Valeurs et éthique : Une série d'études de cas - Document de soutien pour les gestionnaires

Solution

Les employés de la fonction publique ont le droit de prendre part à des activités politiques mais ils doivent continuer d'appliquer le principe d'impartialité politique dans le cadre de leurs fonctions. La Commission de la fonction publique (CFP) est responsable du régime de gestion des activités politiques. L'employé doit d'abord demander et obtenir la permission de la CFP avant d'être candidat, ou de tenter de le devenir, dans le cadre d'élections fédérales, provinciales, territoriales ou municipales.

On encourage les employés à chercher conseil auprès de leur gestionnaire ou le Représentant désigné des activités politiques de l'EDSC.

Solution

Les cadeaux énumérés ci-dessus ne sont pas acceptables et doivent être refusés avec une explication quant à la raison du refus (interdit par le Code de conduite de l'EDSC).

Les cadeaux acceptables sont ceux qui :

• se produisent rarement et dont la valeur est minime (objets promotionnels peu coûteux, repas légers, souvenirs non-monnayables);
• se produisent lors d'une activité ou d'un événement lié à l'exercice des fonctions officielles du fonctionnaire visé;
• sont conformes aux règles de la courtoisie, de l'hospitalité ou du protocole; et
• ne compromettent ou ne semblent pas compromettre, en aucune façon, l'intégrité du fonctionnaire concerné ou de son département.

Si vous jugez que le refus d'un cadeau risque d'offenser ou d'embarrasser la personne qui vous l'a offert, vous devez alors l'accepter, puis faire un rapport confidentiel dès votre retour au bureau. Il se peut alors que le cadeau soit accepté au nom du gouvernement du Canada et installé sur les lieux de travail – dans le cas d'un tableau, par exemple – pour que chacun puisse en profiter.

Dans le doute, adressez-vous au Bureau des valeurs et de l'éthique qui peut vous fournir des conseils.

Solution

Conformément aux dispositions du Code de conduite de l'EDSC, le fonctionnaire doit traiter les clients avec objectivité et il doit accomplir ses tâches avec impartialité et intégrité. Pour respecter ces valeurs, Maude doit non seulement s'assurer que ses actions ne créent pas de conflits entre sa vie personnelle et professionnelle, mais encore elle doit veiller à ce qu'il n'y ait pas de conflits apparents.

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat donne des instructions sur ce qu'un fonctionnaire doit faire dans des situations semblables. Il convient que Maude en parle à son superviseur/gestionnaire et qu'elle remplisse aussi un Rapport confidentiel.

Solution

Ce genre d'activités fait partie des attributions de certains employés de Service Canada. Fabien pourra accepter la proposition de donner la conférence dans le cadre de son travail moyennant l'autorisation de la Direction. Il sera rémunéré par Service Canada et n'acceptera aucune autre rémunération. Être rémunéré par le Comité local de développement des collectivités placerait Fabien en situation de conflit d'intérêts.

Solution

Ce cas tombe sous le Code à la section Activités ou emplois extérieurs et le rapport confidentiel que doit remplir tout employé qui se trouve dans une situation qui risque d'entraîner un conflit d'intérêts ou de compromettre sa neutralité en tant que fonctionnaire de quelque manière que ce soit.

Dans ce cas, l'employé devrait compléter un rapport confidentiel sur son activité bénévole au conseil d'administration. Le gestionnaire ou superviseur doit également aviser l'employé que son travail de fonctionnaire est directement lié à un organisme qui utilise des programmes du ministère.

Il va sans dire que l'analyse de la demande doit être effectuée par un autre fonctionnaire afin d'éviter une situation qui pourrait être perçue comme étant un conflit d'intérêts apparent ou potentiel par d'autres organismes qui seraient au courant de la présence du fonctionnaire sur le conseil d'administration.

Solution

Les renseignements que nous obtenons dans le cadre de notre travail sont protégés par diverses lois. Par ce serment d'allégeance, chaque employé s'engage à ne jamais dévoiler, sans autorisation, toute question portée à sa connaissance dans l'exercice de ses fonctions. Seules les fonctionnaires ayant reçu la formation « communication avec les médias » ont l'autorisation de communiquer avec les médias dans la situation donnée.

Les fonctionnaires doivent se « toujours se conduire avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi. »

Solution

La Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les organisations doivent observer un éventail d'obligations en ce qui concerne la collecte, l'utilisation, la divulgation et la protection des renseignements personnels.

