Saisie-arrêt des traitements et de la rémunération payable aux employés de l'état et à d'autres personnes physiques liées par des marchés de services

Politiques de finance archivées

Pour plus d'informations sur les politiques financières archivées ou pour localiser une politique précise, S.V.P. fournir toute information pertinente au sujet de la nature de votre demande et envoyer un courriel à NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD. Un membre de l'équipe de la Politique financière vous répondra pour vous aider.

(Excluant les personnes morales)

Pour toutes questions ou commentaires, veuillez nous contacter au : NC-CFOB-Financial_Policy_Questions_Politique_Financière-GD

Dernière mise-à-jour : le 2 janvier 2001

Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Veuillez noter que cette politique s’appliquera à Service Canada ainsi qu'au ministère du Développement social et ressource humaine (DSRH), qui seront désormais désigné comme étant «le Ministère».

Table des matières:

1. Objectif de la politique

Le texte qui suit donne les grandes lignes des pratiques administratives concernant la saisie-arrêt des traitements et de la rémunération que verse le Ministère aux employés, de la diversion des pensions, de la rémunération versé à des entrepreneurs, exluant les personnes morales, et la remise de versements connexes au tribunal.

2. Énoncé de principe de la politique

Tous brefs de saisie-arrêt valides signifiés au Ministère doivent être traités dans un délai opportun, comme il est précisé dans l’ordonnance judiciaire.

3. Modalités d'application

La Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions (la Loi) autorise le transfert de fonds, dus à un débiteur ou à un soutien financier, au tribunal en vue de l’exécution d’une ordonnance.

La partie I de la Loi autorise la saisie des traitements et autres formes de rémunération payables aux employés de l’État ainsi qu’aux entrepreneurs, à l’exception des personnes morales, en vue du recouvrement de dettes commerciales. La partie II de la Loi traite de la distraction des pensions, La procédure de saisie-arrêt est engagée quand la Couronne, par le biais du Greffe de la saisie-arrêt du ministère de la Justice du Canada, se voit signifier une requête en bonne et due forme, présentée aux termes des dispositions de la partie I de la Loi, un bref de saisie-arrêt valide et une copie de l’ordonnance (paragraphe 6 (1) de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions).

L’exécution d’un bref de saisie-arrêt relève des tribunaux provinciaux et territoriaux. À cette fin, toutes les requêtes relatives à une saisie-arrêt des traitements ou autres formes de rémunération doivent être présentées au ministère de la Justice.

Toutes les requêtes relatives à la saisie-arrêt des prestations de pension de retraite, visées à la partie II de la Loi, doivent être présentées à la Direction des services juridiques de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

Des fonctionnaires de la Direction des services juridiques du ministère de la Justice ou de TPSGC vérifieront la recevabilité du bref de saisie-arrêt, assureront la prestation de services de consultation juridique et aviseront par écrit le coordonnateur de saisie des mesures à prendre.

Dès qu’il reçoit un bref de saisie-arrêt valide du ministère de la Justice, le coordonnateur de saisie, étant désigné par le Ministère-Services de Personnel, détermine si le débiteur est un particulier lié par un marché de services ou bien un employé.

3.1 Entrepreneurs :

Le coordonnateur de saisie préviendra l’Unité des services financiers compétente et l’administrateur du marché de la saisie-arrêt en instance de la rémunération payable. Toutes les personnes physiques concernées doivent s’assurer que la demande de saisie-arrêt est traitée dans les plus brefs délais et qu’un chèque est envoyé au tribunal selon la période prescrite.

3.2 Employés :

Dès que le coordonnateur de saisie reçoit un bref de saisie-arrêt, il en avise immédiatement par écrit l’employé visé et l’informe que le Ministère remettra une partie de sa paye, conformément à la prescription de l’ordonnance du tribunal.

Les déductions de la paye d’un employé peuvent être effectuées par le biais du Système régional de paye ou par les Services du personnel.

