Politique sur le contrôle des engagements, la vérification des comptes et les demandes de paiement

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Dernière révision : Juin 2011
Dernière modification apportée au présent document : Janvier 2013

Veuillez noter : Cette politique/document est présentement sous révision et sera mise à jour pour refléter les nouvelles procédures et terminologies associées avec la mise en œuvre de maSGE (SAP)

Table des matières

Contexte

Objectif de la politique
Énoncé de politique
Application
Exigences de la politique
4.1 Engagements de dépenses
4.2 Pouvoir d’engager des dépenses et contrôle des engagements
4.3 Vérification des comptes
4.4 Demande de paiement
Rôles et responsabilités
5.1 Engagement des dépenses
5.2 Contrôle des engagements
5.3 Vérification des comptes
5.4 Pouvoir de payer
Délégations de pouvoirs
6.1 Instrument de délégation de pouvoirs
6.2 Exigences relatives à la formation
Surveillance et conformité
7.1 Surveillance
7.2 Obligations de prendre des mesures d’adaptation
Définitions
Références
Appendice A – Pratiques et contrôles de gestion des dépenses
Appendice B – Lignes directrices et pratiques exemplaires

Contexte

Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que les fonds publics soient gérés efficacement et avec prudence, que les actifs publics soient bien protégés et que les ressources publiques soient utilisées avec efficacité et efficience. Ils s'attendent également à une reddition de comptes caractérisée par l’intégrité, la transparence et la responsabilité pour ce qui de la façon dont les fonds publics sont utilisés dans le but d’obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

Pour assurer la conformité à l’égard de ces attentes, la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (CT) exige que chaque ministère ait en place un système efficace de contrôle interne fondé sur les risques. En vertu de cette politique, il incombe aux administrateurs généraux et aux agents principaux des finances de veiller à ce que les risques liés à la gérance des ressources publiques soient gérés adéquatement. Cette responsabilité englobe l’efficacité et l’efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la sauvegarde des actifs, la fiabilité des rapports financiers et la conformité à la législation et aux pouvoirs délégués.

La Politique sur le contrôle des engagements, la vérification des comptes et les demandes de paiementappuie la poursuite de l’objectif de la Politique sur le contrôle interne du CT en décrivant le rôle et les responsabilités de l’agent principal des finances et comment les fonctions exercées et les mesures mises en place par ce dernier contribuent au maintien d’un système efficace de contrôles internes à l’égard de la gestion des finances au sein du Ministère. Cette politique insiste également sur les principes clés d’une gestion financière efficace, c’est à dire l’optimisation des ressources, la reddition de comptes, la transparence et la gestion des risques, énoncés dans le Cadre des politiques de gestion financière du CT.

Essentiellement, cette politique veille 1) à ce que les gestionnaires exercent un contrôle à l’égard de l’engagement de dépenses et des engagements qui entraîneront une dépense, 2) à ce que des processus fiables de vérification des comptes axés sur les risques soient en place et 3) à ce que les paiements soient dûment autorisés et effectués conformément aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP ).

1. Objectif de la politique

Veiller à ce que l’utilisation des deniers publics fasse l’objet de contrôles appropriés pour ce qui est de la gestion financière et opérationnelle, ce qui comprend des responsabilités claires, un contrôle efficace des engagements, des processus rigoureux de vérification axée sur les risques et des paiements exacts dûment autorisés et effectués en temps opportun et conformément à la législation.

2. Énoncé de politique

Selon la politique ministérielle, les fonds doivent être gérés d’une manière appropriée, conformément aux pouvoirs établis en matière de paiement, aux dispositions prévues quant aux délais de paiement, aux niveaux de financement approuvés et aux procédures ministérielles de vérification des comptes, le tout en conformité avec les articles 32, 34 et 33 de la LGFP. À ces fins, il faut s’assurer :

2.1

que les pouvoirs de dépenser sont assortis de mécanismes efficaces de contrôle des engagements afin d’éviter que les dépenses engagées ne dépassent les montants limites des enveloppes et crédits budgétaires;

2.2

que les comptes à payer ou à régler sont vérifiés selon une méthode efficace et efficiente fondée sur les risques et en conformité avec l’article 34 de la LGFP;

2.3

que tous les paiements, règlements interministériels et autres imputations au Trésor sont dûment autorisés et effectués avec exactitude et en temps opportun, et ce conformément aux obligations du gouvernement en vertu de l’article 33 de la LGFP;

2.4

que les données des systèmes financiers servant à la consignation des dépenses et à la prise de décisions sont exactes, fiables et accessibles en temps opportun;

2.5

que les responsabilités liées à la gestion des dépenses ministérielles sont définies clairement et exercées avec transparence.

3. Application

La politique s’applique à tous les comptes de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (ci après « RHDCC » ou « Ministère ») dont les paiements et règlements doivent se faire conformément aux articles 32, 34 et 33 de la LGFP. Dans le cas où les comptes sont régis par une loi distincte, (assurance emploi, Régime de pensions du Canada, Sécurité de la vieillesse), les dispositions de la loi priment celles de la politique.

4. Exigences de la politique

4.1 Engagement de dépenses

4.1.1

Selon la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements, les gestionnaires doivent exercer leur pouvoir d’engager les dépenses en veillant à ce que le Ministère ne dépasse pas le plafond des crédits autorisés par le Parlement ou le plafond des affectations approuvées par le Conseil du Trésor. L’engagement d’une dépense consiste à exercer un pouvoir de dépenser assorti de l’obligation d’engager des fonds pour l’obtention d’un bien ou d’un service.

4.1.2

Il faut déléguer aux gestionnaires de centre de responsabilité (CR) le pouvoir d’engager des dépenses afin qu’ils aient un pouvoir et une obligation de rendre compte proportionnels à leur responsabilité budgétaire. Dans un environnement centralisé, le pouvoir d’engager des dépenses peut être délégué à des experts fonctionnels, comme des agents du personnel ou des agents aux achats et des regroupements de coûts gérés de façon centralisée. Toutefois, ils n’exercent ce pouvoir qu’au nom des gestionnaires de CR et engagent des dépenses seulement à la demande de ces derniers.

