Télécharger dans maSGE (PeopleSoft) les informations d’un entrepreneur actuel ou futur

Rappel : maSGE (PeopleSoft) doit être mise à jour afin d’inclure toute l’information concernant les employés occasionnels (par le passé, désignés comme étant des consultants ou des entrepreneurs)qui utilisent les biens d’EDSC tel qu’un poste de travail et/ou un ordinateur. Ceci doit être complété par le gestionnaire afin de nous assurer que les experts-conseils puissent exécuter leur fonction dès leur arrivée.

Les informations relatives aux entrepreneurs* doivent maintenant être téléchargées dans maSGE (PeopleSoft).

* Veuillez prendre en note que dans maSGE (PeopleSoft) le terme employé pour « entrepreneur » est « travailleur occasionnel » (contingent workers).

Pourquoi est-ce que ceci est important?

Lors du lancement de maSGE (PeopleSoft), la première priorité fut de s’assurer que les renseignements sur les employés étaient correctement téléchargés à partir du système de gestion ministériel (SGM).

Puisque le Ministère a des responsabilités particulières en vue d’assurer la sécurité et l’intégrité de son environnement et des systèmes opérationnels des RH, il est maintenant temps de mettre à jour dans maSGE (PeopleSoft) les informations relatives aux travailleurs occasionnels (entrepreneurs) actuels ou nouveaux.

Ce que vous devez faire

En tant que gestionnaire, vous devez remplir et soumettre le formulaire HRB5053 (s'ouvre sur une nouvelle fenêtre) des RH pour tous les travailleurs occasionnels (entrepreneurs) qui travaillent actuellement dans votre section. Le présent processus doit aussi être désormais employé pour télécharger dans ma SGE(PeopleSoft) les informations concernant les futurs travailleurs occasionnels (entrepreneurs) dans le cadre de la procédure normal d’accueil des travailleurs occasionnels (entrepreneurs).

Avant de commencer, veuillez parcourir le paragraphe « Remplir le formulaire! » ci-dessous pour obtenir des conseils utiles. Si vous avez plusieurs travailleurs occasionnels (entrepreneurs) sous contrat, vous devrez remplir un formulaire pour chacun d’eux.

Remplir le formulaire!

Avant de commencer, vous devez avoir rassemblé certaines informations avant de remplir et de soumettre le formulaire.

Veuillez prendre en note que les champs marqués d’un astérisque* sont obligatoires.

GUIDE POUR REMPLIR LES CHAMPS OBLIGATOIRES *
Formulaire de mise à jour des informations d’une personne dans maSGE (PeopleSoft) (ESDC-HRB 5053)

Nom du champ

Définition

Où puis-je le trouver ?

*Type de personne-ressource

Ce terme fait référence à la catégorie de ressource humaine

Vous n’avez pas besoin de chercher. Cliquez simplement sur la case à côté de « Entrepreneur/travailleurs occasionnels.

*Type de demande

Ce terme fait référence à l’action que vous souhaitez lancer

Vous n’avez pas besoin de chercher. Cliquez simplement sur la case à côté de « Entrepreneur/travailleurs occasionnels et le formulaire se mettra automatiquement à jour et affichera les sections qu’il vous faudra compléter.

Numéro de cas (Case Number)

 

Dès réception de la cote de sécurité de l’entrepreneur, la direction générale des services d’intégrité (DGSI) vérifie la cote et fournit un Numéro de dossier. Ce numéro est requis pour obtenir le passe d’accès à l’immeuble.

Cette information a été envoyée par courriel par la DGSI aux gestionnaires. Si vous n’avez pas cette information, veuillez consulter votre l’autorité contractante, ou la DGSI : personnel_security-securite_du_personnel@servicecanada.gc.ca.

Veuillez employer le gabarit ci-dessous lorsque vous demandez une confirmation de la cote de sécurité

Date de début
(Start Date)

 

C’est la date à laquelle le contrat a commencé.

Cette information se trouvera dans les dossiers du contrat. L’autorité contractante ou le responsable du projet indiqué sur le contrat possède cette information.

Date de fin (End Date)

C’est la date à laquelle le contrat se termine. Vous ne devriez choisir cette option que si vous avez effectivement exercé le choix de prolonger le contrat. La date de fin choisie devient dès lors la date de fin de contrat.

Cette information se trouvera dans les dossiers du contrat. L’autorité contractante ou le responsable du projet indiqué sur le contrat possède cette information.

Fournisseur (Vendor)

Ceci correspond au nom officiel du fournisseur inscrit dans le contrat signé avec EDSC.

Cette information se trouvera dans les dossiers du contrat. L’autorité contractante ou le responsable du projet indiqué sur le contrat possède cette information.

Durée du contrat

Ne rien inscrire

s/o

*No poste du gestionnaire Manager’s Position #

C’est un nouveau numéro à 8 chiffres. Seul un employé peut occuper ce poste pour une période donnée. Dans ce formulaire il est demandé le numéro du poste du gestionnaire que supervise directement le travail de l’entrepreneur.

Cette information peut être trouvée à partir du tableau de bord du gestionnaire et devrait aussi être mentionné dans l’organigramme de votre groupe.

*No d’ID du Ministère du gestionnaire (Manager’s Department ID)

Ce qui était connu dans le SGM comme le champ du centre de responsabilité (CR) en quatre chiffres a été remplacé dans maSGE (PeopleSoft) par le champ ID du Ministère en six chiffres.

Les ID des Ministères ont été définis comme le niveau de supervision le plus bas

L’ID du Ministère pour un poste particulier peut être trouvé dans le module de gestion des postes de maSGE (PeopleSoft) à partir du tableau de bord / la console du gestionnaire en sélectionnant développement organisationnel Organizational Development, puis Gestion des postes, puis tenue postes/budgets Maintain Positions/Budgets, enfin ajouter/mettre à jour informations sur le poste Add/Update Position Info. Ceci vous conduira à la page de recherche par critère pour trouver l’information pertinente au besoin.

Code d’emplacement
(Location Code)

Dans maSGE (PeopleSoft), un code a été attribué à chaque édifice d’EDSC

Cliquez sur le lien intégré dans le formulaire «Liste des codes des emplacements » et le dossier code des emplacements apparaîtra. Rechercher la province, la ville et l’édifice. Le code de l’emplacement est situé dans la colonne de gauche.

Conseil de recherche : Cliquez sur ‘Control et F’ pour trouver la fonction, puis saisissez la ville, la province ou l’adresse municipale (le nom de la rue) de votre édifice.

Où trouver de l’aide?

Si vous avez des questions particulières, ou si vous avez des difficultés à remplir le formulaire, veuillez soumettre une demande générale via l’application web du Centre de services en ressources humaines (CSRH) en utilisant la Catégorie : Systèmes d’affaires RH et la Sous-catégorie : Entrepreneur ou travailleur occasionnel – Création d’un nouveau profil ou mise à jour des informations pour de l’aide.

Les ressources suivantes pourraient vous être utiles :