Bulletins de la DGDPF
L'édition de septembre 2019
Nouveau processus relatif aux avances de salaire en cas d'urgence et aux paiements prioritaires
Emploi et Développement social Canada (EDSC) s'engage à aider ses employés qui sont touchés par les irrégularités salariales liées au système de paye Phoenix. Pour s'assurer que les employés ne se retrouvent pas sans salaire, des paiements d'urgence sont disponibles pour aider les personnes qui éprouvent des difficultés financières en raison de problèmes de rémunération non réglés.
Depuis le 27 mai 2019, EDSC a mis en place un nouveau processus pour émettre et recouvrir les avances salariales d'urgence et les paiements prioritaires (ASU/PP) avec un niveau de contrôle et une flexibilité améliorée.
Dans quelles situations accorde-t-on les ASU/PP?
Les ASU/PP sont accordés dans certaines circonstances lorsqu'un paiement de salaire régulier n'est pas disponible. Pour en savoir davantage sur les critères de qualification ou pour présenter une demande d'ASU/PP, veuillez consulter la page suivante sur le site d'EDSC : Glossaire de la rémunération – Avance de salaire en cas d'urgence.
Quels sont les changements?
Une nouvelle version du formulaire sera incluse dans les étapes à suivre pour le traitement des ASU/PP (dans la section « Documents requis »). Sur ce nouveau formulaire, les employés pourront désormais indiquer la méthode de remboursement qu'ils préfèrent au moment où la demande de fonds de remplacement sera complétée, c'est-à-dire :
- par chèque;
- par une retenue à la source (vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet sur la page Glossaire de la rémunération – Avance de salaire en cas d'urgence).
À l'aide de ce même formulaire, les employés pourront maintenant sélectionner les conditions de remboursement qui déterminent le moment où les recouvrements commenceront. Les employés auront deux options:
- Le remboursement commencera dès que le paiement manquant aura été versé à l'employé.
- Le remboursement commence dès que les trois conditions suivantes sont remplies :
- le paiement manquant a été versé;
- toutes les interventions de paye en attente de traitement ont été réglées;
- l'employé a reçu trois paiements exacts consécutifs.
Dans le cas où un employé a fait plusieurs demandes ASU/PP, les conditions et les méthodes de remboursement identifiées par l'employé sur le formulaire de demande le plus récent seront utilisées comme référence pour amorcer le remboursement. Dans tous les cas, l'employé sera avisé que les conditions de remboursement qu'il a choisi, ont été respectées et que les remboursements commenceront.
Pour toutes questions concernant le nouveau processus relatif aux ASU/PP, veuillez communiquer avec la Direction générale du dirigeant principal des finances par l'entremise de la page Opérations comptables nationales - Requête pour paiement prioritaire. Pour de plus amples informations sur les ASU/PP, notamment sur les critères de qualification, veuillez consulter la page d'EDSC sur les avances de salaire en cas d'urgence.
Rappel de l'échéancier pour l'approbation des dossiers liés aux DVACÉ, incluant les voyages internationaux
Voici un rappel des délais requis pour l'approbation des dossiers liés aux dépenses de voyage, d'accueil, de conférences et d'Événements (DVACÉ) qui nécessitent l'approbation.
Nous avons eu une année très occupée et ensemble nous avons accompli beaucoup avec souvent très peu de temps pour le faire. Nous notons que le nombre de dossiers qui arrivent à nos bureaux comme étant « urgents » sont très nombreux et de façon constante dans la dernière année (62% des dossiers DVACÉ et 79% des dossiers sur les voyages internationaux). Nous remarquons également que certains dossiers sont reçus pour approbation après le fait, donc les dépenses ont été engagées sans approbation, c'est-à-dire sans autorité pour le faire. Ces nombreux dossiers urgents augmentent la charge de travail de nos employés, autant dans ma direction générale que dans les vôtres. Réduire le nombre de dossiers urgents sur lesquels ils travaillent aidera à atténuer la charge de travail.
On vous demande donc votre support afin de préparer à l'avance vos dossiers d'approbation et de réduire les demandes de dernière minute.