4. MODIFICATIONS

Sans objet dans le cas présent.

5. Politique

5.1 Traitements et rémunération payables aux employés

1. Seuls les avis d’intention d’exécuter une saisie-arrêt ou de présenter un bref de saisie-arrêt, envoyés par le coordonnateur de saisie qui les a reçus des bureaux du ministère de la Justice ou de l’agent désigné de la Couronne, doivent être traités par l’Unité des services financiers.

Tous les créanciers qui veulent signifier un bref de saisie-arrêt au Ministère doivent être renvoyés au coordonnateur de saisie.

2. Si les circonstances empêchent la saisie de traitement et autres formes de rémunération versés aux employés de la fonction publique par voie de retenues à la source traitées par le Système régional de paye dans le délai prescrit, ou lorsqu’il s’agit d’un paiement unique, les brefs de saisie-arrêt doivent être traités par les Services du personnel du Ministère.

3. Lorsque le Ministère reçoit le chèque d’un employé qui fait l’objet d’une ordonnance de saisie-arrêt, la mention « Non négociable/Nul », sera apposée sur le chèque. Il sera ensuite annexé à une Pièce de journal de source 046 de la comptabilité centrale, rédigée par les Services du personnel et traitée selon le mode habituel.

4. Les retenues régulières afférentes à la saisie doivent être traitées par le biais du Système régional de paye.

5. Tous les chèques émis pour satisfaire à l’ordonnance d’un bref de saisie-arrêt doivent être faits à l’ordre du créancier désigné, comme il est précisé dans le bref de saisie-arrêt.

6. Tous les chèques payables à un employé, après la déduction des sommes saisissables, doivent lui être remis le jour de la paye (s’il y a lieu) et jamais plus tard que le dernier jour officiel de la paye.

7. Tous les actes relatifs à la saisie-arrêt des traitements doivent être traités sans délai.

8. La Division de Rémunération et des Avantages Sociaux au niveau Régional est responsable d’effectuer la conciliation mensuelle du « compte d’attente des traitements saisissables ».

9. Un employé ne peut pas être congédié, suspendu ou mis à pied pour le seul motif qu’il a fait l’objet d’une saisie-arrêt.

10. Si, par erreur, un employé se voit verser, à titre de traitement ou de rémunération, une somme supérieure à celle qui aurait dû lui être versée, le trop-perçu constitue une dette envers la Couronne, qui peut être recouvrée en tout temps avec les versements à venir afférents au traitement ou à la rémunération de celui-ci.

11. Les moins-perçus par les bénéficiaires sont traités à titre de dettes du Ministère envers le requérant; les sommes payables peuvent être recouvrées en majorant les retenues futures.

12. Les paiements périodiques nominaux qui s’élèvent à moins de 10 $ peuvent être effectués en versements égaux trimestriellement, semestriellement ou annuellement.

13. Toutes les mesures de saisie-arrêt en cours, conformément à la Loi, doivent cesser à la fin du mois du décès du bénéficiaire.

14. Toutes les mesures de saisie-arrêt du traitement d’un employé doivent être entourées de la plus stricte confidentialité.

5.2 Particuliers liés par un marché de services

Tous les créanciers qui veulent signifier un bref de saisie-arrêt au Ministère doivent être renvoyés au coordonnateur de saisie.

2. Les ordonnances du tribunal visant la saisie-arrêt de la rémunération exigible de l’entrepreneur doivent être traitées sans délai.

3. Les paiements contractuels sont subordonnés à une attestation en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et sous réserve des dispositions de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions.

4. Les traitements et la rémunération saisis doivent être remis au tribunal dans le délai prescrit, c’est-à-dire dans les quinze (15) jours suivant la saisie-arrêt (alinéa 10. 5 b de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de prestations).

5. Un registre confidentiel doit être conservé dans lequel sont énumérés tous les brefs de saisie-arrêt, visés par une ordonnance jusqu’à ce jour.

