Politique sur les avances comptables de la DGAPF

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La présente politique remplace et regroupe les politiques ministérielles sur les avances comptables et sur la petite caisse et suit la nouvelle Directive sur les avances comptables du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er octobre 2009.
Dernière révision : 1er avril 2010

Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Table des matières :

Contexte

Le Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438 définit les exigences relatives à l’émission, à la comptabilisation, au remboursement et au recouvrement des avances. Le Règlement reconnaît ce qui suit :

Avances permanentes permettant de payer des dépenses engagées de façon permanente. Les avances de voyage permanentes, les fonds de petite caisse et les fonds d’appoint entrent dans cette catégorie.

Avances temporaires émises à des fins précises, par exemple les avances de voyage, la rémunération anticipée des congés annuels et les avances salariales.

Les avances permanentes sont financées à même le compte de fonds de roulement du Ministère en fonction d’un montant particulier et pour une période indéterminée. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) approuve chaque année le montant du compte, qui est inclus dans le montant de la Caisse centrale des avances de fonds de roulement du gouvernement. Les fonds de petite caisse et les fonds d’appoint proviennent du compte de fonds de roulement du Ministère.

Les avances temporaires sont financées à même les crédits budgétaires. Le compte de fonds de roulement ne sert aucunement à la transaction.

Chaque année, TPSGC demande à connaître le montant prévu des avances permanentes pour l’année qui suit. Il s’appuie sur ces prévisions pour allouer au Ministère les fonds nécessaires à la gestion de son compte d’avance de fonds de roulement. À la fin de chaque exercice, les détenteurs ministériels d’avances permanentes doivent remplir un certificat confirmant la nécessité, l’existence, le montant et la responsabilité de chaque avance.

1. Objectif de la politique

Garantir une utilisation efficace des avances comptables, tout en maintenant le niveau de contrôle interne requis pour gérer de façon prudente, en atténuant les risques, les fonds actuels et leur consignation en fin d’exercice.

2. Énoncé de politique

Les avances comptables sont émises seulement si nécessaire. Elles sont dûment autorisées, calculées en fonction d’estimations réalistes des dépenses, ou du volume et de la nature des transactions liées au fonds d’appoint. Elles servent uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été émises, elles sont protégées adéquatement et elles sont rapidement consignées avec exactitude. Avant l’émission d’une avance comptable, d’autres solutions doivent être étudiées, telles que les cartes de crédit et le montant exact.

3. Application

La présente politique s’applique à Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), y compris Service Canada, désignés collectivement ci-après par les termes « Ministère » et « ministériel ».

4. Exigences de la politique

Émission et consignation des avances comptables

Toutes les avances comptables, y compris les fonds de petite caisse et les fonds d’appoint, doivent être rapidement enregistrées dans le système financier ministériel afin de faciliter le remboursement, le recouvrement et la consignation des avances en souffrance. Les avances comptables doivent être consignées conformément au Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438.

4.1 Constitution d’un fonds de petite caisse

Le Ministère doit se constituer un fonds de petite caisse pour accélérer le paiement de petits montants liés à divers achats de biens ou de services.

Les allocations du fonds de petite caisse sont versées aux régions par Comptabilité et rapports ministériels, à l’administration centrale de la Direction générale de l’agent principal des finances (DGAPF).

La constitution d’un fonds de petite caisse est autorisée comme suit :

	Les fonds de 2 000 $ ou moins sont approuvés par Comptabilité et rapports ministériels, DGAPF.
	Les montants supérieurs à 2 000 $ sont approuvés par le Conseil du Trésor. Les fonds de petite de caisse de plus de 2 000 $ et les dépenses de plus de 200 $, taxes incluses, doivent faire l’objet d’une présentation au Conseil du Trésor.

La préférence doit être accordée aux fonds à faible valeur.

Le montant du fonds de petite caisse doit pouvoir couvrir les besoins prévus pour ce type de fonds, incluant les besoins opérationnels en période de pointe selon une période maximale d’un moi entre les remboursements. On facilite de cette manière l’imputation rapide des dépenses au centre de responsabilité.