Il est très important pour nous de vous offrir un service de qualité et pour ce faire, nos employés ont besoin d'un temps raisonnable pour accomplir convenablement leurs tâches de révision et d'attestation de la conformité de vos dossiers. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous un rappel de l'échéancier demandé. S'il vous plait, partagez ce message avec vos employés afin d'assurer que ces délais soient respectés autant que possible.
| Niveau d'approbation requis | Votre dossier doit être reçu par la DGDPF |
|---|---|
| Approbation du ministre | Au moins 8 semaines avant toute réservation |
| Approbation du sous-ministre | Au moins 6 semaines avant toute réservation |
| Approbation du DPF | Au moins 4-6 semaines avant toute réservation |
Consultez l' « Arbre de décision des conférences (PDF, 245 Ko) » pour déterminer le niveau d'approbation et si votre participation à une conférence est considérée un événement, une activité opérationnelle ou une activité de formation.
Norme de service
L'équipe des politiques financières a une norme de service de 5 jours ouvrables pour fournir un avis/recommandation ainsi que faire une révision (ou pré-révision) et l'attestation de la conformité d'un dossier DVACÉ. L'équipe répond habituellement aux questions reçues dans la boîte générique dans les 2 jours ouvrables, mais pourrait prendre 5 jours ouvrables dépendamment de leur charge de travail ou de la complexité.
Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque des demandes imprévues de DVACÉ surviennent, l'équipe fera tous les efforts possibles pour aider et compléter le dossier à temps, mais pas au prix d'une diligence appropriée.
Normes de services de la DGDPF – Examen interne et résultats du T1
La Direction générale du Dirigeant principal des finances (DGDPF) a commencé à faire rapport sur les normes de service en 2017 afin de fournir et d'énoncer des attentes claires en ce qui a trait aux échéances pour répondre aux demandes de services des clients, émettre un accusé de réception ou régler les problèmes. Au début de l'exercice 2019-2020, la DGDPF a mené un examen interne de ses normes de service pour s'assurer qu'elles sont toujours mesurables et pertinentes pour le client.
Nous allons partager les résultats du premier trimestre (T1) pour 2019 – 2020. Toutes les normes de service commenceront quand tous les documents pertinents et les approbations ont été reçus par la DGDPF.
Voici quelques faits saillants intéressants de ce trimestre :
- Il y a eu une diminution de 39 % du nombre de SMCD - Demandes de changement de NAS depuis le quatrième trimestre de l'exercice financier de 2018-19. Au cours du T1 de l'exercice financier de 2019-20, 89 % des demandes de changement de NAS ont été terminés dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de tous les documents requis et les approbations.
- Le T1 de l'exercice financier de 2019-20 a vu le plus grand volume de demandes d'activation de mémorandum d'autorisation de délégation intérimaire (MADI) reçues dans un trimestre depuis que la DGDPF a commencé le suivi de ses normes de service, tout en maintenant une norme de service de 100 %.
- Depuis le T4 de l'exercice financier de 2018-19, il y a eu une réduction de 57 % du nombre de modifications d'approvisionnement d'EDSC (où EDSC est l'autorité contractante). 95 % des modifications au contrat du T1 ont été terminées dans les 14 jours civils suivant la réception de tous les documents requis et les approbations.
- Une norme de service de 92 % a été atteinte pour les demandes générales de la Solution d'information de gestion de projet qui ont été envoyées à la boîte de courriel du Bureau de gestion des projets de l'entreprise (BGPE) et traitées au niveau de la catégorie 1 dans un délai de 2 jours ouvrables; toutefois, le volume de demandes au T1 était inférieur à tout trimestre précédent au cours des deux derniers exercices financiers.
- Le nombre de demandes d'accès de systèmes pour le SMCD, le SNP et le SIRI a augmenté d'environ 19 % depuis le T4 de l'exercice financier de 2018-19; 95 % de ces demandes ont été traitées dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de tous les documents requis et les approbations.
Afin de poursuivre l'excellent travail qui a été accompli dans l'examen interne des normes de service, la DGDPF prévoit mener un examen avec nos clients plus tard au cours de l'exercice financier.