Emploi et Développement social Canada - Lignes directrices sur la gestion du parc automobile national

  • 1. Objet
    1. Décrire les exigences, les rôles et les responsabilités relatifs à la gestion du cycle de vie entier des véhicules du parc automobile d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) à l’administration centrale (AC) et aux sites locaux à l’échelle du Canada, en vue de minimiser les coûts du cycle de vie et de répondre aux besoins opérationnels d’une façon durable sur le plan de l’environnement.
  • 2. Références
    1. Cet instrument devrait être lu parallèlement aux politiques suivantes du Conseil du Trésor :
  • 3. Rôles et responsabilités
    • 3.1 Directeur principal, Politique sur la gestion des biens et approvisionnement (PGBA)

      Le directeur principal de la PGBA est responsable de l’approbation du plan annuel de renouvellement du parc automobile.

    • 3.2 Gestionnaire du centre de coûts du parc automobile national (GCCPAN)
      1. Relevant du directeur principal, le gestionnaire du centre de coûts du parc automobile national a la responsabilité de gérer le regroupement de coûts gérés de façon centralisée (RCC) pour l’acquisition de véhicules. L’entretien et les accessoires des véhicules, comme les pneus, sont gérés et payés à même les budgets régionaux.
      2. Le GCCPAN doit :
        1. gérer les acquisitions du parc automobile national et préparer des mises à jour trimestrielles;
        2. signaler aux comptes publics les pertes découlant d’actes de vandalismes, de vols et d’accidents;
        3. autoriser toutes les dépenses liées à l’acquisition de véhicules imputées au RCC du parc automobile national;
        4. veiller à l’élaboration du plan annuel de renouvellement et recommander la version finale au directeur aux fins d’approbation;
        5. suspendre le droit d’utiliser un véhicule d’EDSC lorsque les circonstances le justifient;
        6. gérer le programme de cartes pour parc automobile d’EDSC et le service d’information sur la gestion du parc automobile connexe;
        7. promouvoir tous les instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d’EDSC liés au parc automobile et s’assurer de la conformité à ceux-ci.
    • 3.3 Gestionnaire du parc automobile national (GPAN)
      1. Le gestionnaire du parc automobile national relève du GCCPAN.
      2. Le GPAN doit :
        1. fournir des conseils, des directives et des orientations aux gestionnaires de parcs automobiles régionaux (GPAR);
        2. agir à titre de principal point de contact ministériel pour l’interprétation des politiques et des activités liées au parc automobile;
        3. mettre à jour le plan annuel de renouvellement et la lettre d’appel aux fins de consultation et d’approbation;
        4. amorcer l’achat de tous les véhicules
        5. gérer et communiquer aux GPAR l’information sur les livraisons, et s’assurer qu’ils remplissent la liste de vérification en fournissant tout document requis relatif à la réception de véhicules;
        6. établir et maintenir un cadre de surveillance pour s’assurer de la conformité aux politiques;
        7. offrir des séances de formation et de sensibilisation portant expressément sur le parc automobile, au besoin;
        8. tenir des dossiers de fonctionnement et d’entretien (F et E) pour chaque véhicule compris dans le parc automobile local et envoyer les factures relatives à la gestion du parc au GPAR;
        9. assurer le suivi des véhicules désuets et en faire le rapprochement avec les responsables de l’aliénation.
        10. Conformément à la stratégie de développement durable (DSDS)
          • Continuer à examiner notre plan de flotte avec davantage de véhicules hybrides, y compris, dans la mesure du possible, les véhicules à zéro émission
          • Obtenez une justification bien documentée pour tout véhicule non standard
          • Par un seul VUS hybride chaque année si le budget le permet
          • À partir de 2018, tous les nouveaux achats de véhicules exécutifs doivent être hybrides ou électriques.
    • 3.4 Gestionnaires de parcs automobiles régionaux (GPAR)
      1. Chaque GPAR a la responsabilité de gérer le parc automobile de sa région.
      2. Les GPAR doivent :
        1. promouvoir tous les instruments de politique du SCT et d’EDSC liés au parc automobile et s’assurer de la conformité à ceux-ci;
        2. obtenir les formulaires d’autorisation relatifs aux véhicules du parc automobile pour chacun des utilisateurs de véhicules et s’assurer que les dossiers sont à jour;
        3. examiner le plan de renouvellement annuel et formuler des commentaires le concernant;
        4. coordonner la réception physique de tout véhicule nouveau ou transféré;
        5. s’assurer que tous les véhicules ont été reçus et que les informations sont mises à jour dans le Système d’information sur la gestion du parc automobile (SIGPA) et maSGE;
        6. gérer la demande et la distribution de cartes de crédit pour le parc automobile expressément liées aux véhicules;
        7. tenir des dossiers pour chacun des véhicules dans le SAP et ARI, et rapprocher et certifier les dépenses liées à l’entretien et l’exploitation du parc automobile;
        8. veiller à ce que les journaux de bord soient tenus comme il se doit et s’assurer que les renseignements sur l’utilisation du véhicule sont mis à jour tous les mois, conformément à la politique du SCT;
        9. pour tous les véhicules compris dans le parc régional, s’assurer que les services de réparation et d’entretien sont effectués conformément aux exigences des garanties des fabricants;
        10. gérer l’aliénation des véhicules par le truchement de GC Surplus;
        11. assurer la tenue des dossiers dans maSGE et faire rapport au GPAN de tout changement concernant l’emplacement des véhicules du parc automobile;
        12. transmettre au GPAN tous les rapports sur les accidents de véhicules motorisés et lui signaler les pertes ou les dommages;
        13. promouvoir les comportements axés sur la faible émission de carbone.
        14. envoyer l’information aux nouveaux pilotes concernant les comportements axés sur la faible émission de carbone et voir ici-bas les liens pour plus d’informations et de la formation.
    • 3.5 Administrateurs locaux du parc automobile (ALPA)
      1. Chaque ALPA est responsable de l’administration du parc automobile dans une région donnée.
      2. Les ALPA doivent :
        1. promouvoir tous les instruments de politique du SCT et d’EDSC liés au parc automobile et s’assurer de la conformité à ceux-ci;
        2. déterminer et coordonner les besoins opérationnels locaux concernant les véhicules du parc automobile d’EDSC;
        3. informer les GPAR de toutes les exigences en matière de véhicules pour répondre aux besoins des programmes; aller chercher et recevoir les nouveaux véhicules conformément aux directives des GPAR;
        4. pour tous les véhicules du parc automobile local, prendre les dispositions aux fins de la prestation des services de réparation et d’entretien conformément aux exigences des garanties des fabricants;
        5. veiller à ce que les véhicules placés sous leur garde et leur responsabilité soient équipés de trousses de premiers soins et de trousses de survie en hiver;
        6. tenir des dossiers de fonctionnement et d’entretien (F et E) pour chaque véhicule compris dans le parc automobile local, ainsi qu’envoyer les factures liées à la gestion du parc automobile au GPAR;
        7. consulter les GPAR au sujet des mesures d’aliénation de véhicules du parc automobile, et faciliter le processus;
        8. transmettre aux GPAR tous les rapports sur les accidents de véhicules motorisés ainsi que tous les rapports sur les pertes ou les dommages aux fins d’orientation;
        9. veiller à l’utilisation adéquate des cartes de crédit pour le parc automobile;
        10. promouvoir les comportements axés sur la faible émission de carbone.
    • 3.6 Conducteurs de véhicules du parc automobile