4.1.3

Les exigences suivantes doivent s’appliquer à l’exercice du pouvoir d’engager des dépenses :

l’engagement de dépenses doit être autorisé par écrit et transmis d’une façon qui permet, par une piste de vérification, de remonter à la personne qui a engagé les fonds;
l’exécution d’une entente contractuelle comportant un décaissement doit tout au préalable être autorisée par un agent détenant le pouvoir de dépenser approprié;
les montants des engagements doivent être inscrits dans le système ministériel avant la signature d’une entente contractuelle ou de tout autre type d’entente applicables aux engagements en question;
les exceptions comprennent des situations imprévisibles, notamment l’obligation de recourir à des services de santé et paramédicaux d’urgence.

4.2 Pouvoir d’engager des dépenses et contrôle des engagements

4.2.1

Le pouvoir d'engager des dépenses, régi par le paragraphe 32(1) de la LGFP, est exercé conformément à l’instrument de délégation des pouvoirs.

4.2.2

En vertu de l’article 32 de la LGFP, aucun marché, aucune demande ou commande de biens ou de services ou tout autre arrangement prévoyant le versement d’un paiement ne peut être conclu, à moins que le compte des affectations (crédit) visé n’affiche un solde non grevé suffisant pour l’acquittement des engagements associés à ce compte.

4.2.3

Le contrôle des engagements est une importante méthode de gestion qui fait partie intégrante des mécanismes efficaces de contrôle budgétaire, d’établissement des prévisions, d’affectation et de réaffectation des ressources de programmes. Le contrôle des engagements s’applique à tous les types de transactions régies par l’article 32 de la LGFP, notamment les transactions relatives aux opérations, aux salaires, aux subventions et contributions et aux transactions régies par la loi. Le contrôle des engagements comporte les responsabilités suivantes :

utiliser le système financier ministériel pour consigner les engagements, assurer le suivi de ces opérations et en rendre compte;
les engagements fermes sont inscrits au moment de l'engagement des dépenses, à moins que des engagements préalables du même montant n’aient déjà été inscrits pour ces opérations;
veiller à ce que chaque paiement soit assorti à l’engagement correspondent et consigné sans tarder et avec exactitude dans le système. Il faut consigner les engagements de plus de 200 $ dans le système financier ministériel avant de commander des biens ou des services ou de signer un document contractuel. Ce seuil de 200 $ ne s’applique qu’aux dépenses de F&E et ne peut être utilisé pour les paiements des programmes de subventions et de contributions;
consigner sans tarder dans le système tout changement d’échelon salarial. Les engagements liés à des transferts de charge salariale entre CR, notamment pour les détachements, les déploiements, les affectations et les mutations, doivent être traités dès la prise d’effet du changement.

4.2.4

S’il y a lieu, les engagements seront établis pour les exercices subséquents 1, 2 et 3 et ne devront pas dépasser la dernière mise à jour annuelle des niveaux de référence ou le dernier budget approuvé établi à l’échelon du gestionnaire de centre de responsabilité ou de la direction.

4.3 Vérification des comptes

Selon la Directive sur la vérification des comptes, les ministères doivent instaurer des processus de vérification des comptes fiables qui assurent la saine gérance des ressources financières. Il incombe à l’agent principal des finances d’élaborer des pratiques et des contrôles de gestion fondés sur les risques à l’égard de la vérification des comptes. La vérification des comptes permet de s'assurer que le travail a été exécuté, que les biens ont été fournis ou que les services ont été rendus, que les modalités pertinentes du contrat ou de l'accord ont été respectées, que la transaction est exacte et que tous les pouvoirs ont été respectés. En vertu de l’article 34 de la LGFP, tous les paiements et règlements doivent faire l’objet d’une vérification et d’une attestation.

4.3.1

Les gestionnaires de centre de responsabilité et les agents auxquels des pouvoirs ont été délégués aux fins de l’application de l’article 34 de la LGFP doivent veiller à ce que les comptes soient vérifiés conformément à la Directive sur la vérification des comptes du CT et fasse l’objet d’une attestation confirmant :

que le travail a été exécuté, les biens ont été fournis ou les services ont été rendus;
que les modalités pertinentes du contrat ou de l’accord ont été respectées et que les prix demandés sont conformes à la commande ou au marché, ou qu’ils sont raisonnables dans les situations exceptionnelles où les prix n’ont pas été déterminés à l’avance dans le contrat ou l’accord;
que les paiements anticipés doivent être conformes aux exigences de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du CT;
que l’exactitude de l’opération a été vérifiée selon ce qui suit : le paiement n’a pas déjà été effectué, les remises ont été déduites et les frais non admissibles ont été supprimés;
que le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement;
que le code financier approprié figure sur la demande;
que les lois, règlements, décrets, politiques, directives et autres obligations juridiques ont été respectés;
que les pièces justificatives sont dûment remplies et qu’elles constituent une piste de vérification adéquate.

4.3.2

Les agents dotés d’un pouvoir délégué de dépenser en vertu de l’article 34 de la LGFP doivent délivrer une attestation relative aux transactions qui satisfont aux exigences de la disposition 4.3.1 en signant la demande de paiement et en y inscrivant « Attesté en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ».

4.3.3

Il est possible que, dans des circonstances exceptionnelles, conformément à la section 6.3.4 de la Directive sur la vérification des comptes du CT, la vérification des transactions d’un compte puisse être effectuée après le versement du paiement. L’application de cette disposition exige l’approbation écrite préalable du directeur général de Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) et est restreinte à certains types de transactions récurrentes relatives au fonctionnement et à l’entretien, selon la décision du directeur général.

4.3.4

Selon la section 6.3 de la Directive sur la vérification des comptes du CT, les méthodes utilisées pour assurer la qualité du système de vérification des comptes doivent tenir compte de l’importance du risque que présente l’opération financière. Elle exige en outre, lorsque l’opération comporte un risque élevé, que tous les éléments pertinents soient examinés. Cependant, dans le cas des opérations à risque faible ou moyen, il suffit d’examiner un échantillon des opérations pour établir le caractère adéquat du processus de vérification des comptes.

4.3.5

Conformément à 4.3.4, toute opération comportant un risque élevé doit faire l’objet d’un examen complet. Pour ce qui est des opérations à risque faible ou moyen, un examen par échantillonnage peut être suffisant, mais la démarche de vérification de ces opérations doit cependant faire partie d’un cadre officiel de vérification des risques par le Ministère.