6. Lorsque la paye nette est insuffisante pour couvrir le montant de la saisie stipulé dans l’ordonnance du tribunal, il faut, après consultation avec l’entrepreneur, procéder à un rajustement à la baisse des retenues volontaires.

7. À l’exception des paiements effectués avant que les services ne soient rendus, dès qu’un bref de saisie-arrêt est signifié, aucun versement anticipé ne doit être fait, même si le marché le stipule, sans l'autorisation préalable du ministère de la Justice.

8. Le chèque saisi et remis au tribunal doit être exigible comme il est précisé dans l’ordonnance du tribunal.

9. Les retenues de saisie continueront d’être faites sur la rémunération exigible, jusqu’à ce que le montant mentionné dans le bref de saisie-arrêt soit entièrement recouvré ou que le marché de services soit résilié.

10. Toutes les mesures de saisie-arrêt doivent être entourées de la plus stricte confidentialité.

11. Si, par erreur, un entrepreneur se voit verser, à titre de rémunération, une somme supérieure à celle qui aurait dû lui être versée, le trop-perçu constitue une dette envers la Couronne, qui peut être recouvrée en tout temps avec les versements à venir afférents à la rémunération de celui-ci.

6. Conformité

6.1 Obligation de prendre des mesures d'adaptation

Cette politique est conforme à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale.

7. Références

Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pension
Directive no 1983-5R2 du receveur général (doit être affichée prochainement dans l’Intranet)
Article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques
Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale, Secrétariat du Conseil du Trésor.

Annexe A - Définitions

Entrepreneur – s’entend de toute personne qui est embauchée par le Ministère à titre de particulier (excluant les personnes morales) et qui est liée par un marché de services.

NOTA: Le terme « entrepreneur » ne comprend pas les employés des entreprises qui assurent certains services en vertu d ’un marché (p. ex., le personnel engagé par un entrepreneur qui nettoie les bureaux), ni les personnes qui se sont constituées en société signataire d’un marché. Toutefois, les propriétaires indépendants qui ne sont pas constitués en société ou société en nom collectif sont inclus dans cette définition. Si un doute subsiste quant au statut du débiteur, le coordonnateur de saisie doit demander plus de précisions au ministère de la Justice.

Employé – s'entend de toute personne employée par le Ministère et à qui est versé un traitement ou une autre forme de rémunération, tiré sur le Trésor.

Rémunération saisissable – comprend toutes les sommes versées à un entrepreneur aux termes d’un marché, à l’exception des dépenses précisées dans le marché si celui-ci établit clairement une distinction entre la rémunération et les dépenses (p. ex., les frais de déplacement).

Traitement saisissable – s'entend de tous les paiements et de toutes les allocations versés à un employé pour accomplir les fonctions d'un poste et de toutes les sommes versées sous forme d'allocations, de rétributions spéciales, d'heures supplémentaires, de gratifications et de prestations de cessation d’emploi. Ne comprend pas le remboursement des frais engagés dans l'exercice des fonctions ni les retenues obligatoires.

Coordonnateur de saisie – s’entend du titulaire d’un poste qui reçoit les brefs de saisie-arrêt que le ministère de la Justice a émis ou envoyés, et qui assure la conformité aux brefs de saisie-arrêt.

Bref de saisie-arrêt – s’entend de tout acte ou de toute ordonnance judiciaire de même nature.

Traitement saisissable net – s’entend de la paye nette après prélèvement des retenues obligatoires sur la paye brute payable.