      Tous les conducteurs de véhicules du parc automobile doivent :

      1. se conformer à l’ensemble des procédures du SCT et d’EDSC liées au parc automobile, y compris en ce qui a trait :
        1. aux journaux de bord;
        2. à l’utilisation des véhicules (kilométrage et durée d’utilisation);
        3. aux systèmes de réservation;
        4. aux exigences relatives aux cartes de crédit pour parc automobile.
      2. signer le formulaire d’autorisation relatif aux véhicules du parc automobile et respecter les conditions qui y sont stipulées;
      3. appliquer les comportements recommandés pour diminuer les émissions de carbone et les pratiques de conduite automobile exemplaires (par exemple, le guide Écoflotte de RNCAN).
      4. Adoptez un comportement de conduite écologique tel que:
        1. garder la révolution par minutes sous les 2000 tours
        2. éviter les excès de vitesse
        3. réduire la marche au ralenti du moteur lors de l’attente ou évitant les services au volant
        4. s’assurer que les pneus sont correctement gonflés afin de maximiser l’efficacité énergétique ainsi que pour améliorer la sécurité
        5. Inspecter tous les véhicules avant de les utiliser pour s’assurer qu’il n’y a aucune fuite qui pourrait libérer des substances toxiques dans l’environnement
  • 4. Processus de gestion étape par étape du cycle de vie
    • 4.1 Planification

      4.1.1

      Le gestionnaire des regroupements de coûts gérés de façon centralisée (RCC) du parc automobile national doit établir et confirmer le budget disponible tiré du budget des RCC et des produits des ventes précédentes en vue de l’achat de nouveaux véhicules pour l’exercice en cours.

