Recueillir, créer, recevoir, saisir

Ce que vous devez savoir

• Les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) constituent un sous-ensemble de toutes les ressources d’information créées ou reçues par le Ministère, et elles doivent être tenues à jour et gérées en conséquence. Les RDVO documentent la prise de décisions de même que l’exécution des programmes, la prestation des services et les activités continues. Elles favorisent le respect des exigences en matière de rendement ainsi que la réalisation du mandat prescrit par la loi du Ministère.
  • Lorsque l’on saisit et stocke les RDVO de manière appropriée, il est plus facile d’accéder aux renseignements et de les transmettre au sein de l’organisation et à d’autres ministères, selon les besoins.
• Les ressources documentaires à valeur durable (RDVD) constituent un sous-ensemble de RDVO; elles peuvent revêtir une importance à long terme, notamment sur le plan historique, et font partie du patrimoine documentaire du gouvernement du Canada.
• Les ressources documentaires éphémères peuvent être supprimées ou éliminées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires, à condition qu’elles ne soient pas visées par une demande d’accès à l’information, une obligation juridique exigeant leur conservation, une vérification ou une enquête. Parmi ces ressources peuvent figurer, entre autres choses, les versions provisoires de documents, des documents conservés uniquement à des fins pratiques ou de référence, les copies de documents, des communications non officielles, des renseignements qui présentent des lacunes sur le plan du contexte ou encore de l’organisation logique ou cohérente, de même que de l’information en lien avec les réservations en vue de réunions.
• Les courriels sont des ressources documentaires et doivent être traités de la même façon que les autres types d’information :
  • ne conservez que les courriels (et pièces jointes) ayant une valeur opérationnelle;
  • nettoyez régulièrement votre boîte de courriels et vos archives (.pst). Passez vos courriels en revue pour cerner les RDVO et supprimer ceux qui sont éphémères et dont vous n’avez plus besoin;
  • signalez toutes les tentatives d’hameçonnage présumées ou les cas de réception excessive de pourriels à l’InfoService national;
  • envoyez les liens dans des courriels au lieu de pièces jointes, dans la mesure du possible;
  • évitez les énoncés vagues dans la ligne d’objet (ou de laisser cette ligne vide).
• Employez-vous à acquérir avant tout des connaissances et des renseignements pertinents en fonction de ce dont vous avez besoin dans votre travail.
  • En ce qui touche les renseignements personnels, ne recueillez que ceux dont vous avez absolument besoin pour réaliser les tâches énoncées dans votre description de travail.
• Enregistrez vos documents secrets dans la Système de collaboration des documents de nature délicate. Pour obtenir plus de renseignements à cet effet, communiquez avec votre coordonnateur.
• Lorsque vous téléversez un document dans le dépôt SharePoint d’Emploi et Développement social Canada (EDSC), remplissez convenablement les champs requis comme ceux sur le type de contenu, la classification de sécurité, les mots clés du document, le destinataire et la fonction opérationnelle.

Outils et ressources

• Outil de catégorisation de l’information
• Pourriels et courriels d'hameçonnage

Foire aux questions

• Que veut-on dire lorsque l’on demande de ne recueillir que les renseignements qui sont absolument nécessaires?

  En tant qu’employé, si vous avez seulement besoin, par exemple, du nom et de l’adresse d’une personne pour réaliser la tâche demandée, ce sont les seuls renseignements que vous pouvez recueillir.

• Comment puis-je savoir si un message que j’ai reçu est un pourriel ou une tentative d’hameçonnage?

  Voici certains des indicateurs d’un courriel non légitime :

  • heure d’envoi – le message est reçu à une heure non habituelle, en dehors des heures normales de bureau;
  • le message contient des erreurs d’orthographe et de grammaire;
  • aucune coordonnée détaillée n’accompagne le message;
  • le message n’est pas personnalisé – l’adresse d’envoi est générique;
  • le message donne l’impression qu’il est urgent d’y répondre;
  • le lien fourni mène à un site autre que celui qu’il indique. Lorsque vous placez le pointeur de la souris sur le lien, une autre adresse Internet apparaît;
  • dans le message, on vous demande de donner certains renseignements personnels.
• De quelle façon dois-je gérer mes courriels?

  Veuillez consulter la page Gérer vos courriels dans la section Gestion de l’information sur iService.