Que voulez-vous faire de cette information?
— Très secret

Évitez d'utiliser le mode main libre lorsque vous discutez d'informations sensibles ; utilisez des écouteurs ou un casque d'écoute pour éviter une divulgation non autorisée de la discussion.

Veiller à ce que tout travail comprenant la discussion d'informations sensibles au téléphone soit effectué de manière à empêcher la mention de ces informations à distance d'écoute d'autres personnes et/ou des dispositifs d'enregistrement des assistants virtuels (par exemple Siri, Google Home, Amazon Alexa, etc.), car cela pourrait entraîner un incident de sécurité mettant en jeu l'intérêt national du Canada. Certains exemples comprennent, sans s'y limiter, des informations relatives à la défense et au maintien de la stabilité sociale, politique et économique du Canada.

** Note importante : la vidéoconférence n'est pas autorisée**

Désignation

Coin supérieur droit de chaque page.

Courriel

Les employés d'EDSC envoient et reçoivent des milliers de courriels, dont certains sont de nature délicate. Des outils technologiques sont intégrés au réseau électronique d'EDSC pour aider à protéger l'information (ce qui inclut des messages occasionnels invitant à envisager le chiffrement de certains courriels). Il existe néanmoins toujours des risques, qui peuvent être atténués à partir du moment où les employés savent comment gérer certains renseignements.

Si vous recevez par courriel des renseignements ou des pièces jointes cotés Protégé C, Confidentiel ou Secret, faites-le savoir aussitôt à votre chef d'équipe ou à votre gestionnaire, qui signalera l'incident de sécurité au bureau régional de la sécurité; il faut aussi remplir et présenter le plus rapidement possible le Rapport d'accident de sécurité (formulaire ADM 3061) (PDF, 96 Ko )(s'ouvre sur une nouvelle fenêtre)

Par courrier

Par courrier Au Canada

Courrier interne (Courrier d'EDSC dans les bureaux locaux d'EDSC):

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec... nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité et inclure un reçu de réception.

À travers le Canada – Régions d'EDSC et autres intervenants (ministères / organismes fédéraux, gouvernements provinciaux ou secteurs privés sous-traitants retenus par le ministère):

Enveloppe double scellée (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) et correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À ouvrir avec... nom ou titre du poste) » avec le niveau de sécurité. Envoie par poste prioritaire, Xpresspost ou service de messager est requis ils utilisent un processus de suivi et de signature à la réception.

À l'étranger :

Note : L'utilisation des services de courrier diplomatique est fortement recommandée. Communiquez avec le service du courrier diplomatique d'Affaires mondiales Canada (AMC) pour connaître les procédures. L'OSM doit approuver toute transmission d'information Secret qui n'est pas envoyée par les services de courrier diplomatique de AMC.

Services de courrier diplomatique

Plus

Si approuvé par l'OSM, double enveloppe (pas de marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure) correctement adressée. Avertissement sur l'enveloppe intérieure « À n'ouvrir que par... (nom ou position)» avec les marquages de sécurité et inclure une note d'envoi et un reçu. L'utilisation du courrier prioritaire, du Xpresspost ou du service de messagerie est obligatoire car ils utilisent un processus de suivi et de signature à la réception.

Télécopieur

La programmation des dispositifs illustrés ici et le chiffrement produit permettent au Ministère de transmettre des renseignements classifiés jusqu'au niveau Secret seulement. Consultez le gardien COMSEC du Ministère pour obtenir de plus amples instructions.

Transport

Transport Au Canada

Transport en mains propres à l'intérieur du Ministère

Dans les zones d'accès restreint (Zone opérationnelle, zone sécurisé, zone très sécurisée) :

Situation 1 :

Lorsque transporté à la main directement au destinataire, le dossier Très Secret de couleur rouge peut être livré sans enveloppes. Veuillez noter que la discrétion est de mise. (par exemple, SMA à SMA, etc.).

Important : Les deux employés doivent avoir une cote de sécurité Très Secret.

Dans

Situation 2:

Lorsque transporté à la main directement à quelqu'un (pas le destinataire), le dossier Très Secret de couleur rouge doit être placé dans une enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure. L'enveloppe intérieure doit être dûment adressée et comporter un marquage de sécurité, y compris l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement » (par exemple, SMA à l'adjointe d'un SMA, etc.).

Dans

Dans

À l'extérieur des zones d'accès restreint (Zone de réception, zone publique):

Les renseignements classifiés Très secret doivent être transportés dans une enveloppe simple scellée, sans marquage de sécurité et dûment adressée, et qui comporte l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement ». Il faut utiliser un porte documents de sécurité ou un sac ou un contenant de transport de sécurité verrouillable.

