Services de gestion du courrier de la RCN

• Horaire
• Information
• Comment sceller une boîte en toute sûreté
• Boîtes aux lettres communautaires
• Liste des régions visées par le service interne de livraison du courrier

Horaire

Heures d’ouverture de la salle de courrier

7 h 30 à 16 h 30

Emplacement de la salle de courrier

Édifice Phase IV, Étage 01 au côté de Canada Poste.

Heures limites du service

S.V.P. faire parvenir vos demandes d’expédition avant les heures indiquées ci-dessous.

Horaire de la livraison du courrier interne

L’horaire peut varier en fonction du volume de courrier à livrer

Toutes les demandes, questions et commentaires doivent être adressées à l’adresse électronique de la salle de courier RCN nc-fas-sfa-mailroom-salle_de_courrier@hrsdc-rhdcc.gc.ca ou par téléphone :

• Réception de la salle de courrier : 819-654-5954
• Superviseur de la salle de courrier : 819-654-5973
• Gestionnaire de la salle de courrier : 819-654-5966

Information

Boîtes

Service de cueillette interne des grosses boîtes : veuillez envoyer un courriel à l’adresse électronique de la salle de courier RCN nc-fas-sfa-mailroom-salle_de_courrier@hrsdc-rhdcc.gc.ca en fournissant les renseignements suivants :

1. Nom
2. Nombre d’articles
3. Lieu de la cueillette (numéro du poste de travail, étage)
4. Date et heure de la cueillette

Il faut remplir le formulaire ADM2022 et le joindre aux articles. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le processus « Formulaire ».

Les boîtes doivent être fermées correctement en vue de leur transport. Veuillez consulter la section « Comment fermer une boite ».

Formulaire

• Demande de service de messagerie (ADM2022) (PDF, Ko)

Quand utiliser le formulaire ADM2022

• Envois internes exigeant une signature
• Boîtes envoyées à l’extérieur de l’édifice
• Distribution (envoi dans le cadre d’un programme)
• Envoi interne dans un bureau régional, avec signature
• Envoi au Canada, aux États-Unis et à l’étranger. L’article ne doit pas dépasser les dimensions suivantes : 380 mm X 270 mm X 20 mm (14,96 po X 10,63 po X 0,79 po)
• Transport fret de marchandises– (palettes)

Information financière

Il faut remplir tous les champs financiers. Si le formulaire est incomplet, l’expédition pourrait être retardée.

• Code de compagnie
• Centre de coûts (CC)
• Fonds
• Domaine fonctionnel
• Comptabilité générale (CG)
• Numéro engagement de fonds et numéro ligne pièce
• Gestionnaire du centre de coûts (en gros caractères)
• Signature du gestionnaire du centre de coûts

Renseignements sur le destinateur et le destinataire

Le champ (De et Livrer à) doit être rempli électroniquement ou les renseignements doivent être imprimés sur une étiquette. Aucune adresse manuscrite ne sera acceptée.

Services disponibles et coûts approximatifs

Les délais du service concernent la livraison au destinataire seulement.

• Demande interne à l’intérieur du Ministère. - (L’heure de livraison peut varier)
• Lieu de la destination
• Heure de la réception du formulaire
• Deux jours ouvrables et plus. (0 $ à 50 $)
• Jour ouvrable suivant entre la plupart des grandes villes du Canada. (0 $ à 75 $)
• Jour ouvrable suivant avant 10h30AM entre la plupart des grandes villes du Canada. (0 $ à 100 $)
• Même jour dans la région de la capitale nationale (0 $ à 50 $) – Réception du formulaire avant 14 h.
• International. (0 $ à 100 $) * Veuillez noter que ceci ne comprend pas le service de transport fret de marchandises.

Les différentes options

Signature requise sur la livraison – exigé par le destinataire
Numéro de suivi requis – un numéro de repérage est transmis au destinataire.

Courrier personnel sortant

Pour le traitement du courrier personnel, votre lettre doit déjà être timbrée. Si la lettre est réputée personnelle sans timbre, elle sera retourné à l'expéditeur.