L’augmentation du montant du fonds de petite caisse ne peut être approuvée que si le nouveau montant ne dépasse pas l’allocation versée à la région.

4.2 Émission d’un fonds de petite caisse

Le fonds de petite caisse est une avance comptable émise à un employé qui en a été désigné comme le dépositaire par son gestionnaire.

Le dépositaire d’un fonds de petite caisse est une personne à qui est responsable du contrôle, de la protection et de l’exploitation d’un fonds de petite caisse, y compris des demandes de réapprovisionnement.

Le dépositaire doit être un employé du gouvernement tel que défini dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.

Le dépositaire ne devrait pas assumer d’autres responsabilités liées au traitement des comptes débiteurs, à la vérification des comptes et à la demande de paiements (voir les articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

En tout temps, il ne doit y avoir qu’un seul dépositaire du fonds de petite caisse.

Si le dépositaire est absent, personne d’autre ne peut accéder au fonds, sauf si le compte est officiellement transféré.

Si le dépositaire quitte son poste, le fonds de petite caisse doit être compté et fermé avant le départ du dépositaire. Un nouveau fonds doit être ouvert pour le nouveau dépositaire.

4.3 Exploitation d’un fonds de petite caisse

Le fonds de petite caisse doit servir à effectuer des paiements de faible valeur, seulement s’il s’agit du mode de paiement le plus économique par rapport aux autres modes, comme les chèques du receveur général ou d’un compte bancaire ministériel. L’utilisation de la carte d’achat est la solution à privilégier, à moins qu’aucune carte ne soit disponible ou que son utilisation ne convienne pas.

À titre indicatif, les achats de petite caisse doivent être inférieurs à 50 $, mais en aucun cas supérieurs à 200 $, taxes incluses, sauf avec l’autorisation du Conseil du Trésor. Le bureau régional des Opérations comptables de la DGAPF peut réduire le montant maximal des paiements de petite caisse en fonction des besoins opérationnels.

Une transaction de petite caisse excédant 200 $ ne peut être divisée en deux transactions ou plus en vue de déroger aux seuils prévus au Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438.

Le fonds de petite caisse doit être administré selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe : la somme de l’argent en caisse et des montants figurant sur les reçus de décaissement doit toujours égaler le montant du fonds.

Le fonds de petite caisse ne peut pas servir aux fins suivantes :

Rendre la monnaie

Encaisser des chèques personnels

Rendre la monnaie aux employés

Faire des avances salariales

Faire des prêts

Payer une infraction de stationnement

Payer l’achat d’articles personnels

Si le fonds de petite caisse sert à payer des dépenses qui doivent être préalablement autorisées, par exemple des frais d’accueil, il faut obtenir l’approbation et les documents requis avant d’engager les dépenses.

Si aucun document d’autorisation préalable n’est fourni, le reçu de caisse doit être approuvé par l’employé à qui l’on a délégué le pouvoir d’engager des dépenses.

Le dépositaire du fonds doit vérifier tous les reçus et les documents à l’appui présentés pour obtenir un paiement d’une petite caisse.

Chaque reçu doit être estampillé et signé par un employé qui détient le pouvoir de signature pour le centre de responsabilité concerné en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le dépositaire à qui l’article 34 confère le pouvoir de signature ne peut en aucun cas signer ses propres reçus. Il doit les faire signer par un supérieur ayant le pouvoir de signature pour le centre de responsabilité concerné.

4.4 Protection des avances comptables

Le fonds de petite caisse et le fonds d’appoint doivent être gardés en tout temps dans un coffret caisse fermé à clé à l’intérieur d’un coffre-fort ou d’un classeur autorisé par la GRC ou par la sécurité ministérielle.

Le dépositaire de la petite caisse doit conserver les clés dans un endroit sûr.

Seul un employé du gouvernement du Canada tel que défini dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique peut être dépositaire d’un fonds de petite caisse ou d’un fonds d’appoint.

