'exercice fiscal sous les informations d'identification de l'institution.
3. Écrivez le nom / numéro de dossier du premier et du dernier dossier de chaque boîte.
4. Inscrire la plage des numéros des boîtes (par exemple 1/10, 2/10, etc.) dans le coin supérieur droit de chaque boîte. La numérotation des boîtes doit commencer au numéro 1 et se poursuivre jusqu'à la dernière boîte de l'envoi. N'utilisez pas des numéros plus d'une fois dans un même transfert et n'insérez pas des boîtes entre deux numéros consécutifs (ex : 1a/10).
1. Transfert de dossiers qui ont un niveau de sécurité élevé
  - Dans la mesure du possible, séparez les informations classées Protégé C ou Secret.
  - N'indiquez pas sur la boîte que des informations classifiées sont contenues. L'équipe de la GIP organisera une date et une heure pour transférer ces informations.
  - Pour obtenir des conseils, contactez l'équipe de la Gestion de l'Informations Physiques : nc-gestion_des_documents-records_management-gd@hrdc-drhc.net et mentionnez qu'il s'agit d'une demande de "transfert de Documents à valeur opérationnelle".