Recommandations relatives à l’équipement requis pour la fonction de vidéoconférence sur poste de travail

Commençons sans plus tarder!

Pour utiliser la fonction de vidéoconférence sur poste de travail, chaque employé participant doit disposer d’une caméra Web et d’un casque d’écoute équipé d’un microphone (idéalement, il doit être compatible avec un téléphone VoIP et les appareils informatiques utilisés pour éviter d’avoir à utiliser différents casques).

Quel est le processus à suivre?

Vérifiez les appareils dont l’employé dispose déjà afin de déterminer s’il a besoin de nouvel équipement ou d’équipement additionnel.
Si oui, choisissez l’UNE des deux solutions (branché ou sans fil) pour vous orienter puis examinez la liste de l’équipement qui a bien fonctionné pour les participants au projet pilote sur la fonction de vidéoconférence de 2014.

Si un employé dispose des appareils suivants, il n’aura pas besoin d’équipement supplémentaire :

une caméra Web;
un casque d’écoute qui lui permet de recevoir des appels téléphoniques et d’écouter des extraits audio et vidéo sur son ordinateur (ou peut-être qu’il utilise un casque d’écoute différent pour chaque activité).

S’il en est autrement, choisir l’une des deux solutions suivantes :

Si l’employé dispose déjà d’une partie de l’équipement requis, il se peut qu’il soit déjà intéressé par l’une ou l’autre des solutions (p. ex. s’il a un casque d’écoute, il aura seulement besoin d’une caméra Web) :

Branché : Cette solution est moins coûteuse. Les casques d’écoute qui n’assurent qu’une seule fonction sont faciles à utiliser; toutefois, il peut s’avérer compliqué de connecter un casque d’écoute multifonctionnel correctement. Cette solution est aussi valable que l’option sans fil.
Sans fil : Cette solution est plus facile à utiliser et seulement un peu plus coûteuse; cependant, selon le nombre d’employés, cette différence peut finir par coûter cher.

Si, à titre de gestionnaire, vous avez besoin d’équipement pour plusieurs employés, une combinaison des deux solutions (branché et sans fil), voire même l’utilisation de différents modèles pour chacune d’entre elles, constitue une option viable. Votre principale préoccupation est la compatibilité avec le téléphone VoIP (Avaya 9608) et les appareils informatiques utilisés (dans un environnement Microsoft Windows).

Premieré solution : branché

À quoi ressemble la solution « branché »?

Il convient d’opter pour la solution « branché » la plus simple lorsque l’employé dispose déjà d’un casque d’écoute compatible avec le téléphone VoIP : dans ce cas, il suffit d’acheter une caméra Web et un casque d’écoute de base muni d’un câble USB qui se connecte aux appareils informatiques. Il est à noter que l’employé qui choisit cette option doit changer de casque d’écoute en fonction de l’activité qu’il effectue, par exemple parler au téléphone ou participer à une vidéoconférence.

La solution « branché » idéale idéale nécessite qu’on branche un casque d’écoute compatible dans un adaptateur doté de deux fils : l’un d’entre eux est connecté au téléphone VoIP et l’autre à l’appareil informatique; voir le diagramme ci-dessous.

Longue description

Premieré solution : branché
- Le LINK 180 a un interrupteur avec les sélections (A, B et C). Placez cet interrupteur à la position A.
- Le port d'entrée et de sortie audio LINK 180 se branche au casque d'écoute via le câble Quick Disconnect avec fiche modulaire.
- Le port USB du LINK 180 se branche à l'ordinateur de bureau ou le portatif.
- Le port de téléphone du LINK 180 se branche au Téléphone Avaya 9608 via le câble Avaya GN1216 avec fiche modulaire QD 8800-00-25 (vendu séparément).

Quel équipement doit-on se procurer si l’on souhaite opter pour la solution « branché » idéale?

Comme le montre le diagramme ci-dessus, la solution « branché » idéale nécessite de l’équipement additionnel; il ne suffit plus de disposer uniquement d’une caméra Web et d’un casque d’écoute. La solution « branché » idéale utilisée dans le cadre du projet pilote de 2014 a nécessité l’achat de toutes les pièces d’équipement décrites dans le tableau suivant afin que les employés soient en mesure de participer aux vidéoconférences :

Solution « branché » idéale : tous les articles suivants pour tous les employés
Nom du fabricant	Équipement	Description	Estimation
Microsoft N^o Q2F-00014	LifeCam Studio pour entreprise	Caméra Web	75 $
Jabra N^o GSA2104- 820-105	Casque d’écoute GN2020	Casque d’écoute avec microphone intégré. Nécessite l’adaptateur ci-dessous; autrement, veuillez vous procurer deux casques.	100 $
Jabra N^o 180-09	Adaptateur USB Link 180	Utilisé pour changer la fonction du casque d’écoute entre le téléphone VoIP et l’ordinateur. Nécessite les deux câbles ci-dessous.	50 $
Jabra N^o 8800-00-25	Raccord rapide à l’adaptateur RJ-9	Assure la première moitié de la connexion entre l’unité Link 180 et le téléphone VoIP.	20 $
Jabra N^o 88001-04	Cordon spirale Avaya GN1216	Assure la deuxième moitié de la connexion entre l’unité Link 180 et le téléphone VoIP.	25 $
		Estimation totale	270 $

Que faire si aucun de ces modèles ou aucune de ces marques ne sont disponibles?

Certains des modèles présentés ci-dessus ne sont peut-être plus disponibles; toutefois, il est impossible de dresser la liste de tous les autres articles compatibles qui peuvent être utilisés.

Voici les principales exigences qui doivent être respectées :

l’équipement doit être compatible avec le téléphone VoIP (Avaya 9608) et les appareils informatiques utilisés (dans un environnement Microsoft Windows);
vous devez utiliser un adaptateur avec les câbles appropriés ou deux casques d’écoute.

Lorsque vous acceptez d’utiliser d’autres modèles que ceux présentés, avant d’en acheter une grande quantité, il est recommandé d’essayer un ou deux appareils parmi ceux qui vous sont proposés et de vérifier leurs câbles pour vous assurer qu’ils sont compatibles avec le réseau d’Emploi et Développement social Canada (EDSC).

Deuxiéme solution : sans fil

À quoi ressemble la solution sans fil?

Les casques d’écoute sans fil échangent des signaux avec une station reliée au téléphone VoIP et à l’appareil informatique (voir le diagramme ci-dessous). Si un employé dispose déjà d’un casque d’écoute sans fil, il se peut qu’il l’utilise seulement sur un appareil sans se rendre compte qu’il est compatible avec le téléphone VoIP et l’ordinateur. Il doit vérifier l’emballage dans lequel se trouvait le casque à l’achat (câbles additionnels, marche à suivre) ou visiter le site Web du fabricant pour voir si l’achat d’une pièce d’équipement ou d’un petit dispositif pourrait lui permettre d’utiliser le casque dont il dispose déjà avec les deux appareils.

Longue description

Deuxiéme solution : sans fil
- Le port de téléphone du Jabra Pro^TM 9450 se branche au Téléphone Avaya 9608.
- Le port USB du Jabra Pro^TM 9450 se branche à l'ordinateur de bureau ou le portatif.

Quel équipement doit-on se procurer si l’on souhaite opter pour la solution sans fil?

Le coût de la solution sans fil n’est pas beaucoup plus élevé que celui de la solution « branché »; en outre, elle est plus facile à mettre en place. La solution sans fil utilisée dans le cadre du projet pilote de 2014 a nécessité l’achat de toutes les pièces d’équipement décrites dans le tableau suivant afin que les employés soient en mesure de participer aux vidéoconférences :

Solution sans fil :tous les articles suivants pour tous les employés
Nom du fabricant	Équipement	Description	Estimation
Microsof N^o Q2F-00014	LifeCam Studio pour entreprise	Caméra Web	75 $
Jabra N^o 9450-65-707-105	Casque d’écoute Jabra Pro GN9450	Casque d’écoute avec microphone intégré. Vendu avec un socle et les câbles nécessaires.	225 $
		Estimation totale	300 $

Que faire si aucun de ces modèles ou aucune de ces marques ne sont disponibles?

Certains des modèles présentés ci-dessus ne sont peut-être plus disponibles; toutefois, il est impossible de dresser la liste de tous les autres articles compatibles qui peuvent être utilisés. La principale exigence à respecter, c’est que l’équipement doit être compatible avec un téléphone VoIP et un ordinateur (dans un environnement Microsoft Windows).

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