Un employé ne peut rester dépositaire du fonds pendant une période prolongée que si une autre mesure de contrôle est en place, comme des vérifications externes périodiques.

Le changement de dépositaire du fonds d’appoint ou du fonds de petite caisse doit être consigné, tout comme la reconnaissance des responsabilités à l’égard du fonds. Le dépositaire d’un fonds peut être remplacé à l’aide de l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

Fermeture du fonds; le dépositaire actuel doit alors enregistrer les pièces justificatives en sa possession et rembourser le solde. Un chèque est émis au nouveau dépositaire.

Transfert du fonds à l’aide d’une déclaration écrite précisant les espèces en caisse et les reçus. La déclaration est signée par le dépositaire actuel et le nouveau dépositaire, et un superviseur fait office de témoin. Si le dépositaire actuel est absent, le gestionnaire du CR et le nouveau dépositaire, afin d’assurer l’intégrité du fonds, récupéreront le fonds de la petite caisse et compteront l’argent qui s’y trouve et résumeront son contenu. Le gestionnaire du CR et le nouveau dépositaire reconnaîtront par écrit le transfert.

Lorsqu’il n’effectue pas souvent de décaissements, le dépositaire doit vérifier le fonds de petite caisse au moins une fois par semaine pour s’assurer que l’argent est en sécurité et correctement comptabilisé.

Les coordonnateurs de bureau régional de la DGAPF doivent effectuer des vérifications périodiques sans préavis du fonds de petite caisse et du fonds d’appoint au moins une fois tous les six mois, pour veiller à ce que les fonds soient utilisés adéquatement et qu’ils soient bien protégés contre la perte ou l’usage abusif.

Il faut s’assurer que le dépositaire de l’avance comptable sait qu’il en est personnellement responsable et qu’il peut être tenu de rembourser les pertes.

À la fin de l’exercice, aux fins des Comptes publics, chaque dépositaire doit remplir un certificat d’avance permanente pour reconnaître la responsabilité du fonds de petite caisse.

4.5 Réapprovisionnement, règlement et remboursement

Les avances permanentes sont ramenées à leur valeur initiale, sauf si leur utilisation justifie une diminution, une augmentation ou un remboursement complet de l’avance.

La comptabilisation et la reconstitution des avances doivent être réalisées dans les dix jours suivant la fin du mois.

Tous les paiements faits à même le compte d’avance fixe du fonds de petite caisse doivent être justifiés, vérifiés, approuvés et rapprochés avec le montant total du compte avant la reconstitution du fonds. Les pièces justificatives doivent être annulées afin d’éviter leur réutilisation.

Les avances temporaires doivent être réglées et remboursées en un paiement unique (Règlement sur les avances comptables, DORS/86-438). Les avances permanentes doivent être immédiatement remboursées dans les cas suivants :

L’avance n’est plus nécessaire, que ce soit en totalité ou en partie.

Le titulaire est muté à un autre ministère ou n’est plus un employé du Ministère.

4.6 Rapprochement

Le rapprochement du fonds de petite caisse, ainsi que sa consignation, doit être effectué au moins une fois par mois; un rapprochement hebdomadaire peut toutefois s’avérer nécessaire selon la fréquence à laquelle le fonds est utilisé. Le total de l’argent et des reçus dans la petite caisse devrait correspondre au montant alloué et maintenu dans la petite caisse et figurant au SGM. Les résultats du rapprochement doivent être communiqués rapidement au superviseur.

S’il est utilisé chaque jour, le fonds d’appoint doit être comptabilisé quotidiennement.

Les déficits de caisse doivent être consignés, signalés et inscrits et doivent faire l’objet d’une enquête à la suite du rapprochement d’un fonds de petite caisse ou d’un fonds d’appoint.

Les pertes de fonds doivent être traitées conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor et la Politique sur les pertes de fonds et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne du Ministère. S’il a été déterminé que le déficit est dû au fait que le dépositaire est coupable de malversation, de négligence ou de comptabilisation déficiente, les fonds perdus sont recouvrables auprès du dépositaire, conformément au paragraphe 76(4) ou à l’article 78 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

S’il a été déterminé que le dépositaire n’est pas responsable du déficit, le montant nécessaire à la reconstitution du fond est imputé au crédit ministériel, conformément à la Directive sur les pertes de fonds et de biens du Conseil du Trésor.

