Norme sur les équipements électroniques et électriques excédentaires (EEE)

Date de la révision :

2017-09-22

État du document :

Final

1.0

Application de la norme

1.1

Ce document énonce les rôles et les responsabilités dans le Ministère pour les équipements électroniques et électriques excédentaires (EEE), pour but de conformer aux exigences fédérales en matière d’élimination des électroniques (par exemple, la Stratégie fédérale de développement durable et le Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales).

1.2

On entend par « EEE » tous les équipements qui requièrent une prise, une pile ou qui utilisent de l’électricité (à l’ exclusion des véhicules et des pièces de véhicules, selon la définition de la Stratégie de gestion des déchets électroniques).

1.3

This standard is to be followed as a supplement to and in accordance with the following.

1. Lignes directrices sur l'élimination des équipements électroniques et électriques excédentaires du gouvernement fédéral (« Lignes directrices »)
2. Politique sur la gestion des biens d’EDSC
3. Stratégie de gestion des déchets électroniques

2.0

Objet

2.1

Cette norme a pour objet d’assurer que :

1. toute élimination d’EEE à EDSC conforme aux exigences des politiques fédérales et ministérielles;
2. les processus requis sont en place à EDSC pour assurer une élimination écologique, rentable et sécuritaire de l’EEE excédentaire d’EDSC; et,
3. les principaux intervenants d’EDSC sont conscients de leurs rôles et responsabilités et disposent des renseignements, des outils et des ressources dont ils ont besoin pour gérer l’EEE excédentaire.

3.0

Contexte

3.1

Selon les engagements de la Stratégie fédérale de développement durable (SFDD), EDSC doit réutiliser ou recycler tout EEE excédentaire.

3.2

Les processus d’élimination pour l’EEE excédentaire varieront en fonction des exigences locales et régionales, mais ils doivent toujours satisfaire aux exigences des politiques fédérales et ministérielles.

3.3

Une saine gestion est requise pour assurer le propre conduit concernant la sécurité (nettoyage d’EEE avec une capacité de stockage de données et, là ou obligatoire, son destruction).

4.0

Rôles et responsabilités (étape par étape)

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a établi un survol de processus que les ministères doivent suivre pour éliminer l’EEE excédentaire. Selon ce document, voici les responsabilités clés pour EDSC dans le processus d’élimination d’EEE excédentaire. (Pour de plus amples détails sur le processus, consulter les Lignes directrices.)

4.1

Étape 1 : Satisfaire à toute exigence relative à la sécurité

Le gestionnaire du centre financier, les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF ou la DGIIT doit :

1. Déterminer si les EEE excédentaires ont une capacité de stockage de données.
2. Déterminer si les EEE excédentaires sont fonctionnels (utilisables).

Lorsque les EEE excédentaires n’ont pas de capacité de stockage de données, passez à l’étape 2. Dans le cas d’EEE excédentaire avec une capacité de stockage de données, qu’il fonctionne ou non, les responsables doivent :

1. Déterminer si les EEE excédentaires ont servi à stocker, transmettre ou copier des renseignements de niveaux « protégé A » « protégé B » « protégé C » ou classifiés.
   1. Les dispositifs fonctionnels qui comportaient des renseignements de niveaux « protégé A » et « protégé B » peuvent être réutilisés si possible.
   2. Les dispositifs fonctionnels qui comportaient des renseignements de niveaux « protégé C » ou classifiés et tous dispositif (avec capacité de stockage de données) non fonctionnels devront être détruits.
2. Faire nettoyer les EEE excédentaires de leurs données ou les faire détruire, selon le cas. Pour ce faire, envoyer une demande à l’InfoService national. Après l’avoir fait, l’InfoService national doit être en mesure de fournir une confirmation du nettoyage ou destruction. Remarque : Dans certains cas (p. ex., les actifs vieux), l’InfoService national peut indiquer qu’il n’est pas en mesure de fournir d’aide et au lieu il faudra acheter les services de nettoyage pour ces actifs.