Dans

Dans

Dans

Transport Au Canada

Transport à l'extérieur du Ministère – Au Canada

Les renseignements classifiés Très secret doivent être transportés dans un dossier marqué Très secret (de couleur rouge) inséré dans une enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure. L'enveloppe intérieure doit être dûment adressée et comporter un marquage de sécurité ainsi que l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement ». L'utilisation d'un porte documents de sécurité est obligatoire dans le cas où un employé doit transporter des documents classifiés Très secret (qu'ils soient imprimés ou en format électronique) à l'extérieur de l'immeuble où il travaille.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Très Secret dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Dans

Transport À l'étranger:

Transport à l'extérieur du Ministère – À l'extérieur du Canada

Les renseignements classifiés Très secret doivent être transportés dans une enveloppe double scellée, sans marquage de sécurité sur l'enveloppe extérieure. L'enveloppe intérieure doit être dûment adressée et comporter un marquage de sécurité ainsi que l'avertissement « À ouvrir par le destinataire seulement ». L'utilisation d'un porte-documents de sécurité est obligatoire.

Si vous voyagez en véhicule à moteur personnel, vous devez placer les informations Très Secret dans un contenant de transport approuvé et le verrouiller dans le coffre ou hors de vue dans un véhicule verrouillé. Le placement du contenant approuvé est temporaire et doit être retiré à destination. Les escales ne sont pas autorisées mais si vous avez besoin d'une escale pour une affaire urgente, le contenant ne peut pas être laissé sans surveillance dans le véhicule et doit être en votre possession en tout temps.

Dans

Dans

Supports électroniques :

Les clés USB chiffrées et les disques portatifs chiffrés qui sont fournis par le Ministère peuvent être utilisés si une permission est accordée.

Stockage électronique

Remarque : Veuillez contacter le bureau du Dirigeant principal de la sécurité pour obtenir des directives.

Copie électronique : les renseignements classifiés Très secret ne peuvent pas être stockés en faisant appel au service de collaboration pour les documents de nature délicate ni sur un lecteur du réseau. Il faut utiliser un dispositif de stockage USB chiffré portatif approuvé ou fourni par le Ministère, ou encore sur un CD ou un DVD (avec l'approbation de la haute direction). De tels renseignements doivent être conservés dans un contenant de sécurité approuvé auquel l'accès est restreint. Les renseignements électroniques classifiés Très secret ne peuvent être stockés sur le disque dur d'un ordinateur portatif.

Remarque : L'information doit être transportée, transmise et stockée de la même manière que l'information sur papier, en fonction de son niveau de sensibilité. Les armoires et les contenants suivants sont approuvés.

Coffre-fort (serrure intégrée)

Deux ou quatre tiroirs

ou

Armoire métallique de sûreté

Entreposage

Les renseignements classifiés Très secret doivent être insérés dans un dossier rouge, être correctement étiquetés et être archivés dans une zone de sécurité ou de haute sécurité.

Coffre-fort ou armoire métallique de sûreté (avec serrure intégrée)

Il faut utiliser uniquement un coffre-fort approuvé et doté d'une serrure intégrée pour conserver des dossiers classifiés Très secret dans une zone de sécurité ou de haute sécurité (voir les définitions ci après).

Copie électronique

Les copies électroniques doivent être stockées sur un dispositif de stockage USB chiffré approuvé, que l'on conservera dans un classeur verrouillé recommandé par la GRC.

Definitions

Zone de sécurité

Zone dont l'accès est limité au personnel autorisé et aux visiteurs autorisés et accompagnés comme il se doit. La zone doit être surveillée continuellement 24 heures par jour et 7 jours par semaine. Comme par exemple : Une zone où des renseignements secrets sont traités ou conservés.

Zone de haute sécurité

Zone dont l'accès est limité au personnel autorisé qui détient une cote de sécurité valide et de niveau approprié et aux visiteurs autorisés et accompagnés comme il se doit. La zone doit être surveillée continuellement 24 heures par jour et 7 jours par semaine et dans un secteur où l'accès sont enregistrés et vérifiés. Comme par exemple: Une zone où des biens de grande valeur sont manipulés par des employés sélectionnés.

Les armoires et les contenants de sécurité suivants sont approuvés et peuvent être utilisés avec leurs mécanismes de verrouillage respectifs.

Dossier

Coffre-fort (serrure intégrée)

Deux ou quatre tiroirs

Armoire métallique de sûreté

Dépôt sécurisé

Un dépôt sécurisé est censé servir de contenant d'entreposage autorisé pour le classement sur rayons ouverts d'un volume important de renseignements ou d'actifs classifiés ou de nature très délicate mais non liés à l'intérêt national (Protégé). Un tel dépôt est conçu en vue d'être aménagé dans une zone de sécurité ou de haute sécurité à l'intérieur d'un immeuble fédéral. Il s'agit essentiellement d'un « contenant de sécurité », qui a pour objet premier d'offrir une protection contre les attaques clandestines, mais aussi de détecter et d'entraver les entrées par la force.

