Aide aux réunions du Bureau des valeurs et de l'éthique

De quoi s'agit-il?

C'est un outil qui a été conçu pour aider les membres d'une équipe à organiser des réunions et à y participer avec plus d'efficacité, tout en faisant preuve de respect et de reconnaissance en ce qui a trait aux différents styles de communication au sein de l'équipe. L'outil comprend quatre cartes qui contiennent des questions suggestives, ainsi que des codes de couleur propre à la dynamique Insights, afin d'inciter les participants à échanger pendant la réunion.

Pourquoi notre équipe voudrait-elle utiliser cet outil?

Les équipes sont composées de membres individuels. Chaque membre de l'équipe peut communiquer d'une façon différente, parler différemment et avoir un mode d'écoute différent. Ces différences signifient que chaque membre de l'équipe peut envoyer un message et recevoir le même message dans un style différent; la différence de style pourrait entraîner une mauvaise communication ou des malentendus au sein de l'équipe. Cet outil d'aide aux réunions permet d'établir un lien entre les divers styles de communication, un lien qui réduit le risque de mauvaises communications ou de malentendus.

Comment cela fonctionne-t-il?

À l'ouverture d'une réunion, les quatre cartes d'aide aux réunions sont attribuées aux participants. S'il y a quatre participants à la réunion, ceux-ci reçoivent chacun une carte avec les instructions pour superviser la discussion et s'assurer qu'ils auront répondu à toutes les questions qui figurent sur la carte d'aide aux réunions avant de clôturer la réunion.

*Remarque : La distribution des cartes d'aide aux réunions peut être ajustée par rapport au nombre de participants à la réunion; s'il y a seulement deux participants, ils pourront prendre chacun deux cartes. S'il y a cinquante participants, l'équipe peut décider d'utiliser plusieurs ensembles de cartes et de les attribuer à plus de quatre participants.

En répondant aux questions qui figurent sur les cartes d'aide aux réunions, on établit un lien entre les divers styles de communication, ce qui permet à tous les participants à la réunion de transmettre un message clair.

Si vous avez des questions concernant l'outil d'aide aux réunions, communiquez avec le Bureau des valeurs et de l'éthique à l'adresse suivante : NC-OVE-AC-BVE@hrsdc-rhdcc.gc.ca.