Orientations sur les conflits d’intérêts et le traitement de faveur inapproprié

Introduction

Le code de conduite d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) est un guide conçu pour les employés afin de les aider à déterminer ce qui est jugé comme étant une conduite professionnelle. En ce qui concerne les conflits d’intérêts liés au traitement de faveur, des éclaircissements supplémentaires ont été demandés sur la question du traitement de faveur accordé à la famille ou aux amis.

Définition du conflit d’intérêts

Les instruments de référence sont :

L’annexe D de la Politique sur la gestion des personnes définit le conflit d’intérêts comme ≪ une situation, qu’elle soit réelle, apparente ou potentielle, dans laquelle la personne employée a des intérêts privés qui pourraient influer sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou par laquelle la personne employée utilise ses fonctions officielles à des fins personnelles. ≫

L’alinéa 2 c) du Code de conduite d’EDSC indique que les fonctionnaires doivent servir l’intérêt public comme suit : ≪ ils n’utilisent jamais leur rôle officiel en vue d’obtenir de façon inappropriée un avantage pour eux-mêmes ou autrui, ou en vue de nuire à quelqu’un; ils prennent toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre, dans l’intérêt public, tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles. ≫

L’alinéa 4 b) du Code de conduite définit un conflit d’intérêts comme ≪ une situation dans laquelle le fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels. ≫

Le Code de conduite classifie les conflits d’intérêts en trois catégories :

  1. un conflit d’intérêts réel existe actuellement;
  2. un conflit d’intérêts apparent ou perçu, c’est-à-dire un conflit d’intérêts qui pourrait être perçu par une personne raisonnable (un membre hypothétique du public raisonnablement bien renseigné) comme réel, que ce soit ou non le cas;
  3. un conflit d’intérêts potentiels peut raisonnablement être prévu dans l’avenir.

On attend des employés qu’ils prennent autant de précautions pour éviter l’apparence d’un conflit d’intérêts qu’ils en prennent pour éviter un conflit d’intérêts réel ou potentiel. Dans les situations où il peut être difficile de déterminer clairement de quel type de conflit d’intérêts il s’agit, les trois types de conflits d’intérêts sont considérés comme étant de même importance. Ainsi, le Secrétariat du Conseil du Trésor a déclaré ce qui suit : ≪ L’expérience a démontré, par exemple, que des fonctionnaires ou leurs superviseurs peuvent consacrer énormément de temps et d’énergie à tenter de déterminer si une situation particulière constitue « un conflit d’intérêts apparent » ou un « conflit d’intérêts réel ». Étant donné l’importance égale qu’accorde le Code à tous les types de conflits d’intérêts (y compris sur le plan des mesures de prévention, des mécanismes de conformité et des conséquences qu’entraîne le manquement aux règles), il pourrait être inutile, voire contre-productif, de tenter de classifier définitivement un conflit d’intérêts. Il serait plus productif dans de telles situations de consacrer les efforts à la prévention d’un conflit d’intérêts.≫

  • qu’il soit apparent ou réel
  • ou à la solution permettant de le régler plutôt qu’à sa classification précise

Prévenir et résoudre les conflits d’intérêts

Les employés sont censés prendre des mesures pour éviter les situations de conflit d’intérêts, et si une situation de conflit d’intérêts se produit malgré tout, les employés sont censés la résoudre dans l’intérêt public.

L’un des comportements attendus des fonctionnaires, aux fins du respect de la valeur de l’intégrité du secteur public, est qu’ils n’utilisent jamais leurs fonctions officielles pour obtenir indûment un avantage pour eux-mêmes ou pour autrui, ni pour nuire à quelqu’un. Le Code de conduite d’EDSC dispose de ce qui suit :
≪  Vous devez faire preuve d’objectivité et d’impartialité lorsque vous exercez vos fonctions et que vous prenez des décisions, que celles-ci soient liées au processus de dotation, à l’octroi de fonds ou à l’imposition de sanctions pécuniaires à des parties de l’extérieur, à des paiements de transfert, au fonctionnement des programmes ou à tout autre exercice de vos responsabilités. Cela veut dire qu’il vous est interdit d’accorder un traitement de faveur ou un avantage aux membres de votre famille, à vos amis ou à d’autres personnes ou entité. Vous ne devez pas offrir d’aide extraordinaire à une personne ou à une entité qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, sans la connaissance et le soutien de votre superviseur. De plus, vous ne devez désavantager aucune entité ou aucune personne qui a des relations d’affaires avec le gouvernement en raison d’un conflit ou de préjugés personnels. Transmettre des informations accessibles au grand public (par exemple, une brochure d’information qui est affichée sur le site Web du ministère) n’est pas considéré comme un traitement de faveur. ≫