Les excédents de caisse doivent être consignés et faire l’objet d’une enquête. Si la source de l’excédent peut être déterminée, l’excédent doit être remboursé au propriétaire légitime.

Si la source de l’excédent ne peut être déterminée, la rentrée de fonds est portée au crédit d’un compte de revenus divers, conformément à la Directive sur les rentrées, dépôts et enregistrements de fonds.

4.7 Répartition des tâches

Les tâches qu’accomplissent les employés traitant les avances du fonds de petite caisse, les avances du fonds d’appoint et d’autres avances sont réparties de manière adéquate. Aucun employé ne peut être dépositaire à la fois d’un fonds de petite caisse et d’un fonds d’appoint.

Dans la mesure du possible, la tenue des comptes débiteurs, la vérification des comptes à payer, l’exercice du pouvoir de signature de documents financiers et la demande de paiements doivent être des tâches complètement séparées.

Si la structure organisationnelle, la disponibilité du personnel ou l’importance relative des sommes en jeu ne permettent pas de séparer les tâches, il importe de combiner judicieusement les fonctions afin de maximiser leur répartition. Les fonctions doivent être remplies par rotation, autant que possible.

Le bénéficiaire d’une avance comptable ou le dépositaire d’un fonds de petite caisse ne doit en aucun cas exercer un pouvoir de signature de documents financiers en vertu de l’article 33 ou 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

La fonction de dépositaire doit être exercée par rotation. Si les circonstances opérationnelles ne le permettent pas, les fonds doivent être comptabilisés périodiquement sans préavis par un vérificateur externe.

4.8 Fonds d’appoint

En règle générale, le montant du fonds d’appoint ne doit pas dépasser 100 $ par dépositaire et 500 $ par bureau.

Tout montant supérieur à la limite permise doit être justifié par écrit par le chef de bureau des Services aux citoyens qui en fait la demande, puis approuvé par le coordonnateur régional de la DGAPF.

Les demandes d’augmentation pour le bureau ou pour le détenteur d’un fonds d’appoint sont évaluées selon les critères suivants :

Volume des paiements en espèces reçus par le bureau

Type de paiements normalement reçus par le bureau

Proximité d’une institution financière où les employés peuvent échanger les grosses coupures contre des coupures plus petites
Nombre d’agents de service à la clientèle présents au bureau pendant l’absence de l’employé qui se rend à l’institution financière pour échanger les grosses coupures

4.9 Avances temporaires – avances de voyage, avances salariales d’urgence et rémunération anticipée des congés annuels

Les avances temporaires doivent être imputées au bon crédit annuel au moment où elles sont émises.

Le montant des avances temporaires doit respecter les limites imposées par les directives, les règlements et les politiques du Ministère. Les avances de voyage doivent être émises conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et les avances salariales d’urgence, conformément à la Directive sur les conditions d’emploi du Conseil du Trésor. La rémunération anticipée des congés annuels est régie par les conventions collectives.

Le service RH du Ministère devrait être consulté lorsqu’on envisage d’effectuer des avances de salaires en cas d’urgences et des avances pour traitement de vacances sont envisagées.

Les documents requis pour obtenir une avance temporaire doivent normalement être soumis selon les exigences de la région ou de l’administration centrale.

Les avances temporaires ou les fonds provenant de ces avances qui ne sont pas utilisés ou qui ne sont plus nécessaires, en totalité ou en partie, doivent être immédiatement remboursés.

Tout montant reçu en remboursement d’une avance temporaire pendant le même exercice au cours duquel l’avance a été émise doit être déposé au crédit du receveur général et versé dans le crédit sur lequel a été imputée l’avance.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Administration centrale de la DGAPF – Comptabilité et rapports ministériels

Comptabilité et rapports ministériels assume les responsabilités suivantes :

Demander et administrer l’avance de fonds de roulement allouée chaque année au Ministère par TPSGC.

