Achat d’articles attrayants

Information d’approvisionnement 2018-13

30 août, 2018

Certains articles sont appelés « actifs attrayants » dans la politique d’EDSC, en raison de leur portabilité et de la probabilité qu’ils seront volés. Quand un détenteur de carte d’achat achète un tel article, il doit prendre les mesures nécessaires pour que l’article soit enregistré dans maSGE (SAP) et qu’une étiquette d’actif y soit apposée, de sorte qu’EDSC puisse en assurer le suivi.

Durant une récente vérification interne, l’équipe de l’Approvisionnement et Politique sur la gestion des actifs (APGA) a appris que bon nombre d’articles attrayants ne sont pas enregistrés comme il se doit. Par conséquent, le présent bulletin vise à sensibiliser les titulaires de carte d’achat en présentant un survol des procédures. Ces procédures sont également accessibles sur l’Intranet (liens ci-dessous).

L’équipe de l’APGA souhaite également rendre le processus d’étiquetage des biens plus intuitif pour les achats par carte d’achat. Vous pouvez lui transmettre vos commentaires à cet égard au NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Processus d’achat d’actifs attrayants

D’abord, vous devez connaître les types d’articles attrayants (Norme sur la gestion et le suivi des biens d’EDSC, article 6.3). Le meilleur moyen consiste à visiter le lien ci-dessus. Si des changements importants sont apportés à la norme dans l’avenir, nous en aviserons les titulaires de carte (et les autres groupes concernés).

Ensuite, lorsque vous achetez un article attrayant au moyen d’une carte d’achat, suivez les Instructions maSGE – CRK1 (Créer une pièce de carte au moyen d’un compte général d’immobilisation - Équipement suivi). Comme il est expliqué dans le lien ci-dessus, vous devez cliquer sur la case à cocher: Equip. suivi. Vous serez acheminé à une série d’écrans supplémentaires où vous devrez fournir d’information sur l’article. Ces renseignements permettent à la DGDPF de créer un enregistrement de bien dans maSGE (SAP). Dans la plupart des cas, votre équipe régionale de la DGDPF vous enverra par courrier l’étiquette d’actif (autocollante). Vous (ou un collègue) devez ensuite apposer l’étiquette sur l’actif.

Processus d’achat d’immobilisations (10 000 $ et plus)

À EDSC, les achats de biens d’une valeur de 10 000 $ et plus au moyen de cartes d’achat sont rares. Pour assurer un suivi adéquat, avant de procéder à un tel achat, communiquez avec le NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD pour discuter des circonstances et connaître les procédures à suivre. .

(Cela s’applique à tout actif individuel dont la valeur est de 10 000 $ et plus. Si vous achetez plusieurs articles attrayants dont la valeur cumulative est de 10 000 $ et plus, vous devez énumérer les articles un par un – un élément physique par ligne – dans votre pièce de carte d’achat, conformément aux Instructions maSGE – CRK1 dont le lien est fourni ci-dessus.)

Approvisionnements (passation de marchés)

Cela n’implique pas la carte d’achat. Dans ce cas, vous devez travailler avec l’équipe de l’approvisionnement pour créer un contrat. Ensuite, le spécialiste en approvisionnement affecté à votre demande vérifiera les renseignements sur l’actif au moment de créer la commande d’achat. Afin de s’assurer que le spécialiste dispose de tous les renseignements nécessaires, vous devez suivre à la lettre le Processus de demande d’achat (DA) relatif à l’achat d’immobilisations ou d’actifs attrayants.

Questions et commentaires

Les questions et commentaires d'ordre général liés au contenu de ce bulletin peuvent être envoyés à l'APGA par courriel à l'adresse NC-PURCHASING_PORTAL-PORTAIL_D'ACHATS-GD.

Distribution :

  1. Membres du Réseau de référence opérationnelle
  2. Réseau des professionnels de l’administration
  3. Titulaires de cartes Visa
  4. NC-DIST-CFOB-DGAPF-PROCUREMENT-APPROVISIONNEMENT
  5. NC-DIST-CFOB-DGAPF-NAASPO-PSNASA