4.4 Demandes de paiement

La Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du CT décrit les responsabilités des agents financiers pour ce qui est de l’administration de tous les paiements imputés au Trésor. Elle précise que la démarche exige une saine gestion des risques assortie de processus efficaces fondés sur des responsabilités clairement établies.

4.4.1

Toutes les demandes de paiement ou de règlement doivent être attestées par un agent financier auquel on a délégué le pouvoir de débourser des fonds aux termes de l’article 33 de la LGFP. L’article 33 de la LGFP a trait à la délégation du pouvoir de demander des paiements et d’autoriser leur imputation aux crédits correspondants. En vertu de cet article, la LGFP exige en outre l’assurance qu’un paiement :

peut être à juste titre imputé au crédit;
ne donnera pas lieu à une dépense supérieure à un crédit;
ne réduira pas le solde du crédit à un niveau insuffisant pour l’exécution d’engagements antérieurs.

4.4.2

L’article 33 ne peut être appliqué qu’après l’attestation en vertu de l’article 34.

4.4.3

À l’exception des paiements prioritaires et des opérations de la paye que peuvent effectuer les régions, les tâches relevant de l’article 33 sont exécutées à l’AC par un agent financier autorisé sur des listes de demandes mises en lots qui sont envoyées à TPSGC aux fins de l’émission de chèques.

4.4.4

Avant de donner leur attestation pour un paiement, les agents financiers dotés d’un pouvoir délégué de débourser des fonds conformément à l’article 33 de la LGFP doivent s’assurer que les opérations soumises à des fins de paiement respectent les exigences de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du CT. À ce titre, ils doivent notamment s’assurer :

que le paiement est une imputation légale au crédit et que le solde du crédit est suffisant pour permettre le paiement et l’exécution des autres engagements;
que les fournisseurs de biens et de services sont payés à la date d’échéance, en conformité avec la section 6.3 de la Directive;
que les règlements interministériels sont traités en bonne et due forme au moyen du Système normalisé des paiements (SNP) du receveur général;
que les paiements anticipés, les remboursements de montants portés aux recettes d’exercices antérieurs et les remboursements de rentrées de fonds sont vérifiés et attestés en conformité avec les sections 6.2 et 6.5 de la Directive.
que la cession d’une dette de la Couronne se fait en conformité avec le Règlement sur la cession des dettes de la Couronne, en application du paragraphe 69(1) de la LGFP et de la directive du receveur général 2009‑3, Procédures concernant la cession des dettes de la Couronne ainsi que leur paiement ultérieur.
que des mesures de contrôle et de protection rigoureuses sont appliquées dans les installations d’impression des chèques et à l’égard de l’émission des paiements prioritaires;
que l’article 34 a été exécuté et que les limites des pouvoirs délégués ont été respectées;
que des preuves vérifiables démontrent qu’une vérification des comptes a été effectuée et attestée par le signataire délégué approprié.

5. Rôles et responsabilités

Dans l'administration fédérale canadienne, les administrateurs généraux, à titre d’administrateurs des comptes, ont toujours assumé la responsabilité consistant à s'assurer que les contrôles internes sont régulièrement examinés dans le contexte des risques, et que ces contrôles internes sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent. Dans ce contexte, l’agent principal des finances (APF) soutient l'administrateur général en établissant et en tenant à jour des systèmes de contrôle interne pour la gestion financière. D'autres cadres supérieurs du Ministère établissent et tiennent à jour un système de contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité tout en se conformant au cadre de contrôle interne du Ministère.

La Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du CT décrit les rôles et les responsabilités afférents à la gouvernance et aux capacités en matière de gestion financière, ce qui indique clairement aux administrateurs généraux ce à quoi ils peuvent s’attendre de la part de leur APF et des cadres supérieurs du Ministère.

L’APF assume les responsabilités générales suivantes :

donner à l'administrateur général l'assurance raisonnable que les mesures appropriées sont prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace et que des processus sont en place pour assurer l'efficacité de la gestion financière du Ministère;
établir des pratiques de gestion fondées sur les risques, communiquer des responsabilités claires pour les titulaires de postes ayant des pouvoirs délégués en matière de finances et surveiller le respect de ces responsabilités;
donner une orientation, faire preuve de leadership et prodiguer des conseils fonctionnels aux gestionnaires au sein du Ministère au sujet des questions de gestion financière;
veiller à ce que des procédures efficaces de vérification fondée sur les risques soient en place, conformément à la LGFP;
agir comme personne-ressource principale avec le Bureau du contrôleur général du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor concernant toutes les questions de gestion des ressources financières du Ministère, y compris tous les aspects ayant trait à la préparation et à la divulgation de l’information financière et à l'établissement des rapports.

En ce qui a trait aux processus de gestion des dépenses ministérielles, l’APF est également responsable des aspects suivants :

mettre en place des procédures uniformisées pour assurer le contrôle et la comptabilisation des engagements et la tenue des registres connexes, conformément à l’article 32 de la LGFP;
déterminer la portée de la vérification exigée par les responsables de la certification des paiements et des règlements en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP;
définir les responsabilités des agents financiers en matière d'assurance de la qualité de la justesse du processus de vérification des comptes;
documenter et communiquer les pratiques et contrôles de gestion aux personnes et agents financiers responsables de certifier les paiements et les règlements;
s'assurer que les personnes qui ont des pouvoirs délégués en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP les exercent conformément aux exigences de séparation des fonctions énoncées dans la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du CT;
déterminer que la formation exigée a été donnée, conformément à la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et à la Directive sur l'administration de la formation indispensable du CT;
approuver et examiner régulièrement les plans d'échantillonnage choisis par les agents financiers dans le cadre de leurs responsabilités en matière d'assurance de la qualité et de vérification;
garantir le recours à des contrôles internes efficaces à l'égard de la gestion financière des demandes de paiement et du contrôle des chèques;
prendre des mesures correctives en ce qui concerne les écarts de rendement ou la non‑conformité.

5.1 Engagement des dépenses

5.1.1

Il incombe au gestionnaire du budget du CR ou à son délégué d’autoriser par écrit toutes les dépenses engagées à l’égard du budget du CR.

5.1.2

Dans l’exercice des pouvoirs l’autorisant à engager et à effectuer des dépenses, il incombe au gestionnaire de CR de veiller à ne pas dépasser les limites budgétaires approuvées pour son CR.