Remettre les avances ainsi que les directives et lignes directrices connexes aux bureaux régionaux de la DGAPF, et veiller à ce que les bureaux gèrent efficacement les avances de fonds de roulement, conformément aux directives et aux règlements du Conseil du Trésor et de TPSGC.

Garder un petit fonds de réserve en prévision des situations d’urgence et d’autres demandes d’avance imprévues de la part des régions.

Tenir un registre central et des registres auxiliaires des avances dans le système financier.

Effectuer le rapprochement régulier (au moins une fois par mois) des avances et, au besoin, réaliser des enquêtes et prendre les mesures correctives qui s’imposent.

Préparer chaque année la mention pour les Comptes publics du Canada de l’avance de fonds de roulement reçue par le Ministère.

Consulter la Direction de la politique financière et du contrôle interne pour tout problème découlant du non-respect de la présente politique ou de la Directive sur les avances comptables du Conseil du Trésor.

Prendre des mesures correctives en cas de non-respect de la Directive sur les avances comptables.

5.2 Coordonnateur de bureau régional de la DGAPF

Le coordonnateur de bureau régional de la DGAPF assume les responsabilités suivantes :

Réévaluer annuellement la nécessité de chaque avance permanente émise en tenant compte des dépenses prévues et imprévues ainsi que du volume et de la nature des transactions associées à l’utilisation du fonds d’appoint, et communiquer les résultats de l’évaluation à l’administration centrale.

Avant le 15 novembre de chaque année, prévoir le montant de chaque type d’avance de fonds de roulement requise pour la région pour le prochain exercice, et soumettre les montants à l’administration centrale de la DGAPF.

Veiller à la gestion efficace de l’avance de fonds de roulement octroyée par l’administration centrale.

Fournir des directives et des lignes directrices aux détenteurs d’avances de la région.

S’assurer, sauf indication contraire, que les avances temporaires sont remboursées dans un délai raisonnable ou qu’une mesure de recouvrement est prise.

Obtenir un certificat auprès des détenteurs d’avances qui confirme le montant de chaque avance comptable pour chaque exercice.

5.3 Directeur de centre de responsabilité du Ministère

Le directeur de centre de responsabilité du Ministère assume la responsabilité générale d’assurer l’intégrité de toutes les avances. Plus particulièrement, il assume les responsabilités suivantes :

Évaluer la nécessité des avances; évaluer et justifier le montant des avances demandées.

Déterminer tous les six mois si les avances sont toujours nécessaires.

Veiller à ce que le montant des avances n’excède pas les besoins opérationnels.

Fournir au coordonnateur régional de la DGAPF une justification écrite lorsque le montant du fonds d’appoint est supérieur à la limite prescrite.

Effectuer tous les six mois une comptabilisation sans préavis du fonds de petite caisse pour garantir l’intégrité du fonds.

Demander à un agent régional des opérations comptables d’effectuer le transfert des avances entre les centres de responsabilité.

S’assurer que les avances sont émises au nom d’une personne, et que cette personne est bien consciente qu’elle est personnellement responsable et imputable de l’avance et que toute perte ou tout manque relativement à cette avance peut être recouvré auprès d’elle.

S’assurer que les employés responsables des avances comptables reçoivent un exemplaire de la Politique sur les avances comptables de la DGAPF et de la Politique sur les pertes de fonds et autres actes illégaux commis contre la Couronne.

Veiller à ce que les directives et les lignes directrices de la DGAPF soient respectées.

Fournir, à la demande de la DGAPF, de l’information au sujet des avances sous sa responsabilité.

Consulter la DGAPF pour les questions liées aux avances comptables.

5.4 Bureau régional des services financiers de la DGAPF

Le bureau régional des services financiers de la DGAPF assume les responsabilités suivantes :

Réévaluer la nécessité de chaque avance permanente émise en tenant compte des dépenses prévues et imprévues, et communiquer les résultats de l’évaluation au coordonnateur régional.

