Utilisations acceptables des engagements de fonds (plutôt que de contrats)

Bulletin en approvisionnement 2018-9

9 mai 2018

Comme vous le savez peut-être, le DPF a approuvé l’utilisation d’engagements de fonds (EF), anciennement « engagements manuels », dans certaines circonstances à la suite de consultations qui ont eu lieu lors de la mise en oeuvre de SAP en 2014. Ces circonstances ont été annoncées sur iService (FAQ de SAP) et intégrées au module sur la comptabilité budgétaire de la formation SAP où les EF sont créés.

Depuis, plusieurs autres circonstances ont été signalées au DPF où les FC pourraient représenter une manière appropriée d’engager et de payer des dépenses, dont certaines entraînées par des activités de surveillance. La DGDPF a examiné ces cas afin de prendre en considération les obligations relatives à la Politique des marchés du Conseil du Trésor par rapport aux éléments suivants :

Les modalités contractuelles appropriées aident à réduire les conflits juridiques avec les fournisseurs.
Les paiements effectués à l’extérieur des contrats augmentent les risques de duplication de paiements et de paiements qui dépassent les autorités ministérielles ou les pouvoirs délégués.
Les cartes d’achat accordent une protection aux détenteurs de carte qui pourraient se faire charger par des fournisseurs pour des dépenses non approuvées.

Voir ci-dessous la liste révisée des circonstances dans lesquelles le DPF a approuvé l’utilisation d’EF. Tout achat de biens ou de services autres que ceux énumérés dans la liste requiert un contrat que vous pouvez demander par l’entremise de SAP ou l’utilisation de la carte d’acquisition. L’utilisation des EF continuera d’être surveillée.

Si vous avez des questions, veuillez écrire à NCPURCHASING_ PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Diffusion :

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Liste des utilisations d’engagements de fonds approuvés par le DPF

Protocoles d’entente avec d’autres ministères gouvernementaux, agences ou corporations de la Couronne (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 pour obtenir plus de renseignements)
Protocoles d’entente avec d’autres niveaux du gouvernement (voir le Bulletin en approvisionnement 2015-11 pour obtenir plus de renseignements y compris les changements annoncés dans le Bulletin 2018-8 sur l’utilisation des PE avec les universités ou collèges)
Remboursements de droits de scolarité
Participations à des conférences
Engagements de fonds du Système commun pour les subventions et les contributions (SCSC) traités par l’entremise de systèmes des partenaires
Engagements liés aux subventions et contributions utilisés pour des subventions et contributions qui ne font pas partie du SCSC (comme les Ententes sur le développement du marché du travail (EDMT))
Règlements interministériels (RI) pour des dépenses non salariales
Recharge des affranchisseuses
Utilisation de contrats pour les formulaires et les publications ministérielle (dans le cadre d’un contrat de EDSC).
Les EF liés aux voyages seront la responsabilité de la Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM)
Coûts associés à la flotte de véhicules et payés grâce à une carte de crédit ARI (dans le cadre d’un contrat avec SPAC)
Frais de réinstallation des employés – remboursements des employés ou paiement des frais à Brookfield Global Relocation (dans le cadre d’un contrat avec SPAC)
Remboursements de frais médicaux à des employés
Paiements de frais médicaux allant jusqu’à 200 $ à des professionnels de la santé pour des employés
Services d’aménagement des locaux payés à Brookfield Global Integrated Solution (dans le cadre d’un contrat avec SPAC)
Réclamations contre l’État