5.1.3

Il incombe au gestionnaire de CR ou à un délégué doté du pouvoir d’engager des dépenses d’exercer ce pouvoir à l’égard de tous les marchés de F&E concernant le CR, en conformité avec l’instrument ministériel de délégation des pouvoirs.

5.1.4

Les responsables de programme dotés d’un pouvoir délégué les habilitant à approuver des propositions et à signer des ententes doivent approuver et signer les ententes de paiements de transfert conclues par le Ministère.

5.1.5

Les spécialistes fonctionnels, comme les agents de ressources humaines, les agents aux achats et les agents financiers dotés du pouvoir d’engager des dépenses à l’égard des regroupements de coûts gérés de façon centralisée et des centres d’excellence, peuvent engager des dépenses pour le CR d’un gestionnaire. Ils ne peuvent toutefois exercer ce pouvoir qu’à la demande et au nom du gestionnaire de CR, à moins qu’ils ne gèrent leur propre budget.

5.2 Contrôle des engagements

5.2.1

L’agent principal des finances (APF) est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre et de la tenue à jour des systèmes servant au contrôle des engagements.

5.2.2

L’agent financier supérieur régional est responsable de l’élaboration et de la diffusion des procédures et des pratiques régionales de contrôle des engagements.

5.2.3

Il incombe au gestionnaire de veiller à ce que toutes les dépenses imputées au budget du CR soient engagées, traitées et réglées de façon appropriée et en temps opportun. À ce titre, il doit notamment :

vérifier que les fonds requis sont disponibles dans les budgets du CR et des programmes de paiements de transfert avant de présenter des projets à des fins d’approbation;
engager les fonds dans les limites du budget autorisé et consigner sans tarder les engagements dans le système;
examiner périodiquement les engagements du CR afin de confirmer que la valeur inscrite des engagements en cours est toujours valide.

5.3 Vérification des comptes

5.3.1

Les agents dotés du pouvoir délégué d’attester du prix et de l’exécution en application de l’article 34 de la LGFP doivent veiller à ce que toutes les dépenses soient vérifiées avant de délivrer l’attestation. À ce titre, ils sont personnellement responsables de la qualité du travail effectué (soit par eux-mêmes, soit en leur nom par les employés désignés) pour la vérification de chaque compte remis en vue d’un paiement.

5.3.2

Ils doivent continuellement s’assurer que le processus de vérification des comptes offre des preuves tangibles et vérifiables, notamment le nom des différents employés ayant effectué chaque vérification ou y ayant contribué.

5.3.3

Les gestionnaires de centre de responsabilité et de centre de traitement doivent veiller à ce que les agents de vérification des comptes reçoivent une formation adaptée à leurs fonctions et que leur travail soit convenablement supervisé et périodiquement vérifié.

5.4 Pouvoir de payer

5.4.1

La responsabilité de s’assurer que le système de vérification des comptes est adéquat et qu’il respecte les exigences ministérielles de contrôles internes et financiers incombe aux agents financiers dotés d’un pouvoir délégué de payer aux termes de l’article 33 de la LGFP.

5.4.2

Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) à l’AC doit veiller à la qualité, à l’efficacité et à l’efficience des processus ministériels de vérification des comptes à l’appui de la conformité à l’égard de l’article 33 de la LGFP, ce qui comporte l’établissement de plans et de pratiques d’échantillonnage éprouvés et fondés sur le niveau de risque des opérations de paiement.

5.4.3

Dans le cadre de ses obligations, et conformément aux exigences de la Directive sur la vérification des comptes du CT, Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) assume l’ensemble des responsabilités liées à l’attestation des paiements émis en vertu de l’article 33 de la LGFP. À ce titre, Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) doit :

mettre en place des procédures et des processus comptables rentables et efficients pour les comptes créditeurs;
s’assurer, en exerçant le pouvoir de payer, que toutes les transactions à risque élevé font l’objet d’un examen complet;
veiller à la tenue des dossiers pour s’assurer que les limites des crédits ne sont pas dépassées;
veiller à ce que le système de vérification des comptes en vertu de l’article 34 soit approprié et que la fréquence et la gravité des erreurs demeurent à un niveau de tolérance acceptable.

6. Délégations de pouvoirs

La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du CT établit des exigences particulières pour la délégation des pouvoirs financiers en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP et stipule les responsabilités de l’agent principal des finances (APF) en ce qui concerne la mise en place de contrôles internes encadrant la délégation de pouvoirs financiers dans le contexte du processus de dépenses. Ces exigences sont énoncées dans la Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature. Les exigences suivantes s’appliquent.

6.1 Instrument de délégation de pouvoirs

6.1.1

Les pouvoirs financiers pouvant être exercés aux termes des articles 32, 34 et 33 doivent être conférés et gérés d’une manière qui démontre clairement les responsabilités confiées en vertu de l’instrument de délégation des pouvoirs.

6.1.2

Les personnes auxquelles sont conférés des pouvoirs financiers ne peuvent habituellement pas exercer à la fois un pouvoir de dépenser et de payer. Dans de petits établissements, il n’est pas toujours possible d’éviter l’exercice de ces deux pouvoirs par une même personne, en particulier lorsqu’un agent doit également assumer les responsabilités d’un autre agent qu’il est appelé à remplacer ou lorsqu’un agent administre un budget. Dans de telles circonstances, il peut être nécessaire de déléguer les deux types de pouvoirs à une personne. Cette dernière ne pourra cependant en aucun cas exercer les deux pouvoirs relativement à un même paiement.

6.1.3

S’il y a lieu, il faut alors remplir les sections F&E et Subventions et contributions (S et C) de la carte de spécimens de signature du Ministère avant que la personne ne puisse exercer son pouvoir de signer des documents financiers. Il faut aussi tenir compte de toute restriction applicables aux pouvoirs délégués et aux montant autorisés précisés pour une poste donné dans l’instrument de délégation des pouvoirs. De l’information sur la façon de remplir les cartes de spécimens de signature figure à l’annexe D de la Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature du Ministère

6.2 Exigences relatives à la formation

6.2.1

En vertu de la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement du CT et de la Directive sur l'administration de la formation indispensable qui l’accompagne, nulle personne investie d’un pouvoir délégué ne peut exercer ce pouvoir sans s’être prêtée au préalable aux évaluations d’usage et sans avoir suivi la formation correspondant à ses responsabilités. Il en est ainsi pour veiller à ce que la personne ait les connaissances et les compétences nécessaires à l’exercice approprié des pouvoirs qui lui sont délégués et à l’exécution de ses fonctions.