La Loi donne aussi le droit aux citoyens, et donc aux employés, de faire une demande de renseignements dans le cas où ceux-ci les concernent. Un citoyen peut donc demander à obtenir une copie de son dossier complet, c'est-à-dire les transactions effectuées au dossier et le nom des personnes qui ont fait ces transactions, le nom des personnes à qui l'information a été transmise et les raisons pour lesquelles cette information a été transmise.

Les fonctionnaires doivent « toujours se conduire avec intégrité et d'une manière qui puisse résister à l'examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi. »

Solution

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels qui sont recueillis ne devraient être utilisés ou divulgués uniquement pour le but dans lequel ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée ne donne son consentement ou à moins de certaines exceptions.

Même à des fins de formation, on ne devrait pas consulter les banques de données. Il est préférable de travailler à l'aide de dossiers fictifs ou être en mesure de supprimer toute l'information d'un dossier qui pourrait permettre l'identification d'un citoyen ou d'une personne.

Solution

Il peut s'agir ici d'un cas de traitement de faveur. Avant d'accepter, l'employée devrait se demander quelle sera la perception des autres clients. Suzie devra valider l'intention de la cliente et être très claire sur ses obligations et ses limites. Suzie devrait se comporter de façon à conserver une certaine neutralité et maintenir une distance professionnelle avec la cliente.

Si Suzie est toujours patiente et courtoise avec tout le monde, elle n'a pas donné un traitement de faveur à cette cliente, à moins d'avoir passé beaucoup plus de temps avec elle qu'avec les autres. Le problème est plutôt la perception du public au moment où la madame offre le café à Suzie. Malgré qu'un café soit une marque d'hospitalité de valeur minime et symbolique, s'il y a beaucoup de monde qui attend dans la salle d'attente et voit le geste, cela sera perçu comme un traitement de faveur.

Solution

Il est défendu de consulter les banques de données du Ministère à des fins personnelles et/ou y faire des transactions, comme par exemple, faire des recherches pour retracer des personnes par intérêt personnel ou vérifier la situation financière ou sociale d'une personne.

Il n'est pas acceptable de consulter ou de traiter son propre dossier d'assurance-emploi ou autre pour en retirer un avantage ou non. Cela constitue une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et au Code de conduite de l'EDSC. La signature du Code de conduite de l'EDSC représente une condition d'emploi. Une infraction ou un manquement au respect des valeurs et des comportements attendus peut entraîner des mesures administratives ou disciplinaires.

Solution

Il est défendu de consulter les banques de données du Ministère à des fins personnelles et/ou y faire des transactions, comme par exemple, faire des recherches pour retracer des personnes par intérêt personnel ou vérifier la situation financière ou sociale d'une personne.

Il s'agirait là d'une violation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Code de conduite de l'EDSC. La signature du Code de conduite de l'EDSC constitue une condition d'emploi. Une infraction ou un manquement au respect des valeurs et des comportements attendus peut entraîner des mesures administratives ou disciplinaires.

Solution

Il est défendu de consulter les bases de données du Ministère et/ou y faire des transactions pour avantager des amis ou membres de la famille.

Cela constituerait une violation de la Loi sur la protection des renseignements personnels et du Code de conduite de l'EDSC. La signature du Code de conduite de l'EDSC représente une condition d'emploi. Une infraction ou un manquement au respect des valeurs et des comportements attendus peut entraîner des mesures administratives ou disciplinaires.

Il est tout aussi interdit de favoriser un client en lui donnant des renseignements particuliers que l'on ne donne pas à tous les prestataires. Enfin, il est interdit de traiter le dossier d'un ami ou membre de la famille de manière à en accélérer le processus.

Solution

Les activités inacceptables sont celles qui contreviennent aux lignes directrices et aux politiques ministérielles, comme par exemple :

• congestionner et perturber les réseaux et les systèmes;
• télécharger des renseignements de nature délicate ou de l'information tirée des bases de données sur les clients sans avoir obtenu l'autorisation de la Direction;
• détruire ou modifier les données sans autorisation;
• envoyer des messages abusifs, sexistes ou racistes aux employés et autres personnes.

Les activités illégales sont celles qui enfreignent le Code criminel du Canada et les lois fédérales et provinciales qui traitent des infractions criminelles, comme par exemple la violation des droits d'auteur, la diffamation, l'obscénité et la pornographie juvénile, etc.