      4.1.2

      Le GPAN estime le nombre de véhicules standards pouvant être achetés grâce aux fonds disponibles établis par le gestionnaire des RCC. Les véhicules standards sont des berlines hybrides, dans la mesure du possible. L’achat de véhicules non standard doit être justifié. Les coûts de remplacement des véhicules plus onéreux doivent être fractionnés de sorte à uniformiser le budget.

      4.1.3

      Le GPAN saisit des données à jour tirées de maSGE et du Système d'information sur la gestion du parc automobile (SIGPA) dans le modèle de plan de renouvellement de sept ans et établit un plan de renouvellement du parc automobile annuel pour l'exercice financier en cours. Le plan devrait maximiser l’usage du budget de fonctionnement annuel (B001) avant d’utiliser les fonds du compte des revenus (A131).

      4.1.4

      Le GPAN présente l'ébauche du plan indiquant quels véhicules doivent être aliénés, remplacés et déployés pendant l'exercice en cours au gestionnaire des RCC du parc automobile national.

      4.1.5

      Le GPAN consulte les GPAR relativement à l'ébauche du plan, afin de valider les renseignements et de donner la chance aux GPAR de formuler des commentaires et d'accorder leur autorisation.

      4.1.6

      Pour les nouveaux véhicules de la flotte, le gestionnaire du parc automobile régional doit : identifié l’utilisation prévue des véhicules, fournir des justifications (explications, détails) pourquoi un autre véhicule de la flotte ou un autre véhicule comme une location ou les taxis ne peuvent pas être utilisés également ils doivent fournir une estimation du kilométrage annuel du véhicule

      4.1.7

      Pour toute demande d'un GPAR relative à un véhicule non standard, le GPAR doit fournir une bonne raison au GPAN, comprenant les spécifications et les exigences opérationnelles, en vue de justifier l'achat d'un autre type de véhicule

      4.1.8

      En fonction de la consultation des GPAR, le GPAN finalise le plan annuel et met à jour une prévision financière quinquennale fondée sur les véhicules à acheter pendant l'exercice en cours, le budget des RCC du parc automobile national et le produit des ventes de l'année précédente alloué.

      4.1.9

      Le gestionnaire des RCC et le directeur du parc automobile national doivent approuver le plan et le budget avant sa mise en œuvre.

      4.1.10

      Le GPAN prépare les spécifications relatives à chacun des véhicules devant être achetés pendant l'exercice en cours, conformément au plan approuvé (type de véhicule, exigences particulières, lieu de livraison et coordonnées locales) et à l’outil d’approvisionnement de SPAC. Ces informations sont ensuite confirmées auprès des GPAR

    • 4.2 Acquisition

      4.2.1

      Le GPAN prépare les demandes d'achat dans maSGE qui doivent inclure les spécifications standards des véhicules (types de véhicule, exigences spéciales et lieu de livraison), ainsi que le codage financier pertinent indiquant quel budget est utilisé pour les achats (RCC du parc automobile national ou recettes provenant de la vente).

      4.2.2

      Le gestionnaire des RCC du parc automobile national reçoit et approuve le flux de travail des demandes d'achat dans maSGE en vue d'exercer ses pouvoirs en vertu de l'article 32 relatifs à l'achat.

      4.2.3

      En réponse à la demande d'achat, l'agent de l'approvisionnement et des marchés (A et M) prépare la demande d'achat de véhicules et présente la demande à SPAC afin de compléter le processus d'approvisionnement.

      4.2.4

      SPAC octroie le/les contrat(s) à un ou plusieurs entrepreneur(s) et fournit des copies à l’agent de l’A et M, qui entre le/les contrat(s) dans maSGE (SAP) et en transmet une copie au GPAN. Le spécialiste de l’approvisionnement doit indiquer qu’il s’agit d’une immobilisation dans maSGE (SAP).

      4.2.5

      Le GPAN transmet des copies du ou des contrat(s) au GPAR.

