Ententes avec les universités et collèges publics

Bulletin en approvisionnement 2018-8

8 mai 2018

Dans le Bulletin en approvisionnement 2015-11, nous avons annoncé que, selon le processus ministériel normalisé, les ententes avec les universités et collèges publics devraient être établies au moyen de protocoles d’entente et entrées dans le SAP à titre d’engagements de fonds.

Depuis, les Services juridiques d’EDSC, la DGDPF et les clients ont relevé plusieurs problèmes liés à cette approche. Les clients chargés de mettre en place ces ententes ont exprimé des préoccupations et de la confusion au sujet du cadre juridique et stratégique complexe, y compris l’absence de modalités normalisées pour l’élaboration de ces ententes.

Par conséquent, à compter de maintenant, les ententes avec les universités et collèges publics doivent être conclues dans le cadre d’un marché d’approvisionnement, et les clients doivent entrer une demande d’approvisionnement dans le SAP pour que le service d’approvisionnement de la DGDPF puisse mettre le contrat en place. Cette exigence ne s’applique que si EDSC verse des paiements à l’université ou au collège, et si des biens et des services sont fournis pour l’usage direct d’EDSC (c.-à-d. que les contrats d’approvisionnement ne doivent pas être utilisés pour le travail lié aux paiements de transfert).

Si EDSC ne fait aucun paiement, c.-à-d. que la valeur de l’entente est nulle (0 $), nous recommandons aux clients de faire appel à des conseillers ministériels dans les domaines de la gestion financière, de la politique financière et des services juridiques au début du processus pour déterminer le meilleur plan d’action à adopter. Dans ces cas, ne saisissez pas de demande dans le SAP. Vous devrez recourir à un PE ou un autre type d’entente, selon les circonstances à déterminer avec les conseillers ministériels. Si vous n’êtes pas certain de l’endroit où vous pouvez obtenir ces conseils, veuillez communiquer avec votre CGF. Veuillez noter que le paiement de frais de scolarité ne doit pas être inscrit comme demande dans le SAP non plus; les gestionnaires doivent respecter les Lignes directrices relatives au remboursement des frais de scolarité et aux congés d’études du ministère (version PDF, 1 Mo).

Pour les contrats d’approvisionnement de plus de 25 000 $, vous devrez fournir une justification du fournisseur unique avec votre demande. Si l’entente est d’une valeur supérieure à 100 000 $, l’équipe de l’approvisionnement de la DGDPF enverra une demande à SPAC pour que le contrat soit mis en place en notre nom.

Veuillez noter qu’on affichera une note au Bulletin d’approvisionnement 2015-11 au sujet de ce changement.

Si vous avez des questions, veuillez écrire à NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Distribution :

  1. Réseau des professionnels en administration
  2. Réseau de référence opérationnelle d’approvisionnement