En résumé, les utilisateurs autorisés ont le droit de se servir du réseau électronique aux fins suivantes :

• s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles et favoriser la réalisation du mandat de Service Canada, Programme du travail et l'EDSC;
• assurer leur perfectionnement professionnel;
• répondre à des besoins personnels :
  • pendant leur temps personnel;
  • sans réaliser des gains personnels;
  • sans engendrer de coûts supplémentaires;
  • sans nuire à la bonne marche des affaires courantes.

Solution

Chaque fois qu'un employé ouvre son ordinateur et entre son mot de passe, il laisse une signature complète de toutes ses activités sur le réseau. La technologie permet de retracer et de relever facilement toutes les transactions et les consultations effectuées dans un dossier et par qui; elle permet de plus, d'identifier les sites visités et le temps qui y a été consacré. La surveillance du réseau vise à assurer la protection des renseignements personnels et à empêcher une utilisation inacceptable ou illégale.

Les activités inacceptables sont celles qui contreviennent aux lignes directrices et aux politiques ministérielles, comme par exemple :

• congestionner et perturber les réseaux et les systèmes;
• télécharger des renseignements de nature délicate ou de l'information tirée des bases de données sur les clients sans avoir obtenu l'autorisation de la Direction;
• détruire ou modifier les données sans autorisation;
• envoyer des messages abusifs, sexistes ou racistes aux employés et autres personnes.

Les activités illégales sont celles qui enfreignent le Code criminel du Canada et les lois fédérales et provinciales qui traitent des infractions criminelles, comme par exemple la violation des droits d'auteur, la diffamation, l'obscénité et la pornographie juvénile, etc.

En résumé, les utilisateurs autorisés ont le droit de se servir du réseau électronique aux fins suivantes :

• s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles et favoriser la réalisation du mandat de Service Canada, Programme du travail et l'EDSC;
• assurer leur perfectionnement professionnel;
• répondre à des besoins personnels :
  • doit être utilisé pendant leur temps personnel;
  • ne doit pas servir à réaliser des gains personnels;
  • doit être sans coûts additionnels;
  • ne doit pas nuire à la bonne marche des affaires courantes.

Solution

Il s'agit ici d'un cas qui relève plus spécifiquement des relations de travail et ressources humaines qui concernent l'assiduité au travail.

Conformément au Code de conduite de l'EDSC, les employés doivent faire preuve d'excellence professionnelle dans l'exercice de leurs fonctions en fournissant des services équitables, opportuns, efficients et efficaces dans le respect des langues officielles du Canada. Ils doivent également veiller à l'utilisation efficace et efficiente des fonds, des biens et des ressources publics dont ils ont la responsabilité (valeur liée à l'Intendance). Le salaire de cet employé provient des deniers publics et il doit travailler les heures requises tous les jours.

Donc, en ce qui concerne le Code, l'employé manque aux valeurs liées à l'Excellence, à l'Intendance et au Respect envers les personnes car son absence ou manque d'assiduité pourraient avoir comme résultat de faire passer sa charge de travail aux autres membres de son équipe. Ceci constituerait un manque de respect et de courtoisie qu'il doit avoir envers ses collègues.

Pour ce qui est des relations de travail, plusieurs options s'offrent ici au Chef d'équipe qui va de la rencontre avec l'employé, du message courriel transmis à tous les employés concernant un rappel des règles à suivre pour le travail, au suivi général sur son assiduité etc. Le chef d'équipe devrait consulter son supérieur ainsi que le conseiller en relations de travail si la situation avec l'employé ne s'améliore pas.

Solution

L'utilisation des moyens de communication permis par le ministère doivent se faire en conformité avec les politiques et directives et respecter la valeur liée au Respect envers les personnes. L'utilisation de terminologies peu respectueuses ne peut pas être tolérée.

De plus, le fait de critiquer une décision officielle ou politique de façon publique ou à l'interne peut aller à l'encontre de la valeur liée au Respect de la démocratie qui dicte que les fonctionnaires doivent exécuter avec loyauté les décisions prises par leurs dirigeants. L'agent de programmes doit être avisé que la manière dont il communique ses préoccupations est tout aussi importante que le sujet de la préoccupation elle-même et qu'il serait dans l'intérêt de chaque membre de l'équipe de les communiquer de façon professionnelle et respectueuse de façon à encourager la collaboration et le travail en équipe. Il doit exercer ses fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale.