      4.2.6

      Le ou les entrepreneur(s) livrent le/les véhicule(s) à/aux endroit(s) indiqué(s) dans le/les contrat(s).

      4.2.7

      Le/les entrepreneur(s) envoie(nt) la facture au GPAN.

    • 4.3 Réception

      4.3.1

      Le concessionnaire avise le GPAR qu'un véhicule est prêt à être récupéré.

      4.3.2

      Le GPAR peut prendre possession du véhicule. Le GPAN envoie une copie de la facture au PAR. Le GPAN imprime une copie de la liste de contrôle qui lui a été envoyée par le GPAR.

      4.3.3

      Le GPAR doit remplir et présenter une demande au fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral afin d'obtenir une carte de crédit du parc automobile particulière pour chaque nouveau véhicule. Cette demande doit comprendre le numéro d'identification du véhicule (NIV), le code du site d'EDSC et le numéro de la fiche d'équipement (FE) (qui est également le numéro de l'étiquette d’actif). Grâce à ces renseignements, le fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile crée un dossier sur le nouveau véhicule, qui sera versé dans le système d'information sur la gestion du parc automobile (SIGPA).

      4.3.4

      Le fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile produit une carte de crédit du parc automobile particulière au véhicule et l'envoie au GPAR, qui l'envoie à l'administrateur du parc automobile local (APAL).

      4.3.5

      Le GPAR s'assure qu'un numéro d'étiquette d’actif soit assigné à chaque véhicule acheté. L’étiquette d’actif doit être placée dans la boite à gants du véhicule.

      4.3.6

      Le GPAR avise l’APAL qu’il peut prendre possession du véhicule chez le concessionnaire, lui remet une copie de la facture et du gabarit de la liste de contrôle de l'acceptation du véhicule et l'étiquette d’actif.

      4.3.7

      L’APAL se rend chez le concessionnaire pour prendre possession du véhicule, confirme la validité du NIV sur la facture et remplit la liste de contrôle de l'acceptation du véhicule.

      4.3.8

      Le concessionnaire fournit une description de véhicule neuf (DVN) à l'APAL, qui sera utilisée pour l’immatriculation du véhicule.

      4.3.9

      L’APAL se rend au bureau provincial d’immatriculation des véhicules à moteur muni de la facture, de l’acte de vente et de la DVN pour faire immatriculer le véhicule et pour obtenir les plaques d’immatriculation du véhicule.

      4.3.10

      L’APAL retourne chez le concessionnaire pour prendre possession du véhicule, installe les plaques d’immatriculation et appose le numéro d’étiquette d’actif dans la boîte à gants du véhicule.

      4.3.11

      L'APAL signe la liste de contrôle de l'acceptation du véhicule remplie et la donne au GPAR.

      4.3.12

      Le GPAR examine la liste de contrôle d'acceptation du véhicule remplie et signée et la soumet au GPAN, qui la transmet alors au gestionnaire des RCC du parc automobile national.

      4.3.13

      Le GPAR consigne la réception d’un actif dans maSGE (inscrit le numéro d’étiquette d’actif), ce qui engendre la création d’une FE dans maSGE pour un véhicule du parc automobile, et met le reste des renseignements de la FE à jour.

      4.3.14

      Le GPAR met à jour le dossier du véhicule dans le SIGPA (ce qui comprend le code du site et le numéro d'étiquette d'actif de la FE) et ajoute la date à laquelle le véhicule a été reçu.

      4.3.15

      Le GPAN inscrit la date à laquelle la facture a été reçue et le numéro de BC. Il entre le reçu de bien dans maSGE (SAP) et envoie la facture au centre de traitement aux fins de paiement.

      4.3.16

      Le gestionnaire des RCC du parc automobile national reçoit le flux de travail lié à l'article 34 dans maSGE (SAP), examine la liste de contrôle de l'acceptation du véhicule et applique l'article 34 en conséquence et en vue de la réalisation du paiement.

    • 4.4 Fonctionnement, utilisation et entretien

      4.4.1

      Relevés mensuels de l’odomètre

      4.4.1.1

      Le GPAR veille à ce que des relevés mensuels de l’odomètre pour chaque véhicule soient consignés dans le SIGPA au début de chaque mois.

      4.4.1.2

      Le GPAN s’assure régulièrement que les relevés de l’odomètre dans le SIGPA sont jour.