6.2.2

Les coordonnées des personnes-ressources avec lesquelles il faut communiquer au sujet de la formation requise à l’égard de la délégation de pouvoirs financiers figurent dans la Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature du Ministère.

7. Surveillance et conformité

7.1 Surveillance

En vertu de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du CT, l’agent principal des finances (APF) assume la responsabilité du leadership et de la surveillance aux fins de l'application et du contrôle adéquats de la gestion financière à l'échelle du Ministère. Pour assurer une responsabilité continue en ce sens, des mesures appropriées en matière de contrôle et de gestion des risques ainsi que des mesures de surveillance sont attribuées comme suit :

7.1.1

pour aider l’agent financier à exercer ses responsabilités relatives à l’attestation des documents en vertu de l’article 33 de la LGFP, le directeur ou le gestionnaire des services financiers régionaux s’assure qu’un contrôle de gestion budgétaire est effectué dans les bureaux régionaux;

7.1.2

pour maintenir des procédures efficaces de vérification des comptes, les régions et l’AC sont tenues de procéder à des examens périodiques des transactions du système (y compris en examinant les documents de référence sur place afin de les comparer aux données du système);

7.1.3

l’unité de l’assurance et de la surveillance de la qualité à l’AC est chargée d’évaluer l’intégrité globale du programme des activités liées aux subventions et contributions (S et C) en procédant à des examens d’assurance de la qualité et à la surveillance financière des projets concernant les S et C;

7.1.4

l’unité de la politique financière et de la formation à l’AC contrôle la conformité ministérielle à l’égard de la présente politique et fournit un soutien aux gestionnaire aux fins de son application..

7.2 Obligation de prendre des mesures d’adaptation

La présente politique doit être appliquée conjointement avec la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du CT.

8. Définitions

Affectation (allotment) – Subdivision d’un crédit autorisée par le Conseil du Trésor à des fins de contrôle.

Agent financier (fnancial officer) – Une personne qui a été formée et nommée pour exécuter des fonctions d’administration financière, à un poste d’un niveau supérieur à un poste de commis, et ce indépendamment de la classification de son poste. Par exemple, une personne occupant un poste de gestion du personnel (classification PE) peut remplir des fonctions d’agent financier si elle à les connaissances et la formation requises.

Arrangements contractuels (contractual arrangements) – Commandes ou documents d’achat, commandes subséquentes à une offre à commandes, commandes d’achat local, tâches assignées à l’égard d’un contrat, contrats de biens et services, ententes interministérielles, lettres d’ententes interministérielles (LEI), protocoles d’entente (PE) – accords de subvention et de contribution et dispositions de remboursement de prêts, lettre d’offre d’emploi, etc.

Centre de traitement (processing center ) – Toute installation centralisée où sont acheminées les transactions des comptes créditeurs par les bureaux locaux à des fins de traitement centralisé (par ex. les bureaux régionaux ou les centres de traitement par regroupement de coûts).

Contribution (contribution) – Paiement de transfert conditionnel destiné à un particulier ou à une organisation à des fins précises, conformément aux dispositions d’un accord de contribution qui est assujetti à une comptabilisation et à une vérification.

Contrôle des engagements (commitment control) – Procédure établie en vue d'empêcher une organisation de conclure un marché ou une autre entente prévoyant un paiement, à moins que le solde disponible soit suffisant pour l'acquittement de toutes les dettes contractées à cette occasion pendant l'exercice au cours duquel a lieu la passation.

Crédit (appropriation) [relativement au contrôle des engagements] – Autorisation donnée par le Parlement d’effectuer des paiements sur le Trésor.

Demande de paiement (requisition for payment) – Formulaire financier utilisé pour demander le paiement de montants (en dollars canadiens ou en monnaie étrangère) à des fournisseurs. (par ex. le formulaire FIN 2865 et le formulaire de demande d’avance et de paiement).

Dépenses (expenditures) – Sommes imputées à des crédits budgétaires qui ont un effet sur le déficit ou l’excédent du gouvernement. Elles comprennent les dépenses de fonctionnement ou d’immobilisation concernant les travaux accomplis, les biens reçus, les services rendus, les subventions et les contributions, et les paiements législatifs versés, les paiements de transfert (subventions et contributions et paiements législatifs) et les dépenses internes du gouvernement.

Document d’engagement (commitment document) – Document utilisé pour consigner les détails et les montants des engagements individuels. Il peut s’agir, entre autres, d’un bon de commande, d’une demande d’achat, d’un marché de service, d’une commande de service, d’une autorisation de voyager, d’une avance ou d’une ventilation des engagements prévus.

Engagement (commitment) – Promesse ou accord de verser une somme en paiement à une date ultérieure.

Engagement ferme (hard commitment ) – Un engagement consigné une fois prise la décision d'engager une dépense, mais avant la signature d'un contrat ou la confirmation d'une obligation.

Engagement préalable (soft commitment ) – Un engagement consigné, avant l'engagement d'une dépense, afin de comptabiliser une dépense projetée ou prévue.

Engagements continus (continuing commitments) – Engagements qui nécessitent une série de versements ou de règlements au cours d'une période indéterminée. Citons, par exemple, l'obligation d'effectuer des paiements mensuels pour le service téléphonique.

Gestionnaire de CR (RC manager) – Personne détenant le pouvoir délégué d’engager des dépenses provenant d’un fonds précis imputable à un crédit et qui assume la responsabilité de tous les engagements connexes à ces dépenses, de l’étape du traitement à la fermeture de l’opération, y compris tout rajustement comptable requis.

Marché de l’État (government contract) – Contrat autre qu'un contrat visant un emploi au gouvernement au sens du chapitre 23 (conclu par le Gouvernement et une autre partie que le Gouvernement, ou quelque autre gouvernement) en vue de l'acquisition de produits ou services. Sont assimilés à un contrat : les marchés de fournitures, les marchés de construction, les marchés de services et les baux.

Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) (annual reference level update) – Mise à jour des niveaux de ressources approuvés du Ministère pour l’exercice à venir et les deux exercices suivants, qui consiste à documenter les réaffectations de ressources ministérielles et les autres décisions budgétaires comme les présentations au CT.