La principale interdiction porte sur le fait d’accorder un traitement de faveur, et elle ne s’applique pas uniquement à la famille et aux amis, mais également à toute autre personne ou entité. Dans ce contexte, les faits suivants ne créent pas, pour un employé d’EDSC, une situation de conflit d’intérêts :

  • traiter une demande de prestations qui lui a été assignée par un superviseur ou un gestionnaire; ou
  • traiter une demande de prestation ou servir un membre de la famille ou un ami, s'il n'y a pas de preuve que l'employé a accordé un avantage ou un désavantage inapproprié.

Constater la présence d’un conflit d’intérêts

Pour constater la présence d’un conflit d’intérêts, il est important de déterminer et d’établir trois facteurs :

  • la participation d’un employé d’EDSC;
  • un intérêt privé ou un gain personnel pour l’employé d’EDSC; et
  • un intérêt public qui s’oppose à l’intérêt privé ou au gain personnel. Aux fins du présent document d’orientation, il est dans l’intérêt public qu’un employé d’EDSC fasse preuve d’objectivité et d’impartialité lorsqu’il exerce ses fonctions officielles et prend des décisions, et il est contraire à l’intérêt public qu’il accorde un traitement de faveur ou des avantages à la famille, à des amis ou à toute autre personne ou entité.

Questions d’orientation

Le Bureau des valeurs et de l’éthique examine les réponses aux questions suivantes pour déterminer si une situation pourrait constituer un manquement de la valeur d’intégrité du secteur public en raison de l’utilisation par un employé d’EDSC de son rôle officiel pour obtenir indûment un avantage pour lui-même ou pour avantager ou désavantager autrui :

  • L’employé d’EDSC a-t-il exercé l’autorité dont il est investi comme fonctionnaire ou utilisé son rôle ou son titre officiel pour réaliser un gain personnel ou pour fournir un avantage ou un désavantage à une entité ou à une personne ? Dans l’affirmative, le gain personnel, ou l’avantage ou le désavantage à une entité ou à une personne peut-il être clairement décrit ou défini ? Veuillez noter que le fait qu’un employé ait une relation avec la personne ou l’entité n’est pas suffisant pour établir qu’il s’agit d’une situation de conflit d’intérêts. Un gain personnel ou un avantage ou un désavantage à une entité ou à une personne doit être constaté pour affirmer qu’un employé se trouve dans une situation de conflit d’intérêts.
  • Si l’employé a pris une décision officielle ou participé au processus décisionnel, peut-on démontrer que la décision définitive a créé, de manière inappropriée, un avantage ou un désavantage à une entité ou à une personne, et le résultat peut-il représenter un écart important au regard de la pratique normale ou d’autres décisions comportant des facteurs identiques ou analogues ?
  • L’employé d’EDSC a-t-il désavantagé quelqu’un en raison d’un conflit ou de préjugés personnels ?
  • L’employé d’EDSC a-t-il informé son superviseur ou son gestionnaire de la situation ou l’a-t-il consulté à ce sujet ? L’employé d’EDSC a-t-il été autorisé par son superviseur ou son gestionnaire à procéder, ou a-t-il reçu l’autorisation ou les instructions de ce dernier à cette fin ?
  • L’employé d’EDSC a-t-il divulgué des renseignements ministériels qui ne sont pas accessibles au grand public ?
  • L’employé d’EDSC a-t-il accédé aux renseignements personnels (protégés) d’un citoyen sans le consentement de ce dernier ou sans motif lié au travail ?
  • Y avait-il un motif lié au travail justifiant les actions de l’employé d’EDSC ?
  • Quelles mesures l’employé a-t-il prises pour prévenir la situation de conflit d’intérêts ou l’atténuer ?
  • L'employé était-il au courant des comportements attendus, ou serait-il possible de démontrer que l'employé était raisonnablement censé connaître ces comportements attendus, et qu'il a quand même choisi de les enfreindre ?