      4.4.2

      Déménagement

      4.4.2.1

      Le GPAR doit aviser le gestionnaire des RCC du parc automobile national de la nécessité de déplacer un véhicule et doit justifier la nécessité du déplacement.

      4.4.2.2

      Le gestionnaire des RCC du parc automobile national doit approuver ou refuser la demande de déplacement du véhicule.

      4.4.2.3

      À la suite de l'approbation du déplacement d'un véhicule par le gestionnaire des RCC du parc automobile national, le GPAR entame le déplacement physique du véhicule.

      4.4.2.4

      Lorsque le véhicule est déplacé physiquement, le GPAR doit mettre à jour les codes des sites dans le SIGPA et maSGE.

      4.4.3

      Factures des fournisseurs de services de soutien de la gestion du parc automobile

      4.4.3.1

      Lorsque le gestionnaire des RCC du parc automobile national reçoit une facture pour les cartes de crédit du parc automobile, le GPAN doit rapprocher le nombre de paiements effectués grâce à la carte de crédit du parc automobile figurant sur la facture et le nombre de véhicules dans le SIGPA et maSGE. S'il existe des écarts, le GPAN doit cerner le(s) problème(s) et communiquer avec le fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral pour remédier à toute erreur au besoin.

      4.4.3.2

      Une fois le rapprochement terminé, le GPAN confirme auprès du gestionnaire des RCC du parc automobile national que les factures sont exactes et le gestionnaire des RCC applique l'article 34 en vue du paiement.

      4.4.3.3

      Le gestionnaire des RCC doit produire la facture et la confirmation à Comptes créditeurs, conformément aux procédures ministérielles.

      4.4.4

      Coûts de fonctionnement et d’entretiens

      4.4.4.1

      Les APAL doivent produire des reçus mensuels pour les coûts de fonctionnement et d'entretien (F et E) de leur véhicule au GPAR.

      4.4.4.2

      Le GPAR doit rapprocher les factures mensuelles du coût de F et E du parc automobile régional du fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral et les reçus des véhicules fournis par les APAL.

      4.4.4.3

      Le GPAR doit présenter la facture au gestionnaire du centre de coûts responsable du budget de F et E du parc automobile régional, afin d'appliquer l'article 34 en vue du paiement.

      4.4.4.4

      Le GPAR doit fournir les documents aux Comptes créditeurs, conformément aux procédures ministérielles.

      4.4.5

      Perte ou vol d’une carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule

      4.4.5.1

      L'utilisateur du parc automobile doit aviser immédiatement l'APAL que la carte est perdue ou volée et l'APAL doit aviser dès que possible le GPAR de l'incident.

      4.4.5.2

      Le GPAR doit présenter une demande aux services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral, afin d'annuler la carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule perdue ou volée et de produire une carte de remplacement.

      4.4.5.3

      Le GPAR envoie une carte de crédit du parc automobile non particulière à l'APAL.

      4.4.5.4

      Le GPAR doit aviser le GPAN de la perte ou du vol de la carte, et le GPAN doit documenter l'incident.

      4.4.5.5

      L'APAL doit rendre la carte du parc automobile non particulière au GPAR lorsque la carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule est reçue, et le GPAR s'assure que toute opération réalisée avec la carte non particulière est transférée à la carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule.

      4.4.6

      Utilisation personnelle ou inappropriée d’une carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule

      4.4.6.1

      Au cours du rapprochement des factures des coûts de F et E du fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral, le GPAR remarque un écart et cerne un incident possible d'usage inapproprié.

      4.4.6.2

      Le GPAR doit aviser le gestionnaire du centre de coûts et l’APAL de l’écart.

      4.4.6.3

      Le GPAR doit travailler avec le gestionnaire du centre de coûts et l’APAL pour identifier l’utilisateur d’un véhicule du parc automobile qui a effectué l’achat susceptible d’être inapproprié ou personnel.

      4.4.6.4

      L’APAL doit fournir au GPAR une copie du Formulaire d’autorisation d’utilisation d’un véhicule du parc automobile de cet utilisateur de véhicule du parc.

      4.4.6.5

      Le gestionnaire de l'employé doit examiner toute utilisation personnelle ou inappropriée de la carte avec l'utilisateur du parc automobile et doit déterminer si des mesures correctives doivent être prises. Les cas d’utilisation personnelle doivent être signalés aux Services d’intégrité.