Solution

Cette mise en situation s'inscrit au niveau de la neutralité politique que chaque fonctionnaire doit respecter. Selon le Code de conduite de l'EDSC: « Il incombe aux fonctionnaires de respecter les lois du Canada et de préserver la tradition de neutralité politique de la fonction publique ».

En conséquence, il ne serait pas permissible à un fonctionnaire d'utiliser le courriel du ministère pour signer en ligne une telle pétition, considérant que la signature électronique qui apparaîtrait serait celle du courriel du ministériel. Cependant, lorsqu'effectué à partir de son domicile et à titre personnel, rien n'empêche un fonctionnaire de signer une telle pétition à la maison et en tant que citoyen particulier. Il revient à ce fonctionnaire de s'assurer qu'il le fait à titre personnel et qu'il ne s'identifie aucunement comme fonctionnaire du gouvernement canadien. Il faut toujours tenir compte de la perception des citoyens face à cette situation (advenant qu'un fonctionnaire s'affiche ouvertement dans une pétition) et du dommage que pourrait créer une telle situation pour le ministère.

Les fonctionnaires doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leur affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la réputation du Ministère, du gouvernement du Canada et des clients qu'ils desservent.

Le même raisonnement s'applique aussi aux pétitions signées sous forme papier.

Solution

La valeur liée au Respect de la démocratie reflète la responsabilité qu'ont les fonctionnaires de soutenir le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions. Si, à titre de simple citoyen, nous sommes en désaccord avec une décision politique, plusieurs voies s'offrent à nous pour faire connaître notre position personnelle, comme par exemple, écrire aux députés ou voter dans les élections. Cependant, si nous utilisons ces voies à titre d'employé de la fonction publique fédérale pour dénoncer publiquement les décisions du gouvernement, nous ne nous comportons pas en conformité avec la valeur liée au Respect de la démocratie énoncée dans le Code et qui constitue une condition d'emploi de tous les fonctionnaires. Il existe des voies démocratiques pour influencer l'élaboration des politiques publiques.

Il en va de la confiance du public dans la capacité de la fonction publique fédérale de maintenir sa neutralité.

Solution

Il s'agit d'une situation qui nécessite beaucoup de tact et diplomatie de la part des collègues et du chef d'équipe. La valeur liée au Respect envers les personnes demande que tout fonctionnaire fasse preuve de respect, d'équité et de courtoisie dans leurs rapports avec les citoyens et leurs collègues fonctionnaires.

Il serait probablement approprié pour le chef d'équipe de rencontrer l'employée au prise avec la situation et lui offrir son aide. Aussi, demander aux autres de retourner au travail de façon diplomate pour assurer le suivi des services. Par la suite, explorer les différentes options pour assister l'employée (programme d'aide aux employés, programmes dans le public pour femme en situation de séparation ou toute autre possibilité qui pourrait émaner de la conversation).

Solution

Le comportement de Louisette peut miner la confiance entre le Ministère et ses clients. Elle semble avoir remis en question les compétences de l'autre agent sans avoir exercé de diligence raisonnable ou validé les faits de la situation. Elle contrevient donc à la collaboration qu'elle devrait démontrer envers ses collègues. Dans un second temps, son manque de professionnalisme entache l'image publique de l'organisation.

Les fonctionnaires doivent faire preuve d'excellence professionnelle en fournissant des services équitables, opportuns, efficients et efficaces. Ceci équivaut à exercer une diligence raisonnable en validant et en confirmant les faits d'une situation avant d'en exprimer une conclusion.

Solution

Il est clair que le comportement de Robert à la brasserie du quartier et lors de son retour au travail est inapproprié puisqu'il s'évertue à dénigrer sa collègue Louise et à vouloir l'exclure de l'équipe d'intervention d'urgence spécifiquement conçue pour traiter des situations problématiques et urgents qui peuvent survenir au bureau. Le fait de vouloir exclure quelqu'un d'une réunion ou d'une équipe et d'en parler en termes négatifs devant des tiers peut constituer du harcèlement qui ne peut être toléré dans un milieu de travail harmonieux.

Le gestionnaire a la responsabilité d'empêcher et d'aborder les comportements inappropriés, y inclus le harcèlement et la discrimination, impliquant les employés.