Questions fréquemment posées - FAQ

  • Q1. Le fait de fournir un excellent niveau de service aux clients constitue-t-il une infraction? Je crains, en fournissant un excellent service à un client qui se trouve être également un membre de ma famille, d’être accusé d’accorder un traitement de faveur à un membre de ma famille.

    En ce qui concerne les employés des ministères occupant des postes qui les amènent à être en contact direct avec les clients, le « niveau de service » est un facteur important pour déterminer si un employé est en conflit d’intérêts et si un traitement de faveur a été accordé. Il est important de clarifier ce facteur pour les employés qui doivent tracer une ligne de démarcation entre la prestation d’un excellent service et l’octroi d’un traitement de faveur. On peut tracer cette ligne de démarcation en établissant la convergence de deux facteurs

    1. la relation entre l’employé et le client
    2. le service fourni par l’employé au client. Plus précisément :
    • si un service « personnalisé » ou « au-delà » de ce que tout client peut attendre est accordé à un membre de la famille ou à un ami proche, et qu’aucune autre raison n’indique que ce type de service peut se justifier dans l’intérêt public (voir les réponses de la liste des questions directrices ci-dessus), une telle situation pourrait être considérée comme un traitement de faveur inapproprié qui est un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel.
    • si un service « personnalisé » ou « au-delà » de ce que tout client peut attendre est fourni par un employé à un client (y compris à un membre de sa famille ou à un ami proche); s'il peut être démontré que l'employé fournit généralement ce niveau de service aux clients qu'il sert, et s'il n'y a pas d'autres indications que l'employé est en conflit d'intérêts réel, apparent ou potentiel, alors la situation doit être considérée comme un bon rendement de l'employé. L'excellence du service, dans ces situations, doit être encouragée et ne doit pas être considérée comme un comportement négatif.
    • Si un service a été fourni par un employé à un membre de sa famille ou à un ami proche, et que le service était à un niveau normal (c’est-à-dire dans la norme de service acceptable) auquel un client peut s’attendre, et qu’il n’y a pas d’autre signe que l’employé est en conflit d’intérêts, alors la situation doit être considérée comme acceptable et l’employé n’est pas en conflit d’intérêts. Une telle situation pourrait survenir de manière plus fréquente au sein des petites collectivités ayant de petits bureaux d’EDSC ou de Service Canada, où l’employé rencontre des clients qu’il connaît bien et où il n’est pas toujours possible de rediriger le client vers un autre employé ou collègue. Cela dit, l’employé est toujours censé suivre les règles ou procédures de son programme en ce qui concerne l’atténuation du risque de conflit d’intérêts; cela pourrait signifier que l’employé informe son superviseur/gestionnaire de la situation pour que ce dernier prenne les mesures nécessaires d’atténuation du risque, y compris, entre autres, le contrôle ou la révision de la transaction ou la réassignation du dossier à un autre employé.
    • Il faut souligner que la taille (l’effectif) d’un bureau ne détermine pas la présence ni l’absence de conflit d’intérêts, mais que ce facteur peut influer sur les solutions qui s’offrent à l’employé pour atténuer le risque de conflit d’intérêts. En règle générale, plus le bureau et l'effectif des collègues disponibles pour assurer la même fonction sont importants, plus les options disponibles pour atténuer le risque sont nombreuses, par exemple : transmettre le dossier à un collègue ou à un autre employé ; faire examiner ou traiter la transaction ou le dossier par un collègue plus expérimenté ou un conseiller en expertise commerciale, un superviseur ou un gestionnaire (au sein du même bureau ou dans un autre bureau), et/ou ; obtenir le soutien ou l'autorisation du superviseur ou du gestionnaire pour procéder.
  • Q2. Pourriez-vous expliquer la différence entre accorder un traitement de faveur à des membres de la famille ou aux amis et leur fournir un service?