Retenues obligatoires – s’entend des retenues obligatoires prélevées sur le salaire, conformément à la loi. La liste qui suit fait état de quelques-unes seulement des retenues obligatoires :

les cotisations de pension de retraite
les cotisations au Régime de pensions du Canada et du Régime des rentes du Québec
les primes d’assurance-emploi
les versements d’impôt sur le revenu (y compris les arriérés)
les primes obligatoires d’assurance, les retenues pour les soins de santé et autres prestations
les prestations de décès
les primes d’assurance-invalidité
les cotisations syndicales

Retenues facultatives – s’entend des retenues qui ne sont pas obligatoires et qui figurent dans la liste ci-dessous :

coopératives de crédit (CS CO-OP)
obligations d'épargne du Canada
dons de charité
régime de soins de santé de la fonction publique
régime d’assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique
croix Bleue (Québec et Atlantique)
retenues sur le droit de stationnement (jusqu’à concurrence de 120 $ par mois dans la Région de la capitale nationale)
impôt sur le revenu supplémentaire (fédéral et provincial)

Annexe B - Questions fréquemment posées

Confidentialité

Q.1 Comment conserver les dossiers de saisie-arrêt d’un employé afin d’ assurer leur confidentialité ?

R : Tous les documents se rattachant à une saisie-arrêt (y compris les copies de toutes interventions sur la paye) doivent être conservés dans un dossier distinct placé dans un endroit différent des autres dossiers des employés. Ce dossier doit être conservé dans un endroit sûr, accessible uniquement au personnel autorisé.

En outre, dans chaque cas d’ordonnance de saisie-arrêt (si un employé est visé par deux brefs de saisie-arrêt ou plus), un nouveau dossier doit être ouvert. Cette précaution assure que la conservation des documents ne dépasse pas le délai stipulé dans l’ordonnance de saisie-arrêt visée.

Q.2 Quelle est la période de conservation d’un dossier de saisie-arrêt ?

R : La période de conservation des dossiers de saisie-arrêt est de deux (2) ans après son extinction. Autrement dit, si des dossiers sur les mesures de saisie-arrêt sont actifs depuis six ans, ils devraient être déchiquetés deux ans après la période de conservation de six ans, indépendamment de la date d’acquittement de la dette.

Q.3 Un chef de service, un superviseur ou un agent du personnel devrait-il avoir accès aux dossiers de saisie-arrêt d’un employé?

R : Le chef ou le superviseur de l’employé, ou un agent du personnel qui ne travaille pas aux services de rémunération, n’a pas accès aux dossiers et ne sera pas informé de leur existence.

Dates :

Q. 1 Quand un bref de saisie-arrêt doit-il être signifié au Ministère ?

R : Pour qu’un bref de saisie-arrêt soit valide, il doit être signifié à sa Majesté (ministère de la Justice) dans les trente (30) jours qui suivent le premier jour où le jugement ou l’ordonnance judiciaire contre le débiteur est rendu.

Q.2 Quel est le délai prévu par la loi pour prendre des mesures visant l’exécution d’un bref de saisie-arrêt ?

R : Le bref de saisie-arrêt lie Sa Majesté quinze jours après la date où les actes sont signifiés au ministère de la Justice (paragraphe 6 (1) de la Loi). Par conséquent, le Ministère est tenu par la loi d’agir sans tarder, dès que s’est écoulé le délai imparti de quinze jours.

Q.3 Quelle période de paye est visée par un bref de saisie-arrêt ?

R : Toutes les sommes payables le dernier jour de la deuxième période de paye qui suit celle au cours de laquelle le bref de saisie-arrêt devient opposable à sa Majesté (article 8 de la Loi) doivent être retenues sur le chèque de paye de l’employé.

Q.4 Quelle est la durée d’effet d’un bref de saisie-arrêt ?

R : Étant donné que l’exécution d’un bref de saisie-arrêt relève des tribunaux provinciaux et territoriaux, la durée varie selon la province et le territoire, ainsi que les prescriptions des ordonnances de tribunal, notamment :

les sommes qui peuvent être remises avant d’être retenues sur la paye de l’employé;
contrairement aux employés du fédéral, aux termes de la loi provinciale, les employeurs peuvent être tenus de remettre les sommes dues le premier du mois;
en Ontario, les dette commerciales ont habituellement un effet continu de six ans;
au Québec, tous les brefs de saisie-arrêt sont sans durée déterminée. Une mainlevée de saisie doit être émise avant que le bref ne soit plus en vigueur;

Les actes des saisie-arrêt doivent être transmis au ministère de la Justice si un avis juridique est nécessaire; il faut les lire attentivement pour déterminer la durée d’effet.

