Cartes d’achat et conséquences de la mauvaise utilisation

Bulletin en approvisionnement 2017-9

16 octobre 2017

Selon le chapitre 9 du Manuel du receveur général de Service publics et Approvisionnement Canada (SPAC) qui porte sur le programme de cartes d’achat du gouvernement du Canada, l’usage de cartes d’achat n’a cessé d’augmenter dans l’ensemble de l’Administration fédérale depuis leur introduction. Bien qu’un tel volume d’achats par cartes ait permis aux ministères de réaliser des économies importantes dans le processus d’approvisionnement en éliminant l’obligation d’avoir à préparer des documents contractuels ou des bons de commande locaux et d’émettre des chèques pour chacune de ces transactions, le nombre accru de titulaires et de transactions a aussi fait augmenter le risque de fraude et de la mauvaise utilisation de la carte d`achat, risque qui pourrait se matérialiser à moins que des moyens de contrôle ne soient mis en place et communiqués aux utilisateurs du programme. Par conséquent, la haute direction et le coordonnateur national des cartes doivent prendre des mesures pour assurer la mise en place de moyens de contrôle et l’utilisation optimale de l’argent des contribuables au sein du Ministère.

Le coordonnateur national d’EDSC veille à ce que les titulaires de cartes qui en font un usage abusif ou personnel (ou d’autres actes contraires à la politique) en subissent les conséquences.

Le dirigeant principal des finances a approuvé de nouvelles sanctions en ce sens qui permettent de mieux traiter la durée de l’inadmissibilité et l’échelon de la direction qui en est informé. Veuillez-vous reporter à l’annexe A (disponible sur iService) pour en savoir plus sur les conséquences de l’inobservation des politiques ministérielles et des procédures approuvées régissant l’utilisation des cartes d’achat. Ces nouvelles sanctions entrent en vigueur le 1er novembre prochain.

Veuillez profiter de l’occasion pour prendre connaissance de la politique, des procédures et des lignes directrices nationales d’EDSC en la matière et nous faire savoir si vous avez besoin d’éclaircissements. Si vous n’êtes pas certain de la meilleure façon d’effectuer un achat particulier, adressez votre question au PORTAIL_D’ACHATS-GD avant de procéder à l’achat.

Processus de la conciliation de la carte d`acquisition

À noter qu’à la suite des résultats de la vérification après paiement, la Direction intégrée de la responsabilité et de la comptabilité ministérielle (DIRCM) de la Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) a décidé de renforcer son contrôle à l’égard des cartes d’achat.

Les titulaires de carte et leurs gestionnaires doivent respecter les procédures et savoir les conséquences de leur inobservation.

En vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, c’est au titulaire de la carte de veiller à ce que le rapprochement soit effectué avant la signature du rapport par le gestionnaire du centre financier. Avant cette signature, le titulaire doit examiner et analyser toute transaction non appariée et apporter des corrections et accepter toutes les transactions appariées. Ensuite, il doit y joindre tous les documents justificatifs et demander au gestionnaire de signer le document avant que la copie papier ne soit envoyée aux opérations comptables nationales.

Si les registres mensuels reçus comportent une ou plusieurs transactions non acceptées, ils seront considérés « incomplets ». Le titulaire doit procéder à la conciliation dans les deux semaines suivant le téléchargement du relevé mensuel dans SAP.

Si des transactions n’ont pas fait l’objet à la conciliation ou que des registres mensuels n’ont pas été reçus avant la fin du mois, un avis sera envoyé au titulaire et au gestionnaire demandant la prise immédiate de mesures.

Si le titulaire ne produit pas la documentation de la conciliation dans les deux semaines suivant cet avis, un deuxième courriel sera envoyé, à lui et au gestionnaire, pour les aviser que leur carte sera passible d’une suspension deux semaines plus tard.

Après un total de huit semaines suivant le téléversement du relevé dans SAP, si le processus est incomplet, la DIRCM demandera au coordonnateur national de suspendre la carte conformément aux sanctions de l’annexe A.

Pour toute question au sujet du rapprochement de votre compte, communiquez avec les opérations comptables nationales, par l'entremise d'iService ou par téléphone au 1-855-684-7827 (option no3).

Sessions WebEx

En octobre prochain, nous tiendrons des séances WebEx pour donner des informations générales et répondre aux questions les plus courantes. Au cours de ces séances, nous donnerons des exemples de la mauvaise utilisation qui ont eu lieu au cours des deux dernières années.

Encore une fois, nous vous recommandons de vous rendre sur PORTAIL_D’ACHATS-GD pour obtenir réponse à vos questions sur le processus d’approvisionnement et l’utilisation efficace et appropriée des cartes d’achat.

Diffusion

  1. Titulaires de cartes d’achat
  2. Individus avec l’autorité financière