Suivi de colis

Vous pouvez faire le suivi de votre colis avec le numéro de suivi remit par la salle de courrier.

Poste Canada :

Purolator :

Service de messagerie locale (Même jour):

Veuillez S.V.P. faire parvenir un courriel à l’adresse électronique de la salle de courier RCN nc-fas-sfa-mailroom-salle_de_courrier@hrsdc-rhdcc.gc.ca avec les informations suivantes

1. Nom du destinataire
2. Numéro de suivi
3. Numéro du centre de coût
4. Date de l’envoi

Format des enveloppes à utiliser

La machine à timbrer peut seulement traiter les enveloppes en papier scellées jusqu’aux dimensions suivantes : 380 mm X 270 mm X 20 mm (14,96 po X 10,63 po X 0,79 po)

Veuillez ne pas utiliser les enveloppes internes (enveloppes avec cordons). Elles seront renvoyées à l’expéditeur, dans la mesure du possible.

Niveau de sécurité des envois

Pour les envois Protégé ou Classifié, veuillez consulter l' Outil de catégorisation de l’information. Pour plus de renseignements, veuillez consulter le groupe de la Sécurité.

Comment sceller une boîte en toute sûreté

Pour vous assurer que le contenu de la boîte est emballé en toute sûreté, veuillez suivre les étapes suivantes :

Étape 1

• Pliez les languettes pour former le fond de la boîte, comme illustré sur la photo n^o 1.
• Assurez-vous que la boîte est remplie de manière à immobiliser le contenu.
• Pliez les languettes sur le dessus de la boîte, comme illustré sur la photo n^o 1.

Photo n^o 1

Étape 2

• Collez un ruban adhésif sur tous les joints, comme illustré sur la photo n^o 2.
  Remarque : Pour vérifier si votre boîte est prête à être expédiée, appuyez légèrement sur le dessus de la boîte et regardez si les languettes se recourbent, vous laissant voir l’intérieur de la boîte. Le cas échéant, veuillez rembourrer la boîte jusqu’à ce que les languettes ne se recourbent plus.

Photo n^o 2

Étape 3

• Inscrivez l’adresse sur la boîte comme indiqué sur la photo n^o 3 :
• Coin supérieur gauche : les coordonnées de l’expéditeur
• Nom de l’expéditeur, ou
• Groupe;
• Adresse;
• Arrêt postal
• Étiquette du centre : coordonnées du destinataire
• Nom
• Adresse, y compris l’étage, le numéro de pièce ou de bureau
• Code postal

Photo n^o 3

Boîtes aux lettres communautaires

Tous les groupes de la Phase IV, Phase II, Place du Centre et de tous les autres édifices externes ont un espace dans les boîtes aux lettres communautaires disposées à chaque étage, ou dans les casiers installés dans les salles d’impression.

Ces boîtes appartiennent à la salle de courrier et les clients ne devraient jamais les modifier.

Si vous désirez apporter des modifications aux boîtes aux lettres, veuillez communiquer avec la salle de courrier, qui s’en chargera.

Les seuls messages que l’on peut afficher sur les boîtes aux lettres sont les suivants :

• Le nom du groupe et le numéro d’arrêt postal
• Les notes de service de la salle de courrier
• La liste de contacts de la salle de courrier

Tous les autres articles seront retirés des boîtes aux lettres.

Pour toutes modifications, veuillez envoyer un courriel à l’adresse générique de salle de courier RCN: nc-fas-sfa-mailroom-salle_de_courrier@hrsdc-rhdcc.gc.ca.

Accès aux boîtes aux lettres communautaires

Seuls les employés de la salle de courrier ont accès aux boîtes aux lettres communautaires.

Acquisition d’enveloppes

La salle de courrier ne fournit pas d’enveloppes. Chaque groupe doit acheter les siennes.

• Site web d'acquisition d’enveloppes
• Procédures d'acquisition d’enveloppes
• Veuillez communiquer avec le portail des formulaires et publications : nc-forms_publications-formulaires_publications-gd@hrsdc-rhdcc.gc.ca

Liste des régions visées par le service interne de livraison du courrier