    Le Code de conduite d’EDSC dispose de ce qui suit : « Il vous est interdit d’accorder un traitement de faveur ou un avantage aux membres de votre famille, à vos amis ou à d’autres personnes ou entités. Vous ne devez pas offrir d’aide extraordinaire à quelque personne ou à une entité qui a des relations d’affaires avec le gouvernement, sans la connaissance et le soutien de votre superviseur. Qui plus est, vous ne devez désavantager aucune entité ou aucune personne qui a des relations d’affaires avec le gouvernement en raison d’un conflit ou de préjugés personnels. »

    La principale interdiction porte sur le fait d’accorder un traitement de faveur et elle ne s’applique pas uniquement à la famille et aux amis, mais également à toute autre personne ou entité. Dans ce contexte, les faits suivants ne créent pas, pour un employé d’EDSC, une situation de conflit d’intérêts :

    • traiter une demande de prestations qui lui a été assignée par un superviseur ou un gestionnaire; ou
    • traiter une demande de prestations ou fournir un service à un membre de sa famille ou à un ami, s’il n’y a pas de preuve que l’employé n’a pas, de manière inappropriée, accordé de traitement de faveur ou traité une personne ou une entité de façon désavantageuse.
  • Q3. Les employés ont été informés qu’il leur est interdit d’accéder aux renseignements personnels ou protégés des clients ou de les consulter dans les bases de données du ministère, pourquoi ce problème continue de se produire?

    En ce qui concerne l’accès aux renseignements personnels ou protégés des clients ou leur consultation inappropriée dans les bases de données de nos systèmes (par exemple, les bases de données des systèmes de l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada et de Sécurité de la vieillesse), l’accès et la consultation sont interdits aux employés, sauf si :

    • l’accès et la consultation sont autorisés par les lois fédérales sur la protection de la vie privée;
    • l’accès et la consultation sont nécessaires dans le cadre de leur travail ou de la charge de travail qui leur est assignée;
    • l’accès et la consultation ont été soutenus ou approuvés par leur superviseur ou leur gestionnaire.
    • Les employés ne sont pas autorisés à accéder aux renseignements personnels ou protégés d’un client ou à les consulter par simple curiosité (dans ce cas, le fait de satisfaire sa curiosité sera considéré comme un gain personnel et non lié au travail).
  • Q4. Puis-je accéder à mes propres renseignements personnels dans nos bases de données ministérielles? Et cela concerne-t-il également mes données personnelles dans PeopleSoft?

    En ce qui concerne les employés qui accèdent à leurs propres renseignements personnels et protégés ou qui les consultent dans les bases de données des systèmes d’EDSC (par exemple les systèmes de l’assurance-emploi, du Régime de pensions du Canada et de la Sécurité de la vieillesse), il faut rappeler que les deux lois fédérales canadiennes sur la protection de la vie privée (Loi sur la protection des renseignements personnels et Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) donnent aux personnes un droit d’accès à leurs renseignements personnels que détient le ministère. Cela dit, ces lois indiquent également la manière dont toute personne, y compris les employés d’EDSC, peuvent demander qu’on leur transmette leurs renseignements personnels ou d’y accéder en soumettant une demande par écrit. Un employé qui ne demande pas cet accès par écrit, mais qui accède à ses renseignements personnels et protégés ou qui les consulte dans la base de données d’EDSC manque à l’obligation de soumettre sa demande par écrit. La gravité des deux contraventions, l’accès inapproprié aux renseignements personnels ou protégés, et l’absence de demande d’accès par écrit ne sont pas les mêmes.

    En ce qui concerne l’accès des employés à leurs renseignements personnels dans PeopleSoft (système dans lequel nous saisissons nos demandes de congé) et Phénix (système dans lequel nous consultons nos données salariales), il faut préciser que ces systèmes ont été expressément conçus et mis en œuvre afin que les employés puissent les utiliser pour leurs congés et pour leur rémunération; accéder à ces systèmes pour y consulter leurs renseignements personnels ne constitue pas une violation. Ceci étant dit, l’accès à ces systèmes pour consulter les renseignements personnels d’un autre employé, sans justification ou sans autorisation liée au travail, constituerait une violation de la vie privée.