La DGIIT ou le Dirigeant principal de la sécurité doit :

1. S’assurer que les EEE excédentaires (avec capacité de stockage de données) sont nettoyés ou détruits, conformément aux normes fédérales (CSTC, GRC).
2. Maintenir des documents pour confirmer le nettoyage ou la destruction de chaque bien.
3. Maintenir des documents pour confirmer le nettoyage ou la destruction de chaque bien.

4.2

Étape 2 : Déterminer le mécanisme d’élimination approprié

Les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF doit assurer que toute demande d’élimination d’EEE excédentaire comprend ce qui suit :

1. Une indication de la condition du bien, incluant s’il est en état de fonctionner ou non; et,
2. Les caractéristiques techniques d’un bien permettront de déterminer s’il peut être réutilisé (p. ex. les spécifications matérielles pour l’équipement de TI, si disponibles).

Les Lignes directrices doivent être suivis pour déterminer le mécanisme d’élimination qui convient le mieux (voir Étape 2 – Détermination du mécanisme d’élimination approprié). Les mécanismes d’élimination sont les suivantes :

1. Ordinateurs pour les écoles
2. GCSurplus
3. Programmes provinciaux et territoriaux de recyclage des déchets électroniques(une liste des types d’EEE qui peut être recyclés est affichée dans Annexe A des Lignes directrices).
4. Déchets – Offre à commandes principale et nationale pour l’élimination (OCPN), via les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF.

Remarque : le tableau suivant fonctionne comme outil de référence pour la méthode d’élimination préférée (une version en format Excel est disponible, veuillez joindre l’APGA.

4.3

Étape 3 : Emballer l’EEE excédentaire pour un transport sécuritaire

4.3.1

Le gestionnaire de centre financier, les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF ou la DGIIT doit :

1. Enlever toutes les marques de propriété et tous autres éléments qui indiquent qu’il s’agit de biens du gouvernement avant que les biens ne soient transportés à l’extérieur du Gouvernement de Canada; et,
2. Emballer l’EEE excédentaire adéquatement pour un transport sécuritaire. Les Lignes directrices comprennent un guide sur les méthodes d’emballage.

4.4

Étape 4 : Organiser le transport d’EEE vers sa destination

4.4.1

Le gestionnaire de centre financier, les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF ou la DGIIT doit :

1. Assurer le transport d’EEE vers le lieu d’élimination convenu. Selon le genre d’EEE qu’il faut éliminer, et l’endroit où ils sont situés, l’organisme recevant les biens peut accepter de les ramasser aux installations d’EDSC. Cela devrait faire l’objet de négociations préalables avec l’organisme recevant les biens.
2. Il est permis de payer les frais de transport (ramassage, livraison) si c’est rentable pour la Couronne. Consulter la section Transport dans les Lignes directrices.

4.5

Étape 5 : Conserver des documents d’élimination d’EEE excédentaire (aux fins de rapport et de vérification)

4.5.1

Le gestionnaire de centre financier, les Services de gestion des biens régionaux de la DGDPF ou la DGIIT doit :

1. Tenir à jour des documents suffisants pour pouvoir cerner :
   1. les EEE qui ont étés déclarés excédentaires et en quelles quantités (volume ou poids) ;
   2. quel mécanisme d’élimination a été utilisé; et,
   3. que tout EEE excédentaire qui pourrait contenir des données a été nettoyé ou détruit, conformément aux normes fédérales.
2. Suivre tous processus pour la documentation des biens, entre autres en acheminant les transactions d’élimination selon les procédures dans maSGE. À titre de pratique exemplaire, EDSC devrait conserver les reçus ou connaissements de l’organisation recevant l’EEE ou de l’entreprise de transport, identifiant clairement chaque catégorie de biens et le nombre (le volume ou le poids) de chacune des catégories inclus dans le chargement expédié. Pour dégager les détails en se servant des reçus, consulter la section Poids estimatifs des Lignes directrices.