      4.4.6.6

      Le GPAR doit remettre une copie du Formulaire d’autorisation d’un véhicule du parc automobile et un résumé des circonstances de l'incident au GPAN.

      4.4.6.7

      Le GPAN documente l’incident.

      4.4.7

      Vol ou vandalisme d'un véhicule du parc automobile

      4.4.7.1

      Lorsqu'un utilisateur du parc automobile découvre qu'un véhicule a été volé ou volontairement endommagé, il doit immédiatement déclarer l'incident à son gestionnaire, aux services de police locaux et à l'APAL.

      4.4.7.2

      Pour ce qui est des véhicules endommagés volontairement, l'APAL doit prendre des photos, afin de les ajouter au rapport de police et de documenter le dossier du parc de véhicules.

      4.4.7.3

      L'APAL doit informer dès que possible le GPAR de l'incident et lui fournir une copie du rapport de police.

      4.4.7.4

      Le GPAR doit aviser la Direction générale des services d'intégrité et le GPAN de l'incident et fournir une copie du rapport de police et des photos du véhicule.

      4.4.7.5

      L'APAL obtient une estimation des réparations, le cas échéant, et la présente au GPAR.

      4.4.7.6

      Le GPAR détermine si l'estimation des réparations du véhicule est raisonnable et rentable, et autorise le coût de celles-ci.

      4.4.7.7

      Si le GPAR détermine que le véhicule ne peut être réparé, le GPAR doit approuver l'élimination du véhicule et signaler l'élimination au GPAN.

      4.4.7.8

      Le GPAN documente l'incident en vue de la production d'un rapport annuel sur les pertes de fonds publics.

      4.4.7.9

      Lorsqu'un véhicule a été volé et n'a pas été rendu ou lorsque l'on établit qu'il ne peut pas être réparé, le GPAN doit déterminer si un véhicule de remplacement peut être acheté au cours de l'exercice en cours ou si un autre plan doit être mis en œuvre pour assurer la continuité des opérations.

      4.4.8

      Accidents

      4.4.8.1

      Le conducteur du véhicule du parc automobile assure sa propre sécurité, veille à ce que les personnes blessées ne subissent pas d'autres blessures et appelle les secours, au besoin.

      4.4.8.2

      Le conducteur d’un véhicule du parc automobile doit immédiatement signaler l’accident à la police.

      4.4.8.3

      Le conducteur d’un véhicule du parc automobile ne doit pas assumer quelque faute que ce soit à l’égard de l’accident en attendant l’issue de l’enquête.

      4.4.8.4

      L'utilisateur d’un véhicule du parc automobile doit aviser l’APAL et le GCR le plus rapidement possible de l’accident, et dans les 24 heures qui suivent l’accident.

      4.4.8.5

      Le conducteur du véhicule du parc automobile doit produire un rapport d'accident de véhicule automobile (GC 46) sur le lieu de l'accident lorsque cela est possible, en indiquant si la police n'est pas intervenue sur le lieu de l'accident (en raison du peu de dégâts causés) et présenter dès que possible le rapport à l'APAL. Des renseignements particuliers à l’accident doivent être recueillis par le chauffeur et conformément aux Lignes directrices sur la gestion du parc automobile – Véhicules légers.

      4.4.8.6

      Le GPAR doit remplir le Rapport d’enquête de situation comportant des risques (LAB 1070) et le remettre à l’agent de santé et de sécurité concerné le plus rapidement possible. Dans le cas d’un accident qui entraîne la mort d’un employé ou lui cause des blessures invalidantes, le formulaire LAB 1070 doit être soumis dans un délai de 24 heures suivant l’accident.

      4.4.8.7

      Le GPAR doit aviser le GPAN de l’incident et fournir une copie du Rapport d’accident de véhicule automobile (GC 46), du Rapport d’enquête de situation comportant des risques (LAB 1070), du rapport de police et de toute autre documentation liée à l’accident au GPAN et ce dès que possible et dans les sept jours après l'accident.

      4.4.8.8

      Le GPAN documente l'accident.

