Réservation d’une salle de conférence dans Outlook - FAQ
Où puis-je trouver les instructions pour réserver une salle de conférence dans Outlook ?
Les instructions officielles qui devraient être utilisées pour réserver une salle de conférence dans Outlook se trouvent ici : Comment puis-je réserver une salle de réunion ou une autre ressource partagée?
Les instructions officielles sont longues et compliquées. Existe-t-il d’autres façons de réserver une salle de conférence dans Outlook ?
Comme c’est le cas pour la plupart des logiciels commerciaux, il existe plusieurs façons d’exécuter la même tâche. Cela dit, il n’existe actuellement qu’une seule méthode prise en charge pour réserver une salle de conférence dans Outlook (voir R1). Bien qu’elles ne soient pas idéales, ces instructions ont été mises à l’essai pour s’assurer que des problèmes comme la réservation en double des salles de conférence ne se produisent pas.
Au fur et à mesure que nous passerons à des versions plus récentes d’Outlook et que nous mettrons à jour les ressources d’Outlook (salles de conférence), les instructions seront modifiées et devraient être plus faciles à suivre.
Pourquoi les noms des salles de conférence sont-ils si longs ?
Les noms des salles de conférence ont été créés au moyen des normes de désignation actuelles du ministère. Les noms sont longs afin de fournir le plus de détails importants possible sur la salle de conférence au premier coup d’œil. Voici une explication de la norme actuelle et un exemple :
{Préfixe}-{Ville}-{Édifice ou adresse}-{Province ou région}-{Étage}-{Salle}-{Places}-{Suffixe}
EDSC.CONF-Gatineau-PhaseIV-QC-01-0001-10-CONF.EDSC
Comment puis-je annuler la réservation d’une salle de conférence ?
Il n’y a pas d’instructions particulières pour annuler la réservation d’une salle de conférence. Suivez simplement le processus habituel d’annulation d’une réunion à partir de votre calendrier Outlook :
- Ouvrez votre calendrier Outlook
- Ouvrez la réunion qui comprend la réservation de la salle de conférence.
- Cliquez sur « Annuler la réunion ».
- Cliquez sur « Envoyez l’annulation ».
Pourquoi les salles de conférence pour lesquelles une réservation a été annulée figurent-elles encore dans le calendrier des salles de conférence ?
Les salles de conférence pour lesquelles une réservation a été annulée figurent toujours dans le calendrier des salles de conférence en raison de la configuration actuelle d’Outlook. Toutefois, elles ne figurent pas dans l’affichage de l’horaire, qui fait partie des instructions de réservation officielles. Il est recommandé de toujours utiliser l’affichage de l’horaire, de sorte que les salles de conférence pour lesquelles une réservation a été annulée ne s’affichent pas.
On cherche actuellement une solution à ce problème.
Pourquoi ne puis-je modifier une réservation de salle de conférence que quelqu’un d’autre (un délégué) a faite en mon nom ?
Malheureusement, en raison de la configuration actuelle d’Outlook, cette fonction pose problème. Le délégué doit apporter les modifications concernant la salle de conférence.
On cherche actuellement une solution à ce problème.
Pourquoi la fonction « Recherche de salles » n’est-elle pas utilisée ?
Malheureusement, en raison de la configuration actuelle d’Outlook, cette fonction pose problème.
On cherche actuellement une solution à ce problème.
Avez-vous des ordinateurs portables ou d’autres équipements de TI ?
Non. En raison du transfert de ce dossier par le Bureau d’affaires, vous devrez ouvrir un dossier auprès de l’InfoService national pour demander à la DGIIT si elle a du matériel à prêter.
Comment puis-je savoir quel matériel se trouve dans la salle ?
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la salle et sélectionnez les propriétés. Vous y trouverez des renseignements supplémentaires sur la salle.
Qu’arrive-t-il si l’équipement dans la salle ne fonctionne pas ?
Si l’équipement ne fonctionne pas, veuillez ouvrir dossier auprès de l’InfoService national.
Que dois-je faire s’il manque des chaises dans la salle ?
Veuillez vérifier si les chaises se trouvent dans l’autre salle de conférence à proximité et, si elles ne s’y sont pas, ouvrez un dossier auprès du groupe responsable des locaux de la RCN.
Que dois-je faire si la salle est en désordre ?
Malheureusement, si le groupe qui vous a précédé a laissé la salle en désordre, il n’y a pas grand-chose d’autre à faire que de porter la situation à son attention.
Que dois-je faire pour réserver une salle de vidéoconférence qui ne figure pas dans le système ?
Pour réserver des salles de vidéoconférence, communiquez avec le service d’assistance de SPC, au 1 877 473-8433.
Comment puis-je savoir si une salle de conférence est réservée pour une date et une heure ultérieures ?
Dans Outlook, cliquez sur l’onglet Calendrier, puis sur Calendrier ouvert, et choisissez la salle que vous cherchez. Allez ensuite à la date et vous verrez si la salle est réservée ou non.