Paiement à la date d’échéance (payment on due date) – Les fournisseurs de biens et de services doivent être payés à la date d’échéance comme le prévoient, dans le contrat, les modalités de paiements normalisés, soit 30 jours à compter de la date de réception d’une facture ou de l’acceptation des marchandises ou des services, la dernière de ces éventualités étant retenue. Les exceptions concernant le délai de trente jour sont énumérées à la section 6.3 de la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques du CT.

Paiement anticipé (advance payment) – Somme versée par Sa Majesté ou pour son compte aux termes d’un marché avant l’exécution d’un marché ou de la livraison des biens ou du service.

Paiement de transfert (transfer payment) – Paiement monétaire ou transfert de biens, de services ou d’actifs effectué en fonction de crédits à une tierce partie bénéficiaire, y compris une société d’État, et qui n’a pas pour résultat l’acquisition de biens, de services ou d’actifs par le gouvernement du Canada. Les paiements de transfert comportent les catégories suivantes : les subventions, les contributions et les autres paiements de transfert. Les paiements de transfert n’incluent pas les investissements, les prêts ni les garanties d’emprunt.

Pouvoir d’attestation (certification authority) – En vertu de l'article 34 de la LGFP, pouvoir d’attester, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement.

Pouvoir d’engagement des dépenses (expenditure initiation authority) – Pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses, notamment la décision d'embaucher du personnel, de commander des fournitures ou des services, d'autoriser un voyage ou une réinstallation, ou de conclure certains autres arrangements pour les besoins d'un programme.

Pouvoir d’engager des fonds (commitment authority) – Pouvoir d'exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers, conformément à la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements.

Pouvoir d’exécuter une opération (transaction authority) – Pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits énoncés dans la loi (p. ex., prestations d'assurance-emploi).

Pouvoirs de dépenser (spending authorities) – Comporte trois éléments : pouvoir d’engagement des dépenses, pouvoir d’engager des fonds et pouvoir d’exécuter une opération.

Pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls) – Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.

Règlement interministériel (RI) (interdepartmental settlement [IS]) – Transfert de fonds entre deux ministères et organismes qui relèvent du Trésor. Un RI sert couramment d'entente pour le transfert de biens ou de services, le financement d'un ministère aux fins d'exécution d'un programme pour le compte d'un autre ministère, le transfert de retenues sur la paie des employés à l'Agence du revenu du Canada ou la mutation ou le détachement d'employés dans un autre ministère.

Risque (risk) – Élément d’incertitude lié à une activité, mesuré par son impact potentiel et la probabilité qu’il se produise :
risque élevé : les transactions de nature ultra-délicate, où les risques d’erreur sont très grands et où une erreur de paiement pourrait rendre un recouvrement impossible, ou dans lesquelles les paiements sont sujets à interprétation ou représentent de très grosses sommes;
risque faible : les transactions les transactions qui comportent les caractéristiques suivantes représentent un faible risque : les opérations qui ne sont pas de nature délicate; celles où le risque de perte financière est minime, voire nul; celles ou la possibilité d’erreurs est faible et où les erreurs ont des conséquences financières minimes (il s’agit généralement d’opérations portant sur un montant relativement peu élevé et recouvrable);
risque moyen : les transactions qui ne sont considérées ni comme des transactions à risque élevé ni comme des transactions à risque faible. Ces transactions sont moins sensibles et ont une moins grande incidence financière, mais elles peuvent néanmoins causer des problèmes et des inconvénients à court terme, dont les conséquences peuvent être suffisamment sérieuses pour justifier une attention appropriée.

Subvention (grant) – Transfert à l’intention d’un particulier ou d’une organisation qui n’est pas assujetti à des mesures de comptabilité ou de vérification, mais pour lequel l’admissibilité et le droit peuvent faire l’objet d’une vérification ou pour lequel le bénéficiaire peut devoir remplir des conditions préalables.

Système normalisé des paiements (SNP) (standard payment system [SPS]) – Le système utilisé par TPSGC pour traiter les paiements du receveur général, y compris les paiements effectués par chèque ou par des moyens électroniques comme les dépôts directs.

Vérification après paiement (post payment verification) – Processus en vertu duquel la vérification d’un compte peut être effectuée après l’émission du paiement, à condition que la demande de paiement soit jugée raisonnable, conformément à la section 6.3.4 de la Directive sur la vérification des comptes. L’obligation de délivrer une attestation en vertu de l’article 34 avant la certification prévue à l’article 33 s’applique également.

Vérification de l’engagement (commitment verification) – Processus d’examen visant à s’assurer que les documents d’engagement respectent toutes les exigences de contrôle des engagements. Ce processus se déroule avant que l’approbation par le bureau local soit consignée dans le système financier ministériel.

Vérification préalable des dépenses (expenditure pre-audit) – Une série de procédures d’analyse et d’examen que doivent suivre les Services financiers afin d’assurer le respect des exigences et des mécanismes de contrôle financier avant qu’un paiement ne soit effectué pour le règlement d’une demande ou d’une commande.

9. Références

RHDCC

Délégations de pouvoirs, pouvoirs financiers spéciaux, fonds d’exploitation (F&E), subventions et contributions
Politique sur la délégation de pouvoirs de signer des documents financiers et sur les spécimens de signature
Chef de la direction financière - Politique sur les subventions et les contributions
Politique de rétention des documents financiers
Politique sur les instruments de paiement

Lois et règlements

Conseil du Trésor

10. Appendice A – Pratiques et contrôles de gestion des dépenses

Pour que les contrôles internes soient rigoureux, les données d’entrée et de sortie provenant des systèmes de programme et des systèmes centraux doivent générer de l’information financière exacte, fiable, accessible et à jour. À cette fin, les transactions de dépenses sur papier sont saisies dans le système aux fins de la validation de l’engagement, de la vérification et de la vérification préalable des données et de l’approbation dans le système avant l’exercice des pouvoirs financiers.

10.1 Accès au système

Le gestionnaire de CR ou son délégué est chargé de demander une autorisation d’accès au système pour les employés du CR. L’autorisation d’accès au système est gérée par l’unité des services et projets d’information, la DGAPF à l’AC et par le coordonnateur de la sécurité ou un responsable de ce volet équivalent dans les régions.