Ministère de la Justice ou Services juridiques de TPSGC :

Q. 1 Quelles sont les fonctions du ministère de la Justice ou des services juridiques de TPSGC ?

R : Dès qu’ils reçoivent un bref de saisie-arrêt, le ministère de la Justice ou des fonctionnaires des Services juridiques de TPSGC prennent les mesures suivantes :

vérifier si le bref de saisie-arrêt est valide,
aviser par écrit le coordonnateur de saisie compétent (désigné par les Services du personnel ministériel) des procédures de saisie-arrêt;
offrir des services de consultation juridique, selon les besoins.

Coordonnateurs de saisie désignés

Q.1 Qui parmi le personnel autorisé peut agir à titre de coordonnateur de saisie?

R : Les titulaires des postes suivant sont autorisés à agir à titre de coordonnateurs de saisie :

directeur régional/administrateur des Services du personnel
directeur, Division des services du personnel à l’Administration centrale

Les titulaires des postes susmentionnés seront chargés de la réception des documents relatifs à la saisie-arrêt envoyés par le ministère de la Justice, et ils devront assurer l’observation des prescriptions contenues dans les brefs de saisie-arrêt.

Traitement des brefs de saisie-arrêt

Q .1 Comment le Système régional de paye ou les Services du personnel traitent-ils les demandes de brefs de saisie-arrêt ?

R : Toutes les retenues sur le traitement saisissable de l’employé et les versements remis au tribunal sont traités dans le « compte d’attention des traitements saisis »; ce dernier est établi dans la section Actifs et Passifs du Manuel de codage financier.

Les retenues sur la paye des employés peuvent être traitées par l’intermédiaire du Système régional de paye ou par les Services du personnel.

Système régional de paye

Lorsque les retenues sur le traitement des employés sont traitées par le biais du Système régional de paye, la Division de la rémunération et des avantages sociaux reçoit un registre de paye et un rapport no 105 – État d’imputabilité de la paye no 00008 – du bureau régional de la paye, qui fixe les sommes retenues sur les traitements saisissables des employés. Les retenues sont ensuite portées au crédit du « compte d’attention des traitements saisis ».

Dès qu’elle reçoit le rapport, la Division de la rémunération et des avantages sociaux rédige une demande de paiement des sommes saisies. Les sommes sont imputées au « compte d’attente des traitements saisis » et les demandes sont renvoyées à DHRC après avoir été traitées.

Services du personnel

Si la saisie-arrêt des traitements ne peut être faite par voie de retenues sur la paye par le biais du Système régional de paye en raison de contraintes de temps ou parce qu’il s’agit d’un paiement unique, les Services du personnel du Ministère procéderont au traitement du bref de saisie-arrêt.

Le chèque de paye de l’employé est dûment marqué « Non négociable/NUL » au recto. Une Pièce de journal de source 046 de la comptabilité centrale au montant net du chèque doit être remplie et renvoyée à la Division des opérations comptables aux fins d’approbation (autorisation article 33); le montant est débité du compte des chèques en circulation (numéro 34001 de la comptabilité générale) du Receveur général et crédité au « compte d’attente des traitements saisis ».

Dans ce cas, il faudra émettre deux chèques pour remplacer le chèque annulé; l’un sera remis au tribunal en versement de la somme saisie et le solde sera versé à l’employé. Une demande de deux paiements (pour remplacer le chèque annulé) devra être rédigée puis traitée pour que les sommes dues soient remises au tribunal et à l ’employé. Cette procédure vise la compensation du « compte d’attention des traitements saisis ».