      4.4.8.9
      Accidents – Réclamations contre l’État

       

      1. En cas de réclamation contre l'État, le GPAR doit demander des conseils juridiques à un conseiller juridique ministériel sur la façon de procéder (en envoyant une copie de toutes les correspondances au GPAN). Le GPAR doit fournir une copie du Rapport d’accident de véhicule automobile (GC 46), du rapport d'enquête de situation comportant des risques (LAB1070B), du rapport de police, de la réclamation d'assurance et de tout autre document lié à l'accident au conseiller juridique (Politique ministérielle sur les réclamations et les paiements à titre gracieux).
      2. Le GPAR obtient l’autorisation du conseiller juridique de faire réparer le véhicule en cause dans l’accident et des conseils sur la manière de donner suite à une réclamation.
      3. Le GPAR recommande ensuite à la haute direction la mesure à prendre compte tenu de l’opinion et des conseils obtenus du conseiller juridique.
      4. Selon les conseils et l’orientation fournis par le conseiller juridique, le GPAR indique à la Direction générale des services d’intégrité si l’utilisateur d’un véhicule du parc automobile peut être tenu personnellement d’assumer le coût de réclamations en dommages, s’ils ne répondent pas aux critères énoncés dans la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation du CT (avec copie conforme au GPAN dans toute correspondance).
      5. Le GPAR doit présenter une demande au bureau de l’APF décrivant l'accident et fournissant des conseils juridiques, et fournir toute la documentation à l’appui dans la demande, y compris le Rapport d’accident de véhicule automobile (GC 46), le Rapport d’enquête de situation comportant des risques (LAB1070B), le rapport de police et la réclamation d’assurance aux fins d'approbation et de signature de la demande d'indemnités pour accident d'un véhicule du parc automobile d'EDSC.
      6. L’APF approuve et signe la Demande d’indemnités pour accident d’un véhicule du parc automobile d’EDSC.
    • 4.5 Aliénation

      4.5.1

      Le GPAR entreprend l’aliénation de véhicules en conformité avec le plan de renouvellement annuel de sept ans et indique dans maSGE que le statut de la FE est à « fin du cycle de vie » en vue de générer l’aliénation et le processus de gestion du flux de travail.

      4.5.2

      L’autorité régionale responsable de l’aliénation déléguée pertinente reçoit le flux de travail se rapportant à l’aliénation de maSGE et approuve l'opération d’aliénation.

      4.5.3

      Le GPAR met à jour les renseignements sur la gestion du cycle de vie (c. à d. raison et méthode de l’aliénation) dans la FE dans maSGE.

      4.5.4

      Le GPAR prend des dispositions avec le bureau local pour que le véhicule soit vendu par le secteur des biens excédentaires du GC dans un délai opportun (peu de temps après la réception du véhicule de remplacement par le bureau local).

      4.5.5

      Le GPAR demande que le fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral annule la carte de crédit du parc automobile particulière à un véhicule.

      4.5.6

      Le secteur des biens excédentaires du GC indique au GPAR quand le véhicule est vendu et le GPAR gère le transport du véhicule vers le site des biens excédentaires du GC.

      4.5.7

      Le GPAR indique au fournisseur de services de soutien de la gestion du parc automobile fédéral la date à laquelle le véhicule est vendu en vue de faire passer son statut à « vendu » dans le SIGPA.

      4.5.8

      Le secteur des biens excédentaires du GC rend compte du résultat des ventes au groupe de gestion financière GIPA et envoie les recettes des aliénations au groupe des comptes débiteurs d'EDSC.

      4.5.9

      Le groupe des comptes débiteurs vérifie le résultat des ventes avec le groupe de gestion financière GIPA et réaffecte les recettes des aliénations au centre de coûts, le cas échéant.

      4.5.10

      Le secteur de la comptabilité ministérielle inscrit le produit des ventes dans le module de comptabilisation des actifs de maSGE et rapproche les ventes et le statut d'aliénation de la FE.

      4.5.11

      La comptabilité ministérielle informe le GPAN des cas dans lesquels les recettes de la vente d'un véhicule particulier ont été reçues, mais aucun avis d'aliénation n'a été reçu dans maSGE.

      4.5.12

      Le GPAN enquête sur la situation et, au besoin, demande au GPAR de mettre à jour le statut de la FE du véhicule, afin de rendre compte du fait qu'il a été aliéné.

      4.5.13

      Le groupe de gestion financière GIPA doit entretenir les dossiers sur les recettes des aliénations et veiller à ce que les produits de la vente soient fournis aux RCC du parc automobile national

      4.5.14

      Le GPAN confirme à la Direction des services consultatifs en gestion financière qu’un véhicule a été vendu et que les recettes ont été reçues, et marque le véhicule comme étant vendu dans le plan annuel.