Examiner toutes les demandes d’avance, y compris les avances de voyage permanentes.

Veiller à ce que les avances autorisées soient limitées au strict minimum et soient remboursées rapidement, de façon efficace.

S’assurer que les avances sont émises au nom d’une personne, et que cette personne est bien consciente qu’elle a la responsabilité des fonds.

S’assurer que les avances sont inscrites dans le système financier ministériel et, s’il y a lieu, dans les registres auxiliaires.

S’assurer que toutes les avances permanentes correspondent aux entrées du SGM, particulièrement lorsque le montant de l’avance permanente change par rapport au montant établi au début de l’exercice financier.

Demander le remboursement d’une avance ou d’une partie d’une avance qui n’est plus nécessaire ou qui est trop élevée par rapport aux besoins opérationnels.

Veiller à ce que les détenteurs d’avances soumettent une demande de remboursement conformément aux directives.

6. Délégation de pouvoir

Les avances permanentes doivent être approuvées en conformité avec la délégation de pouvoir pour les avances permanentes.

7. Surveillance et conformité

L’agent principal des finances surveillera la mise en œuvre de la présente politique au Ministère. Toute dérogation importante à la politique fera l’objet d’une enquête, et des mesures correctives seront recommandées. Les cas graves de non-conformité, de même que les mesures correctives prises, seront signalés au Bureau du contrôleur général.

La présente politique doit être appliquée conformément à la Directive sur les avances comptables et à la Ligne directrice sur les avances comptables du Conseil du Trésor.

8. Définitions

Avance comptable signifie :

somme d’argent provenant d’un crédit avancée à une personne, comme la rémunération anticipée d’un congé annuel;
somme d’argent provenant de la somme d’argent décrite au point a) qui est avancée à une personne tenue d’en rendre compte et qui comprend les fonds de caisse à montant fixe et les avances de fonds de roulement, par exemple un fonds de petite caisse, administrés selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe.

Avances permanentes prévues – Rapport sur les avances de fonds de roulement prévues pour la période commençant le 1er janvier de chaque année, qui est fourni par le Ministère au Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et qui présente le montant total de chaque type d’avance permanente requise par le Ministère pour la prochaine année civile.

Fonds d’appoint – Espèces fournies à un caissier ou à une autre personne pour lui permettre de rendre la monnaie.

Fonds de petite caisse – Somme en espèces conservée selon la méthode du fonds de caisse à montant fixe et servant au règlement comptant de diverses petites dépenses souvent imprévues.

Méthode du fonds de caisse à montant fixe – Système selon lequel la somme de l’argent en caisse et des montants figurant sur les reçus de décaissement doit être égale au montant du fonds.

Dépense de petite caisse – Déboursé fait sur un fonds de petite caisse.

Avance permanente – Avance comptable d’un montant précis versée à une personne ou à un bureau pour engager des dépenses de façon permanente et remboursée entièrement chaque fois qu’il y a reddition de comptes pour dépenses. Une telle avance doit être comptabilisée dans les 10 jours suivant le mois au cours duquel les dépenses ont été faites.

Avance temporaire – Avance comptable, par exemple une avance salariale ou la rémunération anticipée d’un congé annuel, qui est directement imputée à un crédit.

Certificat d’avance permanente de fin d’exercice – Certificat particulier qui, une fois rempli, confirme l’existence, le montant, le détenteur et l’imputabilité de chaque avance permanente utilisée au Ministère.

Avance de voyage permanente – Avance comptable consentie aux personnes qui doivent se déplacer souvent dans l’exercice de leurs fonctions. Une telle avance est rarement émise, puisqu’en général, l’administration fédérale privilégie le recours à la carte individuelle de voyage.

Avance de fonds de roulement – Fonds approuvés et octroyés au Ministère chaque année par TPSGC, selon les avances permanentes prévues, pour l’exploitation des fonds de petite caisse et des fonds d’appoint.

Employé du gouvernement du Canada – une personne à l’emploi de la fonction publique telle que définie dans la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.