Signature numérique – Foire aux questions (FAQs)
Les procédures suivantes visent à aider les employés à ajouter une signature numérique en utilisant l'une des applications généralement utilisées dans notre organisation.
Qu'est-ce qu'une signature numérique ?
Une signature numérique est une marque numérique sécurisée et certifiée qui constitue une « empreinte » numérique. Cette empreinte numérique confirme l'approbation d'un contrat, d'un document ou d'un formulaire d'autorisation. Elle est appliquée à un document PDF à l'aide du système maCLÉ Entrust et élimine le besoin d'imprimer, de signer manuellement et de numériser les documents.
Pourquoi utiliser une signature numérique ?
Les signatures numériques fondées sur un certificat offrent des avantages indéniables par rapport au processus traditionnel de signature manuscrite qui exige l'impression, la signature, la numérisation et l'envoi par courriel. Contrairement à une signature manuscrite, une signature numérique fondée sur un certificat est difficile à falsifier car elle contient de l'information chiffrée propre au signataire. Les signatures numériques peuvent être facilement vérifiées et peuvent être utilisées afin d'informer les destinataires si un document a été modifié après sa signature.
Tout comme un passeport ou un permis de conduire, les certificats numériques servent de documents électroniques qui confirment l'identité du titulaire. Le gouvernement du Canada utilise l'infrastructure à clés publiques (ICP), fournie par Entrust pour la prestation de services de certificat et de la signature numériques. L'ICP, qui porte la marque maCLÉ, permet aux employés de chiffrer des données, d'apposer une signature numérique et de s'authentifier au moyen de certificats numériques fiables. Bien qu'il porte la marque maCLÉ, le logiciel est affiché sous le nom d'Entrust sur votre appareil de travail.
Quand faut-il utiliser une signature numérique ?
Une signature numérique est habituellement utilisée pour appuyer les transactions à risque élevé, car :
- Elle valide l'identité du signataire (atténue le risque de fraude);
- Elle est non répudiable (la signature est supprimée si le document est modifié après sa signature);
- Elle est autorisée et réglementée par les autorités de certification;
- Elle sert d'« empreinte » numérique pour les documents à signer.
Qu'il s'agisse d'une signature électronique ou sur papier, l'objectif fondamental de la signature reste le même. Une signature associe une personne à un document (ou à une transaction) et fournit généralement la preuve de l'intention de cette personne d'approuver le contenu du document, ou d'être légalement liée par son contenu. La fonction principale d'une signature consiste à fournir la preuve de :
- L'identité du signataire;
- Son intention de le signer;
- Son consentement à être lié par le contenu du documen.
L'exigence d'une signature peut être :
- Imposée par une loi fédérale;
- Imposée par une politique;
- Issue d'une pratique habituelle.
À titre d'exemples, les signatures numériques sont utilisées pour signer une lettre d'offre, un budget de période d'examen, une autorisation de reconfiguration des postes de travail, et bien plus encore.
Source : Orientation du gouvernement du Canada sur l'utilisation des signatures électroniques
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