10.2 Saisie des données

La saisie de données et l’approbation des transactions par le système peuvent être décentralisées dans les différents CR ou centralisées aux bureaux régionaux/à l’AC. Des preuves vérifiables de l’identité des personnes qui saisissent les données doivent toujours être disponibles (par exemple un code d’utilisateur, un mot de passe, un disque comportant une piste de vérification électronique ou une signature sur le document de paiement).

10.3 Vérification préalable des dépenses

10.3.1

La vérification préalable des dépenses est un processus interne qui renforce l’assurance que l’opération de paiement est conforme à la Directive sur la vérification des comptes du CT et aux politiques ministérielles avant l’approbation dans les systèmes ministériels d’une demande de paiement ou d’un document relatif à des dépenses. La vérification préalable constitue l’étape finale du processus de vérification des comptes et elle est effectuée après l’attestation en vertu de l’article 34, mais avant l’approbation du système. À cette étape, on obtient l’assurance :

que la transaction est mathématiquement exacte;
que les données saisies dans le système correspondent à celles du document papier versé au dossier;
que toutes les pièces justificatives ont été fournies et dûment établies;
que l’attestation (vérification de preuves vérifiables) en vertu de l’article 34 a eu lieu et que le document de paiement en porte la confirmation.

10.3.2

L’agent désigné au sein du CR ou du centre de traitement doit signer la demande de paiement approuvée pour indiquer que le paiement à fait l’objet d’une vérification préalable et pour confirmer l’exactitude des données vérifiées.

10.4 Approbation des transactions du système et vérification financière régionale (bureaux régionaux)

10.4.1

L’approbation par le système offre la possibilité d’effectuer une dernière vérification d’assurance de la qualité avant que la transaction soit transmise aux Opérations comptables pour une attestation par lot conformément à l’article 33 de la LGFP. Les agents responsables de l’approbation des transactions du système doivent s’assurer que leur code d’utilisateur et leur mot de passe sont bien sauvegardés, que le processus de vérification des comptes a été correctement documenté et qu’il y a un chemin d’accès clair aux fins de la vérification ou de la vérification postérieure.

10.4.2

Il incombe aux agents financiers régionaux d’examiner les transactions de paiement dans le système pour s’assurer qu’elles sont raisonnables et aux fins du contrôle budgétaire. La fonctionnalité du système permet au personnel régional de désigner, d’examiner et d’approuver les transactions individuelles dans le système en fonction de critères préétablis ou de permettre les transactions sans qu’il y ait d’examen individuel (ex. valeur en dollars, type de paiement, limites de la délégation de pouvoir).

10.5 Pièces justificatives

La Directive sur la vérification des comptes du CT exige des preuves tangibles qu’une vérification a été effectuée et que la documentation fournie à l’appui des demandes de paiement est complète.

10.5.1

Aux fins de la vérification et de la conservation des dossiers, les factures originales et les factures transmises par voie électronique (c’est‑à‑dire par courrier électronique ou par télécopieur) sont acceptables. Si un contrat ou une autre entente n’indique pas si une facture peut ou non être télécopiée et s’il n’y a aucune raison de croire que la facture n’a pas été envoyée par l’entrepreneur, une facture électronique doit être traitée comme valide.

10.5.2

Les documents télécopiés contenant l’attestation en vertu de l’article 34 sont également acceptables aux fins du traitement, à condition que l’original soit conservé dans le bureau expéditeur ou dans un bureau central en cas de procédure judiciaire ou de vérification.

10.5.3

Les conditions des marchés conclus en vertu du Règlement sur les marchés de l’État et de la Politique sur les marchés du CT doivent être formulées par écrit, mais elles peuvent aussi être présentées sous forme de documents papier, de télécopies ou sur d’autres supports électroniques conformément à la disposition 12.1.2 de la Politique sur les marchés du CT.

10.5.4

Les versions électroniques des demandes de paiement de subventions et de contributions, des accords signés et des autres pièces justificatives constituent des documents acceptables.

10.5.5

Lorsqu’une politique ou qu’un règlement prescrit l’usage des originaux, une telle prescription prime les dispositions de la présente politique.

10.5.6

En vertu de la Politique de rétention des documents financiers ministérielle, les dossiers financiers doivent être conservés durant une période minimale de six années financières.

10.6 Rapprochement

Chaque mois, il faut effectuer un rapprochement des rapports financiers ministériels et apporter toutes les corrections nécessaires dans le système ministériel.

10.6.1

Les budgets du bureau régional doivent faire l’objet mensuellement d’un rapprochement avec les autorisations budgétaires ministérielles.

10.6.2

Les plafonds de trésorerie du système doivent faire l’objet mensuellement d’un rapprochement avec les décaissements de l’AC.

10.6.3

Toutes les mesures correctives doivent être saisies dans le système ministériel.

10.7 Séparation des tâches

10.7.1

Afin d’assurer l’efficacité du mécanisme de contrôle interne, la section 6.3.1 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses précise que les quatre fonctions suivantes doivent demeurer séparées lorsqu’une responsabilité est attribuée aux personnes participant au processus de dépenses, ou qu’il faut mettre en place et documenter d’autres mesures de contrôle :

le pouvoir de conclure un marché (pouvoir d'exécuter une opération);
l’attestation de la réception de biens et de la prestation de services en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir d'attestation);
la détermination de l'admissibilité, la vérification des comptes et la préparation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir d'attestation);
l’attestation des demandes de paiement ou de règlement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir de payer).

10.7.2

Les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer un pouvoir d'attestation et un pouvoir de payer relativement à un même paiement.

10.7.3

Les personnes détenant des pouvoirs délégués ne peuvent exercer un pouvoir de dépenser, un pouvoir d’attestation et un pouvoir de payer auquel est associée une dépense dont la personne peut bénéficier directement ou indirectement (p. ex., si le bénéficiaire est la personne disposant du pouvoir de signer des documents financiers, ou encore si la dépense est engagée au profit de cette personne).

10.7.4

Lorsque c’est possible, des personnes différentes doivent recommander et approuver un nouvel accord de subvention ou de contribution, ou renouveler un accord existant. Cette mesure réduit le risque de partialité pouvant découler du fait qu’une seule personne choisit, approuve et signe un accord. Pour éviter les conflits d’intérêts perçus ou réels, le principe d’autonomie doit exister entre les personnes qui participent au processus de recommandation ou d’approbation et de signature.