Remarque : Dans le cadre de son rôle de surveillance, l'agent de sécurité du Ministère (ASM) doit évaluer les mesures de sécurité mises en place pour s'assurer qu'elles satisfont aux exigences de base en matière de sécurité, et il doit approuver ces mesures de sécurité.

Remarque : Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec votre bureau régional de la sécurité.

Impression, copie et numérisation

Les informations Très secrètes doivent être imprimées, numérisées ou photocopiées à l'aide des instructions suivantes :

• Les documents Très secret ne peuvent pas être imprimés, copiés ou numérisés à l'aide d'une imprimante réseau.
• Une imprimante autonome (non connectée au réseau) doit être utilisée pour l'impression, la copie ou la numérisation.
• L'imprimante autonome doit être située dans une zone de sécurité ^{Note de bas de page *}
• Si disponible, une fonction de mot de passe doit être utilisée pour imprimer
• Les documents Très Secrets ne peuvent pas être laissés sans surveillance sur les imprimantes

Déclassement et déclassification

La déclassification est la décision, consignée par écrit, de l'auteur de l'information classifiée ou protégée, ou d'un agent autorisé par le sous‑ministre, d'enlever la catégorisation du document.

Le déclassement est la décision, consignée par écrit, de l'auteur de l'information classifiée ou protégée, ou d'un agent autorisé par le sous‑ministre, de réduire le niveau de catégorisation du document.

L'information doit être identifiée comme étant protégée uniquement pour la période où cette protection est nécessaire. Après cette période, l'auteur ou l'agent autorisé doit procéder à sa déclassification ou à son déclassement, la désigner de façon appropriée et informer toutes les personnes concernées à propos de cette mesure et de la date de son entrée en vigueur. Dans la mesure du possible, les auteurs doivent fournir, au moment où l'information est créée ou recueillie, une date ou un événement précis qui donnera lieu à la déclassification ou au déclassement du document.

Au minimum, une date d'expiration automatique au bout de 10 ans devrait s'appliquer pour la catégorisation de la plupart des renseignements; toutefois, cette disposition d'expiration automatique ne devrait pas s'appliquer à l'information cotée Très secret ni à l'information particulièrement délicate de niveau Protégé B (comme les dossiers médicaux) ou extrêmement délicate de niveau Protégé C (p. ex. des renseignements relatifs à la protection d'un témoin).

Destruction

L'équipement de destruction de type II comprend des déchiqueteuses et des désintégrateurs de supports papier et autres supports textuels qui sont approuvés pour la destruction sécuritaire de renseignements classifiés Secret, Très secret et Protégé C.

Type II (niveau 6)

Le type II (niveau 6) constitue une sous catégorie particulière comprenant uniquement les déchiqueteuses haute sécurité approuvées par la GRC et figurant dans le GES qui sont conformes à la norme 02 01 de la NSA (États Unis) pour les déchiqueteuses de papier haute sécurité. Ces appareils dépassent les exigences de sécurité et de rendement de la GRC, et ils sont recommandés dans les cas où une EMR conclut qu'il faut prévoir un niveau de sécurité plus élevé (p. ex., ambassades, affectations à l'étranger, texte dont la police est d'une taille inférieure à 12 points^{Note de bas de page 1}

Normes de la GRC en matière de déchiquetage de sécurité (comparaison par rapport à un trombone de 2 pouces).

Supports de TI

Supports optiques : CD, DVD, disques Blu-Ray:

Mettre le disque en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 10 mm² (1/8 po x 1/8 po) (la taille devrait être aussi petite que possible selon la capacité de l'équipement utilisé), ou racler la surface du disque pour enlever la couche colorée contenant les données, de manière à laisser seulement un disque de plastique semi transparent (CD seulement).

Disques à circuits intégrés et clés USB

Effacer le contenu, puis mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po), ou, s'il n'est pas possible d'effacer le contenu, mettre le dispositif ou les éléments de stockage en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 2 mm².

Téléphones intelligents et tablettes

Effacer le contenu, puis mettre le dispositif en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 40 mm² (1/4 po x 1/4 po), ou, s'il n'est pas possible d'effacer le contenu, mettre le dispositif ou les éléments de stockage en pièces dont la taille maximale doit être inférieure à 2 mm².

Établissements et services de destruction

La direction des Opérations techniques de la GRC a un guide de destruction, qui est une liste complète et complètement révisée du choix des équipements et des services de destruction. Veuillez contacter votre bureau régional de la sécurité pour obtenir des conseils et des détails étant donné que vous devez contacter Services publics et Approvisionnement Canada pour les contrats de service de destruction ou l'achat d'équipement.

Conservation