Lignes directrices concernant l’activation de la caméra lors de la formation virtuelle sur les subventions et contributions
Contexte
Depuis le mois de mars 2020, les responsables de la gestion des subventions et des contributions travaillent à distance en raison de la pandémie de COVID 19. Habituellement offerts en salle de classe, les cours sur les subventions et contributions (S et C) ont été adaptés au modèle de prestation virtuelle, et des applications comme Webex et MS Teams ont été utilisées pour assurer la prestation de la formation virtuelle et permettre aux employés de rester en contact.
Alors que le télétravail pourrait se poursuivre après la pandémie et compte tenu du fait que les apprenants sont situés dans différentes régions, l’utilisation de ces deux applications pour la formation est devenue la norme au sein du Ministère ainsi que d’autres ministères fédéraux. C’est pourquoi la question de savoir si les apprenants devraient ou non activer leur caméra durant la formation sur les S et C a été soulevée.
En consultation avec les Relations de travail, les lignes directrices suivantes sur l’utilisation de la caméra visent à assurer l’uniformité dans tous les cours virtuels sur les S et C.
Avantages d’activer la caméra
- L’utilisation de la vidéo permet d’instaurer un climat de confiance et de tisser des liens. Elle favorise l’établissement de relations et aide à maintenir le lien entre les membres du groupe.
- L’utilisation de la vidéo démontre la responsabilité. Elle montre que les apprenants sont prêts pour la formation, comme lorsqu’ils sont dans la salle de classe.
- L’utilisation de la vidéo permet d’interpréter le langage non verbal comme les expressions faciales ou lorsque les participants acquiescent ou disent non d’un signe de tête. Elle permet aux formateurs de voir lorsque les apprenants veulent intervenir, lorsqu’ils éprouvent des difficultés et lorsqu’ils semblent comprendre l’information.
- L’utilisation de la vidéo permet aux formateurs de s’adapter au groupe. Lorsqu’ils perçoivent des signes de fatigue ou de découragement, les formateurs pourraient vouloir apporter des précisions, faire une activité d’étirement ou prendre une courte pause.
- L’utilisation de la vidéo favorise la participation. Le fait de savoir que les autres peuvent les voir aidera les apprenants à écouter, à être attentifs, à participer et à confirmer qu’ils comprennent ce qu’on leur enseigne.
Lignes directrices à suivre
La formation virtuelle est équivalente à la formation en personne. Les participants et les formateurs sont tenus d’activer leur caméra pendant la formation virtuelle sur les S et C. Cette exigence est facultative pour les producteurs et les observateurs puisqu’ils ne participent pas activement à la formation.
Si un employé a des questions ou des préoccupations concernant les lignes directrices pour la formation virtuelle, il devrait en discuter avec son gestionnaire et les formateurs avant le début du cours.
Situations et options à envisager
Voici quelques exemples de situations où la caméra peut être désactivée de temps à autre. Les options suggérées ne devraient toutefois pas servir à désactiver sa caméra en tout temps.
Situations et options à envisager table Situations Options à envisager Problèmes informatiques et de connectivité
Utiliser un autre appareil, par exemple votre téléphone de travail ou un ordinateur personnel, si possible. Informer le producteur du cours et votre gestionnaire si le problème persiste.
Webex semble plus stable lorsque les caméras sont désactivées
Les formateurs peuvent demander aux participants de désactiver leur caméra pendant un certain temps.
Situations liées à la vie familiale, par exemple les interruptions causées par les enfants, un chien qui jappe ou quelqu’un qui sonne à la porte
Mettre votre micro en sourdine, désactiver votre caméra pendant une courte période et changer de pièce, si possible. Activer la caméra lorsque l’interruption est terminée.
Préoccupations relatives à la vie privée lorsque plusieurs membres de la famille travaillent dans une aire commune (p. ex. la cuisine)
Réduire les distractions et assurer la protection de la vie privée dans votre environnement en brouillant ou en changeant l’arrière-plan dans Webex ou dans MS Teams. Vous pouvez remplacer l’arrière plan en utilisant l’une des options préétablies ou l’image de votre choix.
Après avoir examiné ses options, un apprenant décide tout de même de désactiver sa caméra la plupart du temps
Le formateur communiquera avec l’apprenant pour lui expliquer l’exigence. S’il résiste toujours, le gestionnaire de l’unité de formation en sera informé, et on communiquera avec le gestionnaire de l’apprenant. Le gestionnaire pourrait vouloir consulter les Relations de travail pour discuter d’un plan d’action.
Exceptions
Lorsqu’un employé bénéficie d’une obligation de prendre des mesures d’adaptation selon laquelle la caméra doit demeurer désactivée, la situation devrait faire l’objet d’une discussion avec son gestionnaire et les formateurs avant le début du cours.