Éliminer

Ce que vous devez savoir

• Pensez à la raison pour laquelle vous êtes en possession de l’information en cause et vous avez jugé qu’il était important de la conserver :
  • Est-ce une ressource documentaire à valeur opérationnelle?
  • Est-ce une ressource documentaire à valeur durable?
• L’élimination des renseignements ayant une valeur opérationnelle peut se faire de trois façons :
  • aliénation (transfert à une autre organisation);
  • destruction (l’on détruit les renseignements parce qu’ils n’ont pas de valeur archivistique pour l’organisation en cause ou toute autre organisation);
  • transfert permanent (les renseignements ont une valeur durable et doivent être conservés par Bibliothèque et Archives Canada).
• Des politiques ont été établies pour aider les employés à déterminer pendant combien de temps certaines ressources documentaires à valeur opérationnelle doivent être conservées; des processus sont en place pour voir à ce que l’on élimine les renseignements (en format électronique ou imprimé) correctement et au bon moment.
• Avez-vous de l’équipement de technologie de l’information dont vous n’avez plus besoin (p. ex. ordinateur de bureau, ordinateur portatif, appareil BlackBerry, imprimante, photocopieur, télécopieur)? Le cas échéant, communiquez avec l’InfoService national pour que cet équipement soit retiré et nettoyé correctement :
  • ne le donnez pas à un collègue pour qu’il l’utilise (même temporairement);
  • ne l’apportez pas à la maison;
  • ne le laissez pas dans votre bureau ou dans une armoire;
  • n’envoyez pas d’équipement aux fins de réparation ou de remplacement sans d’abord vous assurer que les données ont été convenablement effacées du dispositif en cause.
• Vous avez un besoin particulier relativement à l’élimination (comme la destruction d’un ensemble de documents de nature délicate) ou n’êtes pas certain de ce que vous devez faire? Communiquez avec l’InfoService national ou l’ASR.

Outils et ressources

• Guide de conservation et de disposition des documents
• Procédures d’élimination sécuritaires des supports électroniques
• Afin d’assurer la protection de l’information, ce qui englobe les tâches de préparation, de stockage, de manipulation, de transmission et de destruction des renseignements, consultez : 
  • Direction de l’intégrité interne et de la sécurité
  • Gestion de l’information
  • Outil de catégorisation de l’information

Foire aux questions

• Quelles étapes dois-­je suivre afin d’éliminer adéquatement les ressources documentaires?

  Veuillez consulter le document Éliminez vos ressources documentaires électroniques

• Comment puis-je transférer des ressources documentaires à valeur durable (archivistique) à Bibliothèque et Archives Canada?

  Veuillez lire le Guide de conservation et de disposition des documents.

• Puis-je éliminer tous les courriels une fois qu’ils ne sont plus nécessaires?

  Vous devez séparer les courriels qui ont une valeur opérationnelle (et qui doivent donc être conservés) de ceux qui sont de nature « éphémère » (et qui doivent donc être détruits lorsqu’ils ne sont plus nécessaires).