Utiliser et diffuser

Ce que vous devez savoir

  • L’échange de renseignements complets et exacts, en temps opportun, entre les employés et avec le public est un aspect essentiel de toute organisation moderne et efficace.
  • Afin de protéger les renseignements personnels des Canadiens, l’accès aux renseignements de nature délicate doit être accordé seulement aux personnes qui en ont besoin pour faire leur travail.
  • Le code sur la protection des renseignements personnels établit des limites quant aux types de renseignements personnels pouvant être recueillis et aux circonstances dans lesquelles de tels renseignements peuvent être divulgués :
    • les renseignements personnels sont des renseignements protégés et peuvent seulement être divulgués conformément aux lois applicables;
    • sans le consentement de la personne, ou conformément à la législation applicable, le Ministère ne peut utiliser les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou compilés.
  • Les employés sont tenus de protéger, en tout temps, les RDVO assortis d’une cote de sécurité.
  • Vous devez vous assurer de respecter les protocoles de sécurité applicables lorsque vous transmettez et recevez des renseignements de nature délicate :
  • Le chiffrement est une façon simple et très efficace de protéger vos fichiers :
    • les documents accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé B » peuvent seulement être envoyés par courriel à l’intérieur du pare-feu du département. Si l’envoie ce fait à l’extérieur du pare-feu, ces documents doivent être chiffrés;
    • utilisez le chiffrement pour sécuriser les renseignements de nature délicate dont vous assurerez vous-même la protection;
    • si vous avez accès aux applications Web de la rémunération, vous disposez déjà de tout ce dont vous avez besoin pour utiliser le chiffrement;
    • n’envoyez jamais de renseignements de nature délicate à des destinataires dont vous ne connaissez pas l’identité.
  • En ce qui touche les télécopies régulières, ne transmettez que des renseignements de nature peu délicate (« Protégé A ») :
    • les communications par télécopieur peuvent être interceptées à l’emplacement de l’expéditeur ou du destinataire, et ce, en raison d’une surveillance délibérée ou d’une erreur d’acheminement;
    • les services de télécopie peuvent être compromis par des problèmes liés au matériel ou aux logiciels;
    • consultez votre bureaux régionaux de la sécurité (BRS) lorsqu’il est nécessaire d’envoyer par télécopieur des renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé B » ou supérieure;
    • NE transmettez PAS de renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « SECRET » par télécopieur, à moins d’avoir accès à un télécopieur sécurisé connecté à un dispositif compatible avec le protocole d’interopérabilité des communications sécurisées et d’avoir consulté votre ASR au préalable.
  • Évitez de traiter, de transmettre ou de stocker des renseignements de nature délicate, protégés ou personnels à l’aide d’un téléphone intelligent.
  • La messagerie NIP à NIP au moyen d’appareils BlackBerry ne doit être utilisée qu’en cas d’urgence (p. ex. lorsque le plan de continuité des opérations est mis en œuvre).
  • Vous devez acquérir, conserver et partager les connaissances et l’information de façon appropriée.
  • Respectez votre obligation de loyauté lorsque vous publiez quoi que ce soit en ligne :
    • limitez les renseignements personnels que vous publiez en ligne (p. ex. votre lieu de travail ou votre horaire).
      N’oubliez pas : vous ne pouvez pas retirer ce que vous publiez en ligne.
    • évitez de révéler que vous êtes un fonctionnaire et ne vous servez pas de votre adresse électronique ministérielle lorsque vous utilisez les médias sociaux à des fins personnelles.
  • Envoyez les liens dans des courriels au lieu de pièces jointes, dans la mesure du possible.

Outils et ressources

Foire aux questions

  • Les connaissances et l’information sont-elles considérées comme des ressources publiques?

    Oui. Les ressources publiques englobent les connaissances et l’information.

  • Que dois-je faire si je perds mon appareil BlackBerry?

    Si vous perdez votre appareil BlackBerry ou s’il est volé, vous devez le signaler sans tarder à votre gestionnaire et à l’InfoService national. Même dans les cas où l’on estime que l’appareil pourrait être récupéré, un signalement immédiat permettra au personnel de rendre l’appareil inutilisable pendant un certain temps et ainsi d’en empêcher son utilisation inappropriée.

  • Qu’est-ce que le réseautage social?

    Le réseautage social en ligne est une extension du réseautage social traditionnel et est effectué sur Internet. Les sites de réseautage social vous encouragent à fournir beaucoup de renseignements personnels et offrent divers mécanismes de communication (p. ex. salons de clavardage ou messagerie instantanée) qui vous permettent de créer des liens avec d’autres personnes.

  • Suis-je autorisé à visiter des sites de médias sociaux à des fins personnelles pendant que je suis au travail?

    Oui. La Politique sur l’utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux du Secrétariat du Conseil du Trésor permet aux employés d’utiliser le réseau d’ordinateurs du Ministère à des fins personnelles limitées, à condition que toute activité en ce sens :

    • n’ait pas lieu pendant les heures de bureau (elle doit avoir lieu, par exemple, pendant les pauses, le midi, ou avant et après le travail);
    • n’ait pas pour objet l’obtention de gains financiers;
    • n’entraîne pas de coûts supplémentaires;
    • ne nuise pas aux activités normales liées au travail.
  • Que dois-je faire si je crois déceler un cas de collecte, d’utilisation ou de divulgation non autorisée de renseignements personnels ou ministériels?

    Les employés doivent faire part de tout incident de ce type, présumé ou réel, de même que de toute plainte en ce sens à leur superviseur immédiat ou à leur gestionnaire afin que des mesures soient prises.

  • Qu’est-ce que maCLÉ?

    maCLÉ est la nouvelle norme du gouvernement du Canada en ce qui touche le chiffrement et le déchiffrement des fichiers et des courriels, de même que l’accès aux renseignements sur votre paye par l’intermédiaire du site des applications Web de la rémunération.

  • D’autres personnes peuvent-elles ouvrir mes fichiers chiffrés?

    Oui, mais seulement si elles figuraient sur votre liste de distribution lorsque vous avez chiffré les fichiers ET si elles disposent d’une clé de chiffrement valide.

  • Que dois-je faire si je n’ai pas accès à un télécopieur sécurisé?

    Lorsque vous n’avez pas accès à un télécopieur sécurisé, vous devez utiliser d’autres moyens sécurisés pour transmettre/transporter l’information en cause, comme la poste prioritaire, le courrier recommandé ou les services d’un messager autorisé utilisant la signature comme méthode de suivi.

  • L’envoi par courriel de renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé B » d’un ministère ou organisme fédéral à un autre (p. ex. de Service Canada à la Gendarmerie royale du Canada, de Service Canada à l’Agence du revenu du Canada) est-il considéré comme un risque?

    Oui. Tout courriel contenant des renseignements accompagnés d’une désignation de sécurité « Protégé B » envoyé au-delà de notre pare-feu est considéré comme un risque si les mesures de protection appropriées ne sont pas appliquées. Consultez votre ASR pour en savoir plus.

  • Avec qui dois-je communiquer si je ne suis pas certain de respecter le code sur la protection des renseignements personnels?

    En cas de doute, faites part de vos inquiétudes à votre superviseur ou à votre gestionnaire et demandez-lui des conseils opérationnels.