10.7.5

Les fonctionnalités du système font en sorte que la saisie et l’approbation d’une transaction ne peuvent être effectuées par la même personne : deux personnes et deux codes d’utilisateur différents sont requis. Pour assurer l’intégrité du processus de vérification, les agents responsables de la saisie et de l’approbation des données dans le système doivent maintenir cette division des responsabilités et préserver la confidentialité de leurs codes d’accès.

11. Appendice B – Lignes directrice et pratiques exemplaires

11.1 Ajustements budgétaires et rajustements de dépenses entre les centres de responsabilité

En application de l’article 34 de la LGFP, la Directive sur la vérification des comptes précise qu’aucun paiement ne peut être émis sans que le respect des exigences et des prix du marché n’aient fait l’objet d’une attestation de la part d’une personne détenant le pouvoir délégué approprié.

11.1.1

Les transferts budgétaires de fonds et les rajustements de dépenses entre CR (qui ne nécessitent pas l’émission d’un paiement ou à l’égard desquels un paiement a déjà été versé) ne nécessitent pas de nouvelle attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP parce que l’opération en question est une simple écriture comptable administrative visant à rajuster un budget ou une dépense ayant déjà fait l’objet d’une attestation en vertu de l’article 34. C’est le cas par exemple des corrections d’erreurs de saisie de données ou des rajustements de salaire, lorsque le montant du salaire a déjà été versé à l’employé. Cependant, les exigences suivantes s’appliquent :

afin de maintenir leur responsabilité, les gestionnaires de CR doivent approuver les transferts de fonds pour le budget de leur CR respectif;
il faut obtenir l’approbation du gestionnaire de CR, ou d’un délégué doté du pouvoir d’engager des dépenses dans le CR d’où proviennent les fonds, pour s’assurer que le gestionnaire de CR a autorisé la déduction de ces fonds dans son budget;
le CR qui reçoit les fonds doit accuser réception de l’opération par écrit;
les deux CR doivent conserver une copie des documents au dossier afin de maintenir une trace des fonds reçus et transmis et des rajustements d’engagement connexes.

11.1.2

Ce processus ne s’applique pas aux réaffectations budgétaires permanentes, aux prêts entre CR ni aux transferts d’un crédit non salarial à un crédit salarial. À tout le moins, ces transferts doivent être autorisés dans la compilation du CR et traités par les Services consultatifs en gestion financière, conformément au processus d’approbation du/de la SMA de la Direction générale.

11.1.3

Cette section ne s’applique pas non plus aux transferts entre crédits qui sont assujettis à l’approbation du Parlement par le truchement du budget principal ou supplémentaire des dépenses.

11.1.4

Afin d’assurer un contrôle budgétaire suffisant et l’exhaustivité de l’information budgétaire, tous les rajustements budgétaires doivent être imputés aux engagements correspondants. Au besoin, un engagement manuel peut être créé à cette fin.

11.2 Enregistrement des engagements

Le système financier ministériel (SFM) est utilisé pour enregistrer centralement les transactions relatives aux engagements et veiller à ce que les engagements soient effectués sans dépasser les limites approuvées. Les agents qui ont le pouvoir délégué de débourser des fonds utilisent ces enregistrements pour remplir leurs responsabilités aux fins de l’alinéa 33(3)c) de la LGFP et s’assurer qu’aucune réduction du solde du crédit ne porte ce dernier à un niveau insuffisant pour l’exécution de tous les engagements qui lui sont imputés. L’approbation des transactions du SGM pour un engagement financier indique que des fonds suffisants sont disponibles. Le SGM génère également un identificateur d’engagement unique en plus de tenir et d’archiver des documents exacts et de créer une piste de vérification.

11.2.1

Les engagements doivent être établis séparément dans le système. Des engagements collectifs ou permanents peuvent cependant être créés pour les dépenses récurrentes pour lesquelles il n’est pas efficace, sur le plan administratif, d’effectuer des engagements. Ce type d’engagement est souvent rajusté en cours d’année quand les besoins particuliers sont connus. Les engagements collectifs comprennent des postes de dépenses tels que les frais de téléphone, les systèmes de téléavertisseur et les Services gouvernementaux de télécommunications.

11.2.2

Pour ce qui est des demandes de proposition et d’approbation de projet relatives aux subventions et aux contributions, la direction du programme doit s’assurer que le solde des crédits disponibles du programme des paiements de transfert est suffisamment élevé pour absorber les dépenses que l’on prévoit engager aux fins du projet durant l’exercice en cours.

11.3 Examen et rajustements des engagements – Rôle du gestionnaire

11.3.1

Les gestionnaires de centre de responsabilité sont encouragés à optimiser l’usage du système de comptabilité des engagements. Toutefois, pour assurer la souplesse des réaffectations budgétaires entre CR, les gestionnaires ne doivent pas affecter la totalité de leur budget au début de l’exercice financier. Une intention de conclure un marché à une date ultérieure inconnue ne doit pas être enregistrée comme un engagement car cela peut réduire la qualité et l’utilité des données comptables utilisées à l’appui du processus décisionnel.

11.3.2

Les bonnes pratiques de gestion exigent que les engagements impayés soient examinés périodiquement et régulièrement au cours de l’année afin de s’assurer que la valeur enregistrée des engagements en cours est toujours valide et exacte. Un désengagement doit être effectué dès qu’il apparaît que des montants engagés ne seront pas dépensés.

11.3.3

Les gestionnaires de centre de responsabilité doivent savoir que les engagements non réglés pendant l’exercice financier en cours sont automatiquement combinés aux montants déterminés pour les prochains exercices et reportés dans le cadre du processus de traitement de fin d’exercice. Une méthode de gestion prudente veut que les gestionnaires examinent les montants pouvant être reportés à l’exercice suivant avant la fin de la période comptable de l’exercice en cours conformément aux procédures et aux calendriers de fin d’exercice financier de leur région ou de l’AC.

11.4 Utilisation de formulaires normalisés

Les gestionnaires de CR doivent s’assurer que les transactions sont traitées conformément aux procédures du Ministère et au moyen des bons formulaires (p. ex. accueil, formation, droits d’adhésion, S et C). Cette mesure contribue à préserver l